文件
文件管理用途
文件管理用途文件管理是指对电子文件进行分类、组织、存储和访问的一种管理方式。
随着信息技术的发展，电子文件已经成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
文件管理的主要目的是提高工作效率，便于信息的传递和共享，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理的主要用途包括以下几个方面：1. 整理和存储：文件管理可以帮助我们整理和存储电子文件，将它们分类、命名，并按照一定的目录结构进行组织。
通过文件夹、子文件夹和标签等方式，可以将文件按照不同的类别和属性进行分类，方便后续的查找和使用。
2. 检索和查找：文件管理可以提供快速检索和查找电子文件的功能。
利用文件名称、关键词或者属性等信息，可以通过搜索引擎或者文件管理工具，快速定位到需要的文件，节省了大量的时间和精力。
3. 共享和协作：文件管理可以实现文件的共享和协作。
多人共同编辑一个文件时，可以通过文件管理工具将文件上传至云端存储，并设置权限和共享链接，使得多人可以同时对文件进行编辑和修改，提高了工作协同效率。
4. 版本控制：文件管理可以实现对文件的版本控制。
在多人协作中，通过文件管理工具可以记录每一次对文件的修改和更新，使得每个版本都可以被保存和追溯。
如果发生错误或误操作，可以回滚到之前的版本，保证了文件的完整性和准确性。
5. 备份和恢复：文件管理可以实现对文件的备份和恢复。
在重要文件丢失或者损坏的情况下，可以通过文件管理工具进行快速恢复，避免了数据的永久丢失。
6. 安全和权限管理：文件管理可以实现对文件的安全和权限管理。
通过设置密码、加密和权限控制等方式，可以确保文件的安全性和机密性，防止未经授权的访问和篡改。
7. 空间管理：文件管理可以帮助我们对存储空间进行管理。
通过文件管理工具，可以查看存储空间的使用情况，及时清理和释放无用的文件和数据，提高存储空间的利用率。
总之，文件管理在现代生活和工作中起着重要作用。
它可以提高工作效率，方便文件的管理和查找，实现文件的共享和协作，保障文件的安全性和完整性。
文件的名词解释
文件的名词解释文件是指记录、保留信息或数据的载体，常见的形式包括纸质文件和电子文件。
它是组织、存储和传递信息的重要工具，广泛应用于各个领域，包括教育、商业、政府等。
以下是文件的详细解释：文件是一种记录、保存和传递信息的媒介。
它能够以文字、图像、音频、视频等多种形式储存和展示信息。
文件可以是纸质的，比如书籍、文件夹、卷宗、公文等，也可以是电子形式的，比如文档、电子表格、图片、音视频文件等。
无论纸质还是电子，文件都是一种载体，通过它们人们可以记录和保存知识、经验、事实、数据等各种信息。
文件不仅仅是用来储存信息的载体，它还具有组织和管理信息的功能。
在商业中，企业会根据业务的需要建立各种文档和档案，包括合同、报告、账目等；在政府中，公文、法律、政策文件等也是重要的文件；在教育领域，课程大纲、教材、学生档案等都是必备的文件。
通过对文件的组织和管理，人们可以更加方便地查阅、使用和共享信息。
文件还可以用来传递信息。
比如，人们可以通过文件来发布公告、宣传产品、交流观点等。
文件的传递可以通过传统的邮寄、快递方式，也可以通过电子邮件、云存储、文件共享平台等网络工具进行。
无论是纸质文件还是电子文件，它们都是信息传递的重要渠道。
通过文件的传递，人们可以迅速获取所需的信息，并与他人进行交流和合作。
文件还有法律效力。
一些文件具有法律约束力，比如合同、法律文件、判决书等。
这些文件可以作为证据在法院中使用，也可以作为人们行为的凭证或依据。
文件的法律效力使得它们在商业和法律领域具有重要的地位。
为了保证文件的保密性、完整性和真实性，人们通常会采取一些措施，比如加密、数字签名、备份等，以确保文件的安全和可靠。
总之，文件是一种用于记录、保存、组织、传递信息的载体。
它可以是纸质的或电子的，具有广泛的应用和意义。
文件在教育、商业、政府等各个领域发挥着重要的作用，帮助人们保留和传承知识、实现信息管理、促进交流合作，并在一些情况下具备法律效力。
文件常用格式
