Excel在会计凭证中的应用3学习资料

第Ⅱ部分Excel的行业应用

第4章Excel在会计凭证中的应用

学习要点与要求：

1．了解会计凭证有关基本概念；

2．掌握如何建立会计科目表；

3．掌握修改和删除会计科目；

4．掌握如何建立会计凭证表。

教学重点与难点：Excel在会计处理流程中编制会计凭证环节的应用。

教时安排：4学时。

4.1会计凭证概述

4.1.1 会计凭证的含义及作用

会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据，填制和审核会计凭证，既是会计工作的开始，也是会计对经济业务进行监督的重要环节。

会计凭证在会计核算中具有十分重要的意义，主要表现在：

⑴填制和取得会计凭证，可以及时正确地反映各项经济业务的完成情况。

⑵审核会计凭证，可以更有力地发挥会计的监督作用，使会计记录合理合法。

⑶填制和审核会计凭证，可以加强经济管理中的责任感。

4.1.2 会计凭证的类型

会计凭证按其填制的程序的及其在经济管理中的用途，分为原始凭证和记账凭证。

1.原始凭证

原始凭证是指在经济业务中发生时取得或填制的，用以证明经济业务的发生或完成等情况，并作为原始凭证的会计凭证，原始凭证必须真实、完整、规范、、及时和正确，并必须有经办人的签字，此外，原始凭证只有经过审核后，才能作为记账依据。审核原始凭证是保证会计记录的真实和正确、充分发挥会计监督的重要环节。

2.记账凭证

记账凭证是指会计人员根据审核后的原始凭证而填制的，用来确定经济业务应借、应贷会计科目分录，作为记账依据的会计凭证。记账凭证在记账前需经过审核。

4.2建立会计科目表

在利用Excel完成会计账务处理时，首先要建立会计科目表。建立会计科目表时，需要在Excel工作表中录入数据，数据的录入又两种：一种是直接在对应单元格中输入数据；一种是在“记录单”中录入数据。由于采用记录单的方式便于新建、删除及查找会计科目。本书将介绍采用记录单方式建立会计科目表。

4.2.1建立会计科目表

建立会计科目表的步骤如下。

⑴首先打开Excel并建立工作表，如图4-1所示。

⑵单击A1单元格，输入公司名称“圣大有限公司会计科目表”，如图4-2所示。

图4-1 打开的Excel

图4-2 输入公司名称

⑶选择A2和B2单元格，分别输入公司名称“科目编码”和“科目名称”，如图4-3所示。

⑷将光标移至列标A和B中间，当光标变成†时，单击并拖动，将列A单元格调整成所需的宽度。

⑸将光标移至列标B和C之间，当光标变成†时，单击并拖动，将列B单元格调整成所需的宽度。

⑹将光标移至A2，单击并拖动至B2,选定A2:B2的区域，如图4-4所示。

图4-3 输入“科目编码”和“科目名称”

图4-4 选定区域

⑺选择“数据”|“记录单”命令，打开Sheet对话框，如图4-5所示。

⑻在“科目编号”和“科目名称”文本框中分别输入1000和“资产类”，

然后单击“新建”按钮，如图4-6所示。

图4-5 使用记录单

图4-6 在记录单输入数据

⑼完成记录添加后，单击“关闭”按钮完成会计科目的添加并关闭记录单，形成会计科目表，如图4-7所示。

图4-7 使用记录单输入数据后的会计科目表

⑽将鼠标移至Sheet1的工作表标签处并右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，如图4-8所示。⑾将工作表1命名为“会计科目表”，如图4-9所示。

⑿单击“常用”工具栏上的©（保存）按钮，或选择“文件”|“保存”命令完成保存任务，命名后的工作表如图4-9所所示。

4.2.2修改和删除会计科目

企业会计科目的设置应保持相对稳定，但是并非一成不变，必须根据社会经济环境变化和本单位业务发展的需要，对已使用的会计科目进行相应的修改、补充或删除。

1. 修改会计科目

具体步骤如下。

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵单击需要修改的会计科目表中的任一单元格，如图4-7所示。

⑶选择“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。

⑷单击“下一条”按钮或者“上一条”按钮找到需要修改的记录，在记录中修改相应的信息，如图4-10所示。

⑸完成会计科目修改后，单击“关闭”按钮更新显示的记录并关闭记录单。完成会计科目的修改操作。

2.查询删除会计科目

当会计科目表内的会计科目比较多时，找到某个会计科目就不容易了。可以利用记录单快速查找数据清单记录单的功能，找到某个会计科目并进行删除。

具体步骤如下：

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵单击相应修改的会计科目表中的任一单元格，如图4-7所示。

⑶单击“数据”|“记录单”命令，弹出“记录单”对话框。

⑷单击“条件”按钮，在记录单中输入要查询的会计科目名称、科目编码或者会计科目的编号范围，如图4-11所示。

⑸单击“上一条”按钮或者“上一条”按钮进行查找，可以按顺序找到满足查找条件的记录。如图4-12所示

⑹单击“删除”按钮，将弹出如图4—13所示的对话框。

⑺在对话框中单击“确定”按钮，记录即被删除。

⑻单击“记录单”对话框中的“关闭”按钮，完成会计科目的删除操作。

4.2.3美化会计科目表

前面完成了会计科目表的基本操作，但是制作出的会计科目表略显粗糙。接下来对会计科目表表进行填充颜色、设置字体等操作。

具体步骤如下。

⑴打开4.2.1节建立的工作表。

⑵选取整张工作表。

⑶单击“常用”工具栏的“填充颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“淡蓝”，如图4-14所示。单击后。整张会计科目表都填满了颜色。

图4-14 选择科目颜色

⑷选择A1单元格，单击“字体颜色”下拉菜单按钮，在调色板上选择“褐色”，如图4-15所示。单击后，会计科目表标题颜色变成褐色。