10档案管理学第十章档案的利用服务工作

（二）举办档案展览会的要求 1、确定展示主题，制订展出规划 明确举办一个什么类型的档案展览会，按要求制定好题目， 根据目的和档案馆（室）所存档案情况决定展览内容。 2、围绕主题挑选出需展示的档案 这是最关键的一环。展出的档案，不仅要选择最有价值和最 有意义的材料，且要选择能正确反映历史事件，揭示事物本 质的材料。这就要求工作人员对形成档案的历史环境、事件 始末进行深入的了解和研究，从而使选择的档案材料能正确 地反映出问题的本质。 3、应周密地进行展出设计，并对选出的档案进行分类排放 分类排放的方法一般是先按专题，再按事件和时间顺序。排 放时，既要考虑到一个专题内档案的集中系统性，又需注意 各专题间的相互联系，让人看了展示后既觉得主题鲜明，又 感到材料丰富全面，能完整地反映历史事实的过程。为了方 便参观者，还可在每专题前写上标题、提要和简介等。
综上所述，档案展览有着自身的特点，它对提供利用有着 不可忽视的作用，档案展览会的本身就是提供信息的场所， 利用者可以从中得到许多珍贵材料与线索。由于档案展览 可以在一定范围内组织较多的人员参观，能有效地扩大档 案服务面，精选出的典型材料，能以真实和形象鲜明给观 众留下深刻印象，引起人们对档案的注意和利用的兴趣， 从而能扩大档案工作的社会影响。
档案利用工作的开展，取决于两方面因素：一是社会各项工作需要利用


某些档案，二是档案馆（室）保存有这方面的档案可以提供利用。 这就要求档案工作人员熟悉所藏档案的内容、成分和数量、存放的位置， 通过收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常工作，通过编制 各种检索工具和开展编研工作有意识地了解档案情况。 了解需要，就是要做好利用服务工作的预测工作。了解各行各业对档案 的不同需要，从而有目的地开展利用工作，以取得最好效果。

第二节
档案提供利用服务的方式
一、
总述
档案提供利用的具体方式有：
以档案原件提供利用，在档案馆（室）内开辟阅览 室，暂时把原件借出馆（室）外使用。 以档案复制件提供利用的方式有∶用手抄、打字、 印刷及摄影、复印等方式制作副本或摘录。 此外、还有举办展览、制发档案证明、进行档案咨 询等方式来提供利用服务。
阅览室的工作人员首先应树立为利用者服务的思想具备良好的工作作风其次应有扎实的业务基本功即对档案的有关情况了如指掌能熟练地使用各种检索工具快速的依照利用者的要求查找和选择档案能动地向利用者推荐或代选能满足利用者研究和工作需要的各种档案资料为利用者当好参谋耐心解答有关档案资料方面的问题
文书与档案管理
刑事侦查系 齐家福 教 授
第十章 档案的利用服务工作

教学目标：
1、了解档案利用服务工作的内容和地位。 2、掌握档案开放原则与转变服务方向。 3、了解档案利用服务方式的类型，掌握阅览室、 外借、复制、制发档案证明等主要服务方式。


教学重点：


档案利用服务工作的内容和地位。
教学难点：

适应新时期档案服务的方式、方法、种类等。



四、 制发复制本 制发档案复制本，可根据利用者的不同需要分为副本和摘 录两种。副本，反映档案原件的所有部分。摘录，只选取 其中某些部分。复制方法有手抄、打字、印刷、摄影、复 印等。 提供档案复制本进行利用服务的好处在于：一是方便了利 用者，使利用者不到档案馆（室）就可以看到所需的档案 材料，并可以同时满足较多利用者的需要。二是可以有效 地保护原件。 当然，这种提供利用的方式也有其缺陷，那就是复制本不 易控制，不利于保密。这就要求，档案部门要明确规定制 发范围和批准权限。在具体工作中，档案馆（室）根据利 用者的要求和自己的设备条件，在利用者提出所要复制档 案的对象并说明用途、要求和数量，经过批准后方能进行 复制。复制时，要仔细同原件进行校对，并在文件空余处 或背后写上档案馆（室）名及原件的编号，最好再加盖公 章，以示对复制本的负责。


