采购业务部发票先到的业务处理标准流程

简述K3采购费用发票先到的业务流程

简述K/3采购费用发票先到的业务流程本期概述●本文档适用于K/3 10.2、10.3、10.4、11.0●学习完本文档以后，能够了解采购费用发票比采购发票先到的处理版本信息●2009年1月25日V1.0 编写人：刘翠峰●2009年1月25日V1.1 审核人：管韶燕版权信息●本文件使用须知著作权人保留本文件的内容的解释权，并且仅将本文件内容提供给阁下个人使用。

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背景很多企业都会出现从外采购的材料或是商品，供应商还未开具发票，或者是开具了但是由于传递的时间差，还未收到，但采购过程中发生的运输费或其他杂费已经支付，且已经收到相应的费用发票，针对类似费用需要登记入账，正确反应债权债务关系。

针对类似业务，在K/3供应链系统应如何处理呢？以下根据不同的系统参数阐述它的业务流程。

功能介绍在系统参数【外购入库生成暂估冲回凭证】没有勾选的情况下，采购费用发票可以单独生成凭证。

在系统参数【外购入库生成暂估冲回凭证】勾选的情况下，采购费用发票不可以单独生成凭证。

下面根据以上两种情况，即系统参数【外购入库生成暂估冲回凭证】不勾选，且系统参数【暂估差额生成方式】为【差额调整】的情况下的处理，勾选系统参数【外购入库生成暂估冲回凭证】，且参数【暂估冲回方式】为【单到冲回】的情况下的处理方法。

采购发票-付款流程

1、采购发票
采购发票会对应具体的发票明细
关于采购发票上的单价与采购入库时的单价金额不一致的问题：
（1）采购到货报检单时，单价、金额不输入，采购入库单引用时，单价与金额为空，不能点击打印按钮。

让采购员点击确认入库时，填写单价、金额。

然后自动反填到对应的采购入库单中，然后打印出来，交由财务做账。

（2）采购入库单审批通过时，相业务员发送通知，让其及时点击“入库确认”。

及时补充单价、金额。

（3）采购入库单点击打印时，判断从表中记录单价、金额是否为空，弹出提示“该采购入库单单价为空，请及时通知采购业务员（提取采购到货报检单的业务员）及时定价”（4）如果有单价、金额的话，在进行入库单时，入库单审批通过时，所引入的采购到货报检单装备变为“已入库”。

2、其他应付款托运费可以做个总数，然后做某个字段可以上传附件。

维修费、汽油费。

项目名称、合同编号。

3、应付账款明细表查询条件默认为按照“采购发票”统计应付款。

4、采购入库单增加按钮“打印次数”。

二、增加新的单据费用报销单报销人自己填写，但是手工凭证还是要整理。

三、增加新的报表生产加工单工时明细表、汇总表
四、已开票、未开票统计报表。

sap标准业务流程-采购

ERP
标准业务流程
二、采购部分
（一）普通采购业务
编号：PR-PU-001
操作要点：
1、对于所有的采购业务必须有采购申请单及订单，对紧急采购可以先行入库领用，再进行
补入库手续的处理。

2、对于采购业务中，由于供应商能力问题，产品完成部分工序，到本公司办理入库后，由
本公司再继续加工最后工序，视同于正常的采购程序处理。

如再到外协单位进行加工，
回厂后不再加工的，视同产成品委外处理（虚仓出入库单），如再加工的则按委外加工流程处理。

采购业务财务核算处理：
1、所有入库单、采购发票都记帐
业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据采购入库在库存管理模块录入借：原材料采购入库单未做结算存货核算模块进行记账贷：应付暂估款
采购入库在库存管理模块录入借：原材料采购入库单结算后存货核算模块进行记账贷：物资采购
采购结算采购发票在采购管理模块录入借：物资采购采购发票存货核算模块进行记账应交税金---应交增值税—进项税
贷：应付账款
2、根据采购发票进行记帐。

业务流程系统操作财务核算处理同步流转单据采购入库在库存管理模块录入借：原材料采购入库单未做结算存货核算模块进行记账贷：应付暂估款---XX供应商
采购结算采购发票在采购管理模块录入借：原材料采购发票存货核算模块进行记账应交税金---应交增值税—进项税
贷：应付账款---XX供应商
（二）采购退货业务流程
编号：PR-PU-002
（三）采购结算流程
编号：PR-PU-003。

