标杆地产集团 人力资源 行政管理 邮件规范使用指引v2.1

邮件规范使用指引
(主责部门：大运营中心)
编制杨世金日期2015-11-23
审核陈从宏日期2017-9-6
审核日期
审批日期
修订记录
日期修订状态修改内容修改人审核人审批人2015-11
修订杨世金
-23
2017-4-
修订邮箱安全管理金林强
17
公司邮件规范使用指引
一、邮箱账号规范：
1.企业邮箱域名后缀为姓名全拼@。

2.用户命名规则如下：
（1）姓名的全拼+邮箱域名后缀，如张三为zhangsan@；
（2）重名或重音的按姓名的全拼先命名，然后在姓名后面增数字1、3、5、6、7、8、9……
予以区分。

（3）如果员工有需要个性化的邮箱名，可以跟内控部提出申请，经内控部审核后可以作为邮箱名。

3.企业邮箱初始密码为zldc123456，用户初次登陆后应立刻修改密码并完善个人信息，防止邮
件被其他人恶意篡改。

二、邮箱访问客户端规范：
1.日常办公室通过Foxmail收发。

集团IT部门会提供Foxmail软件下载。

2.移动办公通过浏览器访问。

3.移动手机或平板可通过微信绑定邮箱进行邮件收发。

三、邮件文本及格式规范：
1.邮件内容：
一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。

2.邮件字体：
（1）全文统一；
（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；
（3）字体为正体；
（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。

3.邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4.个人签名：
（1）个人签名档需包括姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、e-mail等内容；
（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码等。

四、邮件语言文字规范：
1.语言表述清楚、简练不能有岐义。

2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3.段落分明、清晰。

4.用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

五、邮件发送规范：
1.邮件必须写明主题。

2.发送邮件需注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员，发送邮
件应遵守以下规则：
（1）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；
（2）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；
（3）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；
（4）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，当事人一般需要回复，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；
（5）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；
（6）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；
（7）连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；
（8）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；
（9）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送。

3.邮件群发
（1）邮件群发只适合于全员公告、通知、重大公司新闻等事项,除此类邮件外不群发;
（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

4.邮件优先级
（1）邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;
（2）不要频繁使用邮件高优先级。

六、邮箱管理：
1、所有办公室人员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使用公司邮箱，不得使用外部邮箱。

2、新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地人力资源中心提交申请运营内控中心开通邮箱帐号；临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置邮箱的应进行标识，如实习生表示成：姓名全拼（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的人员一律不得设置邮箱。

3、员工离职，根据HR离职流程注销此邮箱。

员工所在单位，部门因移交工作可以导出，导入离职员工邮件。

因为工作延续性要继续使用离职人员邮箱接收邮件，可以向运营内控中心提出申请。

4、邮箱使用人必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》和国家其他有关法律、法规、行政规章及公司相关管理制度。

5、邮箱使用人不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。

6、邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢迎或未经允许的垃圾邮件（如广告等），也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定有害信息的电子邮件和信息。

7、违反以上规定，给公司和其他员工造成损失的，由该邮箱使用人承担全部责任，涉及到法律法规的，移交司法机关处理。

七、邮箱安全
1 设置密码不要与用户名、生日、电话号码相同，应字母大小写、数字进行混排，系统60天强制更换密码，邮箱账号密码，更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化。

2 不要将密码告诉其他人，特殊情况需要告之的，使用完毕及时更换密码。

3 在非本人专用电脑上，不要保存邮箱密码，在公共场合（如网吧等）使用邮箱后，必须点“退出”按钮退出邮箱，并关闭所有浏览器窗口。

八、其他注意事项:
1.不要在公司内部群发与政治、宗教相关内容的邮件。

2.工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3.邮件只是众多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。

4.重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。

5.邮件附件的总容量应尽可能少于50M,如附件较大,应采用超大附件发送。

6.无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。

7.需要归档的邮件及时归档留存。

8.对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。