关于贯彻实施《科学技术档案案卷构成的一般要求》的通知

关于贯彻实施《科学技术档案案卷构成的一般要求》的通知
各工业园区管委会，各乡镇人民政府、街道办事处、区委各部委、区级各部门，各企事业(含非公有制企业)单位、中渝驻涪各单位：
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）（以下简称《要求》）已于2008年11月13日由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会联合发布，自2009年5月1日起实施。

现就我区贯彻实施《要求》的有关事项通知如下:
一、此标准适用于形成科学技术档案的各个单位。

它是检验和衡量每个单位科学技术档案案卷质量的重要依据，是国家宏观控制科学技术档案形成完整、准确、系统所采取的一项有效的标准化手段。

各单位要按照此标准的要求对科学技术档案进行整理。

同时，各主管部门要按照此标准的要求指导系统内各单位对科学技术档案的整理。

二、此标准适合于一般科学技术档案的案卷整理。

如基建、科研、设备、产品等档案整理，某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照执行。

这里的“形式特殊”是指科学技术档案内容的特殊，如在农业科技、气象、矿产、水文、地质、测绘等领域形成的专业图纸等。

在工作中形成的声像、照片、电子等特殊载体科学技术文件材料的整理按国家有关规定执行。

三、科学技术档案的组卷应遵循成套性、系统性原则。

一个项目中形成的管理性文件材料应归入同一项目进行整理，不能分散。

产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。

四、案卷内科技文件页号的编写。

案卷内科技文件以“件”为单位编写页号，以有效内容的页面为一页，凡有书写内容的页面均应编写页号。

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸按规定折叠后标题栏在右下角，页号应在折叠后的页面右下角编写。

成套图样或印刷成册文件已有页码的，可不再重新编写页号。

各卷之间不连续编页号。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

五、科技档案案卷都应填写卷内目录、备考表和案卷目录。

卷内目录中“文
件编号”栏应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；“页数”栏应填写每件文件总页数。

每个案卷的备考表的“说明”栏均应填写该案卷内科技文件材料的件数、总页数和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

六、卷盒的填写。

卷盒封面应填写“档号”、“案卷题名”、“立卷单位”、起止日期、保管期限等项；脊背只填写“保管期限”和“档号”项。

机关科技档案档号格式为：全宗号—实体分类号—案卷号；无全宗号的档案格式为：实体分类号—案卷号。

如030-J-25表示区档案局基建类档案第25卷；
企业、科技事业科技档案档号格式为：全宗号—类别号—案卷号；无全宗号的档号格式为：类别号—案卷号。

如：XXX-5.1-25表示全宗号为XXX的某单位基建类下的第1项目工程的第25卷。

“案卷题名”应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

“立卷单位”应填写负责组卷部门或单位。

保管期限栏应分别填写：永久、长期、短期等。

七、关于案卷的装订。

案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订，建议尽量采用以件为单位装订。

装订可采用不锈钢订书钉装订或用缝纫机扎边两种方式，如一份文件材料页数多，也可用三孔一线方式装订。

以“件”为单位装订的应在每“件”文件首页空白处用红色印泥加盖档号章，并填写“档号”、“序号”栏。

一个单位的科技文件材料的装订方式应相对统一。

案卷内超出卷盒幅面的科技文件应按GB 10609-3-89标准进行折叠。