普通采购业务流程

普通采购业务流程一、采购需求确认。

在进行采购业务之前，首先需要明确采购的具体需求。

这包括对所需商品或服务的规格、数量、质量要求等方面进行详细的确认。

采购部门需要与相关部门进行充分沟通，了解他们的实际需求，以便制定合理的采购计划。

二、制定采购计划。

根据采购需求的确认，采购部门需要制定具体的采购计划。

这包括确定采购的时间节点、预算、供应商选择标准等方面的内容。

在制定采购计划的过程中，需要充分考虑市场行情、供应商的信誉和实力等因素，以确保采购计划的合理性和可行性。

三、供应商选择。

在制定好采购计划后，采购部门需要开始进行供应商的选择工作。

这需要通过市场调研、询价、招标等方式，对潜在的供应商进行筛选和评估。

在选择供应商的过程中，需要综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，以选择出最适合的供应商。

四、合同签订。

在确定了合适的供应商之后，采购部门需要与供应商进行合同谈判，并最终签订采购合同。

合同中需要明确商品或服务的具体内容、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款，以确保双方权益得到保障。

五、采购执行。

采购执行阶段是整个采购流程中最为关键的环节。

在这个阶段，采购部门需要严格按照合同的约定，监督供应商的供货情况，确保商品或服务的质量和交货时间符合要求。

同时，采购部门还需要及时处理供应商提出的问题和变更请求，以保证采购任务顺利完成。

六、验收与结算。

当供应商完成供货后，采购部门需要对所收到的商品或服务进行验收。

只有通过验收后，才能进行结算工作。

在结算过程中，需要核对合同约定的价格和数量，与供应商进行结算，以完成整个采购流程。

七、采购记录管理。

在完成采购流程后，采购部门需要对整个采购过程进行记录和归档。

这包括采购需求确认的文件、采购计划、供应商选择的依据、合同文件、验收记录、结算凭证等。

这些记录的管理对于今后的采购工作和财务审计都具有重要的意义。

八、采购流程优化。

在完成一次采购流程后，采购部门需要对整个流程进行总结和分析，找出存在的问题和不足之处，并提出相应的改进措施。

业务活动流程中采购与付款循环的处理

业务活动流程中采购与付款循环的处理1. 介绍在任何企业的业务活动中，采购和付款循环是至关重要的一部分。

采购与付款循环涉及到企业与供应商之间的商品采购、订单处理、发票生成以及最终的付款过程。

这个循环的处理对于企业的运营和财务管理有着重要的影响。

本文将深入探讨业务活动流程中采购与付款循环的处理，以及一些相关的策略和注意事项。

2. 采购流程采购流程是指企业为了满足自身经营需求而从供应商处购买产品或服务的一系列活动。

它通常包括以下步骤：步骤1: 识别需求- 企业首先需要识别自身的采购需求，确定需要购买的产品或服务的种类和数量。

步骤2: 制定采购计划- 在明确需求之后，企业需要制定一个采购计划，包括预算、交付时间和其他相关的要求。

步骤3: 选择供应商- 企业需要调查并选择合适的供应商，比较他们的价格、质量和服务等方面的优劣，并最终选择一个合适的供应商。

步骤4: 签订采购合同- 一旦选择了供应商，企业需要与供应商签订正式的采购合同，确立双方的权益和责任。

步骤5: 下订单- 企业根据需求向供应商下达订单，并确定交付时间和地点等细节。

步骤6: 收货和验收- 企业在供应商交货后需要对产品进行验收，确保其质量和数量符合合同的要求。

3. 付款循环付款循环是指企业向供应商支付货款的一系列活动。

它涉及到发票的生成和验证、付款的审批和执行等过程。

下面是付款循环的一般步骤：步骤1: 发票生成- 供应商向企业提供发票，列出已经交付的产品或服务的详细信息。

步骤2: 发票验证- 企业负责核实发票的准确性，包括确保产品或服务的数量、质量和价格与采购合同一致。

步骤3: 发票审批- 一旦发票通过验证，企业需要进行内部的审批流程，包括相关部门的审批和财务部门的核准。

步骤4: 付款执行- 企业根据发票和审批结果，通过预定的付款方式向供应商支付货款。

步骤5: 记账处理- 企业需要将付款相关的信息记录到财务系统中，并确保相应的账务准确与一致。

4. 核心问题与解决方案在采购与付款循环的处理中，企业可能会面临一些核心问题，包括但不限于：问题1: 采购需求不准确或不及时，导致采购延误或过度采购。

