商务英语信函的7c原则
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商务英语信函的7c原则
篇一：
商务信函的7C原则 Pr incip les o f Bus iness Lett er Wr iting商务信函写作原则为达
到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。
一般地，商务信函有以下七个方面的写作规则，通常被称为“7C原则”：
1.Clear ness[ kl?rn?s]清楚清楚原则包括两个方面的内容，
一是写信者在拟文前知道自己要写什么；
二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。
这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。
2.Con cisen ess [k?n s a?sn?s]简洁简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。
这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。
3.Co rrect ness[k? r?ktn?s]准确商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。
准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。
因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.C oncre tenes s [ kɑnkri tn?s]具体具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。
商务信函写作中注意避免类似：
soon, at a n ear ly da te, g ood,nearl y 等笼统的、含混不清的表达法。
例如：
Iwillsendthe s ample s toyou s oon.就不如I will send thesampl es to youin tw o
wee ks. 如果能再具体，那就更好了，例如I wil l sen d the samp les t o you next
Mond ay. 5.Cour tesy英 [ k??t?s?] 美[ k?t?si]礼貌为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。
礼貌原则不仅仅体现在使用P lease,than ks yo u 等这些词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。
具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：
遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。
6.Consi derat ion [k?ns?d? re??(?)n] 体谅体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。
体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。
7.C omple tenes s [k?ns?d? re??(?)n]完整一封完整的商业信函应该是对对方提出的
问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。
信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷篇二：
商务英语信函的写作原则商务英语信函的写作原则商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。
因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。
商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。
因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(cour tesy)、体谅(cons idera tion)、完整(plet eness) 、清楚
(cla rity)、简洁(conc ise-n ess)、具体(concr etene ss)和正确(cor rectn ess)。
1、礼貌原则。
礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。
所以，在信函中宜多用“plea se” , “I t willbe hi ghlyappre ciate d tha t …”, “It isour p leasu re to…” ,“We f eel d readfully sorr y tha t … ” , “W e reg ret t hat … ”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。
信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。
首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。
如“Youmadea ver y car eless mist ake.”若改成“Aver y car eless mist ake w as ma de.”会更好。
其次，要善于使用疑问句。
向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。
请看下面三句话：
Make paym ent b y con firm ed ir revoc ableL/ C.We re quest youto ma ke pa yment by c on fi rmedirrev ocabl e L/C.Cou ld yo u mak e pay mentby co n fir med i rrveo cable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。
此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。
2、体谅原则。
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。
与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。
首先，应注意强调对方利益。
在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。
如：
W e all ow yo u 2 p recen t dis count forcashpayme nt .Y ou ca n enj oy 2perce nt di scoun t whe n you payin ca sh. 第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。
其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。
积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。
如“We do n ot be lieve that youwillhavecause for
dissa tisfa ction.” 改写成“We feel sure ly th at yo u wil l beentir ely s atisf ied.”会更好。
在信函写作中，信息完整很关键。
一些在日常行文中常用的如“the a bove
menti oned”, “th e for mer”,“thelatte r”, “respe ctive ly” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。
清楚是商务英语信函写作最重要的原则。
一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。
清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。
(1) 尽量选择常用词。
作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。
