行政部工作分析说明

行政部工作分析说明
一． 市场部组织机构图
1. 行政部与人力资源部的区别 行政部主要任务：对公司行政后勤、总务、捍卫\秘书等任务的指挥、指点、协调、监视、管理的权利 人力资源部岗位性质：担任片面掌管本部的劳资、人事方面的管理任务,对人员的招聘\培训\考核等任务.
三．行政部各职务详细岗位职责描画
1．行政总监
直接下属：总经理
主要任务：规划、指点、协调公司行政效劳支持等各项任务，组织管理下属人员完本钱职任务。

对公司行政后勤、总务、捍卫\秘书等任务的指挥、指点、协调、监视、管理的权利
岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕组织制定行政部任务开展规划、方案与预算方案；
〔2〕组织制定行政管理规章制度及催促、反省制度的贯彻执行；
〔3〕组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，担任外联任务及操持公司所需各项证照；
〔4〕起草及归档公司相关文件；
〔5〕搜集、整理公司外部信息，及时组织编写公司大事记；
〔6〕管理公司重要资质证件；
〔7〕组织好来客接待和相关的外联任务；
〔8〕掌管部门外部的树立任务，树立及维护外部网络；
〔9〕协调公司外部行政人事等任务；
〔10〕对控制本钱的方法提出建议。

职位要求：
◆熟练的中英文写作、口语、阅读才干；
◆优秀的外联与公关才干，具有处置突发事情的才干；
◆较强的剖析、处置效果才干，思绪明晰，思索效果细致；
◆熟练运用办公软件、办公自动化设备。

◆做事客观、严谨担任、踏实、敬业；
◆具有很强的人际沟通、协调、组织才干以及高度的团队肉体，责任心强。

2．行政经理
直接下属：行政总监
主要任务：规划、指点、协调公司行政效劳支持等各项任务，组织管理下属人员完本钱职任务。

对公司行政后勤、总务、捍卫\秘书等任务的指挥、指点、协调、监视、管理的权利
岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕. 担任掌管本部的片面任务组织并催促部门人员片面完本钱部职责范围内的各项任务义务；〔2〕. 贯彻落实本部岗位责任制和任务规范，增强与有关部门协作配合；
〔3〕. 担任组织行政后勤、捍卫任务管理制度的拟订、反省、监视和执行；
〔4〕. 担任组织行政年、季、月度行政后勤、捍卫任务方案。

本着合理浪费的原那么，编制后勤用款方案，搞好行政后勤预算任务；
〔5〕. 做好公司生活用房及财富管理任务。

树立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活效劳的财富帐册；
〔6〕. 担任公司外部治安管理任务。

维护外部治安次第，搞好治安综合管理，预防立功和治安灾祸事故的发作；
〔7〕. 担任做好公司用水、电的管理任务。

仔细抓好水、电的计量基础管理任务，活期反省和维修计量用具，搞好电器设备和线路的保养维修任务；
〔8〕. 担任组织部门人员的培训教育任务。

协同人事部做好各项任务，活期展开岗位优质效劳和业务竞赛评选活动；
〔9〕. 有权向主管指导提议下属人选，并对其任务考核评价；
〔10〕. 按时完成公司指导交办其他任务义务。

职位要求：
◆熟练的中英文写作、口语、阅读才干；
◆热爱公司，有较强的综合协调才干和组织管理才干；
◆能勾搭同事，有较强的任务责任感和事业心；
◆坚持原那么，具有较强警觉性和处置突发事情的才干。

◆具有处置后勤事务任务的耐烦；
◆具有很强的人际沟通、协调、组织才干以及高度的团队肉体，责任心强。

3．总经理秘书
直接下属：行政经理
主要任务：协助总经理完成日常事务性任务
岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕起草公司年度任务总结及总经理讲话稿；
〔2〕起草公司股东会和董事会的会议资料；
〔3〕作好公司重要会议的记载及会议纪要的整理；
〔4〕起草、打印、注销和存档总经理签发文件；
〔5〕协助行政部经理做好公司来宾的接待任务；
〔6〕接听、妥当应对，如有必要，做好记载；
〔7〕掌握总经理的日程布置，为总经理接见访客做好预定任务；
〔8〕收发，并及时交给总经理处置；
〔9〕完成总经理或行政经理交办的其他任务。

职位要求：
◆熟习公司文档管理；
◆良好的中英文写作、口语、阅读才干；
◆熟练运用办公软件及办公自动化设备。

◆良好的组织沟通协调才干；
◆任务细致仔细，慎重细心，条理性强；
◆责任心强，勇于承当应战性的任务；
◆具有开拓肉体和团队肉体。

4．行政秘书〔或其他部门秘书〕
直接下属：行政经理〔或其他部门经理〕
主要任务：布置谈判、向讯问者提供信息、收发日常邮件，停止文档管理，对其他行政和业务方面的任务提供行政支持。

岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕接听，向讯问者提供信息，记载留言，转接；
〔2〕收发与回复日常邮件；
〔3〕撰写会议通知、会议记要、日常信件和任务报告；
〔4〕谈判、会务布置；
〔5〕将信件及其他记载归档；
〔6〕备份信件及其他文档；
〔7〕布置商务游览，做好预订任务；
〔8〕接待访客；
〔9〕推销、分发和控制办公用品；
〔10〕分发钱款，停止复杂的账务管理。

职位要求：
◆熟练运用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、机、复印机等；
◆有良好的文字表达才干，有一定英语基础，具有较强的听说才干。