2020年(BPM业务流程管理)业务流程及操作

（BPM业务流程管理)业务流程及操作供应链系统业务流程及操作手册供应链系统单据中选择基础资料（供应商、客户、物料、仓库等）都可以按F7快捷键进行获取。

所有的单据录入完毕都需要进行保存审核，没有审核的单据不参加成本核算，而且不能与其他单据进行关联操作。

所有单据录入完毕保存之后要对单据进行操作（比如：修改、删除、审核、反审核等，在单据维护界面点右键或者点编辑菜单下相应按钮即可）都是在对应的单据序时簿中进行。

在单据序时簿界面选择多条连续记录为shift键，多条不连续记录为ctrl键。

所有的核算功能都包括在存货核算模块中，成本核算可以在月底一次性做。

存货核算系统生成的凭证必须在存货核算下的凭证管理里面进行修改删除。

成本核算步骤：第一步：入库核算――购入库核算(核算外购入库单成本)第二步：出库核算――料出库核算（核算生产领料单成本）第三步：自制入库核算（粉、粒、片，分步骤做）具体操作步骤1.通过仓存管理――领料发货――生产领料汇总表，查看生产领用材料的金额，分摊生产领用的共耗部分（备品备件、包装、辅料等），及工资、水电等。

2.手工算出粉的成本，通过存货核算――库核算――制入库核算，录入粉的成本，并进行核算（核算粉产成品入库单的成本）3.通过存货核算――库核算――成品出库核算，核算出生产粒领用的粉的成本（核算涉及到粉的出库的成本）4.手工算出粒的成本，通过存货核算――库核算――制入库核算，录入粒的成本，并进行核算（核算粒的产成品入库单的成本）5.通过存货核算――库核算――成品出库核算，核算出生产粒领用的粒的成本（核算涉及到粒的出库的成本）6.手工算出片的成本，通过存货核算――库核算――制入库核算，录入片的成本，并进行核算（核算片的产成品入库单的成本）第四步：产成品出库核算（核算销售出库成本）特殊业务处理丛外单位购买产成品自己更换包装：因为是丛其他单位采购的所以应该录入“外购入库”，更换用的包装属于单位自己的而且不能计入本单位生产的产品成本里所以录入“其他出库”里做库费用处理。

购销存账务处理流程

購銷存賬務處理流程一、生産概況1、公司存货形态原料：原纱（G75、E225等）辅料（聚乙烯醇、醋酸、K 剂等），包材（栈板、PE 膜等）半成品：经轴（G75、E225）织轴（G75、E225）胚布（7628-50M 、7628-50L 等）KH 布BH 布FN 布产成品：7628-50M 、7628-50L 、2116M2、工艺流程二、採購業務的處理财务部门是根据采购发票和外购入库单对采购部门采购的材料进行帐务处理。

因此，财务人员在收到采购部门传递来的单据的不同情况进行不同的帐务处理。

发票和外购入库单的情况，对于本公司来说大体有以下几种：发票和入库单同时到、发票到货物未到、发票未到货物到并验收入库、所到发票仅是入库货物的一部分等（这里的入库一般是指货物全部入库）。

由于发票和入库单之间存在多种情况，因此对于它们就需要采用不同的帐务处理方式。

1、发票和入库单同时到的：这又分两种情况即发票到且货物到并验收入库和发票到且货物到但还未验收。

财务人员根据采购部门传递的采购发票和外购入库单，首先在采购管理模块中找到“结算”一项，然后根据采购部门提供的采购发票上的供应商等信息查询该发票，然后点击审核。

这样，待审核项里就会出现相应的入库单。

财务人员根据手中的入库单选择相应的采购发票进行钩稽审核（注意：实际入库数量和采购发票上的数量有可能不符，假如确认无误的话可以强行钩稽审核）。

审核后，财务人员然后到存货核算模块进行采购帐务的处理。

首先是进行外购入库核算，外购入库核算的实质是根据采购发票和外购入库单确定外购物料的实际单价。

外购入库核算是进行材料采购的必不可少的步骤。

核算后，财务人员要到凭证管理项中，选择生成凭证。

点击生成凭证，这样根据发票等信息选择需要生成凭证的单据。

凭证的生成有两种，一是按单生成一是汇总生成。

前者的意思是一张单据生成一张凭证，后者则是把所选择的单据都在一张凭证上生成。

并且，属于相同的科目，它们的数量、金额还会合并在一起。

采购付款发票管理制度

采购付款发票管理制度一、制度目的为规范公司的采购付款流程，加强内部控制，保证资金使用的合理性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司的所有采购活动及相关付款流程。

