公文处理办法

公⽂处理办法
公⽂处理办法
第⼀章总则
第⼀条为提⾼公司系统各单位公⽂处理的质量和效率，使公⽂管理更加规范，结合公司实际情况，特制定本办法。

第⼆条本办法所指的公⽂，是指公司及各⼆级公司在实施管理和处理公务过程中形成的具有特定或法定效⼒的规范体式⽂书，它是XX系统各⼆级公司及各部门依照职责开展各项管理⼯作的重要⼯具。

第三条公⽂处理是指公⽂的办理、管理、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联的⼯作；公⽂处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确；公⽂处理必须严格执⾏国家保密法律、法规和公司保密规定，确保公⽂的安全。

第四条⾏政⼈事部是公⽂处理的管理部门，负责公司公⽂管理⼯作。

第⼆章公⽂种类
第五条公⽂主要⽂体及适⽤范围
⼀、决定：适⽤于对重要事项或重⼤⾏动做出决策和安排，对单位和⼈员进⾏奖惩，变更和撤销下级单位不适当的决策或安排。

⼆、通知：适⽤于印发有关⼯作制度，⼈员的任免和聘⽤，批转下级单位的公⽂，转发上级单位和不相⾪属单位的公⽂，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执⾏的事项。

三、通报：适⽤于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

四、报告：适⽤于向上级单位汇报⼯作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

五、请⽰：适⽤于向上级单位请求指⽰，或就有关事项请求上级单位批准。

六、批复：适⽤于答复下级单位的请⽰事项。

七、意见：适⽤于对重要问题提出见解或处理办法。

⼋、函：适⽤于不相⾪属单位之间商洽⼯作、询问和答复问题。

九、会议纪要：适⽤于记载会议情况以及所议定的事项。

第三章公⽂格式
第六条公⽂主要由秘密等级、保密期限、紧急程度、发⽂单位标识、发⽂字号、签发⼈、标题、主送单位、正⽂、附件说明、成⽂⽇期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发⽇期等部分组成。

⼀、涉及公司秘密的公⽂，应当标明保密级别和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公⽂应当标明⽂件印发份数和序号。

⼆、紧急公⽂应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

三、发⽂单位标识应当使⽤发⽂单位全称或规范化简称，发⽂字号应当包括发⽂单位代字、年份和序号。

四、上⾏⽂应当注明签发⼈、会签⼈姓名。

如有必要，请⽰性公⽂可在附注处注明联系⼈和联系⽅式。

五、公⽂标题应当简要准确地概括公⽂的主要内容并标明公⽂种类。

公⽂标题中除法规、规章名称加书名号外，⼀般不⽤标点符号。

六、主送单位是公⽂的主要受理单位；抄送单位是除主送单位外需要执⾏或知晓公⽂的其他单位。

⼆者均应使⽤全称或规范化简称。

七、公⽂如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件顺序使⽤阿拉伯数字排序，附件名称后不使⽤标点符号。

⼋、公⽂除“会议纪要”和以传真形式发出的以外，其它均应加盖印章。

九、成⽂⽇期以负责⼈签发的⽇期为准；任免⽂件以有权决定任免事项的会议审议通过的⽇期为准。

⼗、公⽂如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

第七条公⽂中各组成部分的标识，按照《XX古镇⽂化旅游开发有限公司公⽂格式》（见附件）办理。

第四章⾏⽂规则
第⼋条公司和各⼆级公司⾏⽂应坚持必要性、可⾏性、实效性的原则。

第九条⾏⽂关系应当根据⾪属关系和职权范围确定。

⼀般不得越级请⽰和报告。

第⼗条公司系统内，属部门职责范围内的事务，可由部门⾃⾏发⽂或联合发⽂，联合⾏⽂应明确主办部门。

以部门名义发出的⽂件必须抄报主管领导，重要⽂件必须抄报公司领导。

第⼗⼀条公司部门之间⼀般不⾏⽂，必要时可采⽤“⼯作联系单”的形式办理。

第⼗⼆条“请⽰”应当⼀⽂⼀事；⼀般只写⼀个主送单位，需要同时送其他单位的，应当⽤抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”类公⽂不得夹带请⽰事项。

第⼗三条公司部门向公司领导请⽰和汇报⼯作、反映情况、报告交办事项的办理结果、报告有关事项的背景、报告有关事项的意见和建议时，应当使⽤“签报”。

⼀、“签报”可按照程序先后报送两个以上公司领导，但不得同时分送两位以上公司领导阅批。

⼆、“签报”必须有主办部门负责⼈、主管领导签字，如内容涉及其他部门职能，应送有关部门会签。

三、“签报”作为公司内部⽂件由⾏政⼈事部统⼀管理，送审公⽂中附送的“签报”，应随送审公⽂⼀并运转并存档。

四、签报不得与未经核稿的⽂稿同时上报。

第五章收⽂办理
第⼗四条收⽂办理是指对收到公⽂的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、⽴卷、归档等程序。