因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2) 起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。
如“Tho se wh o wor k rap idlyget i ll in thes e con ditio ns.”由于“r apidl y” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“wo rk”,也可以指“condi tions” ) ，如将其改为“Tho se wh o wor k inthese cond ition s get illrapid ly.”句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。
例如: “W e sha ll ta ke afirmlinewiththefi rm.”此句中，第一个“fi rm” 的意思是“stron g”, 第二个“f irm”的意思是“corp orati o n”.而如果将句子改为:“We s halltakea str ong l ine w ith t he fi rm.”这样整个句子的意思就更清楚了。
5、简洁原则。
有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。
在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。
但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：
L/C(let ter o f cre dit 信用证) ,B/ L(bill of l ading提单) ,C I F(cost ,ins uranc e and
frei ght 成本加保险加运费价格) ,EAT(esti mated arri val t ime 预计到达时间) ,A/ S(at sigh t 即期) ,FYI (for youinfor matio n 供你方参考) ,S/ C( sal es co ntrac t 销售合同) ,D/ D ( dema nd dr aft 票汇) ,T/ T(t elegr aphic tran s fer电汇),M/ T(mail draf t 信汇) ,D/
P(doc ument s aga instpayme nt 付款交单)等。
此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。
如“As what youhavereque sted,we a re se nding youour n ewest cata log.”其从句“What youhaverequs ted”可以用一个词“re quest ed” 来代替，这句话改成“As re quest ed ,w e are send ing y ou ou r new est c atalo g.” 则更简洁。
需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。
如: “Pl easebe ad vised that we h ave r eceiv ed your i n2v o ice.”若将该句中的“P lease be a dvise d” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。
试比较:W e hav e
dra wn on y ou as u sualunder y ou r L/C.Wehavedrawn on y ou o ur si ght d raftNo. 845 fo r the inv o ice a mount .USS | 560100 ,und er your L/ C N o. 246 ofthe C hinaBank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正确性原则。
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。
商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。
此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语“I’ ll”, “w e’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成“Is hall”, “We are” ; 还有像“Loo kingforwa rd to y ou r ear ly re ply.”和“N ice t o
rec evied ourenqui ry.”等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。
这也是商务英语的一个特征。
比如短语“on theterms andc ondit ions”中
的“terms” 和“condi tions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。
再如“adv ise s b.ofsth.” (通知某人某事)中的“ad vise”，在日常用法中一般不作“通知” 解，而表示“劝告” 、“建议”等意思。
这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offe r” 一般表示“提供” 、“提议” 等，在商务里可指“发盘” 、“报盘” ；同样在保险业务中，“poli cy” 指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“av erage” 指“海损”，而不是“平
均的” 、“一般的” ；“confi rm” 的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表
示“保兑”，如confi rmedlette r ofcredi t (保兑的信用证)。
商务英语信函的写作技巧商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1、要选用常用的四部式的正文结构。
通常，商务信函由四部分组成，即引言(intr oduct ion)、详情(d etail s) 、应答
(res ponse)和结束语(clos e) 。
第一部分是引言。
在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。
经常使用的开篇语有：
Were fe r toy our Orde r No. 8 an d reg ret t o say that …Tha nk yo u for y ou r
let ter d ated…Throu gh th e cou rtesy of o ur Co mmerc ial C ounse lor’s Off ice i n
Lon don ,we le arned that youare i ntere stedin do ing b usine ss wi th us. 第二部分是详情。
这部分具体说明事宜及具体要求。
这部分是正文的核心。
如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙
述同一事项时要注意条理与逻辑性。
通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。
该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。
可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。
通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。
需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。
如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Yourfavor able/ imme diate repl y wil l behighl y app recia ted.”商务信函中常用的结束语有：
We awai t y o ur fa vorab le re ply w ith g reatinter est .I f y ou n eed a ny fu rther
in f ormat ion ,pleas e let us k n ow.As th e mar ket i s ofkeenpetit ion ,we re mend
our i mmedi ate a ccept ance.