4、在档案展出时，应做好档案的保密和保护工作 一般来说，展出的档案都用复制品，特殊情况下，需要展 示原件时，必须列于玻璃柜（壁）中，加强保护，以防遗 失和损坏。而机密性档案的展出，须经有关领导批准，并 规定参观者的范围。在展览时，应设讲解员，除了介绍档 案内容，还应解答群众的提问，并作有关的宣传工作。
（三）研究利用工作的特点和规律，了解利用效果 随着社会的发展，档案利用工作会不断地出现各种新的情况、 新特征，档案工作人员应对查档人次、利用内容、调卷数量、 利用目的与效果等，进行认真登记和研究，以便掌握利用工 作的规律。 （四）正确处理利用和保密的联系 保存档案的目的，就是提供利用。但在档案提供利用工作中 正确处理好利用与保密的关系。每个涉及档案的人员都必须 严守党和国家的机密，确保不发生失密、泄密现象。对何种 档案需保密，何种档案不需保密，保密期限的长短，档案在 何种情况下提供利用，为谁提供利用、采用什么方式提供利 用等问题都应处理得当，在党和国家的利用这个大前提下， 依据党的方针政策，把利用和保密结合起来。

二、
开设阅览室
开设阅览室是档案提供利用的普遍和主要的服务方式之一， 阅览室是档案馆（室）集中广泛地接待利用者，为利用者 直接传播档案信息、提供咨询服务的基本场所。 （一）开设阅览室的优点

1.便于专职人员为利用者提供咨询 2.有专人监护，利于档案保护，有效地防止泄密 3.有专门设施为利用者提供便利，这样可以避免因一人外借 出馆外而妨碍多人利用的弊端，从而有效地提高档案的周 转率和利用率，提高利用服务工作的质量。


二、利用服务工作在档案工作中的地位
（一）档案提供利用是档案工作的根本目的和中心任务 （二）档案利用服务工作直接与社会发生关系 （三）利用服务工作在一定程度上体现了外界利用档案 的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用



首先，利用工作会向档案工作中的其他环节提出相应的要 求，促进这些环节工作的开展和提高。 其次，通过利用的实践，可以获得相关的反馈信息，能客 观地发现其他环节工作的优劣，利于扬长避短，不断提高 档案工作水平。 再次，做好利用工作，是对档案工作最实际最有效的宣传， 可以引起人们对档案工作的重视，获得社会广泛的支持， 为档案工作的发展创造有利条件。



六、 制发档案证明 有关机关、团体和个人，为了处理和解决某一问题，常常 需要档案馆（室）提供档案中所记载的有关问题的原始材 料作为证明。档案馆（室）应根据利用者的询问和申请， 依据本馆（室）保存的档案中的材料开出有关的书面证明 材料。例如个人需要有关工龄、学历、财产方面的证明材 料，公、检、法机关在审理案件时需要的有关证明材料等。 档案馆（室）都应根据利用者的需要和申请，制发档案证 明，为社会公众提供档案服务。 制发档案证明是一项很严肃的工作，也是政治性很强的工 作，档案馆（室）应认真审查利用者的申请书。档案证明 只有在利用者提出申请的前提下才能制发。利用者在申请 中，必须写明申请开出档案证明的目的，所要证明的事项 及其发生的时间、地点等情况，以便于审查申请书及查找 与书写证明材料。档案工作人员书写的档案证明应以档案 正本或可靠的抄本为依据。若无正本或可靠抄本时，才可 依据草案书写，并须在证明上加以说明。


三、档案外借 为了保密和保护好档案，一般不得将档案原件借出 档案馆（室），尤其是残破、脆化等易损的文件、珍稀本 以及照片、影片、录像带、录音带等原件。只有在个别情 况下，为照顾党、政领导工作之便，或某些机关必须用档 案原件作证等特殊需要，可以暂借出馆外使用。但机关内 部的档案提供给本单位领导或有关单位时，可采取外借方 式，以发挥档案的作用。 对由于特殊需要而外借的档案，应制定严格的借阅制度， 要有一定的批准手续才行。且外借的期限不宜过长，外借 档案的数量也应严格控制，并要求使用者遵行保密原则。 要珍惜爱护档案，借用者应对所借档案的完整和保密负完 全责任。档案工作人员应做到按时按量地收回完好无损的 档案。这就要求档案工作人员应认真负责，督促借阅者按 期归还并认真细致地检查案卷的数量和卷内文件情况。
五、举办展览（略） 举办档案展览是通过展示来介绍有关档案的内容和成分而 提供利用的一种服务方式。它是根据某种需要，按一定的主 题，系统地陈列档案材料。 （一）档案展览的形式 档案馆根据自身的条件，可以在馆内设立长期的展览厅 （室），展示本馆存有的各种珍贵文件，让人们一进入档案 馆就能对馆藏档案有个大致了解，从而加大对档案馆的关注。 档案馆可以配合各种纪念活动，组织有关历史人物或事件展 览会等（如南京大屠杀图片展）。还可配合社会教育和各项 社会工作、活动，根据情况举办各种类型的档案展览会，例 如革命历史档案展览会、科技档案展览会等。 各级档案室为配合当前形势、机关工作任务，也可举办各种 小型的展览会，例如科研成果展览会等。这些展览会可以一 个档案室独办，也可以几个档案室联合办。可长期展示，也 可短期展示。可固定展出，也可巡回展出。根据需要和条件 确定。