收⽂办理应按以下规则办理：
⼀、凡公司接收的公⽂（包括：纸质⽂件、电⼦⽂档、传真等），应先由⾏政⼈事部对来⽂单位、件数、送达时限、包装与密封情况进⾏认真核查，确认⽆误后⽅可签收。

经审
核，对不符合本办法规定的公⽂，可以退回呈报单位并说明理由。

公司领导个⼈信件，由⾏政⼈事部送⾄领导签收，未经领导个⼈同意，⼀律不得拆封。

⼆、收到公⽂由⾏政⼈事部按规定程序统⼀填写《XX公⽂处理单》（见附件）附于公⽂⾸页前，属于各部门办理的业务⽂件，由⾏政⼈事部领导提出意见后直接送有关部门。

需要两个以上部门办理的应当注明主办部门。

公⽂由⾏政⼈事部及时送领导批⽰或交有关部门办理。

各部门不得径向公司领导个⼈呈送。

三、承办部门收到交办的公⽂后，要及时办理，不得延误、推诿。

紧急公⽂应按时限的要求办结；确有困难的，应当及时说明原因。

对于不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的公⽂，应及时退回⾏政⼈事部并说明理由。

四、公⽂办理中遇有涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，有关部门应当积极配合。

如有分歧，可报公司主管领导协调解决。

五、会签部门收到公⽂后应积极主动，尽快提出意见，不得⽆故拖延。

六、对具有请⽰事项的公⽂，有权最终审批的负责⼈应当签署明确的审批意见、姓名和审批⽇期，其他审批⼈圈阅视为同意；
对没有请⽰事项的公⽂，审批⼈可签署相关意见，也可以圈阅表⽰已阅知；
各级领导圈阅⽂件时，必须签名并签署⽇期。

第⼗五条公⽂传递
⼀、公⽂的传批、传阅顺序原则上按公司领导的职位排序先后进⾏。

传批件按照职位排序在后向职位排序在前的顺序送批，传阅件按照职位排序在前向职位排序在后的顺序传阅。

当公司领导出差时，可跨越依次序传递。

⼆、除直接署明领导姓名的⽂件和领导特别交办的事项外,其他报送公司领导的公⽂，⼀律由综合⾏政中⼼统⼀传递，不得⼀⽂多送。

如属⼀⽂多送，综合⾏政中⼼只将其中⼀份按公⽂传批、传阅顺序进⾏传递。

三、公⽂传批、传阅过程中，公司领导批⽰有关部门阅处的，⼀般情况下，应待公⽂传批完毕后再转有关部门阅处；情况紧急的，由综合⾏政中⼼将阅处⽂件复印送承办部门先⾏办理，原件继续传批或传阅。

四、绝密、机密⽂件的收发、传递，应指定专⼈办理。

第⼗六条公⽂督办
⼀、综合⾏政中⼼负责本单位公⽂的督办⼯作。

⼆、综合⾏政中⼼须根据公⽂的重要程度和时限要求认真履⾏督办职责，做到紧急公⽂跟踪催办，重要公⽂重点催办，⼀般公⽂定期催办。

三、公⽂办理完毕后，主办部门要及时将办理情况告知综合⾏政中⼼，并办理公⽂办结记录⼿续。

四、未能按时办理的公⽂，主办部门应及时与来⽂单位沟通，并向综合⾏政中⼼说明情况；对上级单位交办的未能按时办结的事项，由主办部门向上级单位做出说明。

第⼗七条公⽂办理应按照即时处理、按时办结，⾼质量、⾼效率、不拖延、不推诿的原则办理。

第六章发⽂办理
第⼗⼋条发⽂办理是指以本单位名义制发公⽂的过程。

其中，纸质公⽂按照拟制、审核、签发、复核、印制、⽤印、登记、分发等程序办理；电⼦公⽂依照上述程序在完成⽤印登记后，由综合⾏政中⼼指定专⼈通过信息管理平台进⾏发送，并根据⽂件分发范围和内容设置相应的查看权限。

第⼗九条公⽂拟制
⼀、符合国家的法律、法规以及公司的有关规定。

⼆、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，规范使⽤字词，正确使⽤标点符号，公⽂篇幅⼒求简短。

