《会计信息系统》第4章 会计报表管理子系统

中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置所谓报表单元公式，由计算机根据公式自动从指
定的文件中调取。这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。
报表公式除了报表单元公式外还有报表审核公式和报表舍位平衡公式。其中报表审核公式
的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。报表舍位平衡公式是将以元为单
素为：表名、列、行和表页。
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3．格式状态和数据状态
报表管理系统中分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计工作与报表数据处理 工作。这两部分的工作是在不同状态下进行的。
（1）格式状态 在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，例如，表尺寸、行高列宽、单元 属性、单元风格、组合单元、关键字；定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍 位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态 下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计 算等操作。 （2）数据状态 在报表的数据状态下管理报表的数据，例如，输入数据、增加或删除表页、审核、 舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的 是报表的全部内容，包括格式和数据。 报表工作区可通过“格式/数据”按钮在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
单位：元 会工01
资产 流动资产
行次 年初数
本期数
负债和所有者权益 流动负债
行次
年初数
本期数
货币资金 ------
1 1500000 -----
2000000 ---
短期投资 -------
46
87000 45000
----
----
------
资产合计
权益合计
补充资料：1.已贴现的商业承兑汇票__________元； 2.融资租入固定资产原价__________元。
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4.1.1 会计报表简介
会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础 上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明 来提供会计资料。由于企业会计资料的使用者多种多样：企业外部有企业的上级 主管部门和国家经济管理部门、企业的投资者和债权人，企业的内部有企业的管 理层和企业内部的各个职能部门。不同的使用者对提供的会计资料有不同的要求 ，财会部门提供的会计资料就要采取不同的格式反映不同的内容，从而形成不同 的会计报表。
位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。
在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元
填列数据的规律一般是不变的，如：资产负债表中货币资金项总是从现金、银行存款和其它货
币资金调取数据。因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容
为了报表数据处理的方便，有时需要对多个单元的数据同时进行计算，因此有些报表系统 需要定义区域。所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构 成的一个长方形单元阵列。区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整 张报表的所有单元。
在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种：一种是文字，一种是数字。 其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样（如图4-1中资产栏及负债及所 有者权益栏中各行即为表样）。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表 头表尾等一样它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。
表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第
xxxxx”表示。这一叠表称为一个三维表。
如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素
，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。
会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表管理系统，要确定一个数据的所有要
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1．报表基本结构分析
(3)表体：报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。纵向表格线和横向表 格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。表单元是组成 报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定 某一单元位置的要素称为“维”。
会计信息系统
第4章 会计报表管理子系统
▅ 4.1 会计报表管理子系统概述 ▅ 4.2 会计报表管理子系统的处理流程和功能结构 ▅ 4.3 会计报表管理子系统的初始设置 ▅ 4.4 会计报表管理子系统日常业务处理 ▅ 4.5 财务报告信息披露
4.1 会计报表管理子系统概述
4.1.1 会计报表简介 4.1.2 会计报表管理子系统的主要内容 4.1.3 会计报表管理子系统的目标
在计算机报表管理系统中,所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板, 使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。一个报表的格式包括以 下几个方面：
(1)标题：标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容 。标题可能有一行也可能有若干行。图4-1所示资产负债表标题就有两行。标题在计算机打 印时通常希望放大字体并加重打印。
(3)多维表：确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数
的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表
，通过行和列座标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。
如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据要素需增加一个，一般称为一个表页。
的报表。
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4.1.2 会计报表管理子系统的主要内容
1．报表基本结构分析