三、采购发票管理1. 采购人员应及时将收到的采购发票送至财务部门，由财务部门进行登记和归档。

2. 采购发票应准确、完整地填写，包括发票号码、日期、金额、供应商信息等内容。

3. 采购发票在财务部门进行审核后，方可进行付款。

四、付款流程1. 接到采购发票后，财务部门应核对发票信息，并与采购合同、采购订单等文件进行比对。

2. 经过核对无误后，财务部门将相关信息录入财务系统中，并生成付款申请。

3. 付款申请需要经过财务主管审批后，方可由财务人员进行支付。

4. 支付方式包括银行转账、支票等，支付完成后应及时将付款信息反馈给采购人员，并归档相关文件。

五、内部控制1. 财务部门应建立健全的内部控制机制，包括审核流程、授权制度等，确保资金使用的合规性。

2. 财务部门应定期对采购付款发票进行复核，发现问题及时纠正，并做好相关记录。

3. 财务主管应对付款申请进行抽查，确保资金使用符合公司政策和规定。

六、违规处理1. 对于违反采购付款发票管理制度的行为，公司将进行严肃处理，包括警告、停职、辞退等措施。

2. 一经发现违规情况，应及时通报相关部门，追究责任并做出处理。

七、定期审查1. 公司应定期对采购付款发票管理制度进行评估和审查，发现问题及时调整和改进。

2. 为确保制度的有效实施，公司应进行相关培训，提升员工对制度的理解和执行能力。

八、制度的执行1. 公司领导应对本制度进行宣传，确保全员了解和执行。

2. 各部门应按照本制度的要求，加强内部沟通和协作，共同维护公司的财务稳定和安全。

九、附则1. 本制度自颁布之日起生效，并适用于公司内所有采购付款活动。

2. 对于本制度的解释权归公司领导层所有。

以上就是公司采购付款发票管理制度的内容，希望所有员工能够严格遵守，并加强对制度的执行和监督，共同维护公司的财务健康和安全。

采购付款申请和发票流程

付款及发票管理制度适用范围：业务投标、采购付款、工程劳务等实际发生需要通过公司支付款项。

目的：为了规范公司财务制度和发票及时有效追踪。

***公司转账支付申请单根据我公司与单位签订的合同约定。

使用项目名称：转账事宜：本次转账金额：经理：财务部：申请部门主管：本申请一式二份，财务部、供应商各一份一、付款申请流程：1、持合同（包含报价单）或其他有效凭证、发票、→2、填写转账支付申请单→3、部门主管审批→4、总经理审批、→5、财务登记→6、财务通知出纳转账。

所有付款业务均需凭部门主管核准，直属经理审批通知财务部会计进行审核登记，最后出纳才能进行支付。

请款人对所提交的付款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性，避免提供收款人信息不真实造成财务误付，给公司带来经济损失。

2、如果是要求公司将款项汇入收款人（供应商单位）指定卡号（经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件，确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。

财务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人和总经理签字确认后，方可汇款。

对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。

为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付，特殊情况总经理批准的除外。

3、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于总经理特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。

二、支付信息1、银行电汇付款：财务部凭经办人出具的经核准无误采购申请中列的收款人信息办理电汇付款业务。

2、退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。

采购及报销流程规定范文

采购及报销流程规定范文一、概述本文旨在制定和规范公司的采购及报销流程，并对该流程进行详细描述和解释，以确保公司所有采购和报销活动的合规性和效率。

所有员工应严格遵守本流程规定，并全力配合相关工作。

二、采购流程1. 采购需求申请任何员工在有采购需求时，应填写《采购需求申请表》并提交给相关部门的负责人进行审核。

申请表中应明确采购物品的名称、数量、规格型号、预计价格等必要信息。

2. 采购方案制定经过相关部门负责人的审核后，负责采购的部门应制定采购方案。

该方案应包括供应商评估、价格比较、质量控制等内容，并在采购方案中详细列出所需物品及其规格型号、数量等。

3. 供应商选择与谈判采购部门应根据采购方案，选择合适的供应商，并与供应商进行详细的谈判。

谈判内容包括价格、交货时间、质量要求等，并最终确定供应商。

4. 采购合同签订在确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同，并明确合同中的货物清单、数量、价格、交货时间、付款方式等内容。

