实物档案的整理方法
实物档案管理标准和规定
实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。
实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。
为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。
一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。
（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。
（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。
（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。
（5）其它具有保存价值的实物。
2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。
明确收集的重点、时间安排以及责任人等。
3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。
（2）从单位外部接收捐赠或移交。
4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。
（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。
二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。
常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。
2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。
3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。
4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。
5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。
三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。
2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。
（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。
实物档案
实物档案的规范化管理实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点——载体形态各异。
正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。
据笔者所知，目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。
长此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且严重影响提供利用。
为珍藏历史，留住记忆，笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。
一、实物档案规范化管理的原则笔者认为，实物档案规范化管理应遵循三个原则：一是外观整齐一致；二是档号编制应便于整理、保管和利用；三是大型实物档案一定要有照片，照片编号要与实物编号相一致。
二、实物档案规范化管理的方法本文就各单位最普遍存在的证书类档案、单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍。
(一)证书类档案管理方法1、证书类档案管理中存在的问题证书类档案是实物档案家族中的一员，它包括证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”，以下同)。
由于载体形态各异、大小不一，以及颁发年度与表彰年度的不一致，给整理、保管和利用带来了极大不便。
突出表现在两点：(1)载体形态各异，难以排列。
小到奖章，大到锦旗、奖杯，不同规格、不同形状、不同质地的奖品，“无矩’’使得它们“无规”。
由于没有统一的装具，长期以来一直处于“混乱”保管状态。
有的单位将其码放在档案柜里，有的任意摆放在桌子上，不仅排列不整齐，而且年代久了即使编了档号也极易混乱，很难做到快速、准确地提供利用。
(2)内外时间不同，难分归属。
证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间，与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致，一般都跨年度，给档案归属带来了麻烦。
比如，“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”，从内容所针对的时间上看属2004年，但颁发日期却是2005年。
这就引发了一个问题：按常规，各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行，一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中，另一方面对获奖人员进行物质奖励。
实物档案整理规则
实物档案整理规则
实物档案整理规则是指对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准。
