数字档案馆建设方案

数字档案馆建设方案
第1章数字档案馆介绍
我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

根据档案界有关专家学者对数字档案馆的研究以及我们的认识，企业数字档案馆应具备以下基本特征：
1.1 馆藏资源数字化
数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。

1.2 档案信息结构标准化
应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。

尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数据的概念和很多新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。

这就要求档案信息结构的标准化。

1.3 档案信息传递网络化
网络化是信息社会的重要特征。

要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。

同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。

目前，支持数字档案
馆的网络技术主要有：局域网技术，Internet技术和Intranet技术。

考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和Intranet技术较为稳妥。

1.4 生成空间虚拟化
由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。

这也正如部分档案学者指出的那样：通过网络的连接，传统档案馆被分成两类：一类是信息资源档案馆，一类是终端档案馆，前者为数字档案馆提供信息，后者则为用户提供服务，而终端档案馆则可认为是一种虚拟的工作环境。

1.5 档案信息利用社会化
众所周知，传统介质档案的利用，在同一时间内只能供一个用户使用，其他用户如果想获得这种档案信息，只能等待，因而很难实现档案信息服务社会化。

建立了数字档案馆以后，这个问题就可以迎刃而解，用户可以在任何时间从网络上查询这些信息，实现真正意义上的档案信息服务社会化。

1.6 档案管理自动化
这是数字档案馆建设不可忽视的基本内容之一。

诸如档案自动编目、检索、档案自动标引、各类档案的借阅管理、统计、报表、档案业务建设活动等。

第2章建设数字档案馆的必要性
当今世界信息技术的发展日新月异。

经济全球化、社会信息化、企业信息化的浪潮，不仅加快了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的工作、生活和思维方式。

信息产业升级为发达国家的支柱产业，信息化成为当代国际竞争的战略制高点。

作为重要信息资源之一的档案，面临着全球信息化趋势的巨大冲击：以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络
环境逐渐形成，电子文件的大量产生和应用，使得档案信息快速地向数字化方向发展。

面对这种挑战，如果缺乏相对完善的数字档案管理方案及基础设施，不仅档案工作与社会的发展脱节，而且各领域的信息化进程必然会受到影响和制约。

全球信息化带给人们的不仅是新的希望和憧憬，更多的是机遇和挑战，企业的档案工作如何把握机遇，迎接挑战？如何使档案工作与企业的发展目标和管理水平相适应，并充分发挥其作用？这就要创新，正如中办王刚同志在全国档案工作会议上所说：“要解放思想抓创新，要注重观念创新、工作创新、机制创新”。

因此，这就要求我们主动、积极地变革与形势和企业发展不相适应的档案管理理念、管理系统、管理模式。

第3章建设数字档案馆的条件
3.1 资金保障
建设数字档案馆所需资金与其它档案事业建设相比数额是巨大的。

一般建设数字档案馆的开支主要由两部分组成，即硬件开支和软件开支。

硬件开支是指购置各种专业设备和环境改造所需的资金。

由于现行的档案馆保管的主体是纸制档案，保管设施、提供利用的形式和阅览场所都是以此为中心设计的，不能满足数字信息的保管和提供利用的要求，需进行一整套包括信息转换系统、电子档案保管系统、数字信息传输系统如网站及支持网络传送的通讯线路等各种基础设备、设施的购置和建设，还有适应数字档案阅览的场所。

软件开支是指保障数字档案馆正常运行的技术开支和人力开支。

将现有的馆藏档案转化成数字档案，除必要的硬件设施还必须有相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，系统维护和数据库转换等。

所有这一切都需要充足的资金做保障才能得以实现。

缺少资金保障，数字档案馆的建设和发展将受到很大程度的制约。

3.2 资源保障
数字档案馆海量存贮和快速传输的功能，要求档案馆要有足够多的可传输的数字信息。

现行档案馆的馆藏档案多以纸制、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息少而又少，这势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断，这正所谓巧妇难为无米之炊。

加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是满足社会各界的广泛利用需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力必不可少的一环。

3.3 技术保障
数字档案馆的建设对人员结构和知识结构提出了要求。

一方面，面对各种计算机、网络等
技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。

另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化进程的加快，各种应用管理软件需要不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。

再有，各级档案管理人员的知识结构也要做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能，才能处理好数字化的信息，做好数字化资源的服务。

第4章数字档案馆的建设内容
数字档案馆的建设涉及到方方面面的内容，主要包括以下几个方面:
4.1 数字档案信息资源的建设
数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心内容。

一方面，要做好多种媒体形式的原始馆藏档案(如纸质档案、照片档案、声像档案等)的数字化处理和电子文件的接收工作，通过对数字档案的整理加工重组，建立多种形式的数字档案
信息资源库;另一方面，要加强对网络档案信息资源的搜集、组织和开发利用。