合同签订后，双方应进行盖章确认，并保持原始合同文件。

5. 采购执行与验收供应商根据合同约定进行采购执行，采购部门应定期进行进度跟踪，并在收到货物后进行验收。

验收内容包括数量、质量等方面的检查，并在验收合格后确认收货。

6. 采购付款采购部门应在验收合格后，及时办理采购付款手续。

付款金额应与合同金额保持一致，并填写《采购付款申请表》和相应的财务凭证，并在规定的时间内提交给财务部门。

三、报销流程1. 报销申请员工在发生符合公司报销政策的费用后，应填写《费用报销申请表》，并附上相关费用发票和凭证。

报销申请表中应明确费用的类型、金额、时间等必要信息，并由部门负责人签字审核。

2. 费用审批部门负责人审核后，报销申请表应送交公司领导审批。

公司领导应对报销申请进行审批，并确保费用的合理性和合规性。

3. 财务核验经过公司领导的审批后，财务部门应对报销申请表和相关费用发票进行核验。

核验内容包括发票真实性、金额是否与报销申请一致等。

采购及付款流程财务制度

**市京弘全科技**采购付款流程1.目的：为加强规*公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的平安，特制定本制度。

2.适用*围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购置材料、低值易耗品、固定资产、费用和效劳的所有采购与付款。

3.采购业务流程说明： 3.1采购业务流程图：no（1）材料采购：第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供给商。

第二步：收货：供给商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。

如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB 会义并取得不合格供给商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供给商协商后退回供给商，并通知财务。

第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。

进口采购业务由报关完成以上请款。

第五步：财务审核付款：（2）低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。

第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。

第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款一、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。

（1）国内采购业务：要求单据：PO、收货单〔对方送货单〕、发票、请款单。

（a）要求请款单供给商名称或代码与发票和PO上的完全一致。

（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO 上的数量。

〔c〕要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。

如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。

请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。

（2）进口采购业务：要求单据：PO、收货单〔对方送货单〕、发票、报关单、请款单。

T+业务管理操作手册

一、采购相关业务流程图：请购单——〉采购订单——〉采购入库单——〉进货单——〉采购发票——〉付款1、正常采购：1）企业根据部门内实际请购、根据预测、根据门店要货或销售产生的需求分析等，结合请购单、要货单、采购分析、销售订单、目前的库存量以及销售预测等因素，制定采购计划；2）根据制定的计划，在系统中可以手工填制“请购单” ，也可以根据销售订单或采购需求分析，生成“请购单”，主管审核；3）根据制定的采购计划，在系统中可以手工填制“采购订单” ，也可以根据销售订单、请购单、采购需求分析，生成“采购订单” ，主管审核。

4）采购员将审核过的采购订单打印或导出文件，通过传真或电子邮件等方式传递给供应商；5）供应商按采购订单准备货物，并按照要求发货；6）企业核对并检验所采购的货物，验收入库（验收入库时，可采用扫描枪，扫描存货的条码）；7）根据采购订单号，生成采购入库单；8）审核并打印“采购入库单” ，签字后一份给供应商做结账凭证，一份留底备查，一份财务报销；9）货物收到入库后，供应商将开具发票或收据。

收到发票或收据以后，企业人员将发票与“采购入库单”进行核对存货以及存货数量，核对正确以后，采购员、库管员在发票上签字，并把发票和采购入库单送到财务；10）采购过程中发生的运费，如果需要同采购单据同单显示的话，可以在采购单据上录入“劳务费用”属性的存货行，用来记录运费。

劳务费用行金额可正可负，支撑不同场景；如果不需要同采购单据同单显示的话，可做“费用分摊单” ，将费用分摊到相应入库单；11）配比采购或请购单流转到采购订单后，可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存，以解决自动将货物按默认供应商采购。