文件常用格式
7. 文档文件格式：如.docx（Microsoft Word 文档）、.pdf（便携式文档格式文件）、 .pptx（Microsoft PowerPoint 文件）等。
8. 数据库文件格式：如.mdb（Microsoft Access 数据库文件）、.sqlite（SQLite 数据 库文件）、.dbf（数据库文件）等。
文件常用格式
4. 视频文件格式：如.mp4（MPEG-4 视频文件）、.avi（音视频交错文件）、.mov（ QuickTime 文件）等。
5. 压缩文件格式：如.zip（压缩文件）、.rar（RAR 压缩文件）、.tar.gz（gzip 压缩文件 ）等。
6. 电子表格文件格式：如.xlsx（Microsoft Excel 文件）、.csv（逗号分隔值文件）、 .ods（开放文档表格文件）等。
文件常用格式
常用的文件格式有很多种，以下是一些常见的文件格式：
1. 文本文件格式：如.txt（纯文本文件）、.csv（逗号分隔值文件）、.xml（可扩展标记 语言文件）等。
2. 图像文件格式：如.jpg（JPEG 图像文件）、.png（便携式网络图形文件）、.gif（图 形交换格式文件）等。
3. 音频文件格式：如.mp3（MPEG-1 音频层 3 文件）、.wav（无损音频文件）、.aac（ 高级音频编码文件）等。
9. 程序文件格式：如.exe（Python 脚本文 件）等。
这只是一部分常用的文件格式，实际上还有很多其他的文件格式，每种文件格式都有其特 定的用途和应用领域。选择适合的文件格式取决于文件内容和使用需求。
文件管理细则
文件管理党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要载体；是党中央和各级党委实施领导的重要手段。
加强党委系统的公文管理，保证公文的高效运转和安全保密，是各级党委办公厅（室）的一项重要职责，也是发挥参谋助手作用的重要内容。
一、《实施细则》的主要内容第一章：总则（一）关于两大目标1、文件的高效运转。
2、文件的安全保密。
（二）中央、自治区党委文件的主要形式1、中央文件的主要形式：《中共中央文件》、《中共中央发电》、《中国共产党中央委员会（××）》、《中共中央办公厅文件》、《中共中央办公厅发电》、《中共中央办公厅（××）》、《中办通报》。
2、自治区党委文件的主要形式：《中共广西壮族自治区委员会文件》、《中共广西壮族自治区委员会发电》、《中共广西壮族自治区委员会（××）》、《中共广西壮族自治区委员会办公厅文件》、《中共广西壮族自治区委员会办公厅发电》、《中共广西壮族自治区委员会办公厅（××）》、《桂办通报》。
（三）关于第一责任人1、自治区党委、各市党委秘书长2、各县（市、区）党委办公室主任3、区直、中直驻桂各单位办公室（秘书处）主任（处长）第二章：文件发布（一）文件的发布权限1、中央文件的发布权限2、自治区党委文件的发布权限（二）文件的发布层次1、中央文件发布层次（1）省部级（亲启件）（2）省军级（3）市地师级（4）县团级（5）公开发布2、自治区党委文件的发布层次（1）市地师级（2）县团级（3）公开发布（三）文件密级的划分、确定、变更及解除1、中央、自治区党委文件的密级划分为绝密、机密、秘密三个等级。
2、中央文件密级的确定、变更和解除由中央授权中共中央办公厅审核办理。
3、自治区党委文件密级的确定、变更和解除由自治区党委授权自治区党委办公厅负责办理。
文件管理制度（精选11篇）
文件管理制度文件管理制度文件管理是操作系统的五大职能之一，主要涉及文件的逻辑组织和物理组织，目录的结构和管理。
所谓文件管理，就是操作系统中实现文件统一管理的一组软件、被管理的文件以及为实施文件管理所需要的一些数据结构的总称（是操作系统中负责存取和管理文件信息的机构）从系统角度来看，文件系统是对文件存储器的存储空间进行组织，分配和回收，负责文件的存储，检索，共享和保护。
从用户角度来看，文件系统主要是实现"按名取存"，文件系统的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而无需知道这些文件究竟存放在什么地方。
