档案管理办法(定)

大渡河龙头石水电开发有限责任公司档案管理办法
大渡河龙头石水电开发有限责任公司
二00五年八月
第一章档案收集管理标准 (1)
第一条主题内容及适用范围 (1)
第二条引用标准 (1)
第三条管理职能 (1)
第四条收集范围 (2)
第五条收集方法 (11)
第六条收集要求 (11)
第二章档案分类细则 (12)
第一条主题内容及适用范围 (12)
第二条引用标准及政策文件 (12)
第三条名词术语 (13)
第四条分类原则 (13)
第五条分类管理 (13)
第六条案卷编号 (13)
第七条保管期限 (15)
第八条案卷排列方法 (15)
第九条类目及类号设置 (16)
第三章档案整理管理标准 (16)
第一条主题内容及运用范围 (16)
第二条引用标准 (16)
第三条名词术语 (16)
第四条档案整理工作的原则 (16)
第五条档案整理工作的内容 (16)
第六条整理工作的程序和要求 (17)
第四章档案立卷归档制度 (19)
第五章档案保密工作管理标准 (20)
第一条主题内容及适用范围 (20)
第二条引用标准 (20)
第三条档案密级划分 (20)
第四条档案密级设定 (20)
第五条不同密级档案查看权限的设定 (21)
第六章档案开发利用制度 (21)
第一条主题内容及适用范围 (21)
第二条档案利用的权限范围 (21)
第三条档案信息的开发 (22)
第四条档案利用及服务 (22)
第五条档案借阅流程 (23)
第七章档案保管管理规定 (24)
第一条主题内容及适用范围 (24)
第二条档案保管工作的管理 (24)
第三条档案保管条件 (25)
第四条档案保管工作内容及要求 (25)
第八章档案鉴定、销毁制度 (26)
第一条档案鉴定制度 (26)
第二条档案销毁制度 (27)
第九章档案管理管理规定 (28)
附录1: 文书档案分类表 (30)
附录2: 技术档案分类表 (31)
附录3：档案保管期限表 (52)
附录4：档案密级表 (61)
大渡河龙头石水电开发有限责任公司
档案管理办法
为规范公司档案管理工作，为公司积累门类齐全的档案资料，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及《档案工作条例》的规定，特制定本办法。

第一章档案收集管理标准
第一条主题内容及适用范围
本标准规定了档案收集工作的管理职能、收集范围、收集方法、收集要求、检查与考核等。

本标准适用于公司档案的收集工作。

第二条引用标准
国档发（1987）7号《国营企业档案管理暂行规定》
国档发（1997）27号《机关档案业务建设规定》
国档发（1988）4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
第三条管理职能
1、行政部：负责收集工程前期文件、工程建设管理文件以及声像档案、人事档案、实物档案和计算机软件等相关资料。

2、工程管理部：负责收集整理在工作、活动中形成的工程技术档案及其他相关文
件
资料。

3、计划合同部：负责收集整理跟工程合同、工程计划、工程投资、工程进度、工
程
统计等有关的文件资料。

4、机电物资部：负责收集整理机电设备采购合同，出厂质量合格证明、设备装箱
单、
开箱记录、设备图纸使用说明、设备安装调试记录；负责收集整理跟工程有关的物资材料调研、组织、质量、管理等方面的文件资料;负责收集整理在工作、活动中形成的其他文件资料。

5、征地移民部：负责收集整理跟工程有关的征地移民文件资料。

6、财务部：负责收集公司所有的会计档案。

7、公司每一位员工都有收集档案材料的义务。

第四条收集范围
1、本公司工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种科技、文书文件材料，包括：收发电文、内部文件、会议记录、技术文件、图纸图表、出版物原稿、印模、照片、底片、录音录像、实物及计算机软件等。