操作：1）采购需求分析：采购员在【采购管理】中，可根据销售订单或预测单的需求情况，通过分析现存量，进行填制采购需求分析，完成后根据采购建议生成采购订单。

2）请购单：采购员在【采购管理】中，通过手工录入或选销售订单生成请购单，请购人、存货、数量为必填项，完成后由采购主管审核。

采购的业务流程

采购的业务流程采购是企业运作中非常重要的一环，它涉及到原材料、设备、劳动力等资源的获取，直接关系到生产效率和产品质量。

因此，建立一个高效的采购业务流程对于企业的发展至关重要。

下面将从采购流程的规划、执行和监控三个方面来详细介绍采购的业务流程。

首先，采购流程的规划非常关键。

在这一阶段，企业需要明确采购的目标和需求，制定采购计划和采购预算。

同时，还需要对供应商进行评估和选择，建立供应商数据库，以确保后续采购能够有合适的供应商进行合作。

此外，还需要建立采购合同和相关文件的管理制度，确保采购过程的合规性和规范性。

其次，采购流程的执行是整个采购业务流程中最为复杂和关键的环节。

在执行阶段，企业需要根据采购计划和需求，与供应商进行洽谈和谈判，达成采购合同。

同时，还需要进行采购订单的下达和跟踪，确保物资的及时供应和交付。

此外，还需要对供应商的绩效进行评估，及时调整和优化供应链，以确保采购活动的顺利进行。

最后，采购流程的监控是采购业务流程中的收尾阶段。

在这一阶段，企业需要对采购活动进行绩效评估和成本控制，确保采购活动的效益最大化。

同时，还需要建立采购数据和信息的管理系统，对采购活动进行数据分析和监控，及时发现和解决采购过程中的问题和风险。

此外，还需要建立采购流程的改进机制，不断优化采购流程，提高采购效率和质量。

总之，建立一个高效的采购业务流程对于企业的发展至关重要。

通过规划、执行和监控三个方面的管理，可以帮助企业建立起一个科学、规范和高效的采购流程，提高企业的竞争力和盈利能力。

希望以上内容能为您的采购业务提供一些帮助。

采购合同、付款及发票管理制度

湖北武铁山桥轨道装备有限公司采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。

内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。

第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下：（一）、合同的签订及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。

《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。

（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。

合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。

（二）、合同内容填写要求（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

（三）、合同的报送及执行（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。

采购业务操作流程

采购业务操作流程第一类：物资采购类（估价入账、发票审核、发票结算）第二类：应付账款（付款单、应收票据背书、应付票据付款）第一类：物资采购类（估价入账、发票审核、发票结算）一、估价入账每天上午库房交单据到财务，对于货到已经验收入库，发票未结算，要进行估价入账，先按供应商将外购入库单分开，然后进行账务处理：供应链—＞存货核算—＞生成凭证—＞事物类型选择“外购入库估价入账”—＞重设（过滤条件：供应商包含хх，可将此方案保存，以后可继续使用）—＞根据外购入库单编号勾票—＞按单/汇总（在生成凭证之前先选择好凭证模板）—＞凭证生成完成，修改摘要（х月х日购хх，估价入账），在附件处填上附件张数；分录为：借：原材料贷：应付账款二、发票审核供应签订采购合同后，应及时将合同原件交到财务部，财务部收到采购合同，按照氮、磷、钾、其他类，将合同编号按照顺序存档，并及时催促供应部结算发票交到财务部，财务部接到采购发票，及时进行审核，手工结算单的审核：1、大宗原材料：审核结算单价是否按照合同执行，数量是否存在短重，短重扣款是否正确，按照合同是否存在质量扣款，质量扣款是否正确。

2、包装袋：包装袋结算重点审核结算后面的抽重记录是否正确，结算单价是否按照合同执行，是否存在克重不够，扣款是否正确。

3、备件及其他：定点采购单位按照订单采购协议执行，零星采购由供应部经理审核，金额交大的需要提供比价情况或由审计部进行价格的审核。

以上发票的审核还要审核供应商提供的采购发票是否正确，包括发票的真实性，发票开具的数量单价、购货单位名称、金额等，有无加盖“发票专用章”。

手工结算单审核过后，进入金蝶K3：供应料—＞采购管理—＞入库—＞外购入库查询（过滤条件：供应商包含ххх，并且选择日期范围，勾稽状态“未勾稽”，保存此方案，以后可继续使用）—＞确定，检查电脑上面实收数量、过磅数、开票数是否和手工结算单一致。

三、发票结算的账务处理供应链—＞采购管理—＞结算—＞采购发票—审核/反审核（过滤条件：供应商包含ххх，时间选择：本期，审核：未审核或全部，勾稽状态：未勾稽，保存此方案以便于以后继续使用）—＞确定—＞双击发票将其点开，审核电脑数据和原始单据是否一致，点击“审核”—＞点击“勾稽”退出；供应链—＞存货核算—＞入库核算—＞外购入库核算—＞确定—＞点击“分配”—＞点击“核算”—＞退出；供应链—＞存货核算—＞生成凭证—＞选择事务类型为“外购入库估价冲回”/“外购入库”—＞重设（过滤条件：供应商包含хххх，保存此方案以便于以后继续使用）—＞勾票—＞按单/汇总—＞凭证生成完成，修改摘要（х月х日购买хх，估价入账—冲回），无附件，保存—＞退出，其中分录为：借：原材料红字贷：应付账款红字选择“外购入库”（如果验收入库和发票同时到达，则省去做估价冲回，直接进行这一步）（过滤条件：供应商包含ххх）—＞选择发票—＞按单/汇总—＞凭证生成完成，修改摘要（结算х月х日购买хх），在附件处填上附件张数，分录为：借：原材料贷：应付账款第二类：应付账款付款（付款单、应收票据背书、应付票据付款）一、付款的审核：财务会计—＞应付款管理—＞账表—＞应付款明细表（筛选供应商）—＞确定。

