物资采购管理流程

物资采购管理流程（试行）

本管理流程适用于分公司所采购的各类物资。

一、物资采购的分类及归口：

1、生产所需材料（棉粕、苜蓿等）、辅助材料、生产辅助用品（工、夹、量、模具）由相关生产部门负责采购；

2、办公用品、办公设备、劳保用品由综合部及基地后勤保障部负责采购；

3、工程建设类、仪器设备类采购由综合部管理，生产使用部门具体完成；

4、生产急需零星辅助用品金额在1000元以下及自揽外协原材料，可由部门向主管领导请示同意后自行采购。

5、物资采购原则上由归口部门负责，根据分公司目前实际现状，原则上，生产方面物资采购由使用部门具体执行采购任务，1万元以上大宗采购由综合部统一管理分类备案。

二、合格供方的确认：

根据产品的技术规范要求及有关特殊要求，确认合格供应商，按规定需公开招标的必须严格执行。

三、采购信息的收集：

1、采购产品的文件资料：

（1）订货合同、采购计划；

（2）技术资料、产品图纸及质量保证协议；

（3）采购技术规范、各种专业标准（包括国家、行业、企业标准等）；

（4）特殊采购所需文件：易燃、易爆、有毒有害化学品等供应商应按《中华人民共和国安全生产法》和《危险化学品安全管理条例》规定提供相应的生产许可资质证明文件。

2、订货用的技术资料、产品图纸由部门采购人员寄送至合格供应商主管人员，并在采购合同中加以注明。

3、订货用的技术资料和产品图纸需更改时，归口管理部门采购员应及时通知合格供应商进行更改和换发，同时收加或声明原技术资料和产品图纸作废。

四、采购计划的编制：

1、生产所需材料、生产辅助用品由各部门根据年初财务预算计划，结合生产经营情况、库存量、资金占用情况等与财务部协调编制年度、月度采购计划，经主管领导审批后实施。年度、月度采购计划原则上要做到与财务预算相匹配。如有特殊情况需突破预算时，应向主管领导打报告予以说明。

劳保用品、办公用品的采购计划由综合部负责编制，每年年初编制预算后，报主管领导审批后实施；其他采购计划根据生产需要编制年度、月度采购计划报主管厂领导审批后实施。

2、采购计划应明确采购物资的要求，包括：采购物资名称、型号、规格、状态、技术条件和标准、单价、数量、交付时间、交付地点、交付方式等有关事项和质量保证条款。

五、采购合同的签订：

1、采购价格一般由归口部门与供应商协商议定，但大宗物资的采购及单笔采购金额在1万元以上的，经财务部门审核并报经理办公会讨论通过，经领导审批同意后执行，涉及政府采购的须严格按照北京市政府采购相关规定执行。

2、采购合同的签订一般由采购员与合格供应商签订，并经双方单位盖章后生效，合同中应写明采购计划中对采购物资的具体要求。

3、采购合同的签订、管理与实施，按二分公司《合同管理制度》执行。

4、采购合同需要变更时，归口管理部门采购员应及时报告单位领导，并以书面形式通知合格供应商，将变更原因、结果和时间注明在采购合同上备查。

六、例外采购的办理：

所有物资原则上必须从合格供应商处采购，但如合格供应商中无所需采购物资，或发生重大质量问题，或因不可抗拒因素不能及时供货时，经归口管理部门提出，主管领导批准后，可实行例外采购。

七、采购物资的验收：

1、生产所需材料的验收：

（1）原材料进厂后必须按标记分类分批存放在待检区，未经验收的原材料严禁入库和发放。

（2）原材料进厂后，应按检验要求进行抽样，由仓库保管人员将试样送质量保证部进行理化分析，检验人员应尽快将复验结论通知仓库保管人员。

（3）质量部门负责检查质量保证文件是否符合技术要求，检查原材料外观、配套封印和备件的完好性；生产制造部门仓库保管人员负责检查生产期、油封期、保质期是否在规定期限内，并清点好原材料的数量和重量。

2、生产辅助用品验收：

生产辅助用品和劳保用品应有供货商提供的产品合格证，无合格证产品原则上不允许入库。

八、采购物资的结算：

1、归口管理部门与供应商签订采购合同或协议后，将合同或协议副本交财务部门，财务部门严格核对合同或协议，按照合同或协议规定的付款条件付款。

2、归口管理部门定期取得购货发票，凭采购入库单、购货发票等结算凭证到财务部门办理挂账手续。

3、归口管理部门根据采购合同或协议，每月编制统一的付款计划，经主管领导审批后交财务部门。归口管理部门拟付款时，应报财务部门审核后办理付款业务。

九、附则：

1、本管理流程由综合部负责解释，归口管理部门负责执行。

2、本管理流程自2014年7月1日起实施，以前发布的有关

物资采购文件与本流程相悖的，按本流程执行。

3、本流程试行期间，请有关部门提出修改意见，以便修订完善。

2014年6月9日