档案提供利用及统计

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模块6 档案提供利用及统计
1 任务12 为公司各部门提供档案服务 2 任务13
任务12
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扬帆集团成立15年了，文件数量逐年增长，各部门对档案的利用需求逐 年增加，公司要求档案室加强信息服务，并采用现代化手段提高查询效
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任务12
收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需 求。档案部门只有将档案纳入利用实践，使档案所具有的特殊功能与档 案用户的利用需求发生一定的关系，才能充分发挥档案的积极作用，为
任务12
2 （1）确定开放期。根据我国有关法律法规的规定，我国档案的开放期
一般为自档案形成之日起满30 （2）开放档案鉴别工作的组织领导。 国家各级档案馆对业已达到开放条件的档案，应组织开放档案鉴定小组，
及时展开鉴别工作。
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任务12
（3）档案的解密、降密。 根据1991年9月27日国家档案局、国家保密局发布的《各级国家档案馆
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任务13
1 档案统计工作的基本要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作
的专业要求两个层次。 （1 ① 重要性原则，或称必要性原则。这一原则主要体现在统计对象及其统
计项目的选择确定（即统计设计阶段所要解决的基本问题）上。 ② 可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可进行量的
③ 科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、反映客
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任务13
④ 真实性原则。它是指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析 出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。
⑤ 规范化、体系化、制度化原则。 （2）档案统计工作的专业要求：适应专业特点，切合工作实际，解决
上一页下一页返回12档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据通过口头包括电话或书面形式向利用者提供档案解答提出的有关档案专业知识档案利用手续各种档案规章制度档案检索途径等方面的问档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方式是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术向利用者提供非纸质载体的数字化档案
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任务12
开放档案就是将一般可以公开的解除封闭，向社会开放，允许档案用户 1 （1）物质条件。对准备开放的或业已列入开放范围的档案，应加强整
理和鉴别，使之有目可查，有规可依。档案内容应依据国家有关保密法 规文件的规定，进行认真鉴别核查。档案馆还应为用户提供较好的阅览 （2）检索条件。档案馆在充分利用原有案卷目录的基础上，编制开放 档案目录、文件目录、分类目录、专题目录、主题目录、人名索引、地
（Байду номын сангаас （2 （3）建立档案信息咨询档案，掌握咨询工作情况，汲取经验教训，摸
（4 （5
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任务13
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任务13
档案室为了更好地管理档案，计划向总公司申请购置一批设备，需要将
要想申请购置设备，必须将档案管理的基本情况进行统计，并对未来5 年内的档案数量的增长进行预测分析，为领导决策提供有力的数据支持。
任务13
1 本机关的档案统计工作的目的，主要是为了发现本档案室管理工作中存
在的问题，得出既定性又定量的正确认识，以便为采取措施解决问题改 2 统计的目的、任务决定了统计指标。应当根据统计的目的、任务来确定
统计指标。档案统计指标就是反映档案工作领域中总体现象的数量概念 （1
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任务12
（1）直接利用，即到档案部门直接查询电子档案。 （2）提供拷贝，即向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用
的载体应随不同利用对象而异。 （3）通信传输，即通过网络环境直接传递档案信息。 （4）网络服务，这是近年来基于互联网建立起来的一种全新的档案提
供利用方式。
档案的提供利用工作，亦称“档案利用服务”，是档案保管部门以所收 藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供利用档案
（1）通过提供档案原件。 （2）通过提供档案副本或复制品。 （3）通过提供档案信息加工品。
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任务12
1 阅览服务是指档案部门根据自身条件和利用需要，设立专门的档案阅览
① 统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性 因素。
② 具体统计项目（指标）的设置、统计方法上的使用应力求对上述各方 面情况有精确具体的描述。
③ 根据档案工作量大、工作周期长，各档案机构情况复杂、差别较大且 互相独立性较强等特点，适当控制统计工作规模、类型及其频率。
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（1）对比分析。又称比较分析或比较研究。其基本方法是对可比的对 象进行对照比较，以发现其异同、差距或规律。对比分析可分为横向对 比和纵向对比。
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任务13
（2）相关因素分析。用于分析研究造成某种现象的种种相关因素（成 （3）系统分析。是一种对具有系统性的现象和过程进行分析研究的方 5 将统计分析结果撰写成统计分析报告。报告中应当说明报告的目的、统
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任务13
（1）根据《档案总登记簿》，通过统计案卷移入、移出、销毁的数量，
（2）根据几年来档案数量增长的比率、移入与移出的比率、增加与销 毁的比率，预测未来5
（3 （4
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谢谢观赏
