人事行政前台岗位职责

人事行政前台岗位职责
在一个公司中，人事行政前台是一个非常重要的岗位，起着承上启下、沟通内外的关键作用。

这一岗位看似平凡，实则涵盖了众多繁杂
且重要的职责。

一、接待工作
人事行政前台是公司形象的“代言人”，每天要以热情、专业的态度
迎接每一位来访人员。

当有客人来访时，要及时起身微笑迎接，询问
其来访目的，并引导其前往相应的部门或人员处。

如果是应聘人员，
要为其提供详细的应聘流程指引，安排其填写相关表格，并通知招聘
负责人。

对于预约来访的客人，要提前做好准备工作，确保接待流程的顺畅。

同时，要时刻保持接待区域的整洁、舒适，为来访人员提供良好的环境。

二、电话接听与转接
电话是公司对外沟通的重要渠道之一，人事行政前台需要及时接听
来电，并使用礼貌用语。

在接听电话时，要认真倾听对方的需求，准
确记录重要信息。

对于能够当场解决的问题，要给予清晰、准确的答复；对于需要转接的电话，要迅速、准确地转接到相关人员处，并确
保通话的顺利转接。

在转接电话的过程中，如果相关人员不在，要做好留言记录，并及
时转告。

此外，还要负责处理一些常见的咨询电话，如公司地址、营
业时间等。

三、文件与资料管理
负责公司文件、资料的收发、登记、归档和保管工作。

对于收到的
文件和资料，要进行分类整理，及时传递给相关部门或人员，并跟进
处理结果。

同时，要做好公司档案的管理工作，确保档案的完整、安全和易于
查阅。

定期对档案进行清理和更新，淘汰过期或无用的文件，以节省
存储空间。

四、办公用品与设备管理
负责办公用品的采购、登记、发放和库存管理。

定期盘点办公用品
的库存，根据实际需求及时补充短缺的物品。

同时，要关注办公用品
的使用情况，倡导节约环保，避免浪费。

对于办公设备，如打印机、复印机、传真机等，要进行日常的维护
和保养。

及时发现并处理设备故障，确保办公设备的正常运行。

如果
遇到无法解决的问题，要及时联系专业维修人员进行维修。

五、员工考勤管理
负责员工的考勤记录和统计工作。

每天按时打卡或签到，监督员工
的出勤情况。

对于迟到、早退、旷工等异常情况，要及时记录并上报。

每月末，要对员工的考勤数据进行汇总和统计，生成考勤报表，为
工资核算提供准确的数据支持。

同时，要协助处理员工的请假、调休
等相关事务，确保考勤管理的规范和公正。

六、会议与活动组织
协助组织公司内部的会议和活动。

包括会议的安排、会议室的预订、会议设备的准备等工作。

在会议前，要提前通知参会人员，并准备好
相关的会议资料。

会议期间，要做好会议服务工作，如提供茶水、记录会议内容等。

会议结束后，要及时清理会议室，归还会议设备，并整理会议记录，
跟进会议决议的执行情况。

对于公司的活动，如团建、培训等，要积极参与策划和组织，确保
活动的顺利进行，增强员工的凝聚力和团队合作精神。

七、行政费用管理
负责行政费用的预算编制、费用报销和成本控制。

根据公司的实际
需求，合理制定行政费用的预算方案，并严格按照预算执行。

对于员工的费用报销申请，要认真审核其报销凭证的真实性和合法性，按照公司的财务制度进行报销处理。

同时，要关注行政费用的支
出情况，分析费用的构成和变化趋势，提出合理的节约建议，降低公
司的运营成本。

八、人事相关工作
协助人事部门进行招聘工作。

包括发布招聘信息、筛选简历、安排
面试等。

同时，要负责新员工的入职手续办理，如收集入职资料、签
订劳动合同、办理员工卡等。

此外，还要参与员工的培训和发展工作，如协助组织培训课程、评
估培训效果等。

关注员工的离职情况，办理离职手续，做好离职交接
工作。

九、公司信息维护与保密
负责公司内部信息的维护和更新，如员工通讯录、部门架构图等。

同时，要严格遵守公司的保密制度，妥善保管公司的机密文件和资料，不泄露公司的商业秘密和员工个人信息。

十、其他工作
完成领导交办的其他临时性工作任务。

积极配合公司各部门的工作，为公司的正常运转提供有力的支持和保障。

总之，人事行政前台的工作虽然繁琐，但却至关重要。

这一岗位需
要具备良好的沟通能力、服务意识、组织能力和应变能力，以高效、
优质的服务为公司的发展贡献力量。