秘书学论文

秘书说话的艺术一、秘书要说话一提“秘书”，人们很容易同“笔杆子”相联系。

的确，秘书作为领导者的参谋和助手，必须具有一定的写作能力，他们应该是笔杆子。

但如果把秘书工作理解为就是抄抄写写，只动手不动口，几乎与说无缘，就未免偏颇了。

长期以来，很多人的头脑被“君子欲纳于言而敏于行”之类的古训束缚着，从使用秘书的领导者到秘书本人，往往重视“写”而忽略“说”。

领导者挑选秘书喜欢“讷口少言”的，秘书本人也把“少说多做”作为自己的一个行为准则，加之不少人吸取以往“祸从口出”的教训，时时提醒自己“谨言慎行”，于是，在说和写的天平上，发生了严重倾斜，轻“说”的观念逐渐形成。

但其实，作为一名秘书，需具备的能力是多方面的，“说”的能力也不容忽视，一个企业或事业单位犹如一架机器，说话犹如润滑剂，它渗透、滋润着各个零部件；没有润滑剂，机器根本无法运转。

秘书部门是一个单位联结上下、左右、内外的枢纽。

可以说，一个单位的全部工作都离不开秘书部门的参与，搞秘书工作也就离不开说话。

秘书需要说话，是由其工作性质、内容、作用决定的。

秘书要为领导的决策及其实施服务，要汇报工作、传达指示、开展调查研究、传递信息、接待来访、处理日常事务等，除部门使用书面语外，大量运用的是口头语言。

“说”在秘书工作中起着重要作用。

二、秘书要会说话但是，秘书说话也有技巧需要遵循的，比如下面的这四点，就是作为秘书平时言语而言首要遵循的规范：1.讲真情说实话“真”是指感情坦诚而真挚，“实”指内容确凿而充实，即以真实情感讲真实状况。

这一要求，是秘书地位、作用所决定的。

秘书作为领导的参谋、助手，工作在领导身边，直接为领导决策服务，无论是提供信息，协调矛盾，还是处理日常事务，缺少对人、对事的诚意，不讲实情，必将造成不堪设想的后果。

做到讲真情、说实话，要求秘书要有真挚的情感；要有求实精神；有敢于承担风险的精神；不说假话、大话、空话。

2.讲原则有分寸秘书说话要讲原则，是秘书必备的素质之一。

这里的“讲原则”，不是总讲“原则话”，一些抽象、空洞的道理，而是讲原则性。

这种原则性体现在以下方面：坚持政治性原则，其客观标准是符合四项基本原则，无论对内对外，说话把好“政治观”，违背国家、人民利益的话不说，违反党和国家方针政策的话不说。

坚持工作原则，秘书工作的根本原则是为领导工作服务，包括为本单位领导及上级领导服务，为基层服务，秘书说话要有利于领导决策的贯彻执行。

坚持规范性原则，秘书工作中的很多内容具有规范性，如接待工作、电话事务等，在长期的实践中，形成一套约定俗成的规范，秘书应了解、掌握、运用，说话符合规范要求。

坚持道德原则，秘书上下联系，八方接触，在一个单位里，了解的情况比一般人多，尤其工作在领导身边，可以掌握一般人难以了解的机密，如果不讲原则，自我炫耀，随意乱说，将造成严重后果；秘书还可能了解包括领导在内的某些人的隐私，不负责任地传出去，更是后患无穷，这些都是缺乏道德的表现。