管理制度由具有权威的管理部门制定，在其适用范围内具有强制约束力，一旦形成，不得随意修改和违犯。
下面是小编给大家带来的文件管理制度（精选11篇），欢迎大家阅读参考。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：一、行文(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。
重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。
联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
文件管理的内容
文件管理的内容
文件管理是指对文件进行组织、存储、检索、备份、归档等操作的过程。
它是信息管理的重要组成部分，在现代社会中扮演着至关重要的角色。
文件管理的内容包括以下几个方面：
1.文件组织：对文件进行分类、重命名、排序、归档等操作，以便更好地管理和查找文件。
2.文件存储：选择合适的存储设备和存储介质，合理利用存储空间，保障文件的安全和可靠性。
3.文件检索：通过关键词、标签、日期等方式对文件进行搜索，快速定位所需文件。
4.文件备份：对关键文件进行定期备份，以防止数据丢失或损坏。
5.文件归档：将不再需要但又不宜删除的文件进行归档，以释放存储空间，同时保留对历史数据的访问和查询能力。
6.文件安全：采取措施确保文件的保密性、完整性和可用性，如加密、防病毒等。
文件管理对于企业、机构、个人等各类信息主体而言都是至关重要的，它不仅可以提高工作效率和减少工作失误，还能保障数据的安全和可靠性，促进信息资源的合理利用和共享。
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如何整理收纳办公室文件
如何整理收纳办公室文件如何整理收纳办公室文件办公室文件很乱是会直接影响工作的效率的，怎样提高工作效率和方便呢?下面请参考怎么整理文件!如何整理收纳办公室文件一、先整理，后收纳大家常说收纳整理，其实真正的顺序是整理在前，收纳在后。
整理是个动脑的活儿，收纳是个体力活。
整理，是思考物品与自己的关系，并决策物品的去留。
收纳，是将物品收容纳入合适的空间，摆放到固定位置。
没有经过整理，就开始收纳，实际上是在屯物。
收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品，但是不解决根本问题。
不管是哪个流派的整理方法，通常经过整理之后，物品数量会大幅减少。
我们应在整理之后的基础上，决定买什么收纳用品。
否则就连收纳用品就成为多余之物。
举个栗子。
有一天整理名片，整理完了之后发现名片一张都不用留。
要联系的人早联系了。
不联系的人，对方离职跳槽多年了也还是没有联系。
「万一有一天要用了怎么办?」这个万一不会到来的。
退一万步说，如果你有极大的动力、压力和需要，要去找到一个人的联系方式。
怎么可能没有名片这种小事，能够阻挡到你?怎么样都能通过社交圈找到对口的人。
扔完了名片之后，名片夹没有用处了，于是收纳物品----名片夹，也可以扔了。
二、文件整理的基本原则是「全扔」文件类的整理，有一个基本理念是全扔。
全扔可怕吗?不可怕的。
没有这个信念，啥都扔不掉。
全扔难以操作吗?不难。
因为咱们以前没有想过全扔，所以没思考过全扔的方法。
在全扔的原则下，有以下类东西是需要保留的：现在手头正在用的文件。
短时期内需要用的文件，比如在项目执行期间3个月，相关文件在期间内需要使用到。
万一扔掉会非常困扰的文件。
例如，需要长期乃至终身保存的文件，身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。
这部分已经进入贵重物品范畴，应当拎出来和其他贵重物品一起保存。
工作中需要保留为存证的文件：如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。
注意：在工作过程中，还会产生一些想要保存的文件：例如奖状、聘书、证书等。
公文分类
公文分类
一、根据行文方向，分为上行文、下行文、平行文；
