采供部规章制度.doc

部门概述
采供部是宾馆的物资采供部门，担负宾馆日常经营管理所需的办公用品、客房用品、设备设施零配件、工程维修材料、食品原辅料及酒水、各类重要活动所需物资等的采购职责，并为相关部门采购部分特殊物品事宜提供参考性意见。

采供部负责宾馆物流系统的运行、维护，并有责任将其不断完善、发展，以适应宾馆经营管理实际需要。

同时，建立与之配套的供应商名单，并按照一定的服务、合作标准、指标定期对其进行考核，优胜劣汰，以始终保证宾馆物资供应链的正常运作。

采供部对市场上物资的价格浮动情况始终保持高度关注，并根据宾馆需要及时与供应商进行协调，在保证质量的前提下，实现较为合理的性价比指数。

采供部负责管理、维护宾馆的物资供应体系，履行物料验收、发放职能，对仓库实行科学化管理，合理调配各类仓库物资的库存及进出顺序，将库存物资的资金占用比率和物资损失率控制在合理的范围内。

采供部负责汇总宾馆各部门的物资采购计划，并根据实际库存进行适当调整，上报宾馆管理当局批准。

部门组织结构
总共：7人
岗位职责DUTIES & RESPONSIBILITIES
批准人：采供部经理日期：
TITLE LEVEL
职务：采供部经理级别：部门经理DEPARTMENT SECTION
部门：财务部工作区域：办公室REPORTING REPORTING TO：
报告内容：报告：采供部经理
LINE： SUPERVISES：
管理范围：采供部……………………………………………………………………………………………………JOB SUMMARY：
工作摘要：
全面负责宾馆采供部的日常管理工作，保证按时、按质、按量，并以合理的价格满足各部门的供应要求。

DUTIES & RESPONSIBILITIES：
岗位职责：
1、主持采供部全面工作，提出酒店物资供应计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购供应任务完成。

2、调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。

指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常供应。

3、主持或辅助总经理进行大型采购业务的洽谈，检查并维护与供应商的良好关系。

4、要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有领导责任。

5、按计划完成酒店各类物资的采购任务，有效地控制和监督物品的出入库手续和数量，及时解决有关技术问题，压缩费用开支。

6、服从酒店领导的工作安排，并协调好采供部和其他部门的关系。

7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制；教育并监督部门人员在从事各项工作中不贪污、不贿赂、遵纪守法，认真完成酒店的工作计划和任务。

批准人：采供部经理日期：
TITLE LEVEL
职务：采购员级别：员工
DEPARTMENT SECTION
部门：采供部工作区域：办公室REPORTING REPORTING TO：
报告内容：报告：采供部经理
LINE： SUPERVISES：
管理范围：……………………………………………………………………………………………………
JOB SUMMARY：
工作摘要：
根据部门经理的安排，实施具体采购任务。

DUTIES & RESPONSIBILITIES：
岗位职责：
1、供应商的寻找和开发。

2、建立供应商资料与价格记录。

3、对供应商品的价格、品质、交货日期、能力进行审核评价，确定供应商是否有稳定的供货能力。

4、了解酒店各部门物资的使用情况，认真核实各部门的请购计划，然后根据仓库存货情况拟订采购计划，并做好物资使用计划，防止库存物资积压。

5、对酒店各部门物资采购要合理安排采购顺序，积极配合各部门工作，对采购物资进行分类。

6、决定采购方式和方法，制定合理采购程序。

7、对物资交货日期以及交货进度合理控制。

8、对异常的数量、质量物资进行上报并提出处理意见。

9、进行付款整理、审查工作，做到不拖账、不挂账，严格遵循酒店财务制度，做好采购报账、清账等工作。

10、对市场行情进行经常性调查。

批准人：财务部经理日期：
TITLE LEVEL
职务：仓管员级别：
DEPARTMENT SECTION
部门：采供部工作区域：仓库
REPORTING REPORTING TO：
报告内容：报告：采供部经理
LINE： SUPERVISES：
管理范围：……………………………………………………………………………………………………
JOB SUMMARY：
工作摘要：
负责货物的进出质量把关和保管工作
DUTIES & RESPONSIBILITIES：
岗位职责：
1、做好仓库日常管理事务，经常检查仓库内的温度、湿度，确保仓库贮存条件。

