物业公司档案管理分类表
(档案管理)档案分类表(大类)
伊敏电厂三期工程档案分类、归档范围、保管期限表（8大类）归档类目归档范围归档内容（主要归档文件）保管期限归档说明800 工程前期文件由建设单位收集、整理8000 项目核准文件1、建设单位逐级上报的请示文件2、项目核准文件永久国家发改委核准发文3、项目开工报批及批准文件永久企业自行按项目建设程序审批项目厂址批报文件1、有关选厂址请示文件及地方各行政主管单位的审批文件（文物、矿产、渔业、航道、军事设施、航空等有关单位）永久原分类表未设选厂址文件类目，由于选厂址批准文件是申报项目核准依据性文件，特放此类。
2、建设规划许可证永久城建规划范围内项目应办理，由地方规划部门核发3、选厂址规划部门出具的“建设项目选址意见书”永久地方规划部门并出具8001 项目可行性研究文件1、初步可行性研究报告文件、审查会会议纪要、审查意见永久一般由地区性设计院审查2、可行性研究报告文件、审查会会议纪要、审查意见永久由电力规划总院审查3、接入系统可研报告文件、审查会会议纪要、审查意见永久地方电网行政管理部门4、铁路专用线可研报告会议纪要、审查意见永久铁路专用线由交通、铁路有关部门审查8002 项目各项评估文件1、项目评估及论证文件永久建设单位委托专门机构出具报告，由各有关行政管理部门审批2、安全预评价报告及备案文件永久国家安全生产监督局备案3、水资源评估及论证文件永久4、矿产资源评估及论证文件永久8002 项目各项评估文件5、职业病危害评价及审批文件永久地方卫生部门备案6、地震安全性评价、地质灾害评价及评审意见永久7、项目资金（借贷承诺）评估及论证文件等永久8、码头、铁路专用线的评估及论证文件永久8003 环境预测及调查报告1、环境影响评价大纲、环境影响报告书及审批文件永久建设单位委托专门机构出具报告，国家环保部审批2、环境影响评估及论证文件永久3、水土保持方案及审批文件永久地方水利行政管理部门审批4、文物、矿产、地质等调查报告永久文物、矿产、地质等部门出具的报告8004 设计、计划任务书永久801 设计基础文件由勘察设计院提供8010 地质材料1、建设用地勘察报告及图纸永久2、灰场、坝址、码头、铁路等地质勘察及图纸永久3、水文地质勘测报告永久4、重要土岩石样及说明等永久5、地形、地貌图永久8011 地形材料1、项目用地测量报告及图纸永久由勘察设计院提供2、灰土场、煤场、坝址、码头、铁路等用地测量报告及图纸永久8012 水文、气象、地震材料有关项目的水文、气象、地震文件材料永久由水文、气象、地震等相应单位提供8013 水质、水源材料水源地调查及水质分析报告等永久8014 燃料分析材料选煤及煤质分析报告永久由电力设计院802 设计文件8020 初步设计文件1、初步设计（初设收口）文件及审查文件（概算）永久电力规划总院审查2、设计方案、初步设计（初设最终版）等永久由电力设计院提供3、执行概算及批准文件永久上级主管部门审批8021 技术设计1、司令图等永久由电力设计院提供8022 施工图设计1、施工图（整套）长期由电力设计院提供2、施工图预算长期由电力设计院提供8023 施工组织设计文件1、建设项目施工组织总设计长期可由建设单位委托电力设计院编制2、施工单位编制的施工组织总设计及审批单、批准文件长期各标段施工单位编制，监理和业主方审批803 工程管理文件由建设（法人）单位收集、整理8030 建设用地、征地、拆迁文件1、建设单位申请用地的请示及各级地方土地管理部门关于建设用地的审批文件永久由各级地方国土资源部审批并逐级上报国家土地资源部批准。
物业集团公司行政档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业集团公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门、子公司及所属单位行政档案的管理工作。
第三条行政档案是指集团公司及其所属单位在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第二章档案分类与归档第四条行政档案分为以下类别：1. 机关文书档案：包括文件、报告、请示、通知、会议纪要、讲话稿等；2. 机关印信档案：包括印章、图章、戳记等；3. 机关人事档案：包括干部人事档案、员工档案等；4. 机关财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；5. 机关固定资产档案：包括固定资产购置、维修、报废等档案；6. 机关合同档案：包括合同、协议、协议书等；7. 机关其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条行政档案归档应遵循以下原则：1. 及时归档：各部门、子公司及所属单位应在文件形成或事件结束后及时归档；2. 完整归档：归档的档案应包括文件的正文、附件、抄送件等；3. 准确归档：归档的档案应按照档案分类标准进行分类，确保档案的准确性和完整性；4. 安全归档：归档的档案应按照规定采取安全措施，确保档案的物理安全和信息安全。