秘书实务之秘书机构设置

事业单位之——江苏师范大学校长办公室秘书机构设置

校长办公室工作职责

一、负责校长办公会、行政办公会等会议的组织、记录及会议纪要的整理发布，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；

二、根据校领导的指示和授权，协调行政各部门、各院（系、所）的工作关系及有关事宜，做好督办督查工作；

三、起草学校的重要行政文件和校长的重要讲话，负责校行政公文的收发管理及保密工作，指导校内各行政单位的公文处理工作；

四、负责校行政印鉴的管理和使用，以及校内单位公章刻制、启用、回收等管理工作；

五、组织、协调学校重大事项和重大活动；

六、负责学校的对外联络和来宾接待工作；

七、做好校领导的服务及工作条件保障工作；

八、做好群众来信来访的接待、协调、处理工作、"校长信箱"的管理工作和安排校领导接待日相关工作

九、负责编纂《大事记》、《信访简报》等；

十、负责学校综合统计工作；

十一、负责校办车辆的调度及管理工作；

十二、完成上级部门和校领导布置的其他工作，配合其他部门做好相关工作。

校长办公室秘书机构设置

校长办公室主任工作任务分工

蔡国春主任：

1．主持校长办公室全面工作；

2．校党政办公会、校长办公会、行政例会有关行政工作决议的督办和反馈；

3．学校规划、计划工作的参与；

4．学校重大活动的联络、组织、协调；

5．来文处理、印鉴管理；

6．行政信访、校领导接待日的安排及相关事宜的协调处理；

7．学校综合统计工作及有关专项统计工作的协调；

8．教学、科研、师资、学科建设、研究生培养等事务的协调工作；

9．完成校领导交办的其他工作。

联系领导：任校长、杨校长、刘校长

分管人员：王璐、吴丁玲

王作权副主任：

1．分管对外联络和接待工作；

2．车辆的日常调度和管理；

3．协助主任做好学校重大活动的联络、组织与协调；

4．安全保卫、后勤基建、计划生育、爱国卫生、校体委等事务的协调工作；

5．完成校领导和主任交办的其他工作。

联系校领导：何校长、郑校长、方校长

分管人员：郝达、姜南、马苏春

钱向农副主任：

1．文件、文稿的办理；

2．校领导及办公室行政、内勤事务、设施设备管理；

3．财务“一支笔”；

4．学校信息公开、行政办公网管理及办公自动化系统；

5．校园信息化、学生教育管理（包括研究生）等事务的协调工作；

6．完成校领导和主任交办的其他工作。

联系校领导：王校长、周校长

分管人员：王亚、潘震鑫、王璐、姜南、马苏春

人员分工

王亚潘震鑫文字秘书

一、文字工作

1. 教代会校长工作报告、提案工作报告的起草。

2. 重要活动校领导讲话稿的起草。

3. 以学校名义报送或发布的对外宣传材料起草或审核。

4. 以学校名义发布的贺电、贺信、邀请函、对外联系函件的拟发。

5. 完成领导交办的有关材料的拟写或修改工作。

二、文件工作

1．校发各类行政文件的登记、审核、送签。上述部分文件的印发及上网。

2. 部分“徐师大发”及其他行政文件的起草、登记、审核、送签、印发及上网以及落实和督办。

三、校长办公会的相关工作

1. 校长办公会议题的征集。

2. 会议通知及调度、会议记录。

3. 会议纪要的起草、印发，决议执行单的分发及督办落实。

四、信息工作

1. 信息公开工作（王亚）。

2. 做好学校重要信息的搜集、整理工作，编制每月一期的学校大事记。

3. 向上级及有关单位报送年鉴材料；及时向校内媒体报送有关活动信息。

五、部门秘书事务性工作（王亚）

1. 校办内部会议的组织、协调、记录，协助主任、副主任贯彻落实会议确定的各项工作任务。

2. 校办工作计划、总结及相关材料起草。

3. “办发”文件的起草和印发。

4. 上情下达、下情上达及信息报送工作。

5. 编制部门值班安排。

6. 所在支部的相关工作，包括会议记录、支部活动的组织及支部材料的整理上报等；

7．完成办公室领导交办的其它工作。

王璐机要秘书

一、文档管理

１．行政收文的拆封、登记、呈批、传递、督办、日常保管和查阅。

２．内部行政资料的传阅。

３．校办年度文档立卷归档工作及文件的销毁、清退。

４．内部明电网络传输的行政公文的接收和安全管理。

二、印鉴管理

１．学校行政印章、校长办公室印章以及校长印鉴的保管和使用。

２．学校法人代表证书、组织机构代码证书的管理、使用。

３．学校对外介绍信和便函的使用、管理。

三、学校办公自动化（OA）工作。

四、其他工作

１．中层干部手机号码的统计、发布、更新，电话费补助的核定。

２．办公室物品的保管。

３．校领导和办公室领导交办的其他工作。

马苏春行政科科长

一、校领导及办公室的内勤事务。

1. 校领导及办公室办公内务、设备管理与维护。

2. 校领导及办公室年度报刊订阅及日常报刊、信件的分发。

3. 校领导及办公室电话费的交纳。

二、校办会议室及会议中心的日常管理，包括使用安排、环境保持、设施配置及维护。

三、车辆管理

1. 校领导班车、外出事务用车的调度。

2. 学校重大活动车辆的调度、使用与协调。

3. 驾驶员的日常管理，包括安全教育、里程费的计算、发放，督促车辆的维修与保养等。

4. 车辆的年检、购置、报废的相关手续办理。

四、其他工作

1．协调学院、部门行政事务。

2．保洁人员管理。

3．校领导及办公室交办的其他事务。

郝达联络与接待科科长

一、协助主任、分管主任做好学校对外联络的具体工作

1．同各兄弟院校正常交往交流联系。

2．同地方政府相关部门的工作联系。