要最终通过各个数字档案馆的联合共建、协同开发，避免重复，建成一个超大规模的高质量的分布式数字档案信息资源库群。

4.2 软硬件基础设施的建设
软硬件基础设施是数字档案馆建设的基本前提条件。

数字档案馆的建设要以国家骨干通信网为依托，不需再进行专有通信网的建设投资，因而数字档案馆基础设施的建设，主要是配置相应的网络设备、服务器、档案数字化设备以及系统软件等。

4.3 应用系统的开发
应用系统是数字档案馆持续发展和不断完善的基础。

它是一个可扩展的网络应用系统，完成对档案的数字化加工、数字档案的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护利用、鉴定、销毁、统计等全过程管理工作，并能为用户提供高效跨库、无缝连接的信息服务。

4.4 标准与法规的建设
标准与法规是数字档案馆建设的重要保障机制。

必须在充分调研的基础上，结合建设内容，逐步推出相关的标准与法规，主要包括数字档案资源的描述、标识、存储、查询、交换、管理和利用等的标准与规范，并最终形成数字档案馆建设所需的标准与法规体系。

4.5 人才培养人才是数字档案馆建设持续发展的关键
要通过数字档案馆建设的具体实践，逐步培养一批在系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准法规建设与保护、相关技术的使用与研究以及数字档案馆运营与管理等方面具有持续发展能力的专业人才队伍。

第5章亦庄开发区数字档案馆建设内容
5.1 档案信息资源建设
目前亦庄档案信息资源的数量和质量都有了很大改观，档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。

同时档案信息资源开发理念的缺失与档案信息需求主体的改变导致社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化。

但是当前档案资源形成过程中档案馆的档案信息资源管理的主体地位没有得到充分体现。

条块结合的体制，对档案信息资源结构等问题的研究不够深入等原因对其产生了很深的影响。

这些情况继续发展将会使亦庄信息化建设事倍功半，而且有可能损失大量的人力、物力和财力资源，各种漏洞和弊端也难以防止.
对于大量的纸质档案的数字化，已经对于历史数据的导入是建设亦庄数字档案馆的当务之急，数字化的内容包括纸质档案，照片档案，实物档案，声像档案，这些档案数据迫切需要进行数字化。

这些数字化信息是以后档案利用的基础。

对于亦庄信息资源的建设，可以提高工作效率，降低档案利用成本，同时最大程度的保护库存档案实体的安全，又符合各单位工作发展的要求。

5.2 档案管理应用系统建设
现代信息技术的发展，给档案开发利用工作带来了很多影响。

由于档案工作不再是只依靠手工和笔、纸就能完成的工作，而必须考虑如何利用计算机及档案信息系统来完成档案的相关管理，因此，档案的开发利用工作也不再是只依靠传统的方式方法就能完成，而必须考虑信息化背景下的利用以及由之而来的一些新问题。

在人类社会的发展进程中，科学技术一直被认为是一柄双刃剑，控制得好能够造福人类，控制不好就有可能祸害万端。

而信息技术带给档案工作及档案信息开发利用工作的，也不只是机遇，还有许多不得不应对的挑战。

在信息时代，传统档案提供利用工具不可避免地要向信息化的档案信息资源提供利用工具过渡。

然而，与传统档案馆的查找工具不一样的是，在档案信息系统管理模式下，数字档案信息资源并非一个典藏实体，而是以用户为中心组织档案信息的管理信息系统，数字档案的存放位置与它们的使用没有一一对应的关系。

传统的档案馆不但仍然存在，而且各项工作依然需要有条不紊地开展。

一方
面，档案信息系统的利用者可以不受地域限制，在更大范围内使用档案;另一方面，还有大量用户需要通过传统的途径来利用档案。

这种信息技术与传统方法必须兼顾的情况下，传统的档案信息资源提供利用的工具必须及时升级，却又不能完全换代。

这对于广大档案工作者而言，无疑是一个麻烦。

档案信息资源开发利用工作的主体是人才。

在传统的认识中，档案工作以轻松、责任不重而成为机关事业单位中名副其实的“休闲”部门。

档案系统的人才结构五花八门，无论是管理者还是专业技术人员，受没受过档案专业教育都无所谓，半道出家照样很快就能“驾轻就熟”。

也正因为如此，档案部门很少能引进真正高素质的人才，引进了的高素质人才也因为工作的挑战性不强、体现的价值不大而容易流失。

然而，当信息技术进入到档案行业以后，这种对人才素质要求不高的情形已经过去了。

档案提供利用工作要求的必须是多方位、复合型的高素质人才，这样的人才更有利于进行档案的管理。

目前亦庄只存在一套比较旧的档案管理系统，只能进行基本的档案的条目的管理，功能较弱，严重阻碍了档案信息化的发展。

5.3 档案信息化标准规范建设。

截至2007年，我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个，涉及档案信息化内容的有7个，其中国家标准2个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个，占所有标准的11%。