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等条件；3. 档案柜应上锁，并设立档案目录；4. 档案借阅应办理借阅手续，不得擅自复制、摘抄、外借档案。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，保护档案的合法权益；2. 档案利用应经档案管理部门批准，不得擅自对外提供档案；3. 档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 档案利用不得损害档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下规定：1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核批准；2. 档案销毁应采用焚毁、化浆、碎纸等方式，确保档案内容不被泄露；3. 档案销毁后，应将销毁记录报档案管理部门备案。
物业公司档案管理分类表
3
项目施工跟进计划及跟进记录资料
长期
5-4
营销配合介入
1
营销活动配合记录
长期
2
营销过程中有关物业法律文书
长期
5-5
竣工验收介入
1
竣工验收中存在的问题
长期
2
竣工验收中问题处理意见记录
长期
8.7物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
3年
2-4
考勤管理
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
3
员工加班记录
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
6
员工考勤月报表
长期
2-5
绩效考核
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
2-6
薪资管理
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
3
工资发放记录
长期
10
员工福利用品发放记录
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
人力资源管理
11
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
2
员工月扌报表
档案分类、归档范围表
计划管理
2
长期 永久 永久 长期 重要：长期 一般：短期 长期 长期 长期 重要：长期 一般：短期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 永久 永久 永久 短期 短期 短期 年度：永久 其他：短期
统计工作
3
经营 管理
U 财务管理 4
产品销售
5
经营 管理
U
企业管理
1、企业管理计划、总结 2、企业管理规定、通知 3、岗位责任制 4、企业规章制度
归档分类归档范围表
一级类目 名称 代号 二级类目 名称 代号 归档范围 1、重要的工程建设会议材料 2、通知、名单、日程、报告 讲话、决定 纪要和重要的声像资料 1、档案工作制度、办法、规定等 2、档案移交清单、销毁清册 3、档案利用开发成果 4、图书、资料工作材料 5、统计报表 勘察 规划 B C 工程地质 地形测量 总体规划 详细规划 分区规划 1 2 1 2 3 合同、成果、预（决）算书等 保管期限
长期
长期
永久 长期 长期 永久 长期
长期
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
园林 绿化
J
按工程项 目设置二 级类目， 按子项工 程设置三 及类目 按载体设 置二级类 目，按问 题或项目 设置三级 类目
参照“民用建筑类归档范围”保存本公司 工作必须的文件材料
会议
1
永久 长期 永久 长期 短期 年报:永久 其他：短期 永久
综合
A 档案管理 2
申请、批复、设计合同、预（决）算书、 永久 设计图等 1、产权与工程技术资料 2、住（用）户档案 3、装修档案 4、维修资料 5、治安交通管理资料 6、设备设施管理资料（包括消防） 7、绿化清洁资料 8、社会文化资料 9、员工管理资料 10、业主反馈资料 11、行政文件资料 12、业主管委会资料 请示、批复等
物业公司物业管理档案分类目录