三、公⽂的种类应当根据⾏⽂⽬的、发⽂单位的职权、与主送单位的⾏⽂关系进⾏确定。

四、⼈名、单位名称、地名、数据和引⽂应当准确⽆误。

引⽤公⽂应当先引标题，后引发⽂编号；引⽤外⽂应当注明中⽂含义；⽇期应当写明具体的年、⽉、⽇。

五、⽂稿中不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟⽂依据。

六、公⽂结构的层次可⽤数字分层标注。

第⼀层使⽤数字“⼀、⼆、三……”，第⼆层为“（⼀）（⼆）（三）……”，第三层
为“1.2.3. ……”、第四层为“（1）（2）（3）……”。

七、⽂稿中应使⽤符合国家法定的计量单位。

⼋、公⽂中使⽤⾮规范化简称，应先⽤全称并注明简称。

使⽤国际组织外⽂名称或其缩写形式，在第⼀次出现时应注明准确的中⽂译名。

九、公⽂中的数字，除表述结构层次和在词、词组、惯⽤语、缩略语、具有修辞⾊彩语句中作为词素的数字必须使⽤汉字外，其它应当使⽤阿拉伯数字。

⼗、紧急公⽂，应当在公⽂中表述紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。

⼗⼀、拟⽂⾸页应使⽤公司《发⽂审批单》（见附件），填写清楚相关栏⽬。

⼗⼆、草拟、修改和签批公⽂，不得⽤铅笔或圆珠笔，不得在⽂稿装订线外书写。

第⼆⼗条会商与会签
公⽂拟制过程中，涉及其他部门职责的事项，原则上应先会商，征求意见，取得⼀致后，主办部门领导签字认可（附对各部门意见的处理说明）。

对于特别重要的⽂件，可请相关部门会签，若有异议须将意见及时反馈主办部门，待修改完善后，再反馈会签部门签字认可。

会签部门均签字认可后才可发⽂。

第⼆⼗⼀条核稿
⼀、凡以公司和部门名义发出的公⽂，均应按规定进⾏核稿。

以公司名义发出的公⽂，先由主办部门负责⼈核稿，然后提交综合⾏政中⼼核稿，公⽂经核稿⼈签署后再报送公司领导签发。

以部门名义发出的公⽂，部门负责⼈应严格审核把关并经综合⾏政中⼼核稿后发。

除特别紧急的事项外，对外发出的公⽂不得先签后核。

⼆、公⽂审核的重点是：是否确需⾏⽂，是否符合⾏⽂规则和拟制公⽂的有关要求，⾏⽂种类是否妥当，是否符合公⽂格式的规定等。

三、公⽂审核中，如需对⽂稿作较⼤修改，综合⾏政中⼼应当与拟⽂部门协商或请其修改；修改后的⽂稿须由拟⽂部门负责⼈
确认，综合⾏政中⼼负责⼈进⾏复核。

第⼆⼗⼆条公⽂签发
⼀、凡以公司名义发出的公⽂，应先提交公司主管领导审核，然后报公司总裁签发。

⼆、公司部门和所属公司发出的公⽂，由相应的负责⼈签发。

三、会议纪要由会议主持⼈签发或报请公司领导签发。

四、签发公⽂应注明签发⽇期，签发⽇期即为发⽂⽇期。

第⼆⼗三条公⽂印制
⼀、公⽂正式印制前，由综合⾏政中⼼进⾏复核。

复核的重点是：审批、签发⼿续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统⼀规范。

经复核⽆异议时，⽅可印制。

⼆、公⽂的印发份数根据⽂件的发送范围确定，通过信息平台⽂件中⼼发送的公⽂，纸质⽂件印制通常为两份，主办部门1份，综合⾏政中⼼存档1份，其他不再增加纸质⽂件的印刷份数。

因对外⼯作需要增印公⽂，由主办部门负责⼈提出申请，经综合⾏政中⼼负责⼈批准后予以增印。

三、公⽂印制时，排版清样由主办部门拟稿⼈初校，综合⾏政中⼼⽂印⼈员复校。

公⽂校对应保证公⽂⽆漏字、多字、错字，并与原稿内容⼀致。

综合⾏政中⼼⽂印⼈员应认真做好公⽂的印制⼯作，确保公⽂⽆缺损，版头鲜明，套印准确，⽆脏污、倒头、多页、缺页、⽩页、错页等质量问题。

第⼆⼗四条公⽂⽤印
⼀、⽂件⽤印需携带有⽂件签发⼈签字的⽂稿。

⼆、公⽂除“会议纪要”和以传真形式发出的以外，应加盖印章。

联合⾏⽂，由主办单位加盖印章，或联合单位并列加盖印章，主办单位在前。

第⼆⼗五条公⽂发送
⼀、⼀般情况下，公司发布的公⽂将通过管理信息平台进⾏传递。

公司各部门、各直属机构应实时登陆管理信息平台进⾏查阅。

⼆、⽂件的发送要按照“发⽂登记本”建⽴登记台帐，发送⼈员、接收⼈员要签字。

第七章公⽂归档
第⼆⼗六条公⽂办理完毕后，应当按照《XX公司档案管理办法》的有关规定进⾏整理、归档。

第⼆⼗七条归档的公⽂，应当根据其相互联系、特征和保存价值进⾏整理，保证公⽂的齐全、完整。

公⽂管理⼈员应当根据⽂书⽴卷的要求，将公⽂定稿、正本和有关材料（包括来⽂、报告办理过程的签报、领导批⽰等）整理后，送交档案管理⼈员⽴卷归档，个⼈不得私⾃保存应归档的公⽂。