2、收集的具体内容按归档及不归档范围的规定执行。

3、归档及不归档范围。

3.1文书文件归档范围
3.1.1上级公司的文件材料
a 上级公司召开的需要贯彻执行的主要文件材料。

b 上级公司颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规文件。

c 党和国家领导人、人民代表、上级公司领导等视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

d 代上级公司草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

e 上级公司转发本公司的文件。

f 上级公司任免、奖惩：非本公司工作人员的文件普发供参阅文件材料。

g 上级公司发来供工作参考的抄件。

3.1.2本公司的文件材料
a 本公司领导会议文件材料，本公司召开的工作会议、专业会议纪要。

全套会议文件和各种声像材料。

b 本公司颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

c 本公司的请示与上级公司的批复文件。

d 本公司及其内部职能部门活动形成的的工作计划总结、报告。

e 反映本公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料。

f 本公司检查下级公司工作、调查研究形成的重要文件材料。

g 本公司或本公司汇总的统计报表和统计分析资料（含计算机盘片等）。

h 本公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

i 本公司工会和内部组织机构在工作活动中形成的主要文件材料。

j 本公司形成的来访材料、领导的指示和本公司处理来访材料形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

k 公司领导人公务活动形成的重要信件、电报电话记录、从外公司带回来的与公司有关的未经文件处理登记的文件材料。

l 本公司及本公司批准的有关区域文件。

解决山林、地界、水利纠纷、征用土地、移民搬迁以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料。

本公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。

m 本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料。

n 本公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料。

o 本公司的大事记。

年鉴、反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片。

录音、录像等文件材料。

p 本公司（包括上报和下批）干部任免（包括备案调配、培训、专业技术职务评定、聘任）、员工名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、调资、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。

q 本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

r 本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本。

s 本公司与有关公司单位签订的各种合同、协议书等文件。

t 本公司与外国的条约。

议定书、协定、合同。

换文（正、副本）和公司外事活动中形成的请示、报告、计划。

考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

u 各种普查工作形成的文件材料。

3.1.3同级公司和非隶属公司的文件材料
a 同级公司和非隶属公司颁发的非公司主管业务但需要执行的法规性文件。

b 有关业务对本公司工作检查形成的重要文件。

c 同级公司和非隶属公司与公司联系、协商工作的重要来往文件
3.1.4下级公司的文件材料
a 下级公司送来的参阅的简报、情况反映。

b 下级公司抄报备案的一般性文件材料。

3.2科技文件归档范围
3.2.1可行性研究、任务书
a 项目申请书及批复文件。

b 可行性研究报告及审查意见。

c 项目核准过程中的有关评估报告及审查意见。

d 环境预测、调查报告。

c 设计任务书、计划任务书。

3.2.2设计基础材料
a 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明。

b 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。

c 水文、气象、地震等其他设计基础材料。

3.2.3设计文件
a 招标设计文件（即招标书）。

b 技施工图设计。

c 技术秘密材料、专利文件。

d 设计计算书。

e 关键技术试验。

f 总体现划设计。

g 设计评价、鉴定及审批。

3.2.4工程管理文件
a 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿、协议书。

b 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。

c 施工执照。

d 环保、消防、卫生等文件，水、暖、电气供应协议书。

3.2.5施工文件
a 土建文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。

⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
⑶原材料及构件出厂证明、质量鉴定。

⑷建筑材料试验报告。

⑸设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定。

⑹施工定位测量、地质勘测。

⑺土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图。

⑻施工记录、日记、大事记。

⑼隐蔽工程验收记录。

⑽工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告。

⑾分项、分部单位工程质量检查、评定。

⑿交工验收记录证明。

⒀施工总结、技术总结。

⒁竣工报告、竣工验收报告。

b 设备及管线安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。

⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施。

⑶设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批。

⑷焊接试验记录、报告、施工检验、探伤。

⑸隐蔽工程检查验收记录。

⑹强度、密闭性试验报告。

⑺设备调试记录。

⑻施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告。

⑼系统调试、试验记录。

⑽管线清洗、通水、消毒记录。

⑾管线标高、位置、坡度测量记录。

⑿中间交工验收记录证明、工程质量评定。

⒀竣工报告、竣工验收报告。

c 电气仪表安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要。

⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施。

⑶设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批。

⑷调试、整定记录。

⑸性能测试和校核。

⑹施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告。

⑺操作、联动试验。

⑻电气装置交接记录。

⑼中间交工验收记录、工程质量评定。

⑽竣工报告、竣工验收报告。

3.2.6竣工文件
a 项目竣工验收报告。

b 全部竣工图。

c 项目质量评审材料。

d 工程现场声像材料。

e 竣工验收会议决议文件。

3.2.7生产技术准备、试生产
a 技术准备计划。

b 试生产管理、技术责任制。

c 开停车方案。

d 设备试车、验收、运转、维护记录。

f 安全操作规程、事故分析报告。

g 运行记录。

h 技术培训材料。

i 产品技术参数、性能、图纸。

j 工业卫生、劳动保护材料
3.2.8工艺、设备
a 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结。