基础管理文件资料管理质量体系文件质量手册\工作手册内审资料/外审资料管理评审资料(质检报告)质量记录清样管理办法流程(作业指导书)公司\相关单位\项目文件公司发文物业管理处、各部门上报公司文件外来文件(上级部门、开辟建设单位、相关单位) 证照\法律法规\收费标准证照管理法律法规及相关资料(见书目及卷内目录)收费标准项目资料／创优资料合同协议物业管理合同(1)前期物业服务协议(2)业主暂时公约专项服务合同基础技术资料管理总平面图、平面图竣工资料、竣工图竣工资料竣工图(1)建造竣工图(2)结构竣工图(3)水施竣工图(4)电施竣工图(5)设施竣工图工程决算、竣工验收供电系统弱电系统电梯系统给排水系统消防系统房屋权属清册(清册及房屋权属变更清单)房号对照一览表权属清册变更表公共设施设备清单设施设备清单设施设备变更记录业主档案客户通讯录业主档案分户资料一期一单元(01—01)一期二单元(01—02)人力资源管理(1)人员花名册(2)个人培训计划(3)离职人员照片\资料标识资料管理财务管理主营业务收费情况(1)费用减免报告(2)年度财务现金预算编制底稿财务联派工单统计情况(1)特约服务派工单(维修费)(2)特约服务派工单(暂时抄水电表单子)(3)特约服务派工单(家政)收费统计情况(1)电费发票复印件(2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表(2)水电气应收对付统计表(3)住户入住变动情况表(4)财产物资申购表物资物品的管理(1)物资物品申购(2)库存材料盘点表(3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根(5)出库单存根(6)钥匙管理内部管理记录项目内部发文(1)内部发文(2)发文签收表计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划) 会议记要及内部沟通会议记要内部通知、通报。
培训(培训记录、教案)培训记录相关资料采集(剪报/公司案例集等)考核、考勤(1)维修工月绩考核表(2)保安队员月绩考核表(3)物管处考勤签到表(4)物管处考勤表及考勤统计表(5)保洁考勤表及考核表服务管理敬告住户(包括月度物业服务报告)服务记录特约服务派工单(维修、家政)邮件管理(邮件收发登记表)保洁特约服务管理外来人员办证记录拾遗物品记录服务的监视、测量日巡视记录客户意见回访单客户意见征询统计上半年住户意见征询(1)上半年住户意见征询表(2)上半年住户意见征询表统计汇总(3)上半年住户意见分析报告下半年住户意见征询(1)下半年住户意见征询表(2)下半年住户意见征询表汇总(3)下半年住户意见分析报告客户投诉受理记录本装修管理(1)装修进程(2)维修日巡视记录表(装修进程)(3)秩序维护队装修巡视记录(4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案)(5)违章通知书(见业主档案)空置房管理空置房巡视记录公共设施设备管理共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检定计划日常管理(1)重点设施巡查记录(2)设施设备事故报告单(3)装修现场巡查表(4)库房管理记录强电系统(1)发机电运行记录(2)配电室运行记录(3)配电室值班交接记录(4)停送电操作票(5)配电柜检修工作票(6)强电系统巡检报告弱电系统(1)弱电系统巡检报告(2)网络地址分配电梯系统(1)电梯定期检验报告(2)安全检验合格证(准用证)(3)电梯维保记录(4)电梯系统巡检报告给排水系统(二次供水)(1)二次供水相关资料(2)给排水系统巡检报告(3)化粪池清淘记录(4)总水表读数记录消防系统(1)消防器材清册(见设施设备台账)(2)消防设施设备保养检查记录(3)消防系统巡检记录避雷装置系统避雷装置系统巡检记录突发公共事件管理各种应急预案秩序维护管理值班交接记录(各岗位)巡视签到记录(1)装修巡视记录(2)日巡视记录表来访登记表物品出门条内部管理记录(物资物品领用/发文记录/夜间报岗/维修资金管理业主大会业主委员会服务记录)消防管理(1)建造消防设施系统图(2)火灾报警、处理记录(3)消防封条使用记录(4)消防培训记录：消防应急预案、消防演练(5)消防设备检测报告(6)公共部位消防设施、设备检查记录(7)消防管理环境卫生管理巡岗记录消杀记录生活垃圾清运记录室内保洁服务记录保洁物资物品管理(1)物资物品领用记录(2)物资物品盘点记录(3)物资物品消耗统计(4)机具出入登记表绿化管理(1)绿化养护合同(存项目财务)(4)外委通知、告知、函等社区文化。
物业管理档案资料分类(Word)
物业管理档案资料分类类别资料内容前期移交资料工程建造产权资料:A ．项目批准文件；B ．用地批准文件；C ．规划答应证；D ．施工答应证；E ．拆迁资料。
基础管理前期移交资料工程建造技术资料：A ．竣I 图一一包括总平面、建造、结构、设备、附属工程有隐藏管线的全套图纸；B ．地质勘察报告；C ．工程合同及开、竣工报告；D ．工程预决算；E ．图纸会审记录；F ．工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录)G ．隐藏工程验收签证；H ．沉降观测记录；I ．竣工验收证明书；J ．规划综合验收证书；K ．钢材、水泥等主要材科的质量保证书；L ．新材料、构配件的鉴定合格证书；M ．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；N ．砂浆、混凝土试块试压报告；O ．供水、管道煤气的试压报告。
接管验收资料A ．固定资产交接证明；B ．物业项目验收交接表；C ．物业项目验收记录；D ．物业项目验收单项(综合)报告；E ．移交清单。