（四）阅览室的借阅制度 阅览室还应健全合理的借阅制度，例如档案借阅范围、办 法、保密原则等，作为工作人员和借阅者共同遵守的行为 规范，工作人员应负责宣传并监督实行。再如禁止借阅者 在档案上作任何记号和涂改；禁止借阅者在档案房吸烟、 喝水，以防损坏档案；借阅者不得将档案带出阅览室外； 阅览完毕的档案应及时归还。并认真清点，若发现有污损、 涂改、遗失等异常情况，应立即采取措施，予以妥善处理； 对那些困残破、脆化等易损档案和珍稀档案最好提供复制 本，一般不借原件；来往整理的零散文件一般不予借阅， 特别需要借阅的，须逐件登记，并告诉借阅者不要更动保 管装置（盒、卷、夹等），以防混乱和丢失。 此外，阅览室还应建立利用登记和统计分析制度，通过对 利用者自身情况，利用的档案成分、效果，利用者意见的 研究等，获取利用服务的信息反馈，并将这些情况定期汇 总分析，以利于了解利用者的要求，从而掌握利用工作的 规律性，总结经验，吸取教训，改进阅览室的工作，优化 整个档案利用工作。
（五）正确处理利用与保护的关系 档案原件每使用一次，都会受到磨损，尤其是静电 复印。为防止和减少档案原件在利用过程中损坏， 应采取必要的保护措施，如在每件（卷）档案原件 上加保护装置，尽可能地向利用者提供复印件，制 定借阅规定，及时停止借阅损坏待修的档案等。当 然，档案馆（室）不能为了保护档案而对利用者严 加控制。在档案工作中，应科学地处理好利用与保 护的矛盾，档案工作者在档案利用过程中应积极争 取利用者的理解和配合，在保护好档案的前提下， 为社会主义建设充分发挥档案的应有作用。


（二）档案阅览室对工作人员的要求 阅览室的工作人员首先应树立为利用者服务的思想，具备 良好的工作作风，其次应有扎实的业务基本功，即对档案 的有关情况了如指掌，能熟练地使用各种检索工具，快速 的依照利用者的要求查找和选择档案，能动地向利用者推 荐或代选能满足利用者研究和工作需要的各种档案资料， 为利用者当好参谋，耐心解答有关档案资料方面的问题。 （三）阅览室的物质条件要求 阅览室的建设应具备必要的物质设施，包括服务台、阅览 桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备等。另外，还应配 置备用的检索工务工作的要求
（一）明确服务方向，坚定服务思想，树立良好的服务态度 要做好利用服务工作，首先要明确服务方向。我国现阶 段档案利用服务工作是为社会主义现代化建设服务。各档 案馆室应根据所存档案的性质和内容的特点，明确不同时 期的具体任务和服务工作重点。 档案工作者要具有服务意识，千方百计地为各项工作 服务，为利用者提供方便。 （二） 熟悉档案，了解需要
第十章 档案的利用服务工作
第一节 档案利用服务工作概述

一、档案利用服务工作的含义


档案利用服务工作，简称“档案利用工作”，又称“提供利 用”。它的基本内容就是介绍和报道档案馆（室）藏档案的内 容和成分，通过各种方式为利用者提供档案和情报信息，进行 咨询服务。 “档案利用工作”和“利用档案”是两个既有联系又有区别 的概念。 “档案利用工作”是指档案馆（室）为满足利用者工作的需要， 向利用者提供档案材料的工作。 “利用档案”是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。 这是一个过程的两个方面，有利用档案的需要，才有档案利用 工作；有档案利用工作才能实现对档案的利用。档案利用工作 是利用档案的必要条件，利用档案发挥档案的作用，是档案利 用工作的直接目的。