生产制造型企业的供应链业务流程图

收款单记帐
收款单记帐形成应收帐款的贷方
财务人员
可以取消记帐
凭证生成
销售发票和回款单自动生成凭证，实现业务和财务一体化
生成凭证后不能取消记帐
库存业务流程：
注：生产领用按订单计划领用
业务单据
录入说明
岗位
备注
采购入库单
参照采购订单生成,不需要订单的零星采购可以允许手工录入入库单
该单据由采购系统自动转入库存系统，库存系统只允许修改数量，库存系统设为不显示单价，库存管理人员看不到单价信息
该单据自动转入库存系统,入库后需记帐。
采购发票
参照采购入库单生成,可以多张入库单一次付款,也可以一张入库单多次开票，采购发票分为商品采购发票和普通采购发票。
收据也需要开票，但发票类型选收据
发票记帐
发票记帐自动形成应付帐款的贷方
记帐后可以取消记帐，生成凭证后不能取消记帐
付款单
参照发票生成，可以多张发票一次付款,也可以一张发票多次付款,分为商品采购付款和普通采购付款.
销售发票
参照已审核销售交货，可以多张发票一次开票，也可以一张发票多次开票
发票需记帐
发票记帐
发票记帐形成应收帐款的借方
财务人员
可以取消记帐，记帐后发票不能修改
收款单
参照发票生成，可以多张发票一次付款，也可以一张发票多次付款
财务人员
先收款后开发票，手工录入付款单，作预付款处理，该业务需要作回去款单与发票核销.
销售出库单
参照销售交货大拿，录入实际运送给客户的数量。
销售流程中已说明
其他入库单
对赠送、回收物料入库等，非采购入库业务也可以录入该单据，通过业务类型区分，便于分类分析统计
其他出库单

采购、付款程序及管理办法

采购、付款程序及管理办法采购、付款程序及管理办法（试行）1.总则1.1.制定目的为确保本公司所购买的原材物料及各种物品质量稳定、价格合理、按时交货，并作为本公司执行请购、采/订购、验收及付款业务程序的依据，特制定本办法。

1.2.适用范围适用于本公司原材物料及其它所有物品的采购、付款管理。

1.3.管理单位原材辅料采购：业务部劳保、办公用品：总经理室仓储：生管部结算：财务部监督：稽核室、总经理室2.需求计划2.1.每月27日招开产销协调会上，总经理室根据业务部销售计划制定下达下月生产计划，生管部根据下月生产计划和现有库存，制定下月原材料（板方、面背板、芯板、素芯板）需求量，并于29日填报『月物料需求计划表』交业务部及财务部各一份，同时报总经理室备案。

2.2.产量确定后，生管部根据下月生产计划和现有库存，制定下月大宗辅料（甲醛、尿素、煤、面粉、原子胶等）及其它物料(生产工厂与工务修理用备品备件、机物料及低值易耗品等)需求量，并于29日填报『月物料需求计划表』交业务部及财务部各一份，同时报总经理室备案。

2.3.一般性事务用品和常用劳保用品，如：办公用品、手套、口罩、工作服等，由总经理室依照月需求量、工厂现有人数和《劳动保护条例》制订月需求计划，填报『月物料需求计划表』交财务部一份。

3.请购作业3.1.原材料及辅助材料：业务部依生管部交来的『月物料需求计划表』应首先安排采购人员进行询价、比价作业，必要时可进行招标作业。

在进行询价、比价作业时，首先应对供应商的资质情况进行了解，对需经常采购的同一材料物品至少应收集提供三家供应商的资质及报价资料，并就价格、品质、交期三项重点作为采购的选择决定依据。

