《归档文件整理规则》应适时修改
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一
而且要在编制分类 方案 时同时 赋予 ， 而不 是在 归档 文
件经分类 、 排列后再确定各类类号 。
二是编件 号不 同于 编类号 ， 它是归档文件分 类 、 排 列之后 的一种整 理行为 ， 于排序 的 内容之一 。文件 属
一
经排列 ， 就一定要按顺序编件号 ， 否则排序工作就 不
算完成 ， 各个文件在文件系列 中的位置就不 能体 现 ， 文 件排列工作 的成果 就不能固定。这就是文件排列与件 号编 制 应 当 合 为 一 条 的 理 由 。 三是 之所 以设 “ 填制档 号” 条 （ 编 号” 一 改“ 而设 ） ， 在于 “ 分类” 范中既有设 类规范 ， 规 又有 类号编制 规范 ， “ 档号章” 如何 填写 、 填写什么 ？不统一规定 ， 以确 保 难 整理 的规 范性和高质量 。 二、 每个类都必 须赋 予一个标 记号 （ 类号 ） 纠正把 。
归档 文件按件整 理与立卷整 理相 比， 程序变 少 ， 简 便易行 ， 效率更高 ， 质量更 有保 证。《 归档文 件整 理规 则》 以下简称《 则》 对推 动归档 文件整 理方法 的变 （ 规 ） 革， 确保归档文件按件整理 的规范 以及其质量 ， 起了极 其重要 的作 用。世 上没有 一成 不变 的标 准 ， 事物 要发 展变化 ， 标准就要适 时修订 。国家 的《 准化法》 定 ， 标 规 标准一般 ５ 年修 订一 次。《 则》 规 实施 已 ６年 ， 当进 应 行修订 了。不能 因为《 则》 规 对归档文件整理改革 的功 绩而忽视先天不足和现实需要 ， 贻误修订 时机。 《 规则》 至少有以下几方面应进行修订 ：
一 出 ：“ ｍ ｎ∞ ｎ 叼 ｌｌｎ ｆ ｉｄＤ ｃ ａｎ ”；ｒ ｉ ￣ａａｔ ｉｔ ■ 收 稿 日期 ： ６ ２—２ ＾ 目 ｔ Ｒ ｌ ｉ ｓｏ Ｆｌ ｏｔ ｅｔ ｅ ｓ ｄｐａ ｌ 丑０ ｅ ｍ ｓ ｖｃ ｂｉ ｙ 姗 —０ ８
《 归档 文件整理规则》 应适 时修改
林清澄
（ 西 省 档 案 局 ， 西 太 原 ００ ４ ） 山 山 ３０５
理归档 文件之前就有 的。由于“ 同一全 宗应 保持分 类 方案 的稳定”《 （规则》 ） 每年进行 归档 文件整理 所依 语 ， 据的分类方案可能在 多年前就 已经编制 ， 不是 每年 而 整 理归档文件前 都要 编制 。这 就是把编 制长期执行的 分类方案放在 对归档 文件的具体的整理行为规范之后
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３ ・ 室 业 务 ・ ４ 馆
《 山西档案￣ｏ６ ２ｏ 年第 ２ 期
一 文章缡号 ： ｏ —９５ （０６０ — ０４ ０ 中圈分类号 ：２Ｏ 文献标识码 ： 关键词 ：归档文件整理规则） 修改 ； １ ５ ６２ ２０ ｝２ ０３ — ２ ０ Ｇ７ Ｂ 《 ； 适应性 一 “ ｒ ｎｍｅｔ ｅ ８０ｓ ｆ ｉｄ１ｃ ｍ ｎ ”Ｓ ｕ ｅ ｅｉｄ Ａ ｐ ｔ ｙ Ｌ Ｑｎ —ｃ ｎ ） ＾Ｉ ｇ ｌ Ｒ ｔｎ ｏ Ｆ ｅ ｏｔ ｅｌ ｌ ｌ ｂ Ｒ ｖ ｅ ｐ舶 ｅ （ ｍ ｉ ａ ｌ ｉ ｌ ） ｍ ｓ ｍ ｄ ｓ Ｉ ｇ ｈ ｇ ｅ
此 调 整 的理 由有 三 ：
一
每个类都 必须赋予其表示文件 的概念 的语 词及标 记号 ， 即类名和类号 ， 在前面关于谈编制分 类方案的问
题 时已经说过 ， 处 再次提出 ， 于以下三个原因 ： 此 基
一
是《 则》 称分 类 系指 编制 归档 文 件分 类方 规 所
案， 非归档 文件 的归类 ， 归档文件 归类 的依据和前提 是 条件 。归档文件按件 整理 的工 作流 程是 ： 的确定 及 件 其 装订 和盖档 号章一 文件 归类一文 件的排列一 填制档 号章一 编 目一装 盒。盖档 号章 明示 文件 已进行 归档 鉴