下面将按段落解释实物档案整理规则的要点和注意事项，以便更好地理解和应用这些规则。
1.分类：首先需要将档案进行分类，根据档案的性质、用途和内容进行划分。
可以按照机构、部门、时间、地点、人物等多个维度进行分类，以便于后续的整理和归档。
2.整理：在分类的基础上，需要对档案进行整理。
首先需要对每个档案进行检查，确保每份档案都有清晰的文件名称和档案编号，以避免混乱和遗漏。
其次需要将档案进行排列，按照先后顺序或者重要程度进行排序，以方便后续的查找和使用。
3.归档：归档是指将已经整理好的档案按照一定的规则放置到指定的存储位置。
首先需要确定一个统一的归档原则和标准，例如按照机构、部门、时间、地点、人物等维度进行归档。
其次要制定明确的归档流程和程序，确保每份档案都能够被准确地归档到指定的位置。
4.保管：保管是指对档案进行长期的保存和管理。
首先需要选择适合的存储介质和存储环境，包括温度、湿度、光线等方面的要求，以确保档案能够长期保存。
其次需要定期检查档案的完整性和可读性，进行必要的维护和修复。
此外，需要
制定保密措施，对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行安全保密处理。
总之，实物档案整理规则是对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准，包括分类、整理、归档和保管四个环节。
这些规则对于管理好企业、机构等各类组织的档案具有重要的意义，可以提高档案的管理效率、保障档案的完整性和可用性，进而为组织的发展和决策提供有力的支持。
实物档案整理规范
实物档案收集整理规则为保证实物档案收集齐全，管理规范，便于发挥实物档案的作用，依据《档案法》特制定本规则。
1 主题内容和适用范围。
1．1 实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的，反映单位活动并具有保存价值的历史记录（如：奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章状等）。
1．2 本规则规定了实物档案收集整理的一般程序、质量及其基本要求。
1．3 本规则适用于区属机关、团体和企事业单位的实物档案管理。
2 实物档案整理原则实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。
3 实物档案整理的一般程序3．1 区分实物类别3．2 划分保管期限3．3 按分类要求排列实物档案3．4 包装实物档案3．5 编制实物档案目录4 实物档案整理要求4．1 实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。
凡是本单位公务活动中形成或接受的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档。
4．2 分类科学标准一致根据本单位实物档案的制成材料和数量,进行科学的分类，全宗内应保持分类的一致性。
4．3 保管期限划分准确省（市）部级以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案，列为永久保管；区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管；其它类实物档案应参照以上所述根据其不同价值确定保管期限。
5 实物档案的分类实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体类型分为：第一类：奖状、证书类第二类：锦旗类第三类：奖杯类、奖牌类第四类：其它类6 实物档案的整理与保管6．1 将收集到的实物档案划分期限，实物上无明显授予级别标志的要考证明确，然后划分期限。
6．2 将收集到的实物档案区分授予年代，无明显标志的要考证明确。
6．3 按照类别，分别按年代固定排列顺序。
6．4 固定档号标识。
用印制或打印的档号标签（见附表），按项填写或打印清楚后，固定于实物档案的右上角；奖杯、奖牌固定于背面明显处。
实物档案整理概要
3
西湖区教委少工委、教育 1993年 学会、西湖区教委关工委、 12月11 团委、校企公司 日
证书
二、收集范围：
本单位的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖旗 和通过征集捐赠等方式获得的字画、图表、图 册、石刻木雕等实物。 1、凡是形成实物档案的部门，都应按归档要求， 在实物档案形成之后，立即收集齐全，向档案 部门移交归档。任何单位和个人不得据为己有 或拒绝归档。
2、凡是上级单位颁发的奖杯、奖状、奖牌、奖 旗、证书以及领导人题字、字画、赠品、印章 等均属实物档案归档范围。归档的实物制品应 是原件。 3、实物档案应在取得实物后一个月，由主办单 位或个人编写说明向档案部门移交。 4、凡是归档的实物，都必须附文字说明。 5、实物档案归档时应履行归档手续，移交单位 要编制移交清册（见附件1）一式两份，交接双 方签字，作为档案存档以备查考。
最后对进行分类的实物档案编制代码：实物档 案的代字为"SW"。 实物档案具体分类编号由种类、分类、属类内 容代号和案卷流水号四部分组成，编号方法是： 种类代号、分类代号、属类代号均采用汉语拼 音字母标识，案卷流水号采用阿拉伯数字。 2、单位形成实物档案数量少的可以暂不分类。
四、保管期限：
实物档案保管期限的划分按照国家有关规定执 行。
实 物
档
案
实物档案摘要
一、定义： 二、收集范围： 三、分类方案： 四、保管期限： 五、 实物档案的整理、编号 1、分类实物档案的整理。 2、不分类实物档案的整理。 六、检索工具：
一、定义：
