加强内部控制制度建设的措施

加强内部控制制度建设的措施[摘要] 本文对我国企业内部控制的现状加以分析,提出构建企业内部控制制度的方法和应达到的标准,并对内部控制的难点提出了解决方法｡[关键词] 内部控制;制度;构建方法由于每个企业都有自己的经营特点和独特的环境条件､发展目标､经营管理方式,控制的关键点不同,因此我们应在深入了解我国企业内部控制现状的基础上,研究内部控制制度的构建｡1 我国企业内部控制的现状目前,我国企业的内部控制结构主要存在以下问题:1. 1法人治理结构不完善,内控组织虚位我国许多上市公司虽然设立了董事会､监事会,聘任了总经理班子,但在实际工作中董事会的监控作用严重弱化,董事经常只有一个“虚职”,而且缺少必要的常设机构｡例如,进行股份制改造后的国有企业,公司总经理往往兼任董事会董事或董事长,权力不能受到有效的监督,股份公司应有的一些机构设置没有起到应有的作用,甚至根本就没设置,股份公司仅仅有了现代企业的外壳,而没有从根本上形成真正的法人治理结构,没有明确界定董事会､审计委员会和管理者的权限和责任｡同时管理者习惯于用行政命令的方式“治理”企业,而不是管理企业｡由于公司法人治理结构不完善,缺乏有效的控制措施,从而产生了大量“内耗”,无形中提高了公司的经营成本｡1. 2风险意识差,内部后劲不足所有的企业,不论其规模､结构､性质或产业如何,其组织的不同层次都会遭遇风险管理,必须密切注意各层次的风险,并采取必要的管理措施｡然而,从我国企业的现状来看,企业的风险意识并没有提高到应有的高度,还停留在计划经济条件下卖方市场的水平上,没有形成风险意识,更缺乏有效的风险管理机构｡1. 3信息流通不畅,职责不清,职责不明一个良好的信息和沟通系统,可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况,及时为企业员工提供履行职责所需的各种信息,使企业的经营和管理流畅进行｡管理信息系统是指由人和计算机组成的能进行数据的收集､处理､存储､输出的系统,它通过对一个组织内部和外部数据的处理来获得有关信息,以控制企业的行为｡会计信息系统是企业管理信息系统中的一个最重要的子系统,是组织处理会计业务并为企业提供财务信息和决策信息并辅助企业管理控制的有机整体｡有效的管理信息系统可以及时提供各方所需要的会计信息,尤其是企业高层决策人员判定经营方针､制订规划､进行决策所需的会计和管理信息｡企业的管理人员只有通过管理信息系统了解了企业目前的状况,才能对可能发生的异常状况做出反应,从而及时报告,以防止重大损失的发生｡我国企业中往往存在着这样一些区域,谁都可以管,谁都可以不管,出了问题以后常常是互相推卸责任,互相指责,最终不了了之,无法追究责任｡1. 4内控机制不健全,控制乏力为了确保其指令被贯彻执行,管理当局要判定各种措施和程序,一般包括授权和批准､职责划分､设计和运用恰当的凭证､恰当的安全措施､独立的检查和评价等｡为了保证控制目标的实现,企业必须判定控制政策及程序,并予以执行,管理阶层必须确保其辨认并用以处理风险的行为已经有效落实｡我国企业内部控制活动中最大的一个薄弱环节就是考核奖惩机制不够健全有效｡计划可能是好的,但由于没有人去考核,去检查或者说没有认真地去考核,去检查,而只是搞形式,走过场,其执行效果往往很差｡无论制度多么先进､多么完备,在没有有效控制考核的情况下都很难发挥出它应有的作用｡而且,对整个内部控制的过程必须施以恰当的监督,并通过监督活动在必要时对其加以修正｡由于管理体制和管理方式的问题,我国企业内部控制的监督很薄弱,管理控制的方法不够先进,内部审计机构没有起到应有的作用｡