谈谈图书馆管理工作中的规划

谈谈图书馆管理工作中的规划
1 国际图书馆界规划实践对我们的启示
规划对中国图书馆界来说并不陌生。

我们曾经处在计划经济时代，制订计划是政府的常规工作之一。

改革开放以来，根据文化部的要求，也为图书馆事业的发展制订过各种计划和规划。

近年来图书馆界为了自身的需要也开始制订战略规划。

图书馆进行规划往往是为了数字化建设或新馆建设，还没有普遍成为发展的必要手段。

但从公开发表的少数规划全文来看，有的在结构上已经接近国外的样式。

但是中外图书馆规划是有一些区别的。

有些差别与不同国情有关，不存在好坏问题。

一位欧洲的图书馆资深馆员认为，规划方面，美国比较注重样式的统一，而欧洲则不太注意形式，因此图书馆规划不存在必须模仿的样版。

但是研究、学习和借鉴国外图书馆的规划还是有重要价值的。

由于缺乏现代化管理知识，我国图书馆界目前还没有充分认识到市场经济下现代管理的理论和方法同样适用于公益性的图书馆，一般对规划的意义认识不足，即使制订了规划，也如同写一个平常的工作总结加明年打算，一般事先不做研究，也未必将其作为图书馆发展和管理的轴心；而在理论基础、方法和工具方面，差距则更大。

初步来看，国外图书馆规划有以下一些特点是国内所缺乏的，值得我们重视和借鉴：
1.1 重视规划的法律依据。

几乎所有美国各地图书馆规划都有其法律依据的说明，有的在首页或某个部分突出这个法律的标记。

有的地方甚至在程序上要求依法行事，美国马省公共图书馆图书馆服务与技术法就规定图书馆规划制订必须依照小型图书馆规划程序（SLPP）或公共图书馆法。

这表明规划的制订不是图书馆愿意不愿意的事情，而是社会的强制性要求。

1.2 重视过程甚于重视结果。

国外图书馆相当重视规划程序，许多规划文本包含了程序的说明，完整的规划几乎都详细列出各个层面的参与者，即编制、评论和审核批准的小组或委员会成员名单，有的还把讨论的详细记录作为规划的附件。

正如规划专家所言，“规划的最大益处不是其产生的一套文件，而是过程本身”。

为规划而进行的环境和资源分析能够使规划者更好地认识图书馆发展的内外条件及其变化；形成正确的目标和项目也必然是领导层和职工上下统一思想，形成共识的过程。

这个过程循序进行得顺利，将大大有利于规划的执行。

在这里规划本身文字的完美或口号的雕琢已经是不重要了。

1.3 业外人士参与规划。

个别国外图书馆聘用外部咨询专家进行规划，更多的采用有外部人士参与规划小组的方法；而参加规划的讨论、审核和批准的绝大多数并非图书馆员。

尤其是规划前期的战略研究，一般都是由外部专家进行。

美国《国会图书馆的数字化战略》编写委员会16位成员中，仅三人是图书馆员（其中没有国会图书馆人员），其余是来自大学文理科，计算机、信息服务和出版等公司的专家。

新加坡《图书馆2000年》报告的作者“图书馆2000评论委员会”由国家计算机管理局人员担任正副主席，22名成员中仅一人为国家图书馆行政
负责人，另外一位是国立大学图书馆前馆长，其余均来自企业、政府和其他机构。

1.4 重视规划执行的评价和更新。

制订规划是为了执行。

国外图书馆规划中的项目一般都有考核指标，规划中往往也规定评价的程序。

有些还在规划中事先指定了评价组的成员，以便让他们在执行的全程进行监督。

不少图书馆规划的法律或文件明确指出更新要求和周期，例如前面提到的《马塞诸瑟州1998—2002年图书馆服务与技术法》要求在每个财政年度的转换期10月份进行一次规划更新。

这些要求反过来迫使规划在目标和项目上要十分具体，有很强的可操作性。

2 总结
分析这些特点，可以看出图书馆行业必须进行法制建设，一些重大的行为必须用法律规定加以规范，依法办理；就如现代企业必须厘定产权关系那样，从长远来看，图书馆也必须明确治理结构，树立“利益相关者”概念。

用全社会税收投入进行的图书馆建设，当然应该有社会的代表（通过理事会等）加以监督
2.1 规划及其在管理中的地位。

管理是个普遍适用于包括企业和非盈利机构在内各种组织的概念。

实际上“管理”一词可能在不同的场合运用。

在最高层可能指向治理层面，即组织的基本利益构架：如合伙制、公司制，非营利（部门或组织），机构内从属性质或是慈善机构等；在日常生活中“管理”更多的是指具体执行层面上的规章、项目管理和薪酬制度等。

但是这还不够，在国外，“管理”概念还要指向组织的宏观层面，有时被称为经营管理，这里的经营主要是指规划、营销、机构设置、流程设计等。

而我们现在最缺乏的是对经营层面上的知识和认识。

根据组织行为学和管理的实践，规划是管理者的首要任务。

它包括确定目标、建立战略、制订计划以协调各项活动。

尽管存在多达几十种管理工具，贝恩咨询公司对全球企业组织的调查发现，在1999年用得最多的还是战略规划（76%），使命和愿景描述（70%）和目标（69%）这三种。

通过制订规划，管理层在变化的环境中更好地认识自己在社会上的地位和使命，聚焦于具体的奋斗目标，确定通过计划、项目来实现这些目标。

这是任何组织进行规划的目的，图书馆也不例外。

近年来战略规划的一个趋势就是从企业、私营部门向公共部门和非营利部门发展。

规划研究专家认为：营利或非营利组织在规划的目标重点上当然有区别，但是就规划的结构而言，没有很大差别，倒是组织的规模大小影响更大，因此管理学的一般规划方法也应适用于图书馆。

在这里主要探讨图书馆经营管理中规划的应用。

什么是图书馆规划？图书馆作为一个组织，其规划与一般组织并没有什么大的区别。

它说明了组织的位置在哪里，想要做什么，以及如何去做到这样一些非常基本的问题。

美国《罗德岛公共图书馆管理委员会手册》为图书馆规划作了如下说明：规划是为图书馆服务的未来所作的精心的、优先的准备方式。

基于对社区的了解、社区的期望和资源，以及对社区未来需求的合理预期所做出的长期规划将能够使图书馆理事会和管理人员更好地履行提供有效和积极的图书馆服务的责任。

因此可以说规划是图书馆为了面向未来，应付挑战的最重要的管理工具。