实物档案是国家机构、社会组织或个人在社会 活动中获得和形成的、具有保存和利用价值的 奖品、印章、字画、产品等实物。是反映单位 业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是 单位无形资产的重要组成部分。 实物档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组 成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保 证实物档案完整准确和有效利用，必须将实物 档案的形成、积累、收集、整理和归档工作， 纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。
实物档案整理方案
实物档案整理方案以下是 6 条关于实物档案整理方案：1. 嘿，你知道吗，实物档案整理就像是给一堆杂乱无章的宝贝找到它们各自的家！比如说你的那些旧照片，不整理好可就乱七八糟啦。
首先得把它们按照时间啊、事件啊分类，这就好比我们整理衣服，不同季节的放一块儿。
然后给每一类找个合适的盒子或文件夹存放，就像给它们盖了个舒适的小窝。
这样以后找起来不就容易多啦？2. 哇哦，实物档案整理可以让你的回忆变得井井有条呀！就像搭积木一样，一块一块稳稳当当。
想想你的各种奖状、证书，可别乱丢哦。
可以按获得的先后顺序排列呀，是不是很简单？这就跟排队一样自然嘛。
然后用标签标注清楚，一眼就能找到，多棒呀！难道你不想试试吗？3. 嘿呀，实物档案整理真的超级重要的好不好！好比你的那些收藏品，如果不整理，那不是找起来要抓狂啦？把它们按照类别分好，比如邮票放一起，模型放一起。
再给每个类别做个详细目录，就像给它们编了个导航地图。
这样以后你想找啥，跟着地图走就行啦，还会找不到吗？不可能啦！4. 哎呀，实物档案整理简直就是给你的生活来一次大梳理呀！就像整理厨房柜子，把锅碗瓢盆都摆放整齐。
对于那些有意义的小物件，不要随手扔一边呀。
好好地给它们归个类，像整理玩具一样，小汽车放一堆，布娃娃放一堆。
这样多有条理呀，难道你不想让你的生活也这么清爽吗？5. 哇塞，实物档案整理可不简单呢！就像在构建一个小小的世界。
你的那些日记、手写信，都是这个世界的一部分。
先把它们按年份放好呀，这多容易理解。
再用精美的袋子装起来，就像给它们穿上了漂亮衣服。
如此一来，你每次打开看的时候，是不是会特别开心呀？6. 嘿，实物档案整理真的很有必要呀！想象一下，你的那些珍贵的纪念品，如果乱七八糟堆在一起，多可惜呀。
要有条理地整理它们呀，像给它们排排队一样。
可以用不同颜色的盒子区分开，这就像彩虹一样好看呢。
然后把整理好的放在一个专门的地方，随时都能找到回忆，多棒呀！结论：实物档案整理能让我们的生活更加有序，回忆更容易被找到和珍惜，所以赶紧动起来去整理吧！。
实物档案分类编目方法讲义
实物档案分类整理编目方法讲义目录、实物档案的概念二、实物档案的基本范围三、实物档案如何整理（一）分类整理方法一 ___1、荣誉性实物的整理_2、字画的整理_______3、旧印章的整理_____（二）分类整理方法二 ___1、分类_____________2、编号方法_________3、编目-------------4、实物档案目录格式_5、实物档案小标签格式（三）分类整理方法三 ___1、分类_____________2、编号方法_________3、编目______________4、实物档案目录格式_.5、实物档案小标签格式11一、实物档案的概念实物档案，指机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案。
实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和艺术观赏性。
二、实物档案的基本范围关于实物档案，目前档案界尚有较大争议。
有的同志认为〃实物〃不应列入〃档案〃的范畴，也有的同志认为机关活动中形成的〃实物〃，记录或反映了机关发展的历史，应该作为档案。
笔者认为，与机关活动有密切关系且记录有文字的〃实物〃，应作为〃实物档案〃保存。
因此，本讲义将实物档案作为机关档案综合管理的其中一类档案来看待。
与声像档案相似，实物档案的基本范围也应从两方面来说。
（一）从载体形式来说，实物档案的范围更广，形式更加多样，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等。
（二）从内容来说，实物档案也可以分为两部分：一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。
三、实物档案如何整理各单位在其活动中都会形成一些具有保存价值的实物，其中有些实物还与文字、图表、表声等载体的档案内容有着密不可分的联系，是档案的重要组成部分，例如获得各种荣誉的锦旗、牌匾、奖杯等。
中学实物类档案管理办法模版
中学实物类档案管理办法模版一、总则为了规范中学实物类档案的管理工作，保护中学实物类档案的完整性和安全性，提高档案利用效能，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于中学实物类档案的管理工作。
三、档案管理责任1. 中学校长负责实物档案的整体管理，确保档案的安全和完整性。
2. 指定专人负责具体实物档案的管理工作，确保分类整理、储存和检索有序。
四、档案收集1. 中学实物档案应按照文件分类制度和时间顺序进行收集。
2. 每个实物档案都应有相应的档案封面和标签，标明档案名称、编号、所属部门、责任人等信息。
五、档案整理1. 按照文件分类制度的要求，对实物档案进行归档整理。
2. 档案整理应按照文件的类型、文件号或时间进行分类和编号，确保档案的有序管理。