基础管理专业化管理A ．公司简介；B ．公司组织机构；C ．公司营业执照；D ．公司税务登记；E ．公司法人代码书；F ．公司资质证书；G ．管理处组织机构及人员分布图；H ．管理处办公场所产权证明。
管理合同资料A ．前期物业管理协议；B ．物业管理委托合同。
基金管理资料A．修理基金的建立、管理、使用相关管理规定；B ．修理基金使用申请审批表。
公众制度资料A ．筹备成立期间的资料；B ．房屋使用手册；C ．管理〔业主〕公约。
业主管理委员会资料A ．筹备成立期间的资料；B ．物业管理实施方案。
管理目标及实施方案A．争创物业管理"示范住宅小区'规划；B ．物业管理实施方案。
培训、考核等管理规章制度A ．员工培训程叙文件；B ．员工聘用和考核程叙文件；C ．各岗位职责；D ．公司员工考核制度及评分细则；E ．管理处工作流程图；F ．员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等)。
物业服务公司档案管理方案
物业服务公司档案管理方案1. 背景介绍物业服务公司是为了给业主提供全面的物业管理服务而设立的。
作为物业服务公司的核心资源之一，档案管理对于公司的运营和发展至关重要。
本方案旨在提供一种有效的档案管理方案，以确保档案的安全保存、准确归档和方便检索。
2. 档案分类和整理为了有效管理档案，我们将按照以下分类进行档案整理：- 合同档案: 包括物业管理合同、租赁合同、供应商合同等。
- 人事档案: 包括员工档案、培训记录、劳动合同等。
- 财务档案: 包括财务报表、收支记录、等。
每种档案都需进行整理，确保文件的完整性和有序性。
3. 档案存储和保管为了确保档案的安全保存，我们采用以下存储和保管措施：- 数字存储: 将档案数字化，并建立电子档案库进行存储。
通过合适的文件命名和文件夹归类，以便快速定位和检索档案。
- 实物存储: 对于难以数字化的档案，采用合适的实物存储方式，如柜子、文件夹、标签等。
同时，确保存储环境干燥、通风良好，避免损坏和损毁。
4. 档案归档和备份为了确保档案的准确归档和备份，我们采取以下措施：- 标准归档规范: 制定统一的档案归档规范，包括命名规则、档案编号等，以保证档案的一致性和可追溯性。
- 定期备份: 在电子档案库中定期进行备份，以防止数据丢失和意外损坏。
- 纸质档案备份: 对于重要的纸质档案，进行定期的复制和备份，确保档案的安全性和可持续性。
5. 档案检索和操作权限管理为了方便档案的检索和管理，我们采用以下策略：- 档案检索系统: 建立档案检索系统，通过关键词、文件名等快速检索档案，提高工作效率。
- 操作权限管理: 对档案的访问和操作权限进行严格管理，确保只有授权人员可以访问和修改档案信息。
6. 定期审查和更新为了保证档案管理的及时性和准确性，我们制定定期审查和更新方案：- 定期检查: 每半年对档案进行一次全面检查和核对，确保档案的完整性和准确性。
- 更新档案规范: 根据实际需求和变化，及时更新档案归档规范和操作流程，以适应公司的发展和变化。
企业档案分类、归档范围、保管期限表
11、其他资产管理材料。
董事会
5
1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。
永久
董事办或总经办
2、年度历次董事会决议及会议记录等。
永久
3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。
长期
4、董事会公告、通知、决定。
长期
5、上市公司季报、年报。
长期
6、其他董事会有关材料。
监事会
6
1、监事会决议、报告。
永久人资部员工y永久人资部离职档2辞职离职审批表申请表短期人资部辞退其他档3开除相关证明材料短期自离死亡生产技术管理类经营管理类行政管理类党群工作类文书档案综合管理档案案印章类荣誉证类类产品样品类特殊载体档案录音类录像类照片类声像档案财务报告类会计账簿类会计凭证类会计档案全宗档案基本建设类设备仪器类科研技改类产品生产类科技档案赠品类其他类字画类资格证类干部职工档案教育训练档案人事管理档案人事档案磁盘类硬盘类u盘类光盘类资料档案具有参考价值的自编资料图书类电子档案其他类其它审计类实物档案全宗档案工会工作类宣传工作类纪检工作类党务工作类党群工作档案在职档离职档教育训练档案干部职工档案人事管理档案人事档案资料档案其他档产样品荣誉证类印章类资格证类赠品类字画类其他类电子档磁盘类硬盘类光盘类u盘类行政管理档案具有参考价值的自编资料图书类科技档案经营管理档案生产技术管理会计档案特殊载体档案实物档录音类录像类照片类声像档审计类报表凭证账簿其他类基本建设设备仪器技改类科研类产品类档案和信息类计量标准类科技管理类安全管理类生产管理类质量管理类能源管理类环境管理类物业管理类知识产权管理信用管理合同管理类产品销售类物资管理类企业管理类经营决策类生产经营计划划工作类统计工作类财务管理类资产管理类董事会监事会工商管理类医疗卫生类后勤福利类法律事务类外事事务类安全保卫类行政事务类