2、做好各种安全防患工作，确保货仓安全，避免发生各类事故。

3、与验收员履行交接手续，确保次品或有问题物资不得入库。

4、定期进行账实核对核查工作，健全仓库保管账目。

5、严格遵守仓库保管纪律，有责任对违反仓库保管纪律的其他人员进行教育。

6、对酒店物资出库要遵循酒店工作程序，接到出库单后及时准备出库物资，并办理好相关出库手续。

7、定期对仓库进行盘点，发现物资残损或变质、短少等应及时查明原因，及时提出处理意见，报上级审查。

工作清单WORKING LIST
所属部门：采供部负责岗位：采购经理WORKINGTASK
工作任务：负责酒店物资供应……………………………………………………………………………………………………WORKING LIST
工作清单：
1、穿好制服
2、打卡
3、对上一天各部门的各类库存物资统计表进行分析，列出本日急需采购的物资，安排采
购员联系供应商进行采购。

4、检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有监督责任。

5、监督检查各采购员的采购进程以及对采购物资的价格控制。

6、教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系。

7、在每天的部门经理例会中，对采购落实情况进行汇报与沟通。

8、调查、咨询酒店物资行情，比较市场供应价格，寻找新的供应商。

9、做好本部门的其它工作任务。

10、打卡
所属部门：采供部负责岗位：采购员
WORKING TASK
工作任务：负责酒店物资供应……………………………………………………………………………………………………WORKING LIST
工作清单：
1、穿好制服
2、打卡
3、了解部门物资需求及各种物资的市场信息，比值论价，降低费用开支。

4、与供应商建立良好的关系，完成酒店采购任务。

5、对各部门急用物资优先安排采购，并及时与供货单位联系。

6、及时与申购部门联系，落实物资的规格、型号、数量、避免差错。

7、履行财务制度，对购进的一切物资应办理进仓手续，手续办妥后，及时到财务报账，不得拖账，挂账。

8、与仓库取得联系，落实当天物资实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。

9、完成采购经理交办的其它任务。

10、打卡。

所属部门：采供部负责岗位：仓库管理员WORKING TASK
工作任务：负责酒店物资保管……………………………………………………………………………………………………WORKING LIST
工作清单：
1、穿好制服
2、打卡
3、查看昨日仓库物资领用情况、物资库存量，对补仓物资及时进行信息的传递。

4、对每日进仓物资按程序办理验收、清点手续，做到入库单与实际收货一致性。

5、对出仓物资按程序办理出仓手续，并及时输入电脑入账。

6、保持仓库清洁卫生，科学合理地堆放物品。

7、每月月末进行实物盘点，做到账实相符，对账实不符的物资进行上报。

服从分配，按时完成领导指派的其它任务。

8、下班前关好门窗、水电，检查是否存在安全隐患，在确保安全无误的情况下方可离开。

9、打卡。

操作程序及工作流程POLICY & PROCEDURE
DEPT： SECTION
所属部门：采供部工作区域：
SUBJECT：
工作内容：申请用款及报销……………………………………………………………………………………………………PROCEDURES：
操作程序：
（一）申请用款操作程序
1、各部门所申请使用的资金必须是经财务部核定报总经理批准后在资金使用计划内的款项，特殊情况除外。