b 产品检验、包装、工装图、检测记录。

c 设备、材料出厂合格证。

d 设备、材料装箱中、开箱记录。

e 设备图纸、说明书。

f 设备测绘、验收记录。

g 设备安装调试、测定数据、性能鉴定。

3.2.9涉外文件
a 招投标文件。

b 合同、合同附件。

c 谈判协议或备忘录。

d 谈判记录。

e 谈判过程中外商提交的材料。

f 出国考察及收集到的有关材料。

g 国外各设计阶段文件。

h 各设计阶段审查或咨询意见。

i 技术问题来往函电。

j 国外设备材料检验及设计联络。

l 开箱检验记录、商检及索赔。

m 国外设备、材料的防腐保护措施
n 外国技术人员现场提供的文件材料。

3.2.10财务、器材管理
a 财务计划、年度计划。

b 工程概算、预算、决算。

c 主要材料消耗、器材管理
d 交付使用的固定资产。

3.2.11其他资料
a 有关的国外技术标准。

b 有关的专利说明。

3.2.12科研项目
a 科研项目立项报告、任务书、批准书。

b 协议书、委托书、合同。

c 研究记录、图表、照片。

d 试验记录、图表、照片。

e 试验分析、计算、整理数据。

f 试验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范、说明书。

g 试验装置操作规程、安全措施、事故分析。

h 阶段报告科研报告、技术鉴定。

i 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。

j 考察报告、重要课题研究会议及专业会议文件。

3.3不归档范围
3.3.1上级公司的文件
a 上级公司征求意见不能定稿的文件。

3.3.2本公司的文件材料
a 重份文件。

b 无参考利用价值的事务性、临时性文件。

c 未经会议讨论、未经领导审阅、签发的不生效文件、电报稿、一般性文件的历次
修改稿（重要法规性文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔个性稿和负责人签字的最后定稿除外）
d 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e 无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的
员工来信。

f 公司内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等。

g 本公司负责人兼任外公司职务形成的与本公司无关的文件材料。

h 为参考目的从各方面收集的文件材料。

3.3.3下级公司的文件材料
a 下级公司送来的不应抄报或不必备案的文件材料。

b 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。

第五条收集方法
1、文书档案按收发文字号收集。

随时做好“账外”文件收集工作。

2、科技档案采取参加工程项目验收，重要设备开箱、科研成果鉴定等方式收集，并
按年度收集产品类档案材料。

3、会计档案按年度及形式（凭证、账簿、报表）收集。

4、声像档案采取参加本公司的重要工作和活动的方式收集。

5、实物档案以上级有关表彰决定的文件为依据收集。

6、人事档案按员工姓名收集。

7、计算机软件按开头项目收集。

第六条收集要求
1、本公司的重要工作和活动须有档案收集部门的人员参加摄制或收集档案材料，同
时在有关记录、验收单、开箱单上注明档案材料收集情况、并签名，否则财经部门不予办理有关结算手续。

