关于地铁档案管理建设信息化的思考

2021.3(上)第7期 总第550期37
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关于地铁档案管理建设信息化的思考
涂嘉荔 广州地铁设计研究院股份有限公司
摘 要 随着我国城市轨道交通的建设与发展，
也更加突出了地铁档案管理的重要性，尤其是当今信息大爆炸的时代，实现地铁档案信息化管理是必然的趋势，需要地铁运营公司重视地铁档案管理体制的改革，借助先进技术实现档案管理模式的创新，从而更好地满足地铁建设发展的需求。

基于此，文章先对地铁档案信息化管理及其特征进行分析，然后针对现阶段地铁档案管理信息化建设中存在的问题提出几点改进的建议，最后列举两个地铁档案管理信息化建设的实例，希望能为相关的单位及人员提供有效的参考。

关键词 地铁档案 信息化建设 问题 建议
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2021）07-037-02
地铁作为我国城市经济发展的重要基础设施，对我国城市经济发展有着重要的意义。

自十三五规划后，我国地铁建设规模不断扩大，许多城市基本完成了地铁轨道交通规划与建设，但仍然存在许多不足之处。

其中，地铁档案管理问题较为突出，传统的档案管理模式已经无法满足我国地铁建设的实际需求，当务之急是要充分利用先进的科技手段，实现地铁档案管理模式的创新。

因此，对地铁档案管理信息化建设进行探讨具有非常重要的意义。

一、地铁档案信息化管理及其特征
地铁本身是一项综合性、系统性较强的工程项目，从项目设计到生产再到运营维护整个过程，都需要一定的原始资料进行归档管理，加之地铁工程本身涵括的分项目类型多样，包括轨道与路基、地铁车站、供电系统、通信系统、排水系统、设备控制系统等[1]
，在这些分项目中均为产生大量的档案，这些档案都需要进行有效的管理，才能够保证地铁工程顺利建设完成。

传统的档案管理模式难以满足现阶段地铁档案管理的需求，所以需要借助先进的信息化技术对地铁档案进行统一有效的管理。

实际上，地铁档案信息化管理主要是将地铁工程中涉及的纸质资料，通过相关的技术和设备将其录入在计算机系统中保存，并实现档案方便快捷和多次查询利用。

因此，通过信息化管理模式，能够有效提升地铁档案管理的效率，同时也能一定程度上保障地铁建设的效率与质量。

地铁档案信息化管理的特征，主要取决于地铁工程建设的特殊性及档案管理自身的特点[2]。

首先，地铁档案信息化管理具有一次性的特征，即强调在整个地铁工程建设过程都需要进行档案管理，包括前期的设计规划、中间施工建设及后期的验收交付，都应进行档案管理，从而保证地铁档案的完整性。

其次，地铁档案信息化管理具有真实性的特征，即要求在建立地铁档案时，要根据现实情况建立，将真实的工程记录到档案中，从而保证档案管理的有效性。

最后，地铁档案信息化管理还具有有效性的特征，这一特征要求地铁档案中各类文件及资料，都能够有效反馈出地铁工程的具体细节及全部问题，以便企业能更好进行工程的后期维护和管理，同时为企业后续工程的承接奠定良好的基础，因此有效性也是档案信息化管理最重要的一个特
征。

二、现阶段地铁档案管理信息化建设中存在的问题（一）不重视档案信息化建设，缺乏明确的管理目标从现阶段地铁档案管理的情况来看，仍存在部分企业领导层不重视档案信息化建设的情况，所以在资金、技术等方面投入不足，导致地铁档案管理信息化建设难以顺利开展[3]。

同时部分企业缺乏明确的管理目标，即便是开始了地铁档案管理信息化建设，但是并未结合实际情况进行有效的规划，使得档案管理与企业实际发展需求脱离，档案信息化管理流于形式，难以有效提升地铁档案管理的有效性，更是对地铁事业的发展造成阻碍。

（二）档案信息化建设不深入，档案信息不完整地铁档案管理信息化实际上是将纸质档案转变为电子档案的一个过程，但目前部分企业在档案管理信息化技术方面较为落后，导致地铁档案信息化管理效率与质量不能有效提升。

一方面表现在许多企业仅仅只对地铁档案的录入、存储技术进行研究，使得档案信息化管理仍停留在初始的文件扫存档及目录录入阶段，并不重视地铁档案的有效利用；另一方面表现在纸质档案转化过程中，由于相关人员的失误或能力问题，使得地铁档案信息出错，出现档案不完善和失去有效性的问题，不仅增加档案管理的难度，反而还会给地铁的运行带来不必要的麻烦。

（三）硬软件设施不完善，信息化档案利用水平较低由于部分企业对地铁档案管理信息化建设不足，也导致相应的硬软件设施不完善，难以保证地铁档案信息化管理工作顺利开展。

同时，许多企业也不重视档案信息资源的整合和利用，对于现存的档案管理制度空洞、管理手段落后等问题也不能深入研究，以至于地铁档案信息化管理难以发挥出应有的作用，进而导致地铁档案利用水平较低。

（四）档案管理人员素质水平较低，不满足信息化管理的要求
现阶段我国地铁档案管理信息化建设有所欠缺，也体现在档案管理人员素质水平较低这一方面，与地铁档案信息化管理的要求相差甚远。

主要因为许多企业不重视档案管理人员的培训与管理，使得他们缺乏档案信息化管理的能力，尤其是地铁档案本身专业较强，更加需要专业化的
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人来完成档案信息化管理，这样才能够有效解决地铁档案信息化管理过程的问题，进而提升地铁档案管理的效率与质量。