下行文：是机关内部上级对下级下发的文件（决议、决定、命令、通知、通报、批复）上行文：是机关内部下级对上级上陈的文件（报告、请示）
平行文：向同一系统的同级机关或非一系统的任何机关的文件（函、议案）
三者都是的（意见、纪要）
二、按公文的秘密程度和阅读范围划分:分为三类涉密公文和三类普通公文涉密公文：
1、绝密文件国家核心机密特别重要
2、机密文件:国家重要机密很重要
3、秘密文件:国家一般秘密比较重要
普通公文
4、内部文件：虽不涉及秘密，但不宜社会公开，部门内部使用
5、限国内公开文件：不涉及秘密，但不宜对国外公布
6、对外公开文件
三、按内容性质划分为
1.规范性、
2.领导指导性、
3.公布性、4陈述呈请性、5.商洽性、6.证明性文件；
四、按处理时限的要求分为
特急：已临近规定的办时限
急件：打破工作常规优先迅速传递处理
平件：需按工作常规依次传递处理
五、根据形成和作用的公务活动领域
分为通用公文和专用公文。
各种文件的格式和解释
各种文件的格式和解释
各种文件格式有很多种，它们通常用于存储不同类型的数据或信息。
以下是一些常见的文件格式及其解释：
1. 文本文件（.txt），纯文本文件，只包含基本文本信息，没有格式或样式。
2. 图像文件（.jpg, .png, .gif），存储图像或照片的文件格式，每种格式都有其独特的特点和用途。
3. 视频文件（.mp4, .avi, .mov），用于存储视频和电影的文件格式，可以包含音频和视频流。
4. 音频文件（.mp3, .wav, .flac），存储音频数据的文件格式，用于音乐、语音等。
5. 电子表格文件（.xls, .xlsx），用于存储表格数据的文件格式，通常用于数据分析和管理。
6. PDF 文件（.pdf），便携式文档格式，用于以固定格式显示
文档，通常用于电子书、报告等。
7. 压缩文件（.zip, .rar），将一个或多个文件压缩成一个文件，以便于传输和存储。
8. 可执行文件（.exe），包含计算机程序的文件，可以直接在计算机上运行。
这些是一些常见的文件格式及其解释，每种文件格式都有其特定的用途和特点。
希望这些信息能够帮助您更好地理解各种文件格式。
公文文件规范格式
公文文件规范样式
（二号方正小标宋居中）
抬头单位（请根据文件发放范围确定抬头内单位）：
一、文件的字体、字号及格式要求（3号黑体）
（一）公文字体、字号使用应规范统一。
（3号楷体）一级标题用2号小标宋居中，呈菱形分布，二级标题用3号黑体，三级标题用3号楷体，标题前数字按一、（一）、1、①依次排列。
文件中其它文字用3号仿宋，除标题外所有数字均用半角（Times New Roman）体。
文件中抬头用3号仿宋，顶格，正文中每段文字首行左空两字，文件内所有字体均不加粗。
（二）附件和落款日期要求。
附件在正文下空一行，左空两字，附件两字后加冒号，冒号后为附件标题内容。
落款日期为中文大写，附件后空两行，右空4字。
（三）页码要求。
页码用4号半角（Times New Roman）体，奇数页居右、偶数页居左，左右各放一条4号一字线，奇数页右空1字，偶数页左空1字，页脚设为2.8cm。
二、文件印制的用纸和版心要求
文件印制用纸统一用A4纸，版心使用22行，每行28个字符，即页边距设为上3.7cm、下3.5cm，左右各为2.7cm，行距为28磅。
—1—
附件：1.××××××××
2.××××××××（只有一个附件时不加序号）
年月日
（上空两行，右空四字）附件1（仿宋3号，顶格，只有一个附件时不加序号）
文件格式（方正小标宋二号居中）正文要求同上。
—2—。
GMP第八章-文件
数据完 整性
旧版本在 使用
偏差处理
改变工艺、 方法或标
准
要考证工艺 、方法或标 准的可行性
现行文件样本及原件 应统一归档，更新时 应有记录并归档，旧 文件收回集中归档。 有时是无意，有时是 故意的。
六、文件类型
GMP 要求 的各 种文
件
程 序 文 件
记 录 文 件
标准管理程序：质量管理，文件管理， 验证管理…... 标准操作程序：设备操作，清洁操作， 物料处理…... 技术标准：工艺规程、（物料的）质 量标准，主处方…...