2、移交档案材料须填写移交清单一式二份。

收集人员清点核实，经交接双方签名后
各存一份，接收人员以此为接收记录。

3、收集的档案材料的制成材料必须符合长期保存的要求。

3.1纸张要求：文书档案使用本公司统一的文稿纸、打字纸、打印纸、复印纸。

纸张
大小用A4纸；科技档案使用A系统标准纸。

特殊情况下纸张可以加长，严禁超宽。

严禁使用计算机压感纸编制档案材料。

3.2书写要求：编制档案材料必须使用蓝黑墨水、墨汁、或打印、印刷材料。

严禁
使用圆珠笔、铅笔、复写纸等不利于长期保管的书写材料。

4、档案材料的编制须符合有关质量要求。

字迹清楚、工整、各种文件材料、工程文
字材料、票据、专门制作的竣工图及加盖竣工章的竣工图等、均需签字完毕。

5、收集的档案材料应为原件，一般不收集复印人。

6、收集的档案材料应不缺张页、正件附件、正本副本、请示与批复、转发文原件等
齐全完整。

7、对收集到的不符合以上要求的档案材料，须责令用关单位重新编制或收集。

8、收集的档案材料需按以上要求进行收集鉴定，确保收集材料的完整、准确、系统。

归档率应达98%以上、完整率应达95%以上。

9、收集的份数及时间规定如下：
9.1档案材料一般收集一份，其中重要的档案材料收集两份。

9.2每年4月底以前完成上年底会计档案及按年度归档的其它门类和载体。

9.3文书文件在办理完成后即可收集；科技档案、计算机软件应在项目工作结束后两
个月内完成收集工作。

9.4声像档案在事件发生的同时摄制收集。

第二章档案分类细则
第一条主题内容及适用范围
本标准规定了公司档案的实体分类原则、分类管理、案卷编号、保管期限、案卷排列方法、类目及类号的设置、检查与考核等。

本标准适用于公司档案的实体分类、整理、排架、鉴定等工作。

第二条引用标准及政策文件
国档发（1997）7号《国营企业档案管理暂行规定》
DA/T22－2000《归档文件整理规则》
财预字（1084）第85号《会计档案管理办法》
能源办［1991］231号《电力工业企业档案分类规则》
第三条名词术语
类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成分。

类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

第四条分类原则
1、档案分类坚持以一个立档单位的全部档案为分类对象的原则。

2、档案分类以管理职能和档案内容及其形式特点为依据，保持档案之间的有机联系
的原则。

3、档案分类须坚持便于科学管理与开发利用的原则。

第五条分类管理
1、档案管理采用“年度-类别-保管期限”法分类管理。

类别的划分详见附录1、附录
2，文书档案分至二级类目，科技档案分至四级类目。

2、会计档案按“年度―形式（报表、帐簿、凭证）―保管期限”分类。

3、声像和实物档案按“年度―问题”分类。

第六条案卷编号
1、文书档案的编号方法：
文书档案的编号由年度、类别、案卷号组成，各号之间用“—”号隔开，年度应填写本年度的四位全称（如2005）类别由二级类目组成，案卷号由001—999标示。

例如：2005 -- 21 -- 001
案卷号
类别（经营管理综合）
年度全称（2005表示2005年度）
2、科技档案档号的编号方法：
2.1科技文字档案编号
科技文字档案的案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，按三段数字编号，各号之间用“—”号隔开，分别代表目录代号—分类号—案卷号；目录代号由四位数组成，其中前两位01代表大渡河龙头石水电站，后两位分机组代号，公共部分取00，不同机组分别取01，02，03，04；分类号由四级类目组成，各级类目均使用0至9标识；案卷顺序号采用001至999标识。

例：水电工程文字档案档号（0100-8415-001）
0100 -- 8 4 1 5 -- 001
案卷号
四级类目（防雷及接地系统）
三级类目（电气一次系统）
二级类目（电气及自动化）
一级类目（基本建设）
目录号（前二位01代表大渡河龙头石水电站，后二位02表示2#机组）
2.2科技声像档案的案卷编号
科技声像档案的案卷编号由目录代号、分类号和案卷号组成，按三段数字编号，
各号之间用“—”号隔开，分别代表目录代号—分类号—案卷号；目录代号由四位数组成，其中前两位01代表大渡河龙头石水电站，后两位分机组代号，公共部分取00，不同机组分别取01，02，03，04；分类号由三级类目组成，前二级类目均使用0至9标识，第三级类目采用A至F标识，其中A：代表照片，B：代表录音带，C：代表录相带，D：代表磁盘，E：代表光盘，F：代表底片；案卷顺序号采用001至999标识。

例如：0102 –84A -- 01
案卷号（案卷顺序号）
分类号（电气及自动化照片）
目录代号（前二位01代表大渡河龙头石水电站，后二位02表示2#机组）
3、会计档案的采用三段编号方法：
2005－原始凭证－01
案卷号
分类号
年度代号
第七条保管期限
1、档案保管期限按规定分为定期、短期、长期、永久四种。

其中：定期有：三年、
五年、十五年、二十五年；短期为十五年；长期为五十年；永久为永远保存。

2、各类档案的保管期限确定依据本办法附录3执行.
3、确定档案保管期限坚持“就长不就短”的原则。

第八条案卷排列方法
1、各门类、不同载体和全宗的档案分别排列。

2、文书档案、会计档案、声像档案按年度、类别和保管期限（从小到大）顺序排列。

3、科技档案按类目（从小到大）顺序，预留间隔的方式排列。

4、人事档案按姓氏笔划为序，预留间隔的方式排列。

5、实物档案按问题排列。

6、声像档案按年度排列。

第九条类目及类号设置
类目和类号设置依据于《电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表》编制。