六、档案储存1. 实物档案应储存在封闭的档案室内，保持干燥、防潮、防尘、防鼠害等环境条件。
2. 档案柜应定期检查并做好维护，确保实物档案的安全。
七、档案借阅1. 档案借阅应按照规定程序进行，借阅人应填写借阅申请单，并获取批准后方可借阅实物档案。
2. 档案借阅时间一般不超过15天，逾期需申请延期，并经批准后方可延期借阅。
八、档案移交1. 实物档案移交应按照档案管理制度的要求进行。
2. 移交方应填写档案移交登记表，明确移交的实物档案和移交的责任单位。
九、档案销毁1. 实物档案应按照规定的保管期限进行销毁。
2. 档案销毁应按照档案管理规定的程序进行，并做好销毁记录。
十、档案安全保护1. 档案室应设有专门的安全设施，确保实物档案的安全。
2. 档案管理员应定期检查实物档案的安全情况，并做好档案防火、防水等工作。
十一、违规操作与处罚对违反档案管理规定的人员，将依据相关条款进行相应处罚，并记录在人事档案中。
十二、附则本办法自颁布之日起执行，原中学实物类档案管理办法同时废止。
以上为中学实物类档案管理办法模板。
实物档案整规则
实物档案整规则
1.明确整理的目的和范围，确定整理的时间节点。
2.了解档案的存放地点、数量、种类和状态，编制清单或目录，建立档案档案室或文化室。
3.准备必要的整理工具和资料，如手套、面罩、除尘布、标签、笔、相机等。
4.对于有特殊处理要求的档案（如病历、遗产档案等），应提前做好相关准备工作。
第二条：整理的方法
1.先按照文种、年代、机构或人名等分类，将档案分类整理。
2.逐一清理档案，除尘、除蛀、除湿、除污等，确保档案的完好。
3.通过数字化技术，将档案进行一定程度的数字化处理，存储在电子文档中。
4.对于需要修补的档案，如有缺失或损坏的情况，应及时进行修补并标明修补日期和修补人员。
第三条：整理的要求
1.对于重要的档案，应编制详细的目录，确保档案的查阅和使用。
2.档案的存放位置应明确标示，防止档案混乱或遗失。
3.档案整理完成后，应做好档案的保管工作，定期进行检查和维护。
4.凡是涉及到保密内容的档案，应按照相关规定进行保密处理。
第四条：整理的注意事项
1.在整理过程中，应注意保护个人隐私和机构机密，防止档案泄露。
2.对于敏感档案，应在整理前进行审查，确保档案的合法性和完整性。
3.在整理过程中，应注意防火、防潮、防蛀等事项，确保档案的安全。
4.对于需要迁移的档案，应按照相关规定进行迁移，并做好档案数据的备份工作。
本规则由档案管理部门负责制定和实施，应用于各类档案的整理工作。
实物档案的整理要求
实物档案的整理要求一、实物档案实物档案：是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。
它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
二、实物档案归档范围1.本单位出席各级表彰会议所得记录本单位主要职能活动和工作成果的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书。
2.领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的纪念品、名人字画。
3.单位组织或参加的重要外事活动。
4.其他具有保存价值的实物等（本单位停止使用的印章）。
三、归档实物收集的质量要求归档实物应完整、齐全；能全面反映本单位所获得各种载体的荣誉及馈赠。
归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
四、归档的时间归档应在形成或获得实物后及时向本单位档案部门移交，不应跨年度。
任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
五、实物档案的整理将归档实物以“件”为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
1、实物档案的分类原则：实物档案要遵循自然形成规律同载体特征相结合,分类科学、合理，符合档案管理要求。
2、保管期限:永久。
3、实物档案的分类方法：在同一全宗内按年度—载体法(属类)进行分别整理，分类方案保持前后一致性，不能随意变动。
每个属类按时间顺序编制大流水号。
各种属类的实物档案分别从0001开始（案卷号）。
实物档案可分1、奖状D1；2、奖牌D2；3、证书D3；4、锦旗D4；5、公务活动纪念品D5；6、停止使用印章D6；7、其他实物等。
六、实物档案的档号1、档号的编制：一般分二个层次，全宗号·目录号＋案卷号。
如：ⅹⅹ·D1-0001。
2.档号签粘贴:同一载体按排列定位的先后顺序，将案卷号用红色口取纸一半粘贴在每件实物档案上。
采用4位阿拉伯数码，只写案卷号，如0001。
实物档案的整理方法
实物档案的整理方法1.建立档案管理计划：首先，需要制定一个档案管理计划，包括确定档案管理的目标、原则、责任人和流程等。
计划可以包括文件存储要求、档案损毁与销毁的标准及程序等内容。
2.归类档案：将档案根据其内容和用途进行归类。
可以采用文件编号、名称、日期、部门等方式进行分类。
归类可以根据档案的组织结构、主题、项目、人员等进行划分。
3.建立文件编号系统：为每个档案文件分配一个唯一的编号。
编号可以根据项目、日期、部门等进行组合。
编号系统应该是简单明了的，并且易于扩展和维护。
4.制定文件存储规范：确定档案的存储要求，包括档案室的环境条件、存储设备、文件夹和盒子的使用等。
同时，要确保档案的安全和防火措施，防止档案遭到损坏或丢失。
6.编制档案目录和索引：建立档案目录和索引，方便查找和检索档案。
目录可以按照档案文件的编号或名称顺序进行排列，索引可以根据档案的主题、日期或关键字进行编制。
7.定期检查和维护档案：定期检查档案的完整性和可用性。