2、要善于使用商务信函中的习惯用法。
商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。
商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。
除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：
W e off er yo u fir m sub jectto your r eplyby 5p. m.our t ime ,Monda y ,3r d.Oct .The
offe r isvalid/ ope n unt il …T he va lidit y ofthe o fferis fr om… t o …当认为对方价格太高时通常的表达有：
Y ourprice is f oundon th e hig h sid e.Y o ur pr ice i s pro hibit ive.Y ourprice is e xcess ive.即期信用证付款时可以这样表达：
T he te rms o f pay mentare b y L/C ava ilabl e bydraft at s ight.Theterms of p aymen t are L/ C paya ble a gains t dra ftatsight . Th e ter ms of paym ent a re by L/ C avai lable by s ightdraft .类似习惯的表达方法还很多。
在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。
篇三：
商务函电写作的7C原则商务函电写作的7C原则函电的作用，
一是索取信息或传递信息，
二是处理商务交流中有关事宜，
三是联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则，即：
完整（plete）正确（corre ctnes s）清楚（clea rness）简洁（concr etene ss）具体（con crete ness）礼貌（c ourte sy）体谅（con sider ation）完整：
商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原
因、何种方式等。
正确：
表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚：
所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。
用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁：
在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。
而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体：
内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌：
文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。
最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅：
为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：
站在对方立场。
在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括：
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。
从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：
来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商业英语之商业信函的书写原则
（1）pl etene ss 实例解说：
C ellul ose T ape 1/2 x3yds, with plas tic d ispen ser 700 do z./-d itto-but 1/2 x5 yds,
1,000doz. 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。
中文意思是：
纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。
主要问题是后半句不清楚。
d itto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。
所以最好改成：
Cel lulos e Tap e 1/2 x 3y ds, w ith p lasti c dis pense r 700 doz. Cell ulose Tape 1/2x
5yd s，wit h pla sticdispe nser1000doz.这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。
商务英语之商业信函的书写原则
（2）Clear ness
（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉A s to
the s teame rs sa iling from Hong Kong to S an Fr ancis co, w e hav e bim onthl y
dir ect s ervic es. (从香港到旧金山有直达船，) 但是bimo nthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。
因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次：
（a） We h ave t wo di rectsaili ngs e verymonth from Hong Kong to S an Fr ancis co.（每月两次直达船）（b） Wehavesemim onthl y dir ect s ailin g fro m Hon g Kon g to
San F ranci sco.（每半月一次直达船）（c）We ha ve adirec t sai lingfromHongKongto Sa n Fra ncisc o eve ry tw o mon th.（每两个月一次直达船）
（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：
a) P lease letus kn ow wh at yo u wis h usto do abou t thi s mat ter a s soo n aspossi ble;b) Pl easelet u s kno w assoonas po ssibl e wha t you wish us t o doabout this matt er. 以上两句中的 as s oon a s pos sible修饰的内容不同：
a) 你们要求我们尽快做些什么。
b) 请尽快告诉我们。
所以a) 可译为请告你们要我们为此尽快做些什么；b) 可译为请尽快告知，你们要我们为此事做些什么。
（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。
例句：
不好：
The y inf ormed Mess rs. J ohn S miththattheywould rece ive a n ans wer i n a f ew da ys. 较好：
The y inf ormed Mess rs. J ohn S miththatlatte r wou ld re ceive an a nswer in a fewdays.(四)注意前后一致和紧凑，连贯不一致：
Be ing a cert ified publ ic ac count ant,I amsureyou c an he lp us. 一致：
Being a ce rtifi ed pu blicaccou ntant, you cansurel y hel p us. Or:As yo u are a ce rtifi ed pu blicaccou ntant, I a m sur e you canhelpus.
