文档管理作业指导书

文档管理作业指导书
为进一步规范科室往来文件资料及本科室文件资料的治理，便于资料的查找及长期储存，特制订本治理规定。

2.范畴
本科室收文、发文、往来信函资料及科室内部各种资料等
3. 定义
无
4.职责
4.1从医院、学校等下发的医疗、科研、行政类文件由科主任本人或科主任指定专人负责分类治理。

4.2从医院、学校等下发的护理文件由护士长负责分类治理。

4.3要查阅文件需经科主任或护士长同意，并做好登记，及时归还。

4.4各类文档资料选择、整理、归类、储存、销毁由科主任指定专人负责。

5.工作程序
5.1科室收文
5.1.1科室收到文件由护士长用《收文簿》登记（包括收文日期、
来文字号、事由、密级、主办单位等）；
5.1.2先送科室主任、要紧负责人及相关部门阅读，然后送其他有
关需要阅知的对象，收文者进行签收；
5.1.3依照来文的有效期限及储存价值进行取舍，具有储存价值的
文件予以保留，并为每份文件编写科室收文号（收文号以年度为限，第二年的收文重新编号），将收文号记入《收文簿》，以便于查找；
5.1.4若科室人员需借阅相关文件，在护士长进行借阅登记后借出，用后及时归还；
5.1.5文件存放以年度为界限，在第二年初将前一年文件分类归档（如其他院校来文、院办来文、医教部来文、政治部来文等），每个类别编写相应的归档卷号，注意检查卷内文件的联系及卷内文件的储存价值，无储存价值的文件进行销毁。

5.2科室发文
5.2.1依照工作需要拟出预备发文的草稿，经审核无误后填入科室的《发文审批表》；
5.2.2《发文审批表》上详细注明拟稿人、审稿人、主送、抄送部门等；
5.2.3送科主任签字通过后，由行政办编排、校对、打印、用印，记录入《发文簿》，分别交送相关部门执行，各负责人签收；
5.2.4行政办保留一份文件存档；
5.2.5以年度为单位对文件进行整理归档。

5.3其他资料：
5.3.1工作中涉及到各类资料、往来信函等，为便于治理，依照其重要性及类别建档，建档以利于查找为原则，将资料分别纳入相关文档（如会议记录、各类审批表、各类申报材料、各类行政统计数据、各类协议合同、人事资料等）；
5.3.2依照工作情形随时建立新的文档类别及将原有类别进行细化，以适应需要；
5.3.3在第二年初对前一年的资料进行清理，销毁失去储存价值的
资料。

6.相关/支持性文件
无
7.记录
7.1收文簿
7.2发文簿
7.3发文审批表。