维护包括更新文件目录和索引，修复受损的文件，并且定期进行文件备份和存储。
8.销毁和档案归档：根据法规和规定，对已达到保留期限或不再需要的档案进行销毁。
销毁可以采用物理销毁或数字化销毁的方式。
对于需要长期保留的档案，可以进行归档，将其转移到特定的存档区域。
9.培训和意识培养：开展培训和教育活动，提高员工对档案管理的认识和意识。
培训可以包括档案管理原则、流程和技术等方面的内容。
10.使用档案管理软件：可以使用档案管理软件来提高档案管理的效率和效果。
软件可以帮助管理档案目录、索引、检索和备份等工作。
总之，实物档案的整理方法包括建立档案管理计划、归类档案、建立文件编号系统、制定文件存储规范、整理和装订文件、编制档案目录和索引、定期检查和维护档案、销毁和档案归档、培训和意识培养以及使用档案管理软件。
通过采取这些方法，可以确保实物档案的安全、有效和可持续管理。
实物档案的规范整理PPT课件
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。
１、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
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１、实物档案目录的填写
❖ 件号：归档实物的排列顺序号。 ❖ 题名：归档实物的主题内容。 ❖ 来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ❖ 形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ❖ 类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ❖ 数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套
实物档案的规范整理
1
实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
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一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
3
二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
4
（一）实物档案收集的范围
❖ １、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。
❖ ２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
❖ ３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 ❖ ４、本单位组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价
值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念 品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 ❖ ５、本单位成立以来使用过的牌、匾。 ❖ ６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机 构（含本单位内部职能机构）的印章。 ❖ ７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品。 ❖ ８、其它有保存价值的实物。
实物档案整理要求
实物档案整理要求
一、定义 实物档案是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪
念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。 实物档案作为—顺序号 如：2004——JZ——01 2004年度思想政治工作优秀企业称号 ❖ (2)分类号——年度——顺序号 如：JQ——2003——01 2003年度思想政治工作优秀企业称号
❖ 单位实物档案少，就可不按物品类型分类的单 位可直接给流水号，
我馆实物档案档号： 实物档案的档号由类别号、盒号、件号组成，
5、其它有保存价值的实物。
三、归档要求 1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向
本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊 原因应归档的实物确实需要在有关部门保留 一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照 登记，再办理借用手续。
2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物 据为己有或转送他人。归档的实物要保持干 净、整齐、无破损。
8249-10-0031
件号
盒号
全宗名称
实物档案
4、编目
❖ 归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物 档案目录。
❖ 实物档案目录可设置编号、责任者、题名、 年度、数量、保管期限、参见号、备注等项 目。
实物档案归档目录 全宗号 保管期限
❖ 在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉 性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉 称号、获奖级别或等级等等。