2 构建企业内部控制制度的方法2. 1关于内部控制的目标公司治理实际上是指所有者对企业经营者进行监督和控制的一整套制度安排;而内部控制则是实施监控管理的直接手段｡因此,其内部控制目标就显得十分明确,即通过这种制度安排,要达到一种什么效果｡美国COSO报告中规定的内部控制的目标是3点,即保证财务报告的可靠性,提高企业经营的效果和效率,保证相关法律法规的遵循性｡我国所确定的内部会计控制目标:一是规范单位会计行为,保证会计资料真实､完整;二是堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现纠正错误及舞弊行为,保护单位资产的完全完整;三是确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行｡通过对上述控制目标的比较可见,COSO定义中的内部控制目标既包括对会计行为的控制要求,又包括对企业效率､效益的要求｡企业是一种营利性组织,其存在的意义就是要有经济效益,要有效率,没有效益和效率的企业就没有存在的必要｡企业盈利并能快速发展,这是对企业经营者的基本要求｡我国内部会计控制目标,则是针对我国企业内部控制的缺失和失效､管理混乱､有章不循､有法不依的实际状况提出来的,有鲜明的背景特点,控制管理的重点则是建章建制,维护企业内部的经营秩序｡正是由于内部控制层次的特定要求,因此,所提出的内部控制的目标就相对较低,侧重于会计处理秩序和业务处理秩序方面的规范要求,存在着为控制而控制､缺乏为经营目的服务的缺陷,有什么样的内部控制目标,就会产生相应的内部控制制度｡客观地分析内部控制目标,有利于我们认识和理解内部控制要素,把握内部控制的重点和难点,建立科学和完善的企业内部控制制度｡2. 2关于内部控制的内容内部控制的内容,应对企业经营管理的重要方面和重要环节实施全方位的控制,明确控制的关键点｡内部控制的重点:一是对企业资金进行控制,各项资金的收支业务必须按照手续制度办事,按预算计划执行｡要合理调动资金,讲究资金的使用效率和效果,避免财产物资的损失浪费;二是加强各环节责任人的监控管理,避免权利滥用造成经济损失;三是要从根本上解决偷懒和搭便车的问题｡偷懒可以说是人的一种本能,在没有制度约束下,人们都有停下来歇一歇的想法,都想尽量轻松自在｡而企业是营利性组织,其宗旨就是盈利,是为了追求剩余价值而存在的,所以员工的偷懒是企业经营的大敌｡要让员工不偷懒,就要用制度来约束｡根据企业的实际情况,按照控制的关键点来制定业务处理的具体规则､程序和要求,按工作对象所具有的数量特征来精细化确定岗位的操作规范,实现工作过程的标准化和制度化,用量化标准来约束员工的行为｡2. 3建立合理的授权控制机制内部控制实质上是对企业经营过程中,员工行为的规范约束,是对人的行为要求的控制管理｡这种控制管理要解决两个核心问题,一是从事该业务活动人员资格认定问题;二是合理委托授权问题｡人员资格认定是客观判断职工作能力和品质过程,通过这种认定能够合理确定工作岗位的合适人选,形成企业内部控制的组织梯队｡而合理委托授权,要解决的是责､权､利的约束问题｡不论是企业还是社会,凡是出现重大的舞弊和经济案件都是用人不当､授权不当的结果｡所以加强对人员的监控管理是内控制度建设中的关键问题｡首先,要将岗位的责任､权利､利益严格确定下来,使员工的每天工作都在制度的约束中进行｡其次,要建立实时的监控系统,让不称职的员工离开其工作岗位｡内部控制的重点是对企业内部各层次管理者的监督和约束､协调工作,要使内部各层次管理者的工作能够协调有序,各负其责,就要建立各层次的授权委任制度｡