第⼆⼗⼋条属于归档范围内的公⽂，应按照《XX公司档案管理办法》的有关规定进⾏保管。

第⼋章公⽂管理
第⼆⼗九条综合⾏政中⼼负责公司公⽂的统⼀收发、分办、快递、审核、打印、⽤印、⽴卷、归档和销毁⼯作，并指导各部门及所属机构的公⽂处理⼯作。

第九章附则
第三⼗条本办法⾃发布之⽇起执⾏。

第三⼗⼀条本办法由综合⾏政中⼼负责制定、解释。

附件：
1、XX公司内部机构排序、规范简称及发⽂代字
2、XX公司直属机构排序、规范简称及发⽂代字
3、收⽂处理单
4、发⽂审批单
5、XX公司公⽂格式
附件1：
XX公司
内部机构排序、规范简称及发⽂代字
附件2：
XX公司
直属分⽀机构排序、规范简称及发⽂代字
附件3：
编号：
收⽂处理单
阅批（办理）后请退综合⾏政中⼼XX公司综合⾏政中⼼印制附件4：
发⽂审批单
XX公司综合⾏政中⼼印制附件5：
XX公司公⽂格式
⼀、公⽂页⾯设置及印制装订要求
（⼀）纸型为标准A4型（210mm×297mm）。

（⼆）页边距：上为2.54厘⽶；下为2.0--2.54厘⽶；左为2.9--3.17厘⽶；右为2.9--3.17厘⽶；页眉为20厘⽶；页脚为18厘⽶。

（三）⾏间距：采⽤固定值25-28磅，⾸选为26磅。

章节类⽂件，除每个章节题⽬⾏的段前段后值为0.5外，其它⾏段前段后值为零。

（四）⽂件字号：正⽂⽤3号仿宋体字（建议使⽤仿宋_GB2312），⾏间距⾸选固定值为26磅。

（五）印刷要求：双⾯印刷；页码套正，两⾯误差不得超过2mm。

印品着墨实、均匀；字⾯不花、不⽩、⽆断划。

（六）装订要求：公⽂应左侧装订，不掉页。

⼆、公⽂中各要素标识规则
公⽂分为眉⾸、主体、版记三部分。

置于公⽂⾸页红⾊线（宽度为156mm）以上的部分统称眉⾸；置于红⾊线以下⾄主题词（不含）之间的部分统称主体；置于主题词以下的部分统称版记。

（⼀）公⽂眉⾸
1.公⽂份数序号
公⽂份数序号是将同⼀⽂稿印制若⼲份时每份公⽂的顺序编号。

如需标识公⽂份数序号，⽤阿拉伯数码顶格标识在版⼼左上⾓第1⾏。

2.秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，⽤3号⿊体字，顶格标识在版⼼右上⾓第1⾏，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，⽤3号⿊体字，顶格标识在版⼼右上⾓第1⾏，秘密等级和保密期限之间⽤”★”隔开。

3.紧急程度
如需标识紧急程度，⽤3号⿊体字，顶格标识在版⼼右上⾓第1⾏，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版⼼右上⾓第1⾏，紧急程度顶格标识在版⼼右上⾓第2⾏。

4.发⽂单位标识
由发⽂单位全称或规范化简称后⾯加“⽂件”组成；对⼀些特定的公⽂可只标识发⽂单位全称或规范化简称。

发⽂单位标识上边缘⾄版⼼上边缘为25mm。

对于上报的公⽂，发⽂单位标识上边缘⾄版⼼上边缘为80mm。

发⽂单位标识建议使⽤⼩标宋体字，⽤红⾊标识。

字号由发⽂单位以醒⽬美观为原则酌定，但最⼤不得等于或⼤于
22mm×15mm。

5.发⽂编号
发⽂编号由发⽂单位代字、年份和序号组成。

发⽂单位标识下空2⾏，⽤3号仿宋体字（建议使⽤仿宋_GB2312体字），居中排布；年份、序号⽤阿拉伯数码标识；年份应标全称，⽤六⾓。