◆仔细担任，积极自动执行交办任务；
◆任务效率高，条理性强，有团队协作肉体；
◆保密看法强。

5．总务主管〔行政主管〕
直接下属：行政经理
主要任务：协助经理布置、落实行政效劳与后勤总务的支持任务。

岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕组织办好会议接待、文娱等各项活动；
〔2〕协助制定、监视、执行公司行政规章制度；
〔3〕组织公司办自费用的方案、办公用品的购置、管理和发听任务；
〔4〕管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；
〔5〕做好办公室人员考勤和处置各种假期；
〔6〕管理公司的公共卫生、食堂就餐任务；
〔7〕发放日常福利、节日福利；
〔8〕购置、管理和维修公司固定资产；
〔9〕担任办公用品、文具、生活配套设备的管理；
〔10〕做好公司废物〔品〕处置和销售管理任务
〔11〕完成直属下属交办的暂时性任务。

职位要求：
◆较强的管理才干；
◆熟练运用办公软件；
◆做事客观、严谨担任、踏实、敬业；
◆任务细致仔细，慎重细心、责任心强；
◆具有很强的人际沟通协调才干，团队看法强。

6．档案员
直接下属：总务〔行政〕主管
主要任务：做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关任务
岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕严厉执行档案资料保密制度；
〔2〕严厉档案入库制度，仔细做好分类注销，对档案的分类应做到迷信合理，便于查找；
〔3〕档案借阅应按规则操持注销手续，仔细反省到期出借的资料能否完整无损，发现效果及时报告和处置；
〔4〕按有关规则对档案停止例行的保养、管理或销毁。

职位要求：
◆熟习档案管理方法；
◆掌握计算机档案管理信息系统；
◆熟练运用办公软件。

◆严谨、有责任心，有团队协作肉体；
◆任务仔细担任，细致仔细；
◆保密性强。

7．前台
直接下属：总务〔行政〕主管
主要任务：做好公司日常行政事务任务，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕转接总机，收发、信件和报刊；
〔2〕接待来访主人，并通报相关部门；
〔3〕管理办公用品，管理维修打印机、机、复印机等办公器材；
〔4〕打印、复印文件和管理各种表格文件；
〔5〕承办员工考勤和外出注销；
〔6〕布置约会、会议室及差旅预定；
〔7〕保管各种手续、手册；
〔8〕更新和管理员工通讯地址和号码等联络方式；
〔9〕协助组织公司活动。

职位要求：
◆有良好的文字表达才干，有一定的英语基础；
◆熟练运用办公软件、办公自动化设备。

◆任务细致仔细，慎重细心，热情，积极自动；
◆任务效率高，责任心强，具有团队肉体；
◆保密看法强。

8．行政事务〔总务〕管理专员
直接下属：总务〔行政〕主管
主要任务：管理公司的后勤效劳任务、提供后勤保证
岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕布置落实下级要求的各项义务，提供相关效劳和后勤保证；
〔2〕参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监视执行，确保行政后勤管理的顺利停止；
〔3〕担任公司办公家具、设备、用品的选购与运用管理；
〔4〕担任公司各类设备、设备维护，水、电、气、热等动力后勤保证任务；
〔5〕停止宣传与平安反省，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电状况；
〔6〕操持公司购车、车辆年检的相关手续，布置活动用车，并统计人员用车的费用；
〔7〕对公司人员申领办公用品停止记载、发放、管理及流程优化；
〔8〕操持下级暂时交办的其他任务。

职位要求：
◆能依据公司不同时期的开展需求，提供相应的物资设备装备方案；能依据办公需求、市场行情，制定相应的方案及书面汇报；
◆有一定的英语水平，能熟练运用各种办公自动化设备；
◆良好的沟通协调才干、组织布置才干、具有灵敏有序的物料控制才干。

◆人品端正，爱岗敬业，任务态度细致、踏实，能享乐耐劳。

9．物业主管
直接下属：行政经理
主要任务：管理、监视物业的运营，确保房产设备的正常运用运转。

岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕掌管设备的日常运转操作、维修和保养的技术管理任务；
〔2〕布置客户报修的接待、报修任务；
〔3〕管理物业的保安、消防、保安、清洁、绿化等任务；
〔4〕反省与指点维修人员任务；
〔5〕核算及监视房屋、大厦的水电费和管理费。

职位要求：
◆熟习物业管理的运作，有相关知识与阅历；
◆具有一定的财务知识基础；
◆具有较强的组织、管理、协调才干。

◆综合素质较好，具有效劳看法；
◆有较强的责任心、效劳看法及团队协作肉体，擅长与人沟通；
◆任务踏实，能承当较大的任务压力。

10．法律事务主管
直接下属：行政经理
主要任务：指点公司法务虚践，处置公司法律效果，以维护公司法律权益和利益。

岗位职责：〔详细任务〕
〔1〕起草、审查和修正公司各类法律文书及合同；
〔2〕代表公司处置各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益；
〔3〕掌管公司严重运营决策的法律论证和法律保证；
〔4〕担任对公司规章制度、产品停止法律审核，审核公司的合同、制定规范合同；
〔5〕为公司运营管理活动提供法律咨询；
〔6〕管理外聘律师、法律顾问；
〔7〕法律培训。

职位要求：
◆具有良好的法律谈判技巧及社会关系；
◆具有很强的法律逻辑思想才干，十分强的剖析、处置、应变及处置法律效果的任务才干；
◆知晓所属行业法律事务及法规；
◆良好的中英文写作、口语、阅读才干；
◆熟练运用办公软件、办公自动化设备。

◆沟通、协调、言语文字表达才干强；
◆能享乐、敬业，能接受较强的任务压力；
◆任务细致、仔细、严谨，具有团队肉体。