信息平台管理办法

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信息平台管理办法
文件编号:为加强金碧物业有限公司济南分公司自动化办公及信息管理,实现公司信息管理的规范化和科学化,进一步提高公司现代化管理水平,提高工作效率,加强各部门之间的沟通交流,特制定本办法。

具体如下:
1、信息发布的范围
物业公司各部门日常工作开展过程中需地产公司其他部门协调解决的所有需求问题(主要包括但不仅限于工程协调问题、销售环境问题等)均需发布在信息平台上。

(部门间的工作联系单、业务联系函、会议通知等方面的工作联系不得再用纸质版发布)。

若发现客服中心有需求问题未经信息平台发布的;工作联系单、业务联系函、会议通知等类似信息仍以纸质版发布而未经信息平台发布的,给予相关责任部门负责人20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

2、信息平台管理员
物业本部:
恒大绿洲:
恒大名都:
恒大城:
3、信息发布的要求及方式
(1)所有经信息平台发布的需求问题都须填写《客服中心信息平台需求问题发布单》(附件二),经客服中心负责人审批签字后予以上传,并对纸质签字版进行存档。

信息平台管理员建立信息平台台账并及时更新。

(格式详见附件三、附件四)
若发现需求问题未经客服中心负责人签字确认直接发布于信息平台,给予需求问题发布部门负责人、信息平台管理员各20元/次的经济处罚。

如发现信息平台管理员未建立台账,给予50元的经济处罚,未在信息发布24小时内及时更新台账给予10元/次的经济处罚。

(2)发布信息的措辞要求严谨,忌语意模糊、含混不清;内容要求语句连贯、任务目标表达清晰、发布回复真实可信。

若发现信息内容出现明显错误的,给予相关责任部门负责人20元/次的经济处罚;若发现弄虚作假的,给予相关责任部门负责人失职问责的行政处罚,监察管理部考核。

(3)发布需求问题的内容须包括(但不仅限于)具体的问题阐述、责任部门、需要解决的时间以及需求问题目前的进展情况等,其落款内容须包括所属部门、落款人姓名、电话(必须是手机号)、发布时间(须精确到几点几分)。

问题发布格式如下:
标题:××部门发:需××部门、××部门----解决××问题
内容:××项目××期×#楼(若无针对的栋号可不写),需要××部门(可以多个)在××时间内解决××问题,并详细说明该问题的目前进展情况。

部(姓名)(手机号)
年月日点分
若发现发布信息时标题格式、内容要求、落款方式等未按上述要求发布的,给予信息平台管理员20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(4)工作联系单、业务联系函、会议通知等类似信息不能以附件的形式上传,须直接将内容贴在平台上。

若发现有将工作联系单、业务联系函、会议通知等类似信息以附件的形式上传平台的,给予信息平台管理员20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

会议通知(紧急会议除外)须至少提前两天在信息平台上发布,以便给其他部门留出合理的准备时间。

若发现未按此项要求发布信息的,给予客服中心负责人20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

若发现部门间的工作联系、需求问题多次(三次以上,包括三次)未按要求发布在信息平台上的,则给予客服中心负责人失职问责的行政处分,行政人事部、监察管理部联合考核。

(5)信息平台已建立子版块,需求问题须直接发在相应各项目平台子版块的当日文件夹内。

若发现有需求问题未按要求发布到相应子板块的,给予信息平台管理员20
元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(6)与开发建设相关的需求问题须发到各项目的平台上,仅涉及与地产公司某部门之间的跟开发建设无关的需求问题,则须发到相关责任部门平台上。

若发现跟开发建设有关的问题未发到各项目板块上,跟开发建设无关的需求问题未发到相关责任部门平台上的,给予信息管理员20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(7)需求部门所提需求问题须第一时间上报平台(紧急事件、突发事件须先电话沟通,若遇节假日也须电话沟通),所提需求问题须给相关责任部门留出解决问题的合理时间。

对于未能及时上报、错报,影响工作开展或造成工作失误的,一经发现给予相关客服中心负责人50元/次的经济处罚;若瞒报或不报,则给予客服中心负责人100元/次的经济处罚,监察管理部考核。

4、信息回复及跟进要求
(1)信息平台管理员须每天至少一次登陆平台浏览信息(包括节假日),若发现其他部门提出需求问题,立即向客服中心负责人汇报,并及时通知直接责任人,出具相关解决方案。

若不能及时给出问题的解决办法则须预先给出可以解决问题的具体时间。

信息平台管理员须在需求部门提出需求问题24小时内进行回复。

信息平台管理员休班期间须通知当日值班人员代为跟进信息平台情况,并把跟进情况列入《值班记录表》中。

若发现需求部门提出的需求问题,责任部门未在24小时内回复的,证明信息平台管理员未能按要求每天至少一次上平台浏览信息,则给予信息平台管理员20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(2)需求问题提出后,信息平台管理员和提出人须及时跟进该问题的落实情况。

若责任部门的回复已解决问题,信息平台管理员须在24小时内发布该问题的总结,证明需求问题已完全解决。

发布总结时需对责任部门的回复给予评价,不应简单以“××部门收到”、“谢谢配合”等方式了事。

若发现客服中心未及时对需求问题做出总结性的回复,或回复时未对需求问题做出评价,则给予信息平台管理员和需求发布部门负责人各20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

若责任部门的回复未能解决问题,提出人须在24小时内针对责任部门的回复进行反馈,说明解决需求问题尚存在的困难,必要时对需求问题进行补充说明。

若未按上述要求进行反馈的,一经发现给予需求提出部门负责人20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(3)需求问题提出后,拒绝在信息平台上推诿扯皮,推卸责任。

单方回复两条后不能解决问题的,可采用电话沟通的方式解决或上报物业公司负责人,待问题解决后再予以回复。

若发现在信息平台上往来回复超过六条,需求问题仍未得到解决的,给予客服中心负责人100元/次的经济处罚,监察管理部考核。

(4)原则上相关责任部门须在需求问题提出后的3天内解决完成。

若需求问题需超过3天才能解决的,则列入周工作计划进行考核。

(5)若责任部门在回复的答复时间内未按时完成的,给予相关责任部门负责人20元/次的经济处罚,监察管理部考核。

5、监察管理部全面负责信息平台物业相关问题的日常管理工作。

监察管理部负责汇总考核情况,报物业公司总经理审批,由行政人事部执行。

6、安全保密
公司信息平台上所发布的所有文件与信息,公司所有员工都有义务维护其安全,私自泄漏公司机密,给公司造成损失和不良影响的,按公司制定的保密协议规定给与相关人员问责处理。

7、本办法解释权归济南物业公司监察管理部,本办法从发文之日起执行。

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