2、需要使用资金和银行转帐支票以及其他付款方式结算时，首先由经办人向本部门经理提出申请，得到同意后，填写用款申请单并注明用款方式。

经部门经理签署意见后依次呈送财务部经理和总经理签名批准。

经办人凭批准的用款申请单到财务部出纳员处办理借（领）现金和银行转帐支票等手续。

3、可办理用款申请单的经办人员由各部门事先确定，并将名单通知财务部备案。

财务依据名单给以接洽。

经办人员应按要求逐栏填写用款申请单，字迹清楚端正。

如领用支票金额填写准确，对方单位名称应提供全称，尽量避免发生差错。

4、备用金、差旅费的申请用款程序按其各自的规定进行办理。

（二）报销操作程序
1、用款使用后进行现金报销结算时，需将发票整理齐全。

如果发票数量较多，应按票面金额大小分类粘贴，以利复核（如公路交通费、停车费、各种车票等）。

发票若附有入库单和鲜活直送单时，入库单必须有采购员、验收员（仓库保管员）、餐饮成本核算员、餐厅厨师长、餐饮部经理五人签名有效。

采供部与食品、饮料、鲜活直送品供应商的结算，按宾馆与供应商所签订的付款期限进行，结算审批手续按支票领用和现金报销操作程序执行。

入库单和鲜活直送单作为报销凭证一并附上。

发票前粘贴费用报销单。

2、经办人员填写费用报销单报销现金时，应注意发票金额与报销金额必须一致，字迹清楚端正，大小写不得有误，逐栏填写不留空格，空白的栏目作划线处理。

由经办人在发票背面签名并写明用途，然后请本部门经理签名初审，初审后依次呈请财务部经理、总经理审批。

办妥审批手续的报销单方可到财务部取款。

3、报销现金的发票如金额较小，可把几张发票置放一起，使用一张费用报销单。

未使用费用报销单的发票不予办理报销。

4、使用支票购货的发票应连同入库单在交回财务部前，先由经办人在发票背面签名，再请本部门经理在发票背面签名确认，然后交财务部销号入账，若本次报销发票超过申请用款金额10%时，应再呈请财务部经理和总经理加以签名审核后交财务部。

使用备用金人员的购货发票也因填写费用报销单，经本部门经理初审后依次呈请财务部经理、总经理审批，方可交财务部出纳人员报销。

5、出纳员管理规定
财务部出纳员在领发、支付现金和支票时，必须严格执行有关规章制度，认真仔细把关，不得超出职权范围擅自越位。

如有此类情况一经发现，即严肃处理，情节严重的将追究法律责任。

DEPT： SECTION
所属部门：采供部工作区域：
SUBJECT：
工作内容：物资采购申批……………………………………………………………………………………………………PROCEDURES：
操作程序
1、申购部门填写“请购单”一式三份，并注明品名、规格、数量及要求到货时间，经部门经理批签后，报总经理批签后交采供部采购。

2、仓库必备物资由仓库保管员根据制定的最低定额和最高限额管理办法，直接填写请购单，经采供经理（价格高、数量多或特别物品需财务经理或总经理）批签后，由采购员实施采购。

3、仓库必备物资的采购，采购员需将三家以上的报价，报采供部经理签批，重大项目还需财务经理、总经理审定签字后，采购员才能实施采购。

5、原则上要求供应商送货到仓库。

由仓库保管员进行质量、数量验收。

6、货款结算以合同、仓库验收为准。

7、付款方式按合同约定方式进行，无合同约定的货款以财务结算制度为准。

8、计划外物品、零星物品采购由使用部门提前填报请购单，经使用部门经理签字、财务部、总经理批准后报采供部。

9、采供部经理对采供递交的请购单进行审核。

特别重大物品或特殊物品由财务部经理、总经理签批。

10、采购员凭审批后请购单，实施采购。

11、2000元以上大型设备和固定资产的采购计划由分管领导审核，总经理批准后，采购员实施采购。

2000元以下一般物资的采购由分管领导批准后，交采购员实施采购。

DEPT： SECTION
所属部门：采供部工作区域：
SUBJECT：
工作内容：物资采购……………………………………………………………………………………………………PROCEDURES：
操作程序：
1、确保宾馆所有物资采购处于控制及监督状态，并符合各部门经营管理的要求。

2、本程序适用于宾馆工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、酒水、饮料、办公用品、印刷品、日用品等产品的采购、保管及发放的控制。

3、总经理具有合格供应商名录的最终审批权。

4、办公室和财务部共享合格供应商的审核权，但双方须达成一致审核意见。

5、财务部负责对采购物资价格的监督和检查。

6、采供部负责对宾馆的工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、酒水、饮料、办公用品、印刷品、日用品等产品的采购、验证及相关供应商的控制。