通过这种授权委托形成合理的监控系统,以便保证内部控制制度的贯彻执行｡委托授权,是一种任务､责任相匹配的适当授权,是一种职务之间相互制衡､相互约束的权利分配｡要通过合理授权和责任界限的严格划分,实现用一个人的工作可以证实另一个人工作的准确性｡还要通过定期轮岗制,保持员工的工作热情,防止有关人员之间的相互勾结,避免违法违规事件的发生2. 4企业内部控制应关注员工的培养和教育内部控制制度是靠人去执行的,再好的制度如果没有高素质的人去执行也不会产生好的效果､效率｡加强对员工的培养和教育,应是内部控制建设中的重要内容｡首先,应加强对企业员工诚实守信的教育,因为如果没有诚信,就会出现偷工减料､弄虚作假､欺上瞒下､投机取巧的现象,就会直接影响企业的形象和企业产品的信誉｡其次,要关注员工自身价值的建设,注重其创新能力的培养和提高｡应当对不同的工作岗位每年提出不同的知识更新要求,通过培训､考试考核和业绩评估等形式提升企业全体员工的能力水平｡同时,管理者还应创造适宜的工作环境､工作条件以便满足职工的尊重需求和自我实现的需要,采用适当的激励制度手段调动职工工作的积极性和创造性｡2. 5应制定严格的责任追究制度和惩罚制度责任追究制度是企业内控制度贯彻执行的根本保证｡如果没有严格的责任追究制度就会使各项合理的规章制度形同虚设,整个企业也就没有凝聚力和战斗力｡惩罚规定是责任追究制度的补充,它既是治理违法违规､偷懒､弄虚作假的手段,又是树立正气､打击歪风的有力武器｡这种制度规定是必须的,也是有实效的｡在内控制度面前人人平等,全体员工都应是内部控制制度的执行者和维护者,在企业内部不应有特殊员工,尤其是对违法违规的处理上,必须坚持公平､公正性原则,要一视同仁,这样的内部控制制度才是有效的并具有权威性｡3 内部控制制度应达到的标准其一,控制应深入企业经营的各个环节和各个方面,不留下控制死角,也就是说企业及其经营管理活动均应纳入内部控制范围;其二,事权划分明确具体,具有很强的操作性,也就是说内控制度作为一项制度要能真正成为企业管理者的行为规范,操作方便;其三,控制程序规范,过程控制受到特别重视,也就是说内控要形成科学的机制,尤其是把对经营管理过程的控制放在突出的地位,通过控制,防患于未然;其四,具有良好的控制效果,内部控制的功能得到有效发挥｡4 实施有效的内部控制必须研究和解决的难点第一,如何把握授权的度｡事物变化的一般规律是由量变到质变｡在这里“量”上的度起决定作用,当量的变化到了极限时,必然引起质的变化｡内部控制制度的度量界定也就成为实践中的一个难点｡企业经营管理是一个复杂的系统工程,保证这个系统的正常运行,合理授权是必然的｡对于企业法定代理人,既要保证其经营决策的独立性和权威性,又要保证其经济行为的有效性和廉洁性,权力的度量界定是关键的一环｡当今社会大凡出现重大经济案件的企业,基本上均是授权不当引起的,是授权多､权力过大,且控制不力的恶果｡授权无“度”,直接制约内部控制制度效能的发挥:在巨大的权力面前,国家的政策法规都会相形见绌,更何况是一个企业的内部控制制度,这是问题的一个方面;另一方面,对内部控制执行人员的授权也有“度”的问题,对不同的控制环节要有不同的权力授予,才能使内部控制制度有效运行｡但权力授予也要讲究“度”的限制,不然容易产生新的舞弊土壤｡不管哪个环节,在具体授权时,应先认真研究从而准确掌握,这样既能保证经营决策有效运作､管理制度有效贯彻,又能保证权力制衡得到落实｡第二,如何提高被控对象的受控度｡有效的内部控制制度是对企业经营的现在所有环节和从事经营管理活动的所有个人实施全方位控制｡这里存在一个控制与反控制的问题｡