客户来访接待流程

Beijing Zhonglianjian Composite Materials Co. ,Ltd.
客户来访接待流程
一. 接待前准备
◆市场部
1.提前联系客户，确定来访日期、人数、航班、酒店等内容。

2.帮客户提前预约酒店，餐厅，旅游路线。

3.整理翻译公司宣传资料，样品。

4.根据客户习惯和爱好，准备礼品。

5.若需其他语种翻译，提前联系，并提供我公司简介和洽谈资料，供其提前准备。

（复习之前来访，往来邮件所谈内容，提取出重点）
6.部门领导组织讨论会，确定工作分工，洽谈内容，接待注意事项等，并填写《客
户接待准备表》（附表一）。

7.确定商务洽谈重点，双方之前存在的结点，并制定洽谈办法，制定此次洽谈要
达到的结果，目的性。

8.部门组织人员可分为两项职责：接待及商务。

接待侧重点按程序流程安排，商
务专业侧重点放在有针对性突破结点，扩大合作，争取达到目的。

◆生产部
1.生产部配合市场部准备洽谈资料，样品，如：原材料进厂及每道工序检测数据，
产品作业指导书和检测报告。

2.联系工厂负责人，告知参观工厂的时间、人员、样品准备、会议室布置等内容，
确保参观顺利进行。

◆综合管理部
1.负责会场布置，准备饮品、水果、鲜花等。

2.打扫卫生，调好室内温度。

3.通知发廊足疗等人员，保持门口卫生，不能在门口闲坐。

◆领导
1.组织讨论会，审核、指导、确定接待工作，提出意见和建议。

2.若有必要，跟客户见面洽谈。

二. 接待工作
1.接待人员着装得体，谈吐礼貌、大方。

2.市场部根据洽谈安排介绍公司情况，产品优势等。

3.生产部根据洽谈安排介绍工厂情况、产品工艺、检验标准等内容。

4.两部门共同了解客户公司情况、市场需求等问题。

5.两部门共同提出我方和双方关心的问题，讨论解决方案。

6.会议记录人员如实记录洽谈内容，整理洽谈纪要。

填写《英文会议纪要》（附表二）。

7.翻译人员提前了解洽谈内容，如实翻译双方洽谈内容，尽量准确规范。

8.参观工厂时要合理安排午饭和参观时间，减少不必要的时间浪费。

9.合理安排会议以外的接待工作，如吃饭、游玩、购物等活动。

10.会议结束当天整理《英文会议纪要》，交给客户确认签字。

三. 接待后工作
◆市场部
1.内部开会讨论做自我评价，找出接待工作的进步与不足。

2.讨论整理洽谈纪要，填写《客户来访洽谈纪要》（附表三）。

3.将《客户来访洽谈纪要》发送至所有员工邮箱，征求意见和建议。

4.根据客户需求，落实洽谈的具体工作，如：准备样品。

5.通知生产部样品生产等相关事宜。

6.给客户回函，确认双方所谈事宜，安排后续工作，发送电子版《英文会议纪要》。

相关照片整理，发给客户
7.开会时向领导和全体员工汇报接待工作情况，征求意见和建议。

◆生产部
1.按照客户和市场部要求，落实洽谈的具体工作并告知工厂。

2.严格监督工厂生产，确保样品质量。

◆综合管理部
1.整理会场，打扫卫生。

所有员工
1.认真阅读市场部发送的《客户来访洽谈纪要》，以邮件，QQ，口头等方式提
出意见和建议。

2.开会时对接待工作给予评价，打分，填写《接待工作考核》（附表四）。

四个附表将附在这个流程后面，目前正在整理修改。