2、保管期限：由于实物档案既能直观地反 映历史，又较为稀少， 所以一般应作永久保管。
3、排列及编号 归档实物可先按物品类型排列，同一类中再
实物档案整规则
实物档案整规则
实物档案整规则是指对实物档案进行整理和规范管理的一系列操作和流程。
实物档案是指以物质形式存在的文件、资料或文献，包括纸质档案、磁盘、光盘、胶卷、照片等形式。
实物档案具有不可替代性和历史价值，对于保护历史文化遗产、维护社会公共利益具有重要意义。
实物档案整规则一般包括以下几个方面：
1. 整理原则：按照文件的性质、用途、时间、主题等进行分类、整理和编目，便于查找、利用和管理。
2. 保存环境：为保护实物档案的安全性和完整性，要求建立合适的保存环境，包括温度、湿度、光照、通风等条件的控制，以及防火、防盗、防潮等措施的落实。
3. 标识标注：对档案的名称、编号、归档位置、保存时间等信息进行标识并做好标注工作，方便管理和查找。
4. 借阅管理：对于需要借阅实物档案的单位或个人，要进行严格的申请和审批程序，并做好档案的保密措施，以保证实物档案的安全性和完整性。
5. 档案移交：当实物档案需要移交或转移时，要按照相关规定进行程序化的操作和记录，以确保档案的完整性和追溯性。
上述规则是实物档案整理和管理的基本操作和流程，对于保护实物档案和维护社会公共利益具有重要意义。
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实物档案的整理方法
实物档案的整理方法一、归档实物指立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的,并具有长远保存利用价值的历史记录;二、收集1、收集的范围1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等;3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等中;4本单位已宣布停止使用的印信包括旧印章、印模5本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本;6其它有重要保存利用价值的实物;2、收集要求1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,一般不应跨年度;任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人;2收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明;3)归档的实物应保持整洁、无破损;4归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系;5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物,也应拍照归档;6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求;三、整理1、整理原则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则;2、实物档案的保管期限--永久其他无永久保存价值的实物由立档单位另外造册保管若干年后自行处理;3、整理方法第一步：对收集的归档实物进行鉴定即判断其是否真实、是否值得归档;第二步：整理1)分类两种方法一种是按年度分一种是按类别---年度归档实物数量较少的每年少于30件的立档单位可不进行分类;同一全宗只能选择一种分类案并保持分类方案的稳定;按年度分将归档实物按形成或获得年度分类;采用公元纪年标识,如“2008”;按类别分类将归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品礼品类、印信类;荣誉类：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；纪念品礼品类：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；印信类：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、微标2)排列根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列;格式为：A、全宗号--实物--件号B、全宗号--实物--年度--件号C、全宗号--实物--类别--件号实物档案较少的单位每年少于30件可选择格式A或格式B；实物档案较多的单位可选择格式C;3)编号根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章;并在实物上粘贴项目完整的归档章;平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座;归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号归档章尺寸--长×宽=55×16mm全宗号：档案馆给立档单位编制的代号;如无全宗号,则用“000”代替;实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识,即“SW”年度：归档实物形成或获得时间类别：件号：归档实物的排列序号;参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号;4着录每件实物都应按分类方案,在相关的管理软件上着录各项目要素,并打印出归档目录;实物档案归档目录包括件号、题名文字说明、材质、型制、年度、类别、参见号、备注;题名文字说明：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明;材料：实物的制成材料;型制：指实物的外形、长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm;年度：指产生实物的时间;类别：参见号：备注：注释实物档案除题名外需说明的情况;5)目录封面填写全宗名称年度类别起止件号6上架按分类方案排列顺序上架7)保管专柜保管、注意防虫、防锈等,贵重的实物档案要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续;实物归档标签：。