（五）仔细和恰当地分段落（Parag raphi ng）商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（A par agrap h for each poin t isa goo d gen eralrule.）. 现举例说明：
D ear S irs,It is repo rtedin adomes tic n ewspa per t hat t he Ir anian Cent ral B ank h as
in struc ted t he me rcial bank s tosuspe nd th eir b usine ss of open ing a newlette r ofcredi t asfromthe 3rd Ma y for fina ncial reas on of fore ign c urren cy. A lthou gh it
is s aid t hat t his a rrang ement woul d bea tem porar y one andwithestab lishm ent o f new impo rt po licythisemerg encyarran gemen t wou ld be lift ed, w e are much conc erned abou t the oute of t his m oveme nt to wardrestr ictio n ofimpor t toIranand s hallbe ob liged if y ou wi ll ki ndlykeepus we ll ad vised of d evelo pment of t his n ew ar range mentespec ially
in c onnec tionwithimpor t fro m Fra nce.Yours fait hfull y, 以上这封信只有一段，供两句。
第一句39字，第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。
信的内容大体有三点：
１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；３．希望对方随时告之有关情况。
按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：
Dear Sirs, Itis re porte d ina ver nacul ar ne wspap er th at th e Ira nianCentr al Ba nk ha s
ins truct ed th e mer cialbanks to s uspen d the ir is suing newLette rs of Cred it as from the
3rd M ay be cause of i ts de creas ing f oreig n cur rency fund s. Fu rther moreit is said that the
suspe nsion seem s a t empor ary o ne an d wil l berelea sed w ith e stabl ishme nt if a ne w
imp ort p olicy. Weare m uch c oncer ned,howev er, a boutthe o ute o f thi s mov ement towa rd re stric tionof im portto Ir an. W e, th erefo re, s hallbe ob liged if y ou wi ll ke ep us well
info rmedof de velop mentof th is ne w sta te of affa irs,espec ially in c onnec tionwith
impor ts fr om Fr ance. Your s fai thful ly 商务英语之商业信函的书写原则
（3）Co rrect ness商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。
广义的说，商业书信的正确性表现在：
（一）运用正确的语言水平
（二）叙述得正确
（三）数字要正确
（四）正确理解和运用商业术语
（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个Ｃ。
一．正确的语言水平（１）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：
F ormal Infor mal S top t ermin ate 停止，结束，终止 do micil e n.住所，住宅；v. （使）定居h ome 本国，产地deem认为，相信 thin k (or: bel ieve)认为，以为；相信trans pire发生；发散，泄露h appen发生，碰巧，偶然FireConfl agrat ion n. 大火，
大火灾，突发 Bui lding edif ice大厦，大建筑物 ende avor尽力，努力try 尝试，试图Get o btain; pro cure获得，取得Reador st udy p eruse细读P ay re muner ate 酬劳 Use
util ize 利用 Nex t orfollo wingsubse quent后来的，并发的a scert ain 确定，深知findout 找出，发现，查明（真相），认识到，想出，揭发 De pendi ng on conti ngent
upon视……而定 ant icipa te 预期；预定，预见，可以预料 exp ect 期待，预期，盼望，指望 Askinter rogat e end审问，询问（２）正式的和非正式的语言比
较F ormal Info rmal1) Wi ll at tainthe a ge of 18 y ears. Will be 18 yea rs ol d 2)Rende r usmoredetai l. We will inst itute a ma il se arch. Send us m ore i nform ation. Wewillask t he
po st of ficeto se nd ou t a t racer. 3)We th ank y ou in anti cipat ion o f thi s cou rtesy andassur e you that it w ill b e a p leasu re to serv e you in a simi lar m anner.篇四：
商务英语信函写作的原则分析随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。
人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。
而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。
这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。
“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：丹尼尔·肯尼迪方法》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：
Co mplet eness（完整）Concr etene ss（具体） Cor rectn ess（正确） Co ncise ness（简洁）C learn ess（明晰） Co urtes y（礼貌） Cons cient iousn ess（诚意）这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。
在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。
写作商务信函最
直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。
因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。
而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。
一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。
信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。
让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。
所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：
Wh y doyou w ritethe l etter? (第一部分) ；What’s the deta iledreaso n? (第二部分)；What do y ou ex pectyourreade r todo? (第三部分)。
我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。
收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do y ou wr ite t he le tter?）：
在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例（１）：
I am r eplyi ng to your lett er of Apri l 15askin g usto cl ear o ur Ma rch p aymen t. 这样的
开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。
这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。
不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。
例（２）：
It w as alongtimesince I sa w you in Q ing D ao 3month s ago. 这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：
这是一封朋友之间相互问候的私人信件。
因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（What’s the deta iledreaso n?）：
即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。
会显出你郑重其事、思想缜密。
把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。
如：
例（３）：。