表13-1
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表13-2 档案利用效果登记表
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表13-3
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表13-4
馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，凡涉及下述内容的档
① 凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国
② ③ ④ ⑤ ⑥ 其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。
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任务12
3 （1）公布权。属于国家所有的档案由国家授权的档案馆或有关机关公
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任务12
3 档案复制服务指根据档案原件制发复制本的档案利用服务方式。复制本
有两种：一是副本，即反映档案原件所有组成部分的复制本；二是摘录，
4 制发档案证明的服务是指根据利用者的询问和要求，为证实某种事实(如
审理案件、工龄、学历、职称和财产证明等)在室藏档案内有无记载和如 何记载并摘抄而出具的书面证明材料。
为了满足各部门对档案信息大量快速的查询需求，档案部门必须熟悉室 藏档案的成分、内容和检索工具的使用方法，主动了解各部门工作利用 档案的需求，把握其需求规律，有针对性地做好档案利用服务工作。运 用多种方式为企业管理提供档案信息并处理好利用与保密的关系是档案 部门的基本任务。
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任务12
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任务13
档案登记工作就是对档案管理活动中所出现的所有重要的事实、行为和 数据进行随时随地的记录。机关档案登记的工具是指用于记录机关登记
（1）卷内文件目录（见模块3 （2）案卷目录（见模块4 （3）案卷文件目录（见模块5 （4）文号索引（见模块5 （5）档案清点检查登记本。
计数据的来源、统计分析的要点，列出统计表，然后指明统计结论。统
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任务13
档案统计目的是计划向总公司申请购置一批设备，所以必须要统计档案 现有的实际数量，并对未来5年内的档案数量的增长进行预测分析，为
（1 （2）选择相对数表示几年来档案数量增长的比率、移入与移出的比率、 （3）选择平均数表示档案装具的平均档案藏量，用于计算出需要增加
任务13
（2 ① ② ③ ④ 统计指标运用平均数必须遵循总体同质性的原则，即必须是同类现象 3 本机关的档案统计应当从本档案室有关的簿册、表格中获取统计指标数
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任务13
4 分析统计指标，是对统计指标数值进行分析、研究，从中发现趋向性和
规律性的认识，进而形成明确的统计结论。 分析与整理都是为了形成统 计结论进而达到统计目的的手段。分析与整理互相促进，其结果主要表
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任务13
用于记录对库房内档案进行清点检查的情况。登记的内容包括清点检查 的日期、原因、所发现问题、结论等。登记形式可采用专门印制的由表
（6）档案借阅登记簿（见表13-1 （7）档案利用效果登记表（见表13-2 （8）档案销毁清册（见模块4 （9）档案交接文据（见表13-3 （10）档案总登记簿（见表13-4
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任务12
（3）制度条件。建立健全开放档案的利用管理制度，具体规定开放档 （4）社会档案意识条件。档案部门必须通过各种有效途径，向社会宣
传开放档案的有关情况，积极报道开放档案的新信息，以激发和引导档 案用户开发利用业已开放的档案，提高整个社会的开放档案意识水平，
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任务12
5 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据，通过口
头(包括电话)或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的有关档案专 业知识、档案利用手续、各种档案规章制度、档案检索途径等方面的问 题。 6 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的 新型利用方式，是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向
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任务12
2 档案外借服务，指为了满足利用档案者的特殊利用需求暂时把档案借出，
由利用者在档案室外面使用档案的服务方式。一般情况下，档案是不准 外借使用的。 外借档案服务工作程序和要求：档案利用者外借档案，应当经过主管领 导批准；对外借档案进行控制，一次外借的档案数量不宜过多，使用的 时间不应过长；外借档案应履行交接手续，在“借阅档案登记簿”和 “档案代卷卡”上进行登记，并将代卷卡放到所借档案的存放位置上； 对外借档案到期不归还者，应及时催还，如果利用者确实需要继续使用， 应经过批准办理续借手续；对归还的档案，应清点、检查，将档案放到 原存放位置，并在“借阅档案登记簿”和“档案代卷卡”上注明。如果 发现外借档案有被污损、拆散、撕破、抽换和散失等现象，应及时作出
室，供利用者查阅利用档案。通过阅览服务，档案工作人员能为利用者 直接提供所需档案材料、解答各种询问，迅速、准确地满足利用者的需
档案阅览服务的条件：应有专供阅览档案的房间——阅览室，阅览室应 与档案库房邻近，不能与库房混合使用，面积大小可根据利用人数的多 少和房间条件确定；应有必要的设备和档案检索工具，阅览室一般应当 设置服务台、阅览桌、目录柜等，配备档案检索工具和工具书、参考资 料等；公布阅览档案的制度，阅览档案的制度应规定阅览档案的时间、
布，未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所 有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关
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任务12
（2 ① ② ③ ④ 出版发行档案史料（全文或摘录）、汇编以及公布出售档案复制件； ⑤ ⑥
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任务12
档案室为了更好地给公司各部门提供档案信息服务，可以通过以下方式