7、财务部具有对所采购物资质量的验收权。

8、财务部仓库负责对其他采购物资的质量和数量的验收、入库及保管发放工作；如有必要，会同相关使用部门共同验收、入库。

9、供应商三证齐全，产品质量符合国家有关的法律法规。

10、供应商能提供健全完善的质量管理体系及市场销售情况报表或资料。

11、对供应商企业的规模及背景实力（人员素质、同行业的评价、资信情况）调查。

12、对供应商实际操作能力（价格、付款方式的优惠和送货的及时）考察。

13、供应商售后服务能力（退货换货配件的供应和设备维护保障能力等）考察。

14、对供应商合作情况的考察。

15、年底由宾馆采供部按评价标准，对供应商进行调查，收集相关资料，报总经理办公室和财务部。

总经理和财务部根据上报资料，在派专人对供应商资质进行调查的同时，应召开宾馆部门经理会议，了解各供应商所提供物品的实际使用情况，从中筛选比较，产生第二年合格供应商名录，呈送总经理批准。

16、采供部执行下一年度的采购计划时，必须从当年年底产生的合格供应商名录中挑选供应商，执行采购任务（特殊情况除外）。

17、透明采购原则。

合格供应商的确认，由总经理和财务部经理全权负责，常用的工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、办公用品、印刷品、日用品等产品原则上从宾馆当年选定的合格供应商处采购，力争通过明折明价明扣来加强采购管理，降低采购成本。

18、验收工作轮换原则。

为规范宾馆管理，加强内部监督与控制，鲜活直送验收员归口财务部管理，对验收工作实行定期轮换制，原则上一年一次。

可采用部门内部员工间的工作互换。

19、财务询价与核价原则。

无论是计划内还是计划外的采购，均实行货比三家原则，必须先由采供部提供三家报价，财务部经常派员到相关市场调查，经核准后，实施采购。

餐饮鲜活品价格实行每十天定一次价，由餐饮部、财务部、采供部三方共同派员共同进行市场询价，共同签字确认的价格为准。

确认后的价格在执行期内不再受市场价格波动而变化。

20、采购实施计划的申报
各部门在当月25日前，将本部门下月申购计划一式二份，报至采供部，由仓库根据库存情况编制“月度物资补仓计划”，由财务部经理进行初审，并经总经理审核批准后，将申购计划交采供部。

21、计划内采购。

凡已列入“月度物资采购计划”的物品需采购时，由使用部门填写“申购单”（一式四份）报采供部仓库，仓库根据库存核定采购数量递交采供部，采供部提供三家供应商报价，由财务部派员核实，经财务部经理签字确认，报总经理批准后，方可实施采购任务。

22、计划外采购。

凡未列入宾馆“月度物资采购计划”的申购、采购行为，均属计划外采购。

各部门必须严格控制计划外采购，计划外采购物品由使用部门填写紧急报告单，呈报总经理批准后，采供部会同使用部门找三家供应商报价，经财务部人员核价，财务部经理初审，由总经理批准后方可实施采购任务。

23、餐饮鲜活品的采购。

餐饮鲜活品（包括水产类、肉类、家禽类、蔬菜类等）定价要及时、完善、面广，需向多家供应商询价，每十天定一次价，由餐饮部、财务部、采供部三方共同派员共同进行市场询价，共同签字确认的价格为准。

确认后的价格在执行期内不再受市场价格波动而变化。

以减少定价失误。

24、物资的验收、发放和付款方式
仓库保管员负责采购物资质量和数量的验收和发放。

采供部购入物资送至仓库，由仓库保管员根据采购申请批准单的数量、单价进行验收，验收时要严把质量关，必要时会同使用部门共同验收，对不符合质量、数量、规格的物资一律拒收，当天必须填妥“入库单”（一式四联）分发相关部门并输入电脑系统。