实物档案的归档流程
实物档案的归档流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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中学实物类档案管理办法范本
中学实物类档案管理办法范本第一章总则第一条为了加强中学实物类档案的管理，有效保护和利用实物档案资源，提高办公效率，制定本办法。
第二条中学实物类档案是指中学学校办学活动产生、具有历史、科学、文化价值的有形实物或文物资料。
第三条中学实物类档案的管理要坚持保护、有序几个原则，保护是第一原则，有序是保护的前提。
确保实物档案的完整性、准确性和可追溯性。
第四条中学实物档案管理委员会是本校的最高实物档案管理组织，负责制定档案管理政策和制度，组织实物档案的收集、保管、整理和利用。
第五条本办法适用于全体中学教职员工及学校与其合作单位等。
第二章实物档案的归档第六条实物档案的归档是指依据一定规则将实物档案放置于指定位置的过程。
归档包括外借档、存档、销毁档等。
第七条实物档案归档前，应做好登记工作。
登记内容包括档案名称、编号、接收时间、来源、保管人等。
第八条实物档案的归档位置应统一规划，在保管条件和保密措施上满足相关规定。
第九条实物档案归档后，保管人应按照规定的保管期限负责档案的保管、整理和利用工作。
第十条实物档案的外借应有相应的手续和记录，并且应在规定的时间内归还。
第十一条实物档案归档后，不得私自销毁、转移或乱放档案。
第三章实物档案的保护第十二条实物档案的保护工作是实物档案管理的核心任务，保护包括安全保护和文物保护。
第十三条实物档案应放置在防火、防潮、防尘、防虫等安全环境中，以确保档案的安全。
第十四条实物档案应定期进行检查，发现损坏、丢失等情况应及时报告上级主管部门并采取相应措施。
第十五条实物档案中的文物资料应按照相关规定进行鉴定、修复和处置。
第十六条对于质量不合格的实物档案及时进行整理、修复或者销毁。
第四章实物档案的利用第十七条实物档案的利用是实物档案管理工作的重要环节，要加强对实物档案的挖掘与利用。
第十八条实物档案的利用应进行规范化、有序化的管理，确保档案利用的真实、准确和安全。
第十九条实物档案应按照相关规定进行分类、盘点和编目，以方便利用。
实物档案的整理原则和方法
实物档案的整理原则和方法
嘿，朋友们！今天咱就来好好唠唠实物档案的整理原则和方法。
你想想啊，要是没有一套好的整理办法，那一堆实物档案不就像没头苍蝇一样乱糟糟的嘛！比如说你的旧照片，要是胡乱堆在一起，到时候想找张特定的照片都难如登天，这多让人抓狂啊！所以呢，整理实物档案可得认真对待。
咱先说整理原则。
这就好比建房子，基础得打牢了。
第一条原则就是要完整啊！不能这里缺一块那里少一块的。
就像拼拼图一样，少了一块那多别扭呀！然后要准确，不能把张三家的东西放到李四的档案里呀，那不乱套了嘛！还要有序，可别像杂货铺一样啥都乱放，得有条有理的整理。
那整理方法有啥呢？首先得分类呀！把不同类型的实物档案分开来，就像把水果和蔬菜分开放一样。
比如把证书放一堆，把纪念品放一堆。
然后给它们编个号，就像给每个人编个身份证号一样，这样找起来方便呀。
再给它们做个详细的目录，目录就像是地图，能让你快速找到你要的东西在哪里。
我之前帮我爷爷整理他那些老物件，哇，那可真是个大工程！但按照这些原则和方法来，还真的整理得井井有条。
爷爷后来找东西可方便多了，还直夸我能干呢！
总之，实物档案的整理可太重要啦！认真对待才能在需要的时候轻松找到想要的东西。
可别小瞧它，它能让我们的记忆和历史都有处可寻，让我们的生活更有条理呀！。
医院个人荣誉实物档案的收集与整理
医院个人荣誉实物档案的收集与整理1. 引言1.1 背景介绍医院是一个重要的社会机构，承担着保障人民健康的使命。
在医院的工作中，个人荣誉是一种非常珍贵的资产，可以展示医护人员的专业水平和个人成就。
随着医疗水平的不断提高和医疗体系的不断完善，医院个人荣誉实物档案的收集与整理变得越来越重要。
医院个人荣誉实物档案包括各种奖状、证书、奖杯等实物物品，记录了医护人员在医疗领域取得的各种成就和荣誉。
这些档案不仅是医护人员的骄傲，也是医院的荣誉，可以激励医护人员不断进取，提高医院的整体声誉。
目前医院个人荣誉实物档案的收集和管理存在一些问题，如档案混乱、整理不规范、管理不到位等。
有必要对医院个人荣誉实物档案进行规范化管理，以确保档案的完整性和准确性，提升医院的形象和竞争力。
本文将重点探讨医院个人荣誉实物档案的收集与整理，为医院提供有效的管理策略和保密措施，以促进医院的发展和提升医护人员的专业水平。
1.2 研究目的本文旨在探讨医院个人荣誉实物档案的收集与整理工作，旨在帮助医院建立完善的档案管理体系，提高医院管理效率和服务质量。
通过深入研究医院个人荣誉实物档案的意义、收集方式、整理方法、管理策略和保密措施，旨在为医院档案管理工作提供具体可行的指导和建议。
通过本研究，可以帮助医院规范档案管理流程，保护医院个人荣誉实物档案的安全与完整性，提升医院整体形象和信誉度。
