工程项目合同管理作业指导书

项目合同管理作业指导书
1 一般规定
1.1合同管理主控部门为合同预算部，负责对合同进行评审、谈判、交底、履约策划、履约管理、综合评价。

1.2 基层单位应设置商务组，具体负责合同管理工作，每季度向企业上报《项目合同履约、商务报告》，接受企业合同预算部的业务指导和检查。

1.3项目合同管理责任部门为基层单位商务组，负责合同起草，并配合合同预算部对合同进行评审、谈判、交底、履约策划、履约管理、综合评价。

1.4项目合同管理应遵循下列程序：
合同起草合同评审合同谈判合同订立合同交底合同实施合同监督合同评价。

1.5项目合同管理应做到事前策划、过程控制、事后总结，把风险防范和增强效益紧密结合，切实提高项目管理水平。

1.6项目经理部对外签订各类经济合同，必须以企业的名义、并采用书面合同形式订立。

合同实施中发生的各种洽商变更等，必须以书面形式签认，并作为合同的组成部分。

1.7合同印鉴使用必须严格执行企业《印章管理办法》。

附表：《项目合同履约、商务报告》
2 合同评审
2.1 项目合同评审包括建设工程施工合同评审和各分项合同(指劳务分包、材料采购、机械租赁、专业分包等合同)评审，应在合同签订之前进行，合同评审工作由合同预算部负责，并按合同评审程序和要求进行。

2.2 建设工程施工合同的评审，分投标前评审和中标后评审：
2.2.1 投标前评审：主要内容包括：建设项目的合法合规性、招标文件的合法合规性及投标项目风险评估。

2.2.2 中标后评审按下列程序和要求进行：
（1）合同预算部对项目经理部报送的合同初稿进行初审。

就初审中提出的问题由项目经理部与建设单位协商。

具体见本管理办法3.1款。

（2）中标后合同评审主要内容包括：拟签订的合同内容是否符合招、投标文件要求和有关法律法规、政策的规定，合同双方责任、权益和项目范围的认定等是否明确。

（3）经与建设单位协商一致的合同文本，项目经理部填写《施工合同审阅记录》报合同预算部，由合同预算部组织公司相关业务部门进行评审，并最终报总经理审核、董事长审定。

2.3 项目经理部各分项合同按下列程序和要求进行：
2.3.1分项合同签订前，商务组（项目商务经理）必须审查合同当事人的专业资质、营业执照、安全生产许可证、法人代码证及法人证明书、法人授权委托书、代理人身份证明等相关证件原件，保证合同当事人的资质、规模满足公司要求，相关证件真实、有效。

项目经理部须留存复印件备查，复印件必须与原件核对，并在复印件上加盖对方印章。

2.3.2商务组（项目商务经理）协助项目经理进行拟签订合同的起草工作，合同文本必须按照企业分项合同示范文本进行拟定，合同的相关条款应与建设工程施工合同主要条款相一致，并满足建设工程施工合同的要求。

2.3.3分项合同起草完成后，项目经理部填写《分项合同审阅记录》报合同预算部评审，必要时由合同预算部组织相关业务部门会审，审核的内容主要包括合同的合法性与条款的完备性、合同双方的责任与权利、违约责任的承担、争议的解决方式及其他等，分项合同由总会计师最终审定。

2.3.4 项目分项合同经公司审定后，应先由对方签字、盖章，公司后签字、盖章。

2.4 合同签订后须及时报送至合同预算部归档、发放。

附表：SWJ-PM-0602《施工合同审阅记录》
附表：SWJ-PM-0603《分项合同审阅记录》
3 合同谈判及索赔管理
3.1 合同订立和变更前，对合同中的不合理条款、存在风险的条款，必须与建设单位进行协商、谈判，且在谈判前进行策划，分析掌握合同风险，制定谈判策略。

合同谈判由项目经理部按策划组织相关人员参加，选择谈判时机，控制谈判进程，保证合同谈判达到预期目标。

3.2 项目经理部就建设工程施工合同及分项合同制定索赔与反索赔策略及方案，明确相关人员签证索赔的职责及技巧。

重大签证索赔由项目经理牵头组织或报请企业合同主控部门。

3.3 项目经理部应加强分包方履约管理，当分包方发生以下情况时应进行索赔：a、不按合同规定时间或程序提交各类计划、方案、报告；b、不按计划布置人员、材料、设备；c、不按规定进行或完成施工作业活动；d、其它违反现场各项规定的行为。

通过索赔管理促进分包现场管理，预防分包恶意索赔。

3.4商务组（项目商务经理）必须掌握生产动态和合同履行情况，重视索赔管理，收集索赔资料，在合同条款规定的期限内向建设单位提交各种有关索赔费用、工期（含工程量变更）的资料或相关文件（含工程拍照），及时签证，做到洽商费用、指导材料价预先办理或即发生即办理，当期工程款结算申请单中反映出当期所发生的索赔费用，争取及时收回。

3.5 索赔应按合同约定和索赔程序进行，索赔管理工作应包括下列内容：
3.5.1预测、寻找和发现索赔机会。

3.5.2收集索赔的证据和理由，调查和分析干扰事件的影响，计算索赔金额、工期。

3.5.3提出索赔意向和报告。

附表：《施工合同谈判策划书》
4 合同履约管理
4.1合同依法签订后，即具有法律效力，项目经理部必须认真策划、全面履行、严格控制。

4.2合同订立后，须进行合同交底，建设工程施工合同交底由合同预算部根
据合同交底办法进行组织，企业各相关业务部门、商务组配合；各分项合同交底由项目经理部自行决定是否交底及交底形式、内容。

4.2.1建设工程施工合同交底的主要内容包括：合同构成的主要内容、合同实施的主要风险、合同签订过程中的特殊问题等。

4.2.2项目经理部应根据签订的建设工程施工合同内容、结合交底情况，按《施工合同责任分解及交底表》的要求将合同责任落实到相应岗位人员。

附表：《施工合同交底记录》
附表：《施工合同责任分解及交底表》
4.3 企业各职能部门应监督项目经理部的合同执行行为，并协调各分包人的合同实施工作。

4.4 项目经理部进行合同跟踪和诊断应符合下列要求：
4.4.1 项目经理部应按《合同管理文件资料收集参考目录》全面收集并分析合同实施的信息，对合同实施情况每季度作出分析，找出存在的偏差，及时整改。

4.4.2 企业及项目经理部应定期诊断合同履行情况，诊断内容应包括合同执行差异的原因分析、责任分析以及实施趋向预测。

应及时通报实施情况及存在问题，提出有关意见和建议，并采取相应措施。

4.4.3 项目经理部应重视合同变更管理，区分合同主体变更和合同内容变更。

合同变更事项发生后，项目经理部应及时与企业有关部门或单位进行沟通，并按下列要求进行：
变更协商；
变更处理；
制定并落实变更措施；
修改与变更相关的资料；
结果检查及信息反馈。

附表：《项目合同管理文件资料收集参考目录》
4.4.4 合同变更的处理参见建设工程施工合同、分项合同的评审程序和要求。

5 合同终止和评价
5.1 合同履行结束即合同终止，合同终止后，项目经理部应进行合同评价，总结合同签订和履行过程中的经验教训，提出总结报告。

5.2 建设工程施工合同总结报告由项目经理在工程结束后负责编制，竣工结算报告定稿时，一并报企业合同预算部统一分析，审查、备案；分项合同由项目经理部自行总结，留存项目经理部备查。

附表：《施工合同总结报告》。