企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：
1.1 抬头码：通常是公司简写
1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示
1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的
1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等
1.5 文件版本码：表明文件的版本
2. 各部分详细规则：
2.1 抬头码：
表
表
阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的三级文件
ABC/QR/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的记录表单
ABC/ED/501—A/1
关于管理职责部分的A/1版本的外来文件
采用上述编码规则的好处在于：
阅读者清楚文件分类和属性
编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;
对应的ISO9001标准相关条款"
S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、
ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3
P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3
PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2
、
、
、
行政管理部Administration Management Department
客户服务部Customer Service Department
信息管理部Information Management Department
市场部Marketing Department
销售部Sales Department
计划部Planning Department
设备部Equipment Department
仓储部Storage Department
财务部Finance Department
ISO国际文件编号
目的：
使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;
范围：
凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;
5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;
5.2.2 版本版次制订：
5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;
5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;
5.3 文件制订、归档：
5.3.1 制订作业：
文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;
5.3.2 归档作业：
对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;
5.4 文件分发：
5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修
,
5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;
5.7 外来文件管制
5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;
5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管
审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;
5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;
5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;
5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;
5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;
5.8 文件档案管理：
年号
文件序号
程序文件
公司英文缩写
5.1.3三层次文件
FLY/QA-OI-000-EX
文件来源IN内部省略,EX外部
序列号
文件类型
部门代码
公司英文缩写
部门代码
部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR
文件类型代码
A、质量手册的编号方法：
QM - XX发布年号
B、程序文件的编号方法：
QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号
C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:
QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号
D、表单编号方法：
X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。