是为《 则》 规 自相矛盾 问题 的解决 。《 则》 ５４ 规 “ ．
编号” ５４ ３和 ５４ ５分别 为 “ 管期 限： 档文 机构（ 问题 ）作 为分类方 ：
案类 目的机构 （ 问题 ） 名称或规范化 简称 ” 。这里 的“ 名 称” 和两个 “ 简称” 都不是类号 ， 编 号” ， 与“ 是矛盾 的。 二是为解 决《 则》 “ 号 ” 档 号编 制规 范 》 规 的 编 与《 （ 以下 简称 《 规范》 不一致 的问题 。档案标 准是一个体 ） 系， 各个标 准之间应 当保持一致 。《 范》 规 规定 ， 文书档 案档号 由全宗 号一 案卷 目录号一 案卷 号一 件 、 （ 页 张
类 名 等 同 于 类 号 的 错 误
、
对 体 例 作 适 当调 整 ， 其 更 符 合 逻 辑 使
将“ ． 装订 与“ ． 分类 ” ５１ ５２ 互换位置 ， “ ． 将 ５４编号”
中除件号编制外 ， 其他部分 移入 “ 分类 ” 条下 ， “ ．” 将 ５ ３ 与 “ ． ．” ５ ４４ 并为文件排列编号 ，５４编号” “． 改为“ 填制档 号” “ （ 归档 章” 应改“ 号章” 见本 文后述 ） 档 ， 。对体例作
定， 确定文件属归档范 围。档号章 中 的全 宗 号和类 号
既可以在 文件归类 后填写 ， 可以在文 件排列 后 与件 也
号一 次性填写 。归档 文件 实体 的分 类 ， 就是 依据分 类 方案将 它们分别归入有关 类中 ， 就是对号 （ 类号） 入座 。
因此 ， 归档文件实体分类所应依据的分类方案 ， 是在整
号） 组成 ， 除收藏有各个历史 时期 的不同政权性质档案 的档案馆 ， 全宗 号前 可加 代字 （ 语拼音 第一个 字母 ） 汉
外， 其他组 成部分都 不用代字 ， 不能 以类名 代类 号 。 更
《 规则 》 规定将 机构（ 问题 ）保 管期 限名称 （ 称 ） 、 简 作类
而且要在编制分类 方案 时同时 赋予 ， 而不 是在 归档 文
件经分类 、 排列后再确定各类类号 。
二是编件 号不 同于 编类号 ， 它是归档文件分 类 、 排 列之后 的一种整 理行为 ， 于排序 的 内容之一 。文件 属
一
经排列 ， 就一定要按顺序编件号 ， 否则排序工作就 不
算完成 ， 各个文件在文件系列 中的位置就不 能体 现 ， 文 件排列工作 的成果 就不能固定。这就是文件排列与件 号编 制 应 当 合 为 一 条 的 理 由 。 三是 之所 以设 “ 填制档 号” 条 （ 编 号” 一 改“ 而设 ） ， 在于 “ 分类” 范中既有设 类规范 ， 规 又有 类号编制 规范 ， “ 档号章” 如何 填写 、 填写什么 ？不统一规定 ， 以确 保 难 整理 的规 范性和高质量 。 二、 每个类都必 须赋 予一个标 记号 （ 类号 ） 纠正把 。
归档 文件按件整 理与立卷整 理相 比， 程序变 少 ， 简 便易行 ， 效率更高 ， 质量更 有保 证。《 归档文 件整 理规 则》 以下简称《 则》 对推 动归档 文件整 理方法 的变 （ 规 ） 革， 确保归档文件按件整理 的规范 以及其质量 ， 起了极 其重要 的作 用。世 上没有 一成 不变 的标 准 ， 事物 要发 展变化 ， 标准就要适 时修订 。国家 的《 准化法》 定 ， 标 规 标准一般 ５ 年修 订一 次。《 则》 规 实施 已 ６年 ， 当进 应 行修订 了。不能 因为《 则》 规 对归档文件整理改革 的功 绩而忽视先天不足和现实需要 ， 贻误修订 时机。 《 规则》 至少有以下几方面应进行修订 ：
一 出 ：“ ｍ ｎ∞ ｎ 叼 ｌｌｎ ｆ ｉｄＤ ｃ ａｎ ”；ｒ ｉ ￣ａａｔ ｉｔ ■ 收 稿 日期 ： ６ ２—２ ＾ 目 ｔ Ｒ ｌ ｉ ｓｏ Ｆｌ ｏｔ ｅｔ ｅ ｓ ｄｐａ ｌ 丑０ ｅ ｍ ｓ ｖｃ ｂｉ ｙ 姗 —０ ８