使用部门对所用物品发现有质量等问题的，应及时与仓库保管员联系，确属质量问题的由仓库验收员通知采购员负责与供应商调换。

仓库保管员在发出物资时应遵循“先进先出”的原则，因人为原因导致物资失少、过期、变质等的损失由仓库保管员负责赔偿。

25、负责对工程物资质量的验收。

财务部验收员负责对工程物资采购、工程改扩建等方面的质量把关，如发现物资质量不合格应及时向供应商（承包商）提出退货、调换或限期整改。

26、采购物资货款由财务部统一安排支付。

宾馆各项采购物资的货款支付由财务部统一安排，各项物资（除工程物资、改扩建工程外）从验收入库并取得对方单位发票之日起，原则上三个月内付清。

27、供应商所赠送的物资全部入库，仓库保管员验收后，建立备查账。

28、废弃物资的变卖由采供部仓库负责，变卖收入交财务部统一管理。

29、餐饮部泔水回收所得款项全部交由财务部统一集中管理。

DEPT： SECTION
所属部门：采供部工作区域：
SUBJECT：
工作内容：验收、仓管核算……………………………………………………………………………………………PROCEDURES：
操作程序
1.、仓库保管员对所采购的货物，严格按照审批的数量、规格、型号验收、严格把好质量关。

2.、经检查无误后，在送货单或入库单上签字，然后做好记帐工作。

3、对入库的货物，应按规格、型号、分类堆放，并做到有货必有卡，有卡必有帐，卡、帐、物三相符。

4、仓库保管员在发货时，应做到先进先出、后进后出，并定期进行清点，发现霉变、破损、应及时办理物资退库或报废手续。

5、仓库保管员发货时，必须按照发货审批手续发货，同时严格掌握对在库货物的保质期，对即将到期物品，应提前向采购员反映，并报告采供部经理，以便及时进行处理。

6、仓库保管员发货时，应核对领料单的品名、数量、规格是否相符，物品出库领用部门填写的经部门经理签名的有效物料领用单方能给予发货。

7、仓库保管员对任何部门、任何人员均应严格先办手续后提货的程序发货，严禁先发货后补单或以白条代手续的做法。

8、每月底进行实物盘点，做到帐帐相符，帐卡相符，帐物相符。

9、电池等办公用品，各部门领用应遵循以旧换新的领用制度（无法调换的物品除外）。

10、严格执行仓库安全操作规程，仓库内严禁存放私人物品或代存其他单位物品，不得会客，禁止吸烟，做到人走灯灭，离库锁门，防止发生火灾和偷盗事故。

11、仓库保管人员应熟悉物资的特性，精心做好在库商品的养护工作，根据仓库的温度、湿度、光照等因素，考虑存放期限，采用通风、降温、吸潮、防漏、防变质等工作方法，注意经常检查、确保财产物资的安全完整。

12、保管员根据入库验收单、领料单记帐，登记明细账。

13、凭仓库领料单，按分类帐目，逐一进行实物消帐。

14、记帐要及时，及时对帐、做到帐卡相符，帐帐相符。

15、盘点后发现盈亏，应及时办理审批调帐手续。

16、每月末对库存物资进行盘点核对，发现问题，应找出原因，及时处理。

17、对入库单、领料单等有效凭证，应装订成册，妥善保管。

表单
FORM
宏都宾馆用款申请单
申请部门：日期：
结算方式：（）现金、（）支票、（）汇票、（）汇款
总经理：副总经理：
财务部经理：部门经理：申请人：
宏都宾馆费用报销单
总经理：副总经理：
财务部经理：部门经理：申请人：
供应商：供应商编号：
发票号：收货日期：请购部门：
此单一式四联，第一联财务；第二联成本核算；第三联仓库核算；第四联采购留底
供应商：供应商编号：
发票号：收货日期：请购部门：
此单一式四联，第一联财务；第二联成本核算；第三联仓库核算；第四联采购留底
商品入库单
日期：
此单一式四联，第一联财务；第二联商场；第三联经手人；第四联供应商
领用部门：班组：领用日期：
此单一式三联，第一联财务核算，第二联仓库核算，第三联领用部门
领用部门：班组：领用日期：
此单一式三联，第一联财务核算，第二联仓库核算，第三联领用部门
杭州宏都宾馆采供部Hangzhou Capital star hotel Stocking Dept.
２９宏都宾馆鲜活直送商品验收单
供应商验收日期：年月日。