除零星一次性采购及需要急采的材料物品外，其他经常性的材料物品的采购均须与供应商签定购销合同。

将上述作业的相关资料备齐后，填写『请购单』，报总经理室请购。

3.2.其它一般性办公用品、常用劳保用品的请购由总经理室依各『月物料需求计划表』进行询价、比价后填写『请购单』报总经理请购。

采购部标准工作业务流程

采购部标准工作业务流程第一篇：采购部标准工作业务流程酒店采购工作制度及审批流程一、总则1．为规范管理，有效控制酒店运营成本，本着搞好采购供应，维护经营管理，保障酒店运作的工作方针，根据行业相关要求和本酒店实际情况，制定本制度。

2．本制度适用于酒店所有采购活动及与采购流程相关的所有部门和人员。

3．酒店采购方式分为采购申请单采购、鲜活类每日订单采购和合同、协议采购等。

4．酒店采购种类分为食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等）、用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、工程维修配件及工具、百货类等）、固定资产类、外包类（清洁洗涤类、工程及维保类、水电油气购买类、紧急维修类、广告宣传类、培训类等）等。

5．采购工作以保障酒店正常运行、降低运行成本为目的，采用多方询价、公开招标、集体定价等工作方式，保证采购质量。

6．与酒店采购流程相关的部门在采购、收货、入库、付款等整个物流过程中应各司其职，密切配合，提高工作效率。

二、采购一般规定1．食品类（包括鲜活食品、干货、冻货、调味品、酒水等）、用品类（包括一次性客用品、布草、印刷品、办公用品、系统软件、工程维修配件及工具、百货类等）、固定资产类采购需以书面形式（书面请示、采购申请单、鲜活类每日订单或签署采购协议、合同）提出申请，按流程审批后交由采购部采购，禁止使用部门自行采购。

2．外包类（清洁洗涤类、工程及维保类、水电油气购买类、紧急维修类、广告宣传类、培训类等）由使用部门提出书面请示，经采购主管副总批准后由使用部门具体承办相关合同协议。

3．原则上采购物品均需通过询、比、议的方式确定最终价格及供应商。

如果独家供应的应说明原因；单宗10万元以上的采购必须签订相关合同协议；单宗50万元以上的采购必须进行招投标采购。

4．采购部应当建立供应商管理档案，妥善保管供应商相关资质文件、报价单、样品等资料，有人员变动时应当全部列入移交。

5．采购部在系统管理上应建立采购合同协议、采购单、每日订单等管理档案，由人员变动时应当全部列入移交。

购发票流程

购发票流程购发票是现代企业日常运营中的重要环节之一。

一个规范的购发票流程可以帮助企业更好地管理财务，掌握资金的流动情况，提高财务的透明度和合规性。

以下是一个完整的购发票流程的简要描述。

首先，购发票流程的第一步是收集相关资料。

企业需要定期向供应商索要发票，并查验发票的真实性和合法性。

之后，发票资料会进入企业的财务部门进行登记。

接下来，财务部门会对发票进行核实和审批。

核实的内容包括发票金额、开票日期以及开票单位的名称等。

审批的目的是确保发票的使用符合公司的财务政策和法律法规的要求。

只有经过审批的发票才可以被支付。

然后，财务部门会将已核实和审批的发票录入账务系统。

这个过程包括将发票的相关信息录入到会计软件中，并生成相应的凭证。

这样一来，企业的财务账目就能够准确地反映出收入和支出的情况。

接着，企业需要按照发票上的付款条款进行付款。

付款可以通过银行转账、支票或者现金等方式进行。

这一步骤需要财务部门与企业的银行进行沟通和配合，确保款项准时、准确地支付给供应商。

最后，财务部门还需要对购发票流程进行记录和归档。

这些记录包括发票的原始资料、核实和审批的文件、付款凭证以及其他相关的文件。

这样做的目的是为了方便日后的审计和监管，同时也为企业的内部管理和报表编制提供支持。

以上就是一个购发票流程的基本概述。

当然，实际的购发票流程会因企业的具体情况而有所不同。

有些企业可能还需要考虑增值税的抵扣、发票的索取和开具方式等因素。

不过，无论具体情况如何，一个规范的购发票流程都应该具备以上所述的基本环节，并且能够确保财务的准确性和合规性。

购发票流程的规范化和优化可以帮助企业降低财务风险，提高财务效率。

同时，购发票流程的改进还能提高企业的形象和竞争力，增强合作伙伴对企业的信任和认可。

因此，企业在制定和实施购发票流程时，应该充分考虑到企业的实际情况，同时也要密切关注相关的法律法规和财务政策的变化，及时进行调整和优化。

这样一来，企业就能够更好地掌握资金流动情况，提高财务的透明度和合规性，为企业的发展提供有力支持。