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
(档案管理类)档案分类表
02-2技术资料
02-3项目资料档案。
永久或长
期
03
租赁
J
会
计
档
-01——
会计凭证
011记帐凭证
齐/7
0111记帐凭^证
01-2职工工资表
永久
永久
D-Lj耳八工工!/^〜、
01-3其它
01-3-1离退休生活补贴
01-3-2物价补贴
01-3-3降温费
重要的
永久
案
类
02
财务帐簿
02-1日记帐
02-1-1现金日记帐
重要的
永久
02-2总帐
总分类帐
永久
02.3明细帐
/CA7J人?1页
永久
U4-。H/jipq'pjx
02-4磁盘
以磁盘形式归档的会计数据
永久
\J£-
03
财务报表
V2-1^ZJvlLD.
031年度决算报表
f>AMAlLtl7T>7^11―1口」八Id><XJ/h
永久
u3-L年度决算报表
讨论通过
的文件
永久
讨论未通
过的
长期
小组讨论
的
短期
03-2工会委员会
03-2-1会议纪要03-2-2决议
03-2-3一般发言稿03-2-4简
报03-2-5参考材料
讨论通过
的文件
长期或短
期
讨论未通
过的文件
短期
03-3民主管理
03-3-1计划03-3-2总结
03-3-3请示03-3-4批复
03-3-5决议
01
物业档案分类、代码、归档范围及保存期限表
物业档案的分类、代码、归档范围及保存期限表
况在相同类别范围内进行增补或删减。
序号可以接着往后增加。
2、原试行的《宏立城物业服务有限公司物业档案目录》的内容可以参照使用。
其中的编号按本表所排列的序号为准。
有增加的仍然接着往后增加。
3、本表所列代码作为编写档案号时使用，便于分类检索。
其编写方法按年度——类别——文件序号（分类流水号）——保存期限进行填写。
在档案盒标签的上部（物业公司LOUGOU 下面）位置标识出来。
4、关于各类归档文件保存期限本中虽然已经列出，但经各物业公司讨论确认后再统一执行。
5、保存期限属于短期的为10年及10年以下，由各物业公司根据具体情况制定保存期限。
物业内业档案总目录
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
项目资料目录
资料；
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司
内部研发资料，仅供参考
护人员严格遵守操作规程与保养规范
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
向上的社区文化活动
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考。
【职场文档】公司档案分类方案类目表
4、公司工作计划、总结
永久
5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件
永久
6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法
永久
7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等
10年
8、公司大事记、年鉴、简介
永久
9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料
永久
10、公司专题会议材料
长期
5、其他应企业管理材料。
物资管理
9
1、房屋资产的管理材料。
永久
采购与财务部
2、固定资产卡片。
永久
3、公司物资分配计划
长期
4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料
永久
5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件
长期
6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
a4
a4
a4
生产管理
1
1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。
短期
生
部
部
2、各类统计报表。
长期
3、生产调度工作计划、总结、报告
长期
4、生产调度会议纪要
长期
5、生产调度的职责、制度、规程
长期
6、生产活动综合分析材料。
短期
7、其他材料。
质量管理
2
1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。
永久
管理部
2、其他法律事务材料
后勤福利
5
1、员工生活福利的请示和批复。
短期
物业内页档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理内页档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有物业管理项目内页档案的管理。