通过对医院个人荣誉实物档案的收集整理工作进行系统总结与展望，可以为今后医院档案管理相关工作提供有益的参考和借鉴，促进医院档案管理水平的不断提升。
2. 正文2.1 医院个人荣誉实物档案的意义医院个人荣誉实物档案的意义在于记录和展示医院员工的荣誉成就和业绩，可以激励员工持续努力，提高工作积极性和工作满意度。
这些档案也可以作为医院的宣传资料，展示医院的专业实力和声誉，吸引更多患者和合作伙伴。
医院个人荣誉实物档案还可以为员工提供晋升和职业发展的证据和支持，帮助他们更好地规划和实现职业目标。
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实物档案的整理方法
一、归档实物指立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
二、收集
1、收集的范围
1）本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
2）本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3）本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等中。
4）本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模）
5）本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。
6）其它有重要保存利用价值的实物。
2、收集要求
1）归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移
交，一般不应跨年度。
任何单位或个人不得随意将归档实
物损坏、私存或转送他人。
2）收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移
交时对实物的主题和时间进行说明。
3）归档的实物应保持整洁、无破损。
4）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
5）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
6）归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
三、整理
1、整理原则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
2、实物档案的保管期限-- 永久其他无永久保存价值的实物由立档单位另外造册保管若干年后自行处理。
3 、整理方法
第一步：对收集的归档实物进行鉴定
即判断其是否真实、是否值得归档。
第二步：整理
1）分类两种方法
一种是按年度分
一种是按类别--- 年度
归档实物数量较少的（每年少于30 件）的立档单位可不进行分类。
同一全宗只能选择一种分类案并保持分类方案的稳定。
按年度分将归档实物按形成或获得年度分类。
采用公元纪年标识，如“ 2008”。
按类别分类将归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；纪念品（礼品）类：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、微标
2）排列根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。
格式为：
A、全宗号--实物--件号
B、全宗号--实物--年度--件号
C、全宗号--实物--类别--件号
实物档案较少的单位（每年少于30 件）可选择格式A 或格式
B ;实物档案较多的单位可选择格式
C o
3）编号根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。
并在实物上粘贴项目完整的归档章。
平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立
体实物将归档章粘贴在实物底座。
归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件
号、参见号归档章尺寸--长x宽=55 X l6mm
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
如无全宗号，则用
“ 000”代替。
实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”
年度：归档实物形成或获得时间
类别：
件号：归档实物的排列序号。
参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4）著录每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项
目要素，并打印出归档目录。
实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接
受者、实物名称等要素书写文字说明。
材料：实物的制成材料。
型制：指实物的外形、长、宽、高、直径等外形尺寸，单
位用mm。
年度：指产生实物的时间。
类别：
参见号：
备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
5）目录封面填写
全宗名称年度类别起止件号
6）上架
按分类方案排列顺序上架
7）保管
专柜保管、注意防虫、防锈等，贵重的实物档案要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。