现在不少企业内部控制制度形同虚设,舞弊行为时有发生,提高被控对象的受控度显然成为了内部控制制度实施中的难点｡一般而言,内部控制的对象是企业的权力操纵者,内部控制是对权力操纵者的权力约束,也是权力操纵者之间的权力制衡｡这种独特的控制对象决定了提高受控度的艰巨性｡提高被控对象的受控度关键有两点,一是内部控制制度的科学性;二是主要决策者的受控程度｡就目前的经济管理现状来看,提高被控对象的受控度任重道远｡第三,如何提升规范控制程度｡提到内部控制制度,人们往往想起会计工作岗位在设置上管钱的不管账,管报销的不管稽核等｡其实内部控制制度内容极为丰富,涉及企业经营管理的所有方面和所有环节｡对于一个复杂系统的控制,不能靠人治,也不能靠简单的出纳控制､财务管理来实现目的,而应靠一套科学规范的内部控制制度,用制度来规范管理｡这里的重点是管理人员针对企业不同的经营管理活动制定出具体的标准,而要完成这个任务,就要有丰富的知识､超前的意识､广阔的视野和扎实的作风,这无疑又是一个难点｡第四,如何提高控制人员的熟练程度｡企业内部控制制度的中心是财务会计控制,承担内部控制职责的主要是财会人员｡因此,财会人员要想真正担当起内部控制的重任,更新知识､提高操作能力就显得刻不容缓｡如上所述,科学的内部控制制度是对企业经营管理各个环节实施有效监控的制度,它大大突破了财务会计的工作范畴,大大超越了财务会计的知识领域,是投资､金融､市场､营销､法律､材料､信息等多方面知识的融合,没有相应的知识支持,内部控制不可能完全到位｡同时内部控制主要是做人的工作,矫正人的行为,需要有相应的组织､指挥和协调工作能力,培养人才显然需要很长的过程｡5 关于企业内部控制制度的几点理性思考思考之一:控与被控是需要永远协调的一对矛盾｡控是规范,控是约束,控是对舞弊的否定,控是对损失的扼制｡市场经济条件下的企业需要内部控制,呼唤内部控制｡这是主流,是规律｡越是优秀的企业,规范管理越有无形的作用｡内部控制对于保护企业的意义非同小可｡但控制毕竟是对人而言的,是对行为的约束､对权力的限制,力的反作用定律在这里也充分发挥作用,矛盾永远存在｡可见,协调控制与被控制之间的矛盾协调好了,企业经营就稳定,企业效益增长就快｡因此,企业在协调控与被控的关系时,应注意:(1)把握重点,瞄准主要目标,有针对性地工作;(2)善于抓住时机,善于捕捉企业经营管理中的信息,以事实为先导,能起到事半功倍的作用,主动把自己置于受控制的地位,把握自己的行为,不能给别人授之以柄;(3)根据变化的情况不断调整内部矛盾控制的思想,使内部控制与企业经营变化相适应｡思考之二:控面与控点是值得研究的课题｡严谨的内部控制制度不仅要对企业管理的各个方面实行全方位的有效控制,把企业的各项经济活动全面置于经济监控之中,而且要对企业经营管理的重要方面､重要环节实行重点控制,面的控制与点的控制要有机结合,内部控制才能发挥良好的效益｡在实施企业内部控制时,如何找到控制点,通过对点的控制起到牵一发而动全身的作用,是需要认真对待的问题｡企业内部控制的点应该设在3个位置上:资金､成本费用､权力使用｡思考之三:控制与创新相依相伴,实施内部控制是为了保证企业经营健康发展,绝不能让内部控制成为阻碍企业发展的障碍｡在一定的意义上讲,控制是为企业经营导航,其自身没有资产再生的功能,而保证企业生产经营活力的源泉是创新,创新则属于企业文化的范畴｡只有不断创新,企业才能不断适应市场变化,生产经营才有足够的动力,这就告诉我们,保持企业发展不仅要实施内部控制,更要促进企业创新｡有活力的内部控制制度应是推动企业创新的制度,对企业的创新工程给予足够的支持,在支持中对创新过程实施全面控制,防止企业创新过程中产生舞弊行为｡。