第三条物业管理内页档案是指在公司物业管理活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二章档案分类及内容第四条物业管理内页档案分为以下类别：1. 工程档案：包括项目立项、规划、设计、施工、验收、维修、改造等全过程的技术文件、图纸、报告等。
2. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请、投诉记录等。
3. 财务档案：包括财务报表、收据、发票、银行对账单、预决算等。
4. 文件档案：包括物业管理规章制度、会议记录、通知、公告、工作总结等。
5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
第三章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责物业管理内页档案的统一管理。
第六条档案管理部门职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整、准确、安全。
4. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平。
第七条项目经理负责本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 组织、协调项目内页档案的收集、整理、归档工作。
2. 确保档案的完整、准确、安全。
3. 指导、监督项目内页档案的借阅、销毁等工作。
第四章档案管理流程第八条档案收集：各部门、各岗位在产生档案资料时，应按要求及时收集，并送交档案管理部门。
第九条档案整理：档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录。
第十条档案归档：档案管理部门将整理好的档案资料按照规定的时间、顺序、要求进行归档。
第十一条档案保管：档案管理部门负责档案的存放、保护、维修等工作，确保档案的完整、准确、安全。
第十二条档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，经档案管理部门负责人批准后方可借阅。
(完整版)物业管理档案资料分类
档案资料分类沉降观测记录；竣工验收证明书；规划综合验收证书;钢材、水泥等主要材科的质量保证书;新材料、构配件水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；砂浆、混凝土试块试压报告;供水、管道煤气的试压报告。
接管验收资料固定资产交接证明；基础专业化管理管理物业项目验收交接表;物业项目验收记录；物业项目验收单项（综合）报告;移交清单。
公司简介；公司组织机构；公司营业执照;设备管理各岗位人员职责;各系统操作规程、巡视维护规定;档案管理相关规定;监督检查记录表;整改通知。
限电、停电管理规定;临时用电管理规定;供电系统应急处理临时用电申请表;停电应急处理方案及流程图；紧急事件处理记录表。
保安监控系统保安监控系统程序文件及作业指导书; 设备设施清单;保安监控系统录像带使用规定;质量目标月度统计表;保安监控系统巡视维护表。
治安保卫管理A.物业的保安服务程序文件;划分 C.防火区域管理规定；D.区域防火责任人划分表；E.消防宣传图片。
A.火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；B.消防疏散示意图；消防 C.疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；安全 D.客户主要联系人名单；与应 E.食堂液化气体使用的安全防范措施；急处 F.重点安全防火部位登记表；理G.紧急事件处理记录表；H.动火作业申请表；I.无火灾事故证明。
车辆管理程序文件;车辆出入登记表;保安、消防、车辆保管区分规定;车辆管理管理停车场管理规定;车辆出入登记表;摩托车、自行车管理制度。
应急处理A.安全警告标志;E.A.B.C.D.社区文化活动记录表；社区文化活动年度计划及实施情况；社区文化活动年度总结；好人好事记录表；客户感谢信；D •责任分工表;园林绿化维护表。
精神文明建设公约；社区文化管理程序文件；社区文化活动实施计划表；社区文化活动场所使用申请表;E.精神文明建设管理 F. G. H.J.。
物业档案分类及内容
物业档案分类及内容一、产权与工程技术资料：1、住宅区域规划图纸，项目批文，用地批文。
2、建筑许可证，投资许可证，开工许可证。
3、拆迁安置资料。
4、线线图，竣工总平面图。
5、地质勘察报告，开竣工报告，图纸会审报告。
6、工程合同，工程预决算。
7、工程设计变更通知及事故处理记录。
8、竣工图，单体建筑，结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等工程及地下管网竣工图。
9、房屋、消防、燃气竣工验收证明书。
10、主要材料质量保证书，新材料，购配件的鉴定合格证书。
11、水、电、消防等设备的检验合格证书。
12、砂浆、混凝土块试压报告。
