秘书会务管理

Part 02 必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序 1.会议议程
在安排会议议程时，应遵守以下两个原则：
01
按照议案的轻重缓急编排处理的 先后次序，紧要的事项应排在议 程的前端处理，不紧要的事项则 应排在议程的后端处理。
02
每一个议案应预估所需的处理时 间并明白地标示出来，这样做可 以节省与会者的时间，提高会议 效率。
××公司销售会议程序
2：00－2：30 来宾签到
2：30－2：45 开幕致词
2：45－3：25
网络安全解决方案培训 培训内容包括： • 网络安全技术及全系列相关产品 • 基于SSL VPN的远程接入方案 • 行业安全成功应用方案
3：25－3：35 茶歇
3：35－4：15
××企业移动解决方案培训 培训内容包括： • ××移动终端与企业网互联 • 实现企业移动电子邮件
……
……
……
……
……
地点
大礼堂
小会议室
小会议室 ××剧院
…… …… …… …… …… ……
负责人
张平
徐江
徐江 …… …… …… …… …… ……
备注
Part 02 必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序
3.会议程序
会议程序具体规定了一次会议的详 细步骤，它既可以让与会代表了解会议 的内容和顺序，同时也是会议主持人掌 控会议的依据。会议应严格按照具体的 程序和规定的时间一项项进行。
二、完成会议方案 1.会议方案的内容
01
02
03
04
05
06
07
会议概述 会议主题 会议形式 会议日程 会议经费来 会议的准 其他需要说 安排 源及预算 备工作 明的事项
Part 02 必备知识
二、完成会议方案 2.会议方案的格式
01
02
03
标题
正文
落款或签署
Part 02 必备知识
二、完成会议方案 3.会议方案的写作要求
1 理由充分，意义明确 2 条理清楚，叙述简洁 3 内容详细，要求具体
Part 02 必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序 1.会议议程
会议议程是对会议顺序的总体安排， 主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解 决的问题。会议议程不仅能够规范会议的 内容，而且能够约束沟通的次序与沟通的 节奏，起着固定会议次序的作用。
后勤组：负责会议 期间的后勤保障， 包括代表的食宿、 交通、娱乐，各种 生活用品的供应， 各种票证的准备与 制作，返程车船机 票的预订工作。
保卫组：负责会议的 财务组：负责会议 安全保卫和保密工作。 经费的筹集、预算、
资金管理、收支的 控制、会议决算等。
Part 02 必备知识
五、完成会议预算 1.会议开支的项目
1 交通费用 2 会场费用 3 住宿费用 4 餐饮费用 5 游览费用
6 宣传交际费用 7 各种耗材费用 8 会议纪念品费用 9 工作人员劳务费用 10 各种临时费用
Part 02 必备知识
五、完成会议预算 2.会议预算的格式
01 会议的基本信息：主题、起止
时间、地点、参加人员等
02 会议的目的和意义 03 会议的主要经费开支项目 04 每个项目的经费 05 备用金
4：15－4：35 渠道策略与招募计划介绍
4：35－4：50 自由问答
4：50－5：00 抽奖活动
5：00
结束
Part 02 必备知识
四、进行会议任务的分工
常见的会议机构包括：
01
02
03
04
秘书组：负责会 议文字工作及领 导者期间交办的 各种任务。
材料组：负责会议 组织组：负责会议代
材料的印制、发放、 表的编组和签到、代
1 案例导入 2 必备知识 3 实训任务
Part 01 职场故事之峰回路转1
副总周桐希让余安妮起草一份会议通知，听副总的口气比较紧急，所以 余安妮把会议时间安排在后天上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在 公司网络办公平台上发出了通知。这下可惹了大麻烦……
思考
会议通知难道不该尽快发出去吗？ 想想你参加过很无语的会议，为什
Part 02 必备知识
六、会议选址和布置
1.会议场所的选择
01
02
03
04
05
06
07
大小适中 设施齐全 保密性好 安全性强 避开干扰 经济实用 符合规定
Part 02 必备知识
六、会议选址和布置
2.会场布置 会议座次排定的方法：
环绕式
圆桌式
散座式
主席式
Part 03 实训任务
由XX商界联合会和企业家协会主办，阳光公司承办的“优秀企业成功经 验高层研讨会”将于一个月后在广东省珠海市举行，会期4天，为此公司给 余安妮布置了以下任务。
Part 02 必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序
2.会议日程
会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是 会议的时间表，应具体列出每天每个时间段会议的详细内容， 用以控制会议的进程。日程表一般会在会议前发放到与会代 表手中，让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包 括会议的主题活动，还包括会议的各项辅助活动，如聚餐、 游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日 程。
么会办得很烂？ 会议真是如想像中是很无聊的事情
吗？
Part 02 必备知识
一、制订会议计划
会议计划一般由负责筹备会议的主 要领导人提出基本思路和整体方案，由 秘书人员具体落实，形成文字。制订会 议计划时应尽量考虑地周密细致，照顾 到各种可能出现的情况，并拿出相应的 会议方案。
Part 02 必备知识
Part 02 必备知识
三、 确定会议的议程、日程和程序
2.会议日程
日期
×月×日 （星期×）
×月×日 （星期×）
×月×日 （星期×）
时间
上午 8点～11点
下午 2点～6点
晚上 7点～9点
上午
下午
晚上
上午
下午
上午
内容
开幕式上××同 志作报告 分组讨论，×× 同志作报告 主席团开会，代 表看文艺演出
……
项目4
秘书会务管理
Contents
目 录
任务1
务3
会后善后和总结工作
项目二 项目描述
会议的组织与服务工作既是秘 书人员日常工作的重要内容，又是 文秘工作服务性的直接体现。加强 会议组织和服务能力的训练是保证 会议高质、高效的重要因素。
任务一 会前策划和准备工作
保管、回收以及会 表资料的审查、会议
后材料的汇集、归 协调、会议进程的控
档工作。
制等。
技术组：负责会议 各种设备的安装、 调试、维护等工作。
Part 02 必备知识
四、进行会议任务的分工
常见的会议机构包括：
05
06
07
08
宣传组：负责对 外联络沟通、宣 传报道，还负责 会议的摄影、录 音、录像等工作。