三、加强地铁档案管理信息化建设的建议
（一）加强整体规划建设，明确管理目标
为保证地铁信息具体化，以便地铁能更好地运行，加强地铁档案管理信息化建设尤其必要。

这需要相关企业从实际情况出发，加强地铁档案信息化的规划建设，明确地铁档案管理的目标，加大资金、技术、人员等方面的投入，保证地铁档案管理信息化工作能顺利开展。

同时，建立完善的档案信息化管理制度，强化管理人员的责任意识，确保档案信息化管理工作有效落实，从而保证地铁档案管理信息化能够发挥其真正的作用。

（二）改进相关技术，保证档案资料完整性
地铁档案管理信息化建设不仅需要在观念上进行转变，也要在技术层面实现创新，只有这样才能够有效保证地铁档案的完整性。

为此，企业应根据具体的情况及需求引进先进的技术，并对现有的档案管理技术地进行创新，建立起完整的档案信息化管理系统，使先进技术能够涉及地铁档案管理收集、整理、归档、信息录入、检索及查阅等各环节工作中，保证地铁档案资料的完整性，同时有效提升地铁档案管理的效率，从而为地铁档案高效利用奠定良好的基础。

（三）强化硬软件建设，重视档案资源开发利用
为更进一步提升地铁档案管理信息化建设水平，相关企业需要持续强化硬软件的建设，尤其是随着工程量的增加，地铁档案数量越来越多，所以需要企业在完善档案基础设施建设的基础上，建立一个有效、可靠的档案信息化管理应用软件，实现各自文件资料的统一管理。

同时，也需要对管理应用软件进行升级改造，确保档案使用人员能够准确找到相应的档案，并保证地铁档案保存的质量。

另外，为进一步提升地铁档案的利用水平，加强档案信息化管理，不仅要保证档案能够有效运用到地铁工程中，也应为其他一些企事业提供利用的机会，确保档案价值能够得以充分发挥。

这需要使用统一的管理软件，以便后续各个单位在使用时可以有效融合和贯通，同时要对不同的工程档案进行分类存储，以便后期能快捷查找和利用。

（四）强化人员培训与管理，提升档案管理效果
地铁档案管理信息化需要专业技术及文化水平较高的人员支持，因此，需要企业重视档案管理人员的培训与管理。

首先，应积极组织档案管理人员参加一系列的培训工作，使他们能够明确信息化档案管理的重要性，并掌握信息化管理的要点，从而很好地利用信息化手段提升地铁档案管理的效率。

其次，企业需要针对档案管理人员的培训及实际工作进行有效的考核，应制定科学的考核机制，并根据考核结果实施相应的奖惩，以便档案管理人员工作积极性及档案管理能力的提升，更好地满足地铁档案信息化管理的需求。

四、地铁档案管理信息化建设的实例分析
（一）实例一
北京地铁的第一条线路是在1971年1月5日正式运营的，北京也是我国第一个开通地铁的城市。

截至目前，北京市一共建有22条地铁线，共设车站405座。

截至2020年7月，地铁运营里程为699.3千米，2017年北京地铁年乘客量达到了45亿人次，日均客流为1241.1万人次，单日客运量最高可达1327.46万人次。

北京地铁经过几十年的运行，积累了丰富的科研成果及经营经验，且在信息化技术的作用下，北京地铁档案管理也实现了质的飞跃，并为促进北京地铁发展作出了巨大的贡献。

北京地铁在多年经验的基础上，将现代信息技术与档案管理进行了有效融合，设计开发了地铁档案管理系统，该系统主要由管理系统和检索系统两个部分构成，可实现多维度且自动化的信息服务，并成为现阶段行业内部的共享资源。

各个地方地铁管理部门可通过该系统进行相关知识及技术的学习，实现多方经营的交流与合作。

（二）实例二
上海地铁是我国大陆第3座开通运营地铁的城市，上海地铁一号线于1990年开始动工，1993年正式运营，此后上海城市轨道交通进入了快速发展的阶段。

截至2018年12月，上海一共开通了16条地铁线路，日均客运量为1083万人次，全网运营线路为673千米，共设有395座车站。

上海地铁经过二十多年的运行，也积累了丰富的经营，且在数字化信息技术的推动下，上海地铁档案管理工作也完成了现代化的转型，并在全国范围内实现了信息共享。

目前在上海地铁档案管理信息化建设中，信息化技术的运用更多体现在日常档案管理工作中，如上海地铁采用了先进的京华EXOA自动化系统，为档案信息转变为电子文件创造了有效条件，档案管理人员可对档案信息进行电子化差异，并相互关联和利用，可为后期的分析和决策提供有效的参考。

另外，上海地铁在实现交通网络资源共享的基础上，依托互联网、大数据等先进技术，建立起“一车一档”的电子健康档案管理模式，并以标准化建设为基础、数字化档案为抓手、信息化联网为保障，不断完善轨道交通行业的安全保障体系，不仅实现档案管理工作的创新，也为地铁车辆安全运行提供强有力的保障。

五、结语
综上所述，信息化时代下地铁档案管理信息化建设是必然的发展趋势，其对我国地铁事业及社会经济的发展有着重要的意义。

因此相关部门一定要重视档案管理模式的创新，加强档案管理的信息化建设，借助先进的技术提升档案管理的效率及精准度，从而为地铁安全平稳运行及地铁事业健康发展奠定良好的基础。

参考文献：
[1]张倩玲.地铁总承包模式下管线迁改档案管理探究[J].城建档案,2020(03):52-53.
[2]赵彦.大数据背景下的地铁财务档案管理[J].现代经济信息,2020(05):113-114.
[3]杨波.浅议加强地铁工程档案管理的策略[J].现代经济信息,2019(05):123-123.
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