13、绿化工程竣工图。
14、出售房屋的产权范围或成本核算清单。
15、公用设施设备及公共场地清单。
16、其他工程技术资料。
二、业主档案：1、购房合同及身份证复印件，入伙通知单，用户手册，业主公约，验房单。
2、业主家庭情况登记表。
3、业主房屋维修档案。
三、装修档案：1、二次装修申请单，装修承诺书（协议）。
2、施工企业资质证明，装修人员登记表，施工许可证（原件）。
3、室内装修设计平面图。
四、维修资料：1、维修申请记录，回访记录。
2、维修派工单。
3、公共设施巡检记录。
五、安全管理资料：1、日常巡检记录，交接班记录，值班记录，巡逻路线。
2、日常抽检记录，查岗记录，监控系统录像带。
3、业主搬入/出记录，突发事件处理记录。
4、车辆管理记录，车辆详细资料。
六、设备、设施资料：1、公共设备、设施维修保养计划。
2、公用设备、设施维修保养记录。
3、机电设备运行、巡查记录。
4、公用设备、设施台账及更新记录。
七、绿化清洁资料：1、清洁班检记录，清洁周检记录。
2、绿化工作记录，绿化周检记录。
3、消杀病虫害记录，绿化检查记录。
八、社会文化资料：1、社会文化活动计划及实施情况记录。
2、社会文化活动图片及记录。
3、传媒报道资料。
4、文化活动场所，设施台账及时用记录。
九、业主反馈：1、服务质量回访记录。
2、业主意见调查、统计记录。
公司档案全宗编号与分类编目原则
为便于识别各类档案，实现物业系统档案管理工作的规范统一，结合物业行业的特点和本物业公司档案工作的实际，现对物业公司档案代码和各类档案分类进行统一编号，具体情况和要求如下：一、档案全宗编号：根据达峰地产集团的规定，物业板块的全宗号为HD2,由此物业系统的档号原则如下（举例）,各地区物业公司须根据原则对下属物业服务中心档号进行明确:物业管理中心物业集团总部：档案编号——HD2（ZB0）河口物业公司：档案编号——HD2(GD0)第一银河花园物业服务中心：档案编号——HD2(GD1)（一）“HD2”表示达峰地产集团下设的物业业务板块。
（二）“（）”内表示地区物业公司本部，如：HD2（GD0）—表示“河口物业物业公司”,“GD”表示“河口”，“0”表示“地区物业公司”。
（三）若地区物业公司下属物业服务中心，如：“河口物业物业公司”下设的各物业服务中心依次编号为1、2、3……，如“第一银河花园物业服务中心”，用HD2（GD1）表示。
二、物业公司档案分类（详见附表一）为保持物业公司档案分类的统一性和规范性，结合物业系统档案分类原则和实际情况，现明确如下：（一）综合档案大类编号：1 目录代字：ZH（二）工程档案大类编号：2 目录代字：GC（三）资产设备档案大类编号：3 目录代字：ZC（四）业户档案大类编号：4 目录代字：YH（五）人事档案大类编号：5 目录代字：RS（六）声像档案大类编号：6 目录代字：SX（七）实物档案大类编号：7 目录代字：SW（八）培训档案大类编号：8 目录代字：PX上述目录代字均为档案类型前两个字汉语拼音的缩写，如综合档案为“ZH”。
其它以此类推。
三、档案排列及目录标识方法（一）综合档案：综合档案的目录代字为ZH，类别号为1。
按年度—问题（内容）—保管期限组卷。
一级属类分为1、文书，2、监察管理，3、合同，4、创优，5、突发事件。
保管期限一般分为永久、长期、短期，分别为Y、C、D表示。
目录编号每10年为一个目录字段。
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办公水电使用记录
1年
2
宿舍水电使用记录
1年
1-17
通讯管理
1
办公电话申办记录
长期
2
办公电话分布记录
1年
3
办公电话费额管理
3年
4
移动电话费额管理
3年
5
通讯录，包括各公司通讯录
1年
1-18
参观接待
1
参观接待材料
1年
2
来访领导题词签名册
长期
3
来访者赠送礼品登记
长期
1-19
外协单位管理
1
外协单位名录
长期
1-20
5年
1
招聘申请
3年
2-2
招聘管理
2
招聘计划
3年
3
招聘启示
3年
4
人才库
3年
1
培训需求调查
3年
2
员工培训计划
3年
3
内部培训记录
3年
2-3
教育培训
4
外送培训记录
3年
5
培训讲议集
长期
6
培训考核试题集
长期
7
培训评估记录
3年
8
内部讲师选拔、评审和管理记录
3年
1
员工排班记录
3年
2
员工出勤记录
3年
2-4
考勤管理
3
员工加班记录
1
年度收支预算
长期
2
月度资金计划
长期
3
预算执行情况
长期
4
年度收支决算
长期
3-5
其它会计档案
1
会计移交清册
长期
2
会计档案销毁清册
长期
3
会计档案保管清册
长期
4
银仃余额调节表
长期
5
银行对帐单
长期
8.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存 期限
类号
类目名称
保存 期限
类号
类目名称
类号
类目名称
3
财务管理
3-1
会计凭证
1
原始凭证
长期
2
记账凭证
长期
3
汇总凭证
长期
3-2
会计账薄
1
总帐
长期
2