为了掌握通用会计报表系统的使用方法，需要对报表的基本结构有所了解。就报
表结构的复杂性而言，报表可以分成简单表和复合表两类，其格式如图4-1、图4-2
所示。
资产负债表
编制单位：××单位
年月日
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4．其他基本术语
（1）区域 区域是由相邻单元组成的矩形块。区域是二维的，最大的区域是整个表
页，最小的区域是一个表单元。描述一个区域时起点单元与终点单元之间 用“：”连接。例如：A1：C6。 （2）表页
表页是由若干行和列组成的一张二维表。一个报表中的所有表页都具有 相同的格式,但其中的数据不同。 （3）报表文件
会计报表按不同的标准有不同的分类：按报送的对象分，可以分为外部报表 和内部报表；按照编制的日期分，可以分为月报表、季报表和年报表等定期编制 的报表和企业为某种特定的需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分，可以 分为单位会计报表（独立核算单位编制的报表）和汇总会计报表（集团公司或上 级主管部门编制的报表）。按报表的结构分，可以分成简单报表和由几个简单报 表嵌套而成的复合报表。所有这些报表中，根据《企业财务会计报告条例》规定 而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本
合计
主要技术 经济指标
A材料 B材料 工时
4 计量单位 用量 金额 用量 金额 用量 金额 用量 金额 用量 金额
制表：
复核： 图4-2 复合表示意图
负责人
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1．报表基本结构分析
简单表是由若干行和列组成的规则的二维表。通过比较两类表可以看出，复合 表的结构比简单表复杂的多。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表 拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。目前使用较多的会计报表 系统只有部分可以处理复合表。但无论简单表还是复合表，就其结构而言基本由 两大部分组成，这就是：基本固定的报表格式和随会计期间不同而不同的表中的 数据部分。
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2．报表公式和关键字
(1)报表公式：在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。其中报
表的格式起着说明数据的经济含义和管理数据的作用。而报表数据则起到反映相应经济指标大
小的作用。报表数据部分在每月编制报表时一般不会相同，在使用计算机进行报表编制时，表
(4)表尾：表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表没有 内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。
表头、表体和表尾是组成报表的基本要素，不同报表的区别实际上是报表中各要素的内容 不同。表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用 户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。
(2)表头：表头用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定 了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。简单报表的栏目只有一层, 栏目 只有一层的称为基本栏。复合报表的的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目， 这种栏目称为组合栏。有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称 为表头。以下为了说明的方便都将标题和表头合称为表头。
图4-1 简单表示意图
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第4章 编制单位：XX公司
主要产品单位成本表 年月日
单位：元
产品名称 规格
计量单位
成本项目
行次
本月实际产量
本年累计实际产量 销售单价
历史先进水平
上年实际 均
平
本年计划
本月实际
年累计计实际 平均
直接材料
直接工资
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制造费用
也是固定不变的。每次编制报表通常不需要重新设定。
由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公
式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。而将
表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。
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第4章 会计报表管理子系统
4.1 会计报表管理子系统概述
会计报表是会计工作成果的体现，也是对会计核算工作的总结。使用 计算机编制报表与手工编制有其相同之处，显然也有计算机处理所具有 的特点，并产生一些新的概念。
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4.1.1 会计报表简介
在企业日常的会计核算中，企业所发生的各项经济业务都已按照一定 的会计程序进行了连续、系统的记录。企业在一定时期的财务状况和一 定时期的经营成果在日常会计记录中已经得到反映。但这些日常核算资 料数量巨大且比较分散，难以集中概括的反映企业的财务状况和经营成 果。企业的管理者、投资者（及潜在的投资者）、债权人、政府有关管 理部门（财政、税务、企业的上级主管部门等）及与企业有利害关系的 其他单位和个人，无法直接使用这些分散的会计资料来分析评价企业的 财务状况和经营业绩，据以作出正确决策。因此就有必要定期的将日常 会计核算资料加以分类调整、汇总，按照一定的表格形式编制会计报表 ，总括、综合地反映企业的经济活动过程和结果，为有关方面提供进行 管理和决策所需要的会计信息。可以说会计报表的编制过程，就是对有 关会计信息进行集中、整理和再加工的过程。
一般把具有相同经济意义的多张表页存放在同一个数据文件中，称为报 表文件。因此，报表文件是一个三维表。在报表文件中确定一个数据的基 本要素为：表名、表页、行、列。
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2．报表公式和关键字
(2)关键字：关键字是特殊的数据单元，实质上是一个计算机的取值函数。它可以唯一地标识
一个表页，用于在大量表页中快速定位一张表页。关键字在报表系统中的主要作用是在编制报
表时由系统自动的在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名
称等内容。报表关键字通常在表格式设置中进行设置，会计报表中可以定义多个关键字。
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第4章 会计报表管理子系统
报表管理系统的主要作用是帮助用户及时、方便的编制需要的各种会 计报表。计算机会计系统中报表处理有两种方式，一种是使用诸如 EXCEL等通用表处理系统，一种是使用会计软件本身配备的表处理系统 。我国大多数会计信息系统采用后一种方法。为了用户编制会计报表的 需要，一般这种报表系统中提供了种类丰富的专用函数，可以方便的直 接从账务系统提取数据生成财务报表、进行财务分析和生成相应的统计 图。因此掌握这些报表系统的使用具有重要意义。