谈信息时代电子档案的管理

谈信息时代电子档案的管理
摘要：信息时代的到来，计算机及多媒体的广泛应用，办公自动化、计算机辅
助设计、制造以及互联网的应用越来越广泛,促使文件从传统的纸质形态转为以电
子形态为主,未来多数文件将以电子文件的形式而存在。

文件的形式存在的获取和
存储、利用等方式也发生了不同原来纸质档案的巨大变化，这些变化也对电子档
案的全过程管理也提出了新的挑战和要求。

针对以上新的挑战和管理中遇到的问
题本文提出了一些具体的实施方案。

关键词：信息时代；电子档案；管理
一、电子档案的优越性及特点
电子档案是指通过计算机硬盘、光盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，
相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

它是电子计算机在档案
管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。

电子档案以其现代化手段,
在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,日益为档
案界瞩目。

1.电子档案具有独特的优越性
（1）电子档案改变办公方式，实现文档一体化，提高办公效率
在传统的办公和管理环境中，由于纸质文件的大量存在，单位、档案馆各自
承担着保存文件和档案的巨大压力。

电子档案是利用计算机及网络对电子文件从
生产到归档过程中产生的，能够实现文件和档案全过程的管理，达到文件和档案
管理利用的最佳效果，使文件与档案工作成为一个完整的体系，实现文件与档案
的一体化管理。

电子文件的出现改变了传统的办公方式，实现了信息处理的自动化，减轻了工作的压力。

（2）电子档案能进行网络化传输，充分发挥信息资源共享的优势
网络技术的发展，信息化已经运用到各行各业，网络信息技术的应用，使得
信息资源的共享得以实现，电子档案文件作为信息资源的一种方式，它能够充分
发挥共享的优势，使得广大群众可以通过网络远程查询所需档案文件，而不需跑
到档案馆去实地查询。

（3）便于快速检索和远程检索
传统的档案管理模式中，纸质档案检索耗时费力，效率低下，而电子档案文
件可以通过计算机高速运算的优势实现文档的快速检索，通过计算机网络检索技
术将各单位独立存放的文件档案资源加以整合，集中管理，形成一个统一的利用
平台，实现远程检索，大大发挥了电子文件信息的优势。

（4）电子档案可以集成多元化信息，并且减少存储空间
传统的纸质档案很难把文字、数据、图形、图像和语音等信息有机结合在一
种介质上，电子档案文件可以将以上信息集成为一体，形成复合电子档案文件。

随着新型存储介质的出现，将大大缩小存储空间。

二、电子档案管理遇到的问题
1.电子档案的真实性、可靠性问题
电子文件的特点在于信息与载体的易分离性,且文档信息极易于被复制、删除、修改并通过网络进行远距离传输。

这些特点影响了电子文件的真实性和可靠性,容
易使人们对其产生不信任感。

2.电子档案的安全管理问题
计算机特别是网络的运用,大大方便了档案的管理者和利用者,但同时也带来了
保密性和安全性方面的问题。

网络中存在有大量电脑病毒和技艺高超的黑客,一旦
存有重要电子档案的计算机感染上病毒或受到黑客攻击,造成的损失将是灾难性的。

3.电子档案的保管问题
虽然电子档案的存储介质需要的保管空间比较小，但是它们对环境温度和湿度、磁性和其它条件要求更高。

如果不符合特定的存储条件，可能会导致存储载
体的损坏，从而造成信息损失。

三、电子档案管理的措施
有以上分析可知，电子档案管理方法与传统的纸制档案管理存在巨大不同，
给档案管理部门传统的管理方法带来冲击。

如何管理电子档案，科学有效的利用，是一门不容忽视的学问。

所以针对以上问题，采取以下应对措施。

1.电子档案的收集和加密防改处理
针对电子档案的真实性和可靠性问题，根据国家行业标准《电子文件归档与
电子档案管理规范》对本单位的电子文件的归档范围、归档的方法和要求做出具
体的规定，以确保电子档案信息的准确录入工作。

对归档后的电子档案文件设置
采用“双密钥码”等技术对信息进行加密，确保信息在传输中的原始性、真实性。

具体为：（1）电子文件加密。

主要有静态加密技术和动态加密技术。

静态加密
目前市场上如word，wps等应用程序就是运用这种加密口令或密钥证书功能。

动
态加密技术也可称为实时加密或者透明加密技术，它在电子文件生成，编辑过程
中自动的为电子文件信息进行加密，其加（解）密的过程均在计算机后台中进行，无需操作者对电子文件进行人工干预。

而对“非法”操作者，通过其他途径即便得
到这些电子文件，由于电子文件经过动态加密，文件也无法使用。

（2）签署技术。

电子文件的签署技术一般包括以下两种：证书式数字签名和手写式数字签名。

手写式数字签名类似于手写输入方式，表现形式直观，屏幕显示出来的笔迹与纸
质文件上新笔签名一样比较容易辨认。

数字签名是由字母和数字组合串成，它利
用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名的技术。

通过签署技术对电子文件的运
用有效地保证了电子文件的原始性和真实性。

（3）防写处理。

将文件属性设置
为“只读”状态，用户只能读取该文件信息而不能对其作任何修改。

如果使用只读
光盘cd-rom只提供使用者阅读信息而不能添加或删除文件内容信息，这些手段
都有效防止用户修改电子文件内容确保了电子文件的真实性和可靠性。

（4）为
电子文件加水印。

其方法有数字水印技术，数字水印这种技术有可能成为保障电
子文件信息安全的一种新的技术补充。

2.电子档案信息的安全保护
针对网络病毒和黑客的攻击，采用以下措施：
（1）采用防火墙。

逻辑上防火墙是一个分离器，一个限制器，也是一个分析器，有效地监控了内部网和internet之间的任何活动，保证了内部网络的安全，
有效阻止黑客通过系统漏洞功击计算机。

（2）访问权限控制。

访问权限控制是网络环境下保护电子文件信息安全的主要手段之一，它保证电子文件信息的网络资源不被非法访问和利用，通过多种手
段例如对用户身份验证，得到合法性的权限方可访问电子文件的数据信息，有效
防止不法人员随意接触电子文件。

对电子文件的制作、更改、使用、阅览等权限
设定在界定的范围内，从而提高了电子文件的安全性。

（3）信息备份与恢复。

基于网络的不安全性，定期对电子文档信息备份是防止电子文件信息丢失或者失真的一种补救措施。

为了电子档案的长期保存，对存
储在载体上的文件应定期进行抽样检测，监控已归档光盘的关键技术指标，适时
实施光盘的数据迁移。

3.电子档案的保管
（1）电子档案的载体选用。

目前最适合长久保存电子档案的载体有硬盘、一次性写入型金或白金盘。

电子档案数据传输或交换时，应尽量使用内存。

（2）电子档案载体的保护。

a）不要直接在光盘上贴标签，会影响甚至破坏光驱。

b）盘片对光和温度比较敏感，因此要注意放光防高温。

c）尽量避免在光盘数据面造成划痕，影响数据的读取。

d）对于磁介质要控制适宜的温度，防止外来磁场，防止灰尘，防止机械振动和避免强光。

参考文献
[1]王灵,王宁.《电子文件管理理论与实务》.。