明细账
长期
3
银行日记账长期4Fra bibliotek现金日记账
长期
5
固定资产账
长期
6
物业服务费
长期
7
其它辅助账溥
长期
3-3
会计报表
1
月、季度会计报表
长期
2
年度会计报表
永久
3
其它会计报表
长期
3-4
预算管理
企业文化
1
企业文化活动记录
长期
1-21
声像档案
1
照片档案
长期
2
光盘档案
长期
3
硬盘档案
长期
4
录音带档案
长期
5
录像带档案
长期
1-22
实物档案
1
证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存
类号
类目名称
类号
类目名称
期限
2-1
人力资源规划
1
人力资源配备计划
5年
2
工作分析和职位说明书
3年
4
库存物资月报表
3年
1-9
物资管理
1
固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等
长期
2
办公设备、设施和工机具维修保养记录
1年
3
物资盘点、调拨、转让、报损记录
长期
1-10
宿舍管理
1
住宿人员情况及分布情况
长期
2
宿舍检查记录
1年
1-11
法律事务
1
法律纠纷记录
长期
2
律师函件
长期
3
讼诉材料、公证材料
长期
1-12
新闻媒体
档案类
8.1档案一级类目表
一级类目
编号
备注
行政管理类
1
人力资源管理类
2
财务管理类
3
品质管理类
4
物业前期介入类
5
物业承接验收类
6
业主入伙管理类
7
顾客关系管理类
8
工程管理类
9
公共秩序管理类
10
环境管理类
11
8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存 期限
1
新闻发布记录
长期
2
专题新闻报道
长期
1-13
书刊档案
1
书刊目录
长期
2
订阅及购买记录
3年
3
书刊借阅记录
3年
1-14
档案管理
1
档案目录清单
长期
2
档案借阅记录
3年
3
档案接收及移交记录
长期
4
档案销毁记录
长期
1-15
内刊管理
1
内刊原件
长期
2
内刊稿件记录
3年
3
内刊发放记录
3年
4
内刊投稿奖励记录
3年
1-16
水电管理
类号
类目名称
1
体系建设计划
5年
4-1
体系建设管理
2
体系诊断记录
5年
3
体系建设记录
5年
4
4
品质管理 品质管理
1
体系文件正本
长期
2
体系文件审批记录
长期
4-2
体系文件管理
3
体系文件更改记录
长期
4
体系文件发放范围
5年
5
体系文件发放回收记录
5年
6
体系文件作废记录
5年
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存 期限
3年
4
员工换班记录
3年
5
员工休假记录
3年
人力资源 管理
人力资源 管理
6
员工考勤月报表
长期
2
2
1
绩效考核方案
3年
2
绩效考核原始记录
长期
2-5
绩效考核
3
绩效考核结果及应用记录
长期
4
员工奖惩记录
长期
5
优秀员工评比资料
长期
1
工资表
长期
2
工资调整记录
长期
2-6
薪资管理
3
工资发放记录
长期
4
个人所得税报表
长期
5
工资卡办理及领用记录
长期
2
会议决议处理记录
长期
1-7
采购管理
1
物资需求计划和采购计划
3年
2
采购比价记录
3年
3
物资验收记录
3年
4
供方评价记录和合格供方名录
3年
1-8
库房管理
1
物资出入库记录
3年
2
库存物资台帐
3年
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存 期限
类号
类目名称
类号
类目名称
丿j1 1V47\ \7—X1二1匕
3
库存物资盘点记录
3年
3
CI产品使用管理
3年
1
宣传资料制作
长期
4-9
推广宣传
2
宣传资料使用管理
长期
3
推广渠道管理
3年
类号
类目名称
类号
类目名称
文件材料归档基本范围
1
1
行政管理
行政管理
1-1
组织机构
1
公司章程、验资报告、注册资料
长期
2
股东会文件、董事会文件、监事会文件
长期
3
机构变革记录、公司大事记
长期
1-2
证照管理
1
证照原件
长期
2
证照申办资料
长期
3
证照使用记录
3年
4
证照变更记录
长期
5
证照年检记录
长期
1-3
印鉴管理
1
印鉴制作、变更、废止记录
员工体检记录
长期
2-8
员工管理
1
员工花名册
长期
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
保存 期限
类号
类目名称
类号
类目名称
2
员工月报表
长期
3
员工个人档案
长期
4
员工导动记录
长期
5
劳动合同签订记录
长期
6
员工满意度测评记录
5年
8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
长期
2
印鉴使用记录
3年
1-4
行文管理
1
内发文件、外发文件、行文审批记录
长期
2
外来文件及归档记录
长期
3
请示、报告、函件
长期