《 归档 文件整理规则》 应适 时修改
林清澄
（ 西 省 档 案 局 ， 西 太 原 ００ ４ ） 山 山 ３０５
理归档 文件之前就有 的。由于“ 同一全 宗应 保持分 类 方案 的稳定”《 （规则》 ） 每年进行 归档 文件整理 所依 语 ， 据的分类方案可能在 多年前就 已经编制 ， 不是 每年 而 整 理归档文件前 都要 编制 。这 就是把编 制长期执行的 分类方案放在 对归档 文件的具体的整理行为规范之后
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３ ・ 室 业 务 ・ ４ 馆
《 山西档案￣ｏ６ ２ｏ 年第 ２ 期
一 文章缡号 ： ｏ —９５ （０６０ — ０４ ０ 中圈分类号 ：２Ｏ 文献标识码 ： 关键词 ：归档文件整理规则） 修改 ； １ ５ ６２ ２０ ｝２ ０３ — ２ ０ Ｇ７ Ｂ 《 ； 适应性 一 “ ｒ ｎｍｅｔ ｅ ８０ｓ ｆ ｉｄ１ｃ ｍ ｎ ”Ｓ ｕ ｅ ｅｉｄ Ａ ｐ ｔ ｙ Ｌ Ｑｎ —ｃ ｎ ） ＾Ｉ ｇ ｌ Ｒ ｔｎ ｏ Ｆ ｅ ｏｔ ｅｌ ｌ ｌ ｂ Ｒ ｖ ｅ ｐ舶 ｅ （ ｍ ｉ ａ ｌ ｉ ｌ ） ｍ ｓ ｍ ｄ ｓ Ｉ ｇ ｈ ｇ ｅ
此 调 整 的理 由有 三 ：
一
每个类都 必须赋予其表示文件 的概念 的语 词及标 记号 ， 即类名和类号 ， 在前面关于谈编制分 类方案的问
题 时已经说过 ， 处 再次提出 ， 于以下三个原因 ： 此 基
一
是《 则》 称分 类 系指 编制 归档 文 件分 类方 规 所
案， 非归档 文件 的归类 ， 归档文件 归类 的依据和前提 是 条件 。归档文件按件 整理 的工 作流 程是 ： 的确定 及 件 其 装订 和盖档 号章一 文件 归类一文 件的排列一 填制档 号章一 编 目一装 盒。盖档 号章 明示 文件 已进行 归档 鉴
是为《 则》 规 自相矛盾 问题 的解决 。《 则》 ５４ 规 “ ．
编号” ５４ ３和 ５４ ５分别 为 “ 管期 限： 档文 机构（ 问题 ）作 为分类方 ：
案类 目的机构 （ 问题 ） 名称或规范化 简称 ” 。这里 的“ 名 称” 和两个 “ 简称” 都不是类号 ， 编 号” ， 与“ 是矛盾 的。 二是为解 决《 则》 “ 号 ” 档 号编 制规 范 》 规 的 编 与《 （ 以下 简称 《 规范》 不一致 的问题 。档案标 准是一个体 ） 系， 各个标 准之间应 当保持一致 。《 范》 规 规定 ， 文书档 案档号 由全宗 号一 案卷 目录号一 案卷 号一 件 、 （ 页 张
类 名 等 同 于 类 号 的 错 误
、
对 体 例 作 适 当调 整 ， 其 更 符 合 逻 辑 使
将“ ． 装订 与“ ． 分类 ” ５１ ５２ 互换位置 ， “ ． 将 ５４编号”
中除件号编制外 ， 其他部分 移入 “ 分类 ” 条下 ， “ ．” 将 ５ ３ 与 “ ． ．” ５ ４４ 并为文件排列编号 ，５４编号” “． 改为“ 填制档 号” “ （ 归档 章” 应改“ 号章” 见本 文后述 ） 档 ， 。对体例作
定， 确定文件属归档范 围。档号章 中 的全 宗 号和类 号
既可以在 文件归类 后填写 ， 可以在文 件排列 后 与件 也
号一 次性填写 。归档 文件 实体 的分 类 ， 就是 依据分 类 方案将 它们分别归入有关 类中 ， 就是对号 （ 类号） 入座 。
因此 ， 归档文件实体分类所应依据的分类方案 ， 是在整
号） 组成 ， 除收藏有各个历史 时期 的不同政权性质档案 的档案馆 ， 全宗 号前 可加 代字 （ 语拼音 第一个 字母 ） 汉
外， 其他组 成部分都 不用代字 ， 不能 以类名 代类 号 。 更
《 规则 》 规定将 机构（ 问题 ）保 管期 限名称 （ 称 ） 、 简 作类