这与“十五”《纲要》中的规划相差甚远。

同时这些标准大多陈旧过时，并且标准之间相关内容不一致，标准制定工作落后，宣传力度不够等情况制约了档案信息化标准的建设。

目前亦庄开发区中比较缺少相应的规范管理的规范，针对这一状况所进行的研究认为首先应坚持规范性原则，统一标准，统一规范。

具体操作上应评价、修订现有的标准，完善档案信息化方面的标准体系并抓好标准的实施。

技术层面，在元数据描述上有学者提出标准分层的设想，将数据描述标准分为3个层次：一是数据内容标准；二是数据价值标准；三是数据结构标准。

由此使我国档案工作人员从事档案描述能有相应的元数据标准作为依据。

5.4 档案信息化人才队伍建设。

根据信息产业部披露的信息，2003年度我国的信息化指数为38.46，而国内
的信息化人才资源指数仅为13.43。

从这两个数据中可看出我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的.
目前的信息人才需求主要有四种类型。

档案信息化建设的研究型人才、管理人才、实用操作型人才以及法律人才。

有学者认为要解决这一问题需要从以下几个方面入手：（1）清醒认识档案信息化建设对高素质人才的迫切需求；（2）要正确处理运用高新技术手段与培养高素质人才的关系；（3）要培养造就一支高素质的人才队伍。

也有学者认为可以通过高等院校培养高层次档案信息管理人才或者通过继续教育，开展学术研讨，实施合理的人才政策等方式进行提高。

5.5 档案信息安全保障体系建设。

通过的数字档案管的建设，在亦庄开发区实现以下几个方面的安全建设
（1）设计信息安全模型。

国内外关于信息安全模型有很多种，如多级安全模型，多边安全模型，国际安全体系结构ISO/IEC7498—2，信息安全管理标准BS7799定义的管理模型，信息技术安全性评估通过准则CC等。

这些模型和标准具有各自的特点，适用于不同的情况和领域，为构建档案信息安全保障体系提供了依据、参考和借鉴。

（2）构建各类安全防护体系。

主要包括网络安全防范体系建设，数据安全防范体系建设，计算机系统安全防范体系建设，病毒防护体系建设以及安全防范管理制度建设等。

同时在建设这些体系的过程中还要做好系统的安全评估工作，以便从总体上把握目前自身的信息化程度和水平，从而为下一步发展打好基础。

（3）为应对具体的技术问题采取一些行之有效的技术手段。

如程有娥提出的为应对电子文档的安全等采用的DRM（数据版权管理）技术，从技术上能保证数字内容在其生命周期中的合理使用,使用户必须在授权后才能对数字内容进行相应的操作,从而实现了电子文档在分发和使用中的安全性和可控制性。

（4）完善档案信息内容安全保障的法规体系。

我国可以针对国情制定相关的法律、法规，为我国的档案信息化建设保驾护航。

还应对不合时宜的条款及时修订公布，加强网络安全防范规则和技术的研究创新。

同时加强档案行政执法主体建设，加大档案信息安全普法宣传力度，重视档案信息安全的法律专家、档案执法人才队伍建设，特别是提高档案执法人员的信息素质和法律素质，为做好档案信息安全保障工作培养高素质的复合型人才。

最后还要密切与国内外档案部门
和法制部门以及其他相关部门沟通与合作。

5.6 档案信息化建设的趋势。

面对档案信息化建设进程的不断加速，档案馆藏模式会呈现出实物馆藏与数字馆藏的混合并存，文本传递服务与网络服务并举，卷宗管理与知识管理有机融合，档案工作人员由档案管理员向导航员转变等趋势。

也有学者从内部调整，外部重组，横向联合三个方面对信息化建设过程中档案管理工作的改变及其变化发展的主要趋势做了深入的剖析。

数字档案馆的建设作为档案信息化建设的长期发展目标之一，有些学者也对它的发展趋势进行了分析。

认为伴随着计算机网络技术的不断发展，档案部门将会逐步明确数字档案馆的建设方向，而且在数字档案馆的建设中将会逐步探索出相关的经验和成熟的理论。

可以预见，未来的数字档案馆时代，全球档案馆将会联结成一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。