三、文件管理的要求
• 应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、发放、复制及保管制 度
• 文件受控发放，确保使用的文件为批准的现行版本 • 使用者能够及时获得相关文件 • 未经授权任何人不得修改文件 • 文件的制定、审核和批准责任应明确 • 各类文件应有便于识别文本、类别的系统编码和日期 • 文件使用的语言应确切、易懂 • 文件的标题应能清楚地说明文件的性质 • 文件应定期审查修订 • 留有填写数据的足够空间 • 记录应客观、真实、清晰、易保存 • 记录修改后应能看清原来的记录，并签名 • 不使用的栏目应“/”除 • 有秩序存放，便于查找 • 妥善保管，在有效期内不得丢失或受损
文件管理规定
文件管理规定1. 文件的制定:文件第一次制订时版本版次由A / 0开始。
英文字母“A”表示文件版本,数字“0”代表文件修订次数，每修订一次则依次递增；文件经修订9次后，文件版本顺延修订为B版，文件版次则为“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此类推。
在特殊情况下，如：公司体系文件进行系统性变更，为便于文件版本版次统一管理时，文件(包括新增的文件)版本版次应统一过渡，直接转为最新版本.质量手册:由ISO9001小组拟制与修订，管理者代表审核，总经理批准.程序文件:由部门主管或指定人员拟制与修订,部门经理审核,管理者代表批准作业文件):由各部门或工程师拟制与修订,部门主管或总经理审批.公司文件发放分纸质发放和网络共享两种. 文件的发放由文控按照核准、确定的执行部门和发放数量填写《发放回收一览表》进行发放，应当确保执行部门均能得到有效文件。
文件发放前，文控需在所分发的文件上盖“受控”印章，相关部门接收文件时应做好检查，其文件页数完整、字迹是否清晰等. 新增加部门或原先未发放的相关文件或因长期使用导致模糊不清晰、破损或文件丢失，需要补领文件时，需求部门只需直接填写《文件补发申请单》，由部门主管审核，管理者代表批准后，交文控进行补发. 文件制订管理单位发现或者根据相关部门提出，现行使用文件不符合公司运作需要时，应当及时废止。
文件废止后，原文件编码不得重复使用。
对于作废文件文控应及时回收，并盖“作废”印章回收处理，对原件加盖“作废”后予以保存。
文控以《文件履历表》详细记载文件制作、修订过程.外来文件如客户提供的图面、规格或测试资料等由市场部确认并转化成内部文件后按一定规律自行管理。
外来的标准、规定均应经文件使用部门评审后，文控控制中心下发使用。
外来文件需由所使用部门或管理部门至少一年一次，对其评估其有效性.由各单位回收的所有旧版及废止文件，由文控统一销毁。
文控中心仅需留各版本／版次的原版文件以作履历数据。
文件编码分类
VI： 验证仪器操作维护
CI：计量仪器操作维护
EO：设施/设备操作
AI：分析仪器操作维护
RD：研发仪器/设备操作维护
图纸
公共能源图纸
办公室图纸
管网图纸
生产车间图纸
化验中心图纸
电力图纸
GMP
文件（七大类）
SOP文件(十三类）
GR: 通Байду номын сангаас管理类
FM: 厂房设施/设备管理类
WM: 物料管理类
EHS: 环境健康安全
TH: 培训健康类
HM: 卫生管理类
QM: 质量管理类
SM：制度管理类
PM: 生产管理类
MM: 销售管理类
OR: 机构及职责
VM: 验证管理类
CM: 计量管理类
MP（工艺规程）
PVP/PVR: 工艺验证方案/报告
BAVP/BAVR:厂房自动化系统验证方案/报告
URS: 用户需求
DQP/DQR: 设计确认方案/报告
CVP/CVR: 清洁验证方案/报告
RAR: 风险评估报告
IQP/IQR: 安装确认方案/报告
AVP/AVR: 分析方法验证方案/报告
FQP/FQR: 厂房/公用设施确认方案/报告
API: 原料药
QS（质量标准)
IP: 中间产品
FP: 成品
RM: 原辅料
PM: 包装材料
AM(检验方法)
GM： 通用方法
RM: 原辅料
GC: 玻璃仪器、量具校正
IP: 中间产品
PC: 滴定液配制与标定方法
PM: 包装材料
FP: 成品
OM: 其它
VD(验证方法）
文件常用的几种格式
文件常用的几种格式
常见的文件格式有：
1. 文本文件（.txt）：纯文本格式，没有格式化样式，可以在绝大多数计算机上打开。
2. 电子表格文件（.xls、.xlsx）：用于存储表格数据的文件格式，支持数学计算和数据分析等功能。
3. 电子文档文件（.doc、.docx）：用于存储文字和图像的文件格式，支持格式化样式和排版。
4. 图像文件（.jpg、.png、.gif）：用于存储静态图像的文件格式，可以在计算机和网络上显示。
5. 音频文件（.mp3、.wav）：用于存储音频数据的文件格式，可以在多种媒体设备上播放。
6. 视频文件（.mp4、.avi、.mov）：用于存储视频数据的文件格式，可以在电视、电脑和移动设备上播放。
