合同归档管理

合同归档管理
第1条合同归档管理的目的
为确保合同文件的完整性、安全性和可追溯性，特制定本合同归档管理制度。

第2条合同归档的范围
本制度适用于公司所有合同的归档管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同等。

第3条合同归档的职责
3.1 合同管理部门负责合同的归档工作。

3.2 合同执行部门负责提供合同执行过程中产生的相关文件，并协助合同管理部门进行归档。

3.3 公司其他部门应配合合同管理部门完成合同归档工作。

第4条合同归档的要求
4.1 合同文件应完整、清晰、无遗漏。

4.2 合同文件应按照合同编号、签订日期等信息进行分类。

4.3 合同文件应定期进行整理、检查和更新。

第5条合同归档的程序
5.1 合同签订后，合同执行部门应在三个工作日内将合同原件及复印件提交给合同管理部门。

5.2 合同管理部门收到合同文件后，应在五个工作日内完成归档。

5.3 归档后的合同文件应存放在指定的合同档案室，并做好防潮、防火、防盗等保护措施。

第6条合同档案的保管期限
6.1 合同档案的保管期限应根据合同类型和法律规定确定。

6.2 保管期限届满后，合同管理部门应组织相关部门对合同档案进行评审，决定是否继续保管或销毁。

第7条合同档案的查询与借阅
7.1 公司员工因工作需要查询或借阅合同档案的，应填写《合同档案查询/借阅申请表》，并经部门负责人审批。

7.2 合同档案的借阅期限不得超过一周，逾期未归还的，合同管理部门有权追回。

第8条合同档案的保密
8.1 合同档案属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露。

8.2 合同管理部门应采取有效措施，确保合同档案的安全。

第9条违反合同归档管理制度的处罚
9.1 违反本制度规定，造成合同档案丢失、损坏或泄露的，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

第10条本制度的解释权和修订权归公司所有。

第11条本制度自发布之日起执行。