档案馆不再是单一保存档案实体的机构，而是一个监控各个档案部门信息，面向社会提供利用的开放的档案信息中心或信息系统。

由于电子文件很难体现档案“原件”的概念，学者们认为数字档案馆不能完全替代传统档案馆。

第6章基于SOA的数字档案馆软件平台架构
应用Web Services和Agent技术的架构设计SOA是理论意义上的软件架构模型，它需要具体的实现技术。

Web Services标准的成熟和应用的普及为广泛地实现SOA架构提供了基础。

WebServices是一个描述了一组可以在网络上通过标准化的XML消息来通信的软件接口。

它是自包含、自描述、模块化的应用程序，可以被发布、定位，并通过Web调用，是一种组件服务。

在面向数字档案馆的应用中，对各种档案信息服务要素进行信息服务集成，在网络上以Web Ser-vices组件服务的形式提供给档案用户，可以构建面向用户的高效能、综合化
档案信息集成服务体系，使用户获取到不受时空限制的、动态的全方位、多层次、多元化的档案信息服务。

这样可以改变原来单一B/S模型下以数字档案信息资源为核心，档案用户居于从属地位的状况，同时也能够使原来单调的服务策略与方式得到明显改善。

Web Services技术是基于XML的异构环境下的软件通讯技术。

对于数字档案馆的信息资源来说，各个数字档案馆原来保存的电子信息档案数据的格式可能各不相同，使用的数据库也存在差异，这种情况直接导致了各个数字档案馆之间的数据交换变得非常困难。

而在使用了XML技术之后，各个数字档案馆都可以使用标准统一的XML语言对自身持有的电子数据进行重新描述和标记，而原先建立的数据格式和数据库仍然保留，新系统只是增加了数据的XML标记和相关的XML解析器。

当今的主流数据库都加入了XML数据描述功能。

在使用XML统一了各个数字档案馆的数据描述之后，数字档案馆之间的数据交换就变得十分方便，这样可以使档案用户获得一个更大规模的档案信息服务体系。

同时，XML技术的使用有助于数字档案馆知识框架的建立，从而为用户提供更高层次的知识服务。

如果仅仅使用Web Services技术建立新的数字档案馆软件平台，这样的架构依然存在问题，主要是因为服务之间缺少主动性和协调性，与为用户提供全面、系统、有针对性的知识信息的目标之间尚有差距。

因此，有必要同时引入Agent 技术。

Agent是指处于某一环境中封装的计算机系统，为满足其设计目标，具有在环境中灵活、自主行动的能力。

Agent技术具有智能性、主动性、协调性和移动性的特点，在实现数字档案馆面向知识生成和知识服务的功能中，可以采用所谓的多Agent系统。

多Agent系统是一个松散耦合的Agent网络，这些Agent通过交互解决超出单个Agent能力或知识的问题。

在使用XML建立了统一的数据描述后，可以运用Agent技术分析用户的需求爱好，主动为用户搜索相关的知识，实现知识服务功能。

综合Web服务的优势和Agent技术的优点，即将具有高度的智能性、主动性、协调性和移动性的Agent技术与Web Services相结合，以服务为核心，将Agent技术与Web服务进行结合形成一种新型的语义化的服务代理，提高Web服务技术的主动性和智能性，能实现服务的主动发现和多服务之间的动态协调。

运用Web Services技术和多Agent系统
构建新的数字档案馆的软件平台之后，可以实现异构数字档案馆之间的数据传递，构建数字档案馆的知识空间，生成知识库，提供知识服务。

同时，数字档案馆的软件平台也从原先单一的B/S模型系统转变为在硬件、控制和数据三个维度上都达到一定程度分散的分布式系统。

无论各个数字档案馆的软件平台在具体实现时是使用CORBA、DCOM还是EJB，最终都可以通过Web Services技术整合成一个联合档案信息资源系统。

第7章建设数字档案馆的意义
建立企业数字档案馆，是在新形势下，为适应社会主义市场经济、加强企业管理、促进公司改革发展的自身需要。

是对传统档案管理理念和方式的重大变革，是先进的管理思想与先进的科学技术结合，即用现代化的思想和手段实现档案管理的现代化，用规范化的档案管理促进企业管理的规范化，变人对档案的管理为用先进思想武装起来的机器对人的管理，通过技术创新实现管理创新，通过强化信息管理推动信息服务，进而实现党委提出的“同类可比、同行领先、国际水平”战略目标。

7.1 数字档案馆是知识经济时代基础信息资源不可替代的组成部分。

在知识经济时代，知识产生的收益在社会总产值中所占比重很大，而知识经济的运作条件就是计算机网络支持的基础信息资源，数字档案馆所提供的信息极其丰富、重要，而其中的档案信息更是不可代替。

7.2 数字档案馆将用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境中的中、西文化比例失调问题当前，国际互联网上的中文信息很少，而源自中国的信息更少，这与我国的国际形象很不相符。

数字档案馆可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国产生的信息，通过公布、开发历史档案文献，传播中国悠久、灿烂的历史文化，为营造有利于我国经济建设和社会发展的国际环境尽一份力。