秘书说话讲原则的同时，还要讲究策略，注意分寸，即表达内容及方式要适度。

秘书特殊的工作环境，要求在某些情况下，说话必须把握分寸。

多说一句即为多，少多一句可谓少。

说深了，难以拔出；说浅了，难以奏效。

分寸的把握是个较为复杂的问题，它涉及到思想认识及语言运用等多方面因素，其重要性不可忽视。

说话有分寸，也是一种表达艺术。

善于说话的秘书，往往从下面几个方面把握说话的分寸：注意措辞；掌握“火候”；委婉含蓄；以及慎言。

在各项公务活动中，秘书说话，都应坚持原则，掌握分寸，准确地表情达意。

3.讲效率贵简明说话者用于说话耗费的时间与说话效果成正比，如果耗费时间多，收效少，效率就低。

日本有的企业在会议室里贴有计算公式，说明参加会议的人数和所占的时间是如何表现为费用的。

我们有些人缺乏时间价值观念，一味浪费时间，就个人而言，已是损失。

因此，包括秘书在内的国家公务人员，说话时应注意简洁明确，讲究效率。

秘书说话，必须简明。

假如秘书向领导汇报工作，十句话可以说清的问题，用了二十句乃至三十句，不仅耽误了领导的时间，主要问题还可能被废话淹没，贻误工作。

写公文要短些，再短些；说话同样应短些，再短些。

秘书说话达到简明要求，可从以下几个方面努力：恰当选词；长话短说；通俗易懂；切题；免去不必要的重复；戒掉口头禅。

4.善机变巧应对善于机变，巧于应对，是口语表达者应具备的一种技巧。

说话语境千变万化，尽管说话者力求适合语境需要，但经常会出现始料未及的情况，说话就需临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应对意外。

秘书说话更需善机变，巧应对，这是秘书特殊的工作性质、工作环境所决定的。

秘书工作的被动性、秘书人员的辅助地位，决定了秘书部门经常处理一些意想不到的事。

如处理突发事件，情况紧急，需当机立断，就不能按常规情况说话。

面对这些突然出现的情况，秘书应处变不惊，镇定自若，机智巧妙，应变适当。

这种应变能力，是秘书人员必备的基本能力，体现在语言表达上，即为机变表达技巧。

它绝不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧，而是在特定语境中，使言语处于优化状态。

说话善机变，需具备以下的条件：思维敏捷，反应迅速；知识面广，注重思想修养；把握准契机。

三、秘书要善于说话除了了解秘书说话的要求之外，秘书在日常的话语中还需要加强自身的话语魅力，下面四点应用在秘书日常言语中可以增强其话语效果：1.先听别人怎么说——善听善于说话的人，同时也应是个善于静听的人。

说话是双向沟通，在一个交流过程中，双方都可以说，但又不能同时都说，只能一方说，一方听，有说有听。

俗话说，“说三分，听三分”，可见听的重要。

美国一位女企业家曾风趣地说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧！”善听是建立良好关系的前提，认真倾听对方的述说，会增加了解，密切感情，为深入交谈打下基础。

善听是洞察人心扉的手段，说话能有的放矢，切中要害，需真正了解对谈对象。

“先听别人怎么说”作为一种能力，有助于说话者辨别真伪，抓住精要。

有些情况下，交谈对象的言语表达同内心所想，并不完全一致，一些“弦外之音”、“难言之隐”是靠耳力听出来的。

善听是走向善说的捷径。

你要想做个善说者，必须先学会善听。

因为通过耳朵，源源不断的信息，为你提供大量说话材料，使你说话内容丰富、有针对性。

并且，善听有助于发现听众的兴趣所在，有时可以顺应这种兴趣，讲话题引向深入，或从听众关注的热点，采用恰当的方式，将之引导到预定的话题，达到交流目的。

善听还是集思广益的保证，“兼听则明”，善说者的智慧，很大一部分是听来的，认真听取各种议论、意见、建议，从别人的话语中，汲取养分，从中受到启示，拓展思路，以丰富自己的说话内容，确定最佳表达方式，这是一种聪明的做法。

