档案员培训—归档文件整理细则

档案员培训班讲义

第一讲：归档文件整理规则

一、概述：

《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。

下面，我们来了解一下几个基本定义：

二、基本定义：

1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。

2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。

但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。

三、整理原则：P111

1、遵循文件的形成规律。

2、保持文件之间的有机联系。

3、区分不同价值。

4、便于保管利用。

四、质量要求：

1、归档文件应齐全完整。

2、破损的文件应予以修整。

3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。

4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。

五、整理方法、步骤：

整理方法、步骤我们分10步来讲。

1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。

2、清除不须归档的文件材料

主要有以下四种情况：

（1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等

（2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。

（3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。

（4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。

3、装订

（1）归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。

（2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。有以下几种情况：

正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。

在具体做法上要注意以下几点：P113

① 文件正文与不同稿本。文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。

② 正文与附件。附件作为正文的补充说明或参考材料，一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

③ 正文与文件处理单等。文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。这类复制件应当与原件作为一件。

④ 批转、转发文件与被批转、转发文件。批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分，应当作为一件。

⑤ 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应当按其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

⑥ 来文与复文。此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。此类文件可以作为一件，也可分别各作为一件，具体处理方式可以由单位视情况掌握。

（3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。

（4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。（当然还有一些其他的材料）。我们一般采用线装比较好（在实践工作中，我们一般把薄“件”用缝纫机踩，厚“件”用“三孔一线”装订）。

4、加盖归档章

（1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。归档章规格为：长45MM，宽16MM，分为均匀的6格。式样如下：（实体的归档章为6个空格，刻章时可不把字刻出来。）

归档章样式：

（2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。如果领导批示占用了上述位置，也可加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。

5、归档文件的分类

归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。

下面，我们首先来了解一下几种分类方法：P114

（1）按年度分类：就是根据形成和处理文件的年度对

归档文件进行分类。第份文件都有形成时间，有的文件还有针对时间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。下面还有几种情况，按以下方式确定所属年度归档：

① 计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按成文（落款）日期为准。电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。

② 跨年度召开的会议，分类时统一归入会议闭幕年度整理归档（2008年12月29日召开，2009年1月3日结束的会议，材料放2009年归档）。

③ 查处案件中形成的文件材料，分类时统一归入办结年度归档（不管案子办了几年，哪怕办了10年长的时间，一律都统一归入办结年度归档）。

④ 几份文件作为一件时，分类时统一以装订在前面文件的年度进行归档。

⑤ 没有落款日期的文件材料，应当通过对照等手段考证文件的准确日期或推定近似日期，据以按年度归档。

⑥ 对在有专门年度中形成的文件材料，如教学年度，应当按照专门年度归档。

⑦ 临时性机构，存在时间长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。

（2）按机构分类：就是根据文书处理阶段形成和处理

文件的的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名（如业务股、办公室、库房管理股等）。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

采用机构分类法，原则上以发文机构的名称归入该机构的类中。但是，下列4种情况的文件材料的处置方法是：

①业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应当归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构。

②由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。

③立档单位内设的临时机构，应和其他机构同样设类，形成的归档文件归入该类保存。

④立档单位职能机构下，又设机构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构下设机构进行分类（如“办公室下又设秘书科”）。

（3）按问题分类

按问题分类，就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

采用按问题分类，只有在不适合按机构分类时，才采用。不能同时采用机构分类法。问题类别与类名，应当根据内部机构的职能来设置，不能按文种设“材料类”、“文件类”、“电报类”、“通知类”等。而应当按具体职能设类，如“党群类”、“业务类“等。

（4）按保管期限分类

按保管期限分类，就是根据国家档案局规定的文书档案保管期限对归档文件进行分类。对在2006年以前形成的文书档案就按1987年12月4日国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》，把它分为永久、长期、短期；对2006年以后形成的文书档案则按国家档案局2006年12月18日颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，把它分为永久和定期，定期又分为30年和10年。

（5）复式分类法

我们整理归档文件时，不能单独采用任何一种分类方法，都必须由两种以上分类法组成一种复式分类方法进行整理归档文件。下面介绍几种复式分类法：

①年度—机构—保管期限分类法。

就是将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。

此分类方案为：

2007年：办公室……永久、30年、10年

业务股……永久、30年、10年

人事股……永久、30年、10年

…………

2008年：办公室……永久、30年、10年