第三章档案整理管理标准
第一条主题内容及运用范围
本标准规定了公司档案整理工作的原则、内容、程序、要求、检查与考核等,适用于龙头石公司的档案整理工作。

第二条引用标准
1、DA/T22-2000《归档文件整理规则》
2、GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成一般要求》
3、财务（1984）第85号《会计档案管理办法》
第三条名词术语
档案整理：通常指档案实体整理，是将零散的和需进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目、组成有序的档案整体的工作过程。

第四条档案整理工作的原则
1、持以全宗整理档案的原则。

即将一个立档单位形成的全部材料进行整理。

2、坚持档案材料的收集的单位负责整理的原则。

3、整理档案必须保持文件之间的有机联系，否则将破坏文件体系的本来面貌和利用
价值。

4、整理档案应充分利用原有的整理基础，不要轻易打乱，破坏以往整理和保存的历
史状况。

5、整理档案必须坚持便于保管和利用的原则。

第五条档案整理工作的内容
1、区别全宗：即将不同的立档单位形成的档案材料区别开。

2、装订：即将归档文件按件装订。

3、分类：即将全宗内的材料分别按有关分类方法和分类细则分门别类的分开。

4、排列：将归档文件按规定顺序进行排列。

5、编号：按照排列顺序和分类方案，对归档文件逐件编号；对科学档案进行分卷装
盒，卷内文件打印页号；对案卷编写档号。

6、装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面盒脊及备考表项目。

7、建立或补充全宗卷。

第六条整理工作的程序和要求
1、区别全宗
1.1全宗号的规定：公司全宗号由上级档案主管部门给定，公司所属立档单位的全宗
号按二位数字编号，由公司确定其全宗号。

1.2将收集到的档案材料按不同的立档单位分开。

2、分类（在一个全宗内，下同）
2.1对收集来的材料进行清理，判定其保存价值，剔除无保存价值的材料和重份材料。

2.2对归档材料进行完整性审查，补充收集缺张页的材料和应归档和重份材料。

2.3按照本公司《档案分类细则》规定的分类方法。

对照《分类表》逐份逐件对号分
类，分到每个相应类目中。

3、立卷
3.1将分到各类目中和不同保管期限的材料分别装入不同案卷，每一类或每一个问题
及不同保管期限分别装卷，不得混问题、混保管期限装入同一卷内；材料较多的
分装成若干卷。

3.2分装材料入卷时，不得拆件，必须保持其自然形成规律和材料间的有机联系。

坚
持密不可分的原则。

3.3涉及前后两年工作的一份材料，一般分入后一年的案卷中，为便查询，可复印一
分装入后一年的案卷中。

4、排序
4.1归档文件材料区别不同情况进行排列，密不可分的材料依序排列在一起，即批示
在前请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非拆讼案件的结论性材料在前，依据材料在后；其它文件材料依其形成规律和特点排列。

4.2案卷排列按本公司《分类细则》的规定执行。

5、编号
5.1新立卷的卷内材料按排列顺序，凡有效张页均依次编写页号，页号从1开始编流
水号，科技档案正面编在右下角，背面编在左下角，文书档案编在右上角。

5.2向已有案卷中补充材料，应放在案卷最后，并按照排列按原有案卷中档案材料的
最后的一页页号依次编号。

禁止在已有案卷的中间插入材料，确需插入的须重新编页号。

5.3声像材料应在装具上或在声像材料的背脊上逐件编号。

5.4按照归档文件排列顺序，分保管期限、年度、问题编写件号、件号从1开始编流
水号。

6、编目
6.1文书档案按照归档文件件号顺序编制归档文件目录，编制方法、目录格式及填写
要求等按DA/T22-2000的规定执行。

6.2科技档案按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录，目录格式统一由档案室
印制。

6.3题名填写应为材料的全名，不得更改和简化；没有题名或虽有题名但无实质内容
的材料要重新拟写；缺责任者、日期的材料要考证清楚，填入有关项目。

6.4声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

7、填写案卷封皮
7.1科技档案填写案卷题名。

拟写题名要求文字简练、内容明了易懂，并置于卷内目。