2.迂回战术——婉言说话直来直去，固然是种优点，但不分场合地直言，就会变成缺点。

某些情况下，话不能不说，又不能直说，还要让对方听懂，就得用婉言。

“婉”与“直”相对，是指采用恰当的方式、巧妙的言辞，委婉、含蓄地表情达意。

其特点是不开门见山说话，不直截了当表态，避免同对方作短兵相接的交锋，而是用某种载体或外衣，将要表达的意思作些伪装和掩饰，使听者能听出“言外之意”、“弦外之音”。

婉言的作用不可低估。

你同交谈对象的观点发生分歧，矛盾即将激化时，婉言可帮你解围；要批评、否定对方的观点或做法时，婉言会使你的话减少刺激性，对方免于尴尬，乐于接受你的观点；需对某项工作表态，而你的意见考虑尚不成熟，婉言会使你的话留有余地，免于被动；交谈中遇到突发情况，令你尴尬，婉言会显示你的沉着和机智，帮你拜托窘境。

得体的婉言，能表明说话者的善意和对交谈对象的尊重，体现说话的策略和技巧，显示一种文明和高雅的风度，是种受人欢迎的说话方式。

秘书工作的天职是为领导工作服务。

同领导说话，有时需用婉言。

李瑞环同志1990年在全国秘书长、办公室主任会上曾说：“这个领导懂点这个，那个领导懂点那个，又是有错还不能明说，要慢慢渗透过去……”这段话，充分理解、体谅秘书工作的苦衷，也提示秘书们，说话多用婉言。

领导有错“不能明说”、“慢慢渗透”，就是婉言技巧。

既是对一般人说话，也不能都是直说。

比如接电话，问对方“你是谁？”要对方通报姓名，显得生硬，不够礼貌，而说“您是哪一位呀？”亲切、委婉，无可挑剔。

3.智慧的闪现——幽默善说者必善幽默。

什么是幽默？幽默是拉丁语的音译，按现代汉语辞书的解释，有“引人发笑并意味深长”之意。

它是对事物矛盾机敏的反映，把看似平常的生活现象作喜剧化处理，让人们在笑声中受到启迪，引起深思。

它是说话者智慧的闪现，是充满自信的表现。

幽默不同于滑稽。

滑稽只是插科打诨，贫嘴逗乐，让人笑笑而已；幽默是思考的产物，引人发笑的同时，还具有促人思考的功效。

列宁说，幽默是一种优美的、健康的品质。

日常交往中少不了幽默。

首先，幽默有利于创造良好的交谈气氛。

它常常表现为机制而诙谐的妙语，使人发笑，带给人轻松、风趣，怡情益智，沁人心扉，缩短交谈者之间的距离。

人们喜欢说话幽默的人，讨厌单调、平庸、动辄板起面孔训人的交谈者。

其次，幽默的语言底蕴丰富，耐人寻味，便于更好地向各界人士宣传自己的观点，使人们在笑声中受到启发和教育。

再次，幽默是摆脱尴尬境地的重要手段。

交谈、论辩中，自己处于不利地位时，幽默往往是由被动变主动、反败为胜的“秘密武器”。

幽默还可使你的忠言不逆耳，便于委婉地批评不良现象，谐趣辛辣的言辞，让被批评者在欢愉的幽默中，辨明是非曲折。

4.无声胜有声——沉默多数情况下的说话，要诉诸声音、语调和态势，但在某些特殊情况想，无声的语言——沉默，会发挥其独特效力。

交谈中，恰如其分的幽默，是睿智、沉稳的表现，是把交谈引向深入、推向高潮的切入点。

表面看，沉默与说话是对立的。

如果一个人整天沉默不语，同开口说话确实对立；如果一个人在说话过程中，有声的话语同无声的沉默交替运用，沉默就成了说话的构成部分，有声与无声，形成一个矛盾统一体，它们相辅相成，使交谈更富有魅力。

沉默可以委婉含蓄地传情达意。

由于客观事物的复杂性，说话环境的复杂性，有时光靠言谈，反而难以表达内心深处的情怀，或外界环境也不允许作淋漓尽致地表达，此时借助于沉默，是高明的做法。