7. 压缩文件（.zip、.rar）：用于将多个文件或文件夹压缩成一个文件，减小文件大小，便于传输或存储。
8. 网页文件（.html、.htm）：用于创建网页的文件格式，可以在浏览器中显示网页内容。
9. PDF 文件（.pdf）：可移植文档格式，可以在不同操作系统和软件上显示和打印文档的固定格式版本。
10. 数据库文件（.db、.sql）：用于存储结构化数据的文件格式，常用于存储和管理大量的数据。
文件管理要点整理
第一章文件第一节文件的概念与属性一、文件的概念（一）文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录1.文件的形成者：国家机构、社会组织（法人及其代表），个人(自然人)自然人作为法定代表人行使职权时形成的文件，与自然人作为个人行为形成的文件是性质不同的两类文件2.文件形成的原因：履行法定职责和处理事务。
文件是反映公务活动、个人活动的原始记录。
3.文件的形态：指信息符号表达方式（文字、图表、图片）和文件的载体（印刷品、照片、录音带、光盘）。
文件的形态可以是各种形式的。
4.文件的性质：根本属性是信息记录。
（二）公务文件的定义：1．公务文件:简称公文,是文件的重要组成部分。
（具有法定效力、规范体式）2．公文的含义：公文的形成者是国家机构、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表.表现手法以说明为主,兼有叙述和议论。
二、文件的属性（一）文件的特征:文件同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性.（二）公文的特征：公文必须履行特定的生效程序，保证了公文内容必须反映与处理公务活动.公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质（由公文的形成者是依法成立的所决定）三、文件的功能与效用（一）文件的功能及其表现1.记载功能:文件有条理的记录与固定了形成者发出的有效信息。
文件还能记载事物发生、发展、变化过程。
2.凭证功能：是发文者表达自己意图的凭证，也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据。
只有具备有效标识的文件才具有凭证功能。
文件的内容是凭证功能实质之所在。
3.传递功能:只有通过传递（重要步骤）使信息为收文者接收，才能发挥效用4.存储功能：制作文件物质材料的质量是文件能否发挥储存功能的基本条件，而人们对档案的科学管理与保护则是文件能否发挥存贮功能的根本保证。
（二）文件的效用1．现行效用2．历史效用：文件转化为档案后所具有的效用。
（1）存史效用（2)查证和参考作用。
常见的五种文件格式
常见的五种文件格式
1. TXT文件：纯文本文件，以文本形式保存的文件，其以常见的英文字母、数字、标点符号等组成。
拥有最小的存储空间，有些编辑器只能存储txt格式的文件。
2. DOC文件：微软的Word文档文件，由Microsoft Word软件创建的，文件内容可容纳多种字体、颜色以及图文混排等。
3. PDF文件：可移植文档格式是一种通用的文件格式，文件内容可在任意设备上完好地显示和操作，而且不会因硬件系统不同而出现差异。
4. EXE文件：可执行文件是一种由计算机操作系统可以识别和执行的文件格式，一般由程序程序文件创建，EXE格式即“可执行文件”，用以执行应用程序的任务。
5. ZIP文件：压缩文件是一种文件格式，可将多个文件和文件夹压缩为一个某种格式的文件，可使文件传输过程中的体积减小，以节约时间和带宽的消耗。
常见的文件格式
常见的⽂件格式
常⽤的⽂件扩展名
图形⽂件：gif、jpg、png、psd、bmp
视频⽂件：wmv、asf、rm、 rmvb、mov、mp4、avi
声⾳⽂件：wav、mp3
⽂档⽂件：txt、doc、wps、docx、xls、xlsx、pdf
压缩⽂件：rar、zip、z（Linux）
可执⾏⽂件：exe、com
光盘镜像⽂件：iso
临时⽂件：tmp
编程⽅⾯的⽂件：htm/html（超⽂本⽂件）、js（js⽂件）、jsp（HTML⽹页）、asp（动态⽹页⽂件）、java（java源⽂件）、class （java 类⽂件）、jar（java档案⽂件）、c（C代码⽂件）、cpp（C++代码⽂件）、py（Python源代码）
数据库：ldf（⽇志⽂件）、mdf（主⽂件）、bak（备份⽂件）、sql（数据库脚本⽂件）
其他：chm（帮助⽂档）、log（⽇志⽂件）、lib（库⽂件）、dat （数据⽂件，在应⽤程序中使⽤）、dir（⽬录⽂件）、xml （可扩展标记语⾔）、dll（系统⽂件，动态链接库）、bat（dos下的批处理⽂件，⼀种⽆格式的⽂本⽂件，也称批处理程序或脚本）、cmd（同bat⽂件）、apk（安卓压缩包）。
文件的几种结构和特征
文件的几种结构和特征最近又仔细研究了下文件的几种结构和特征，发现还挺有趣的呢。
首先说说顺序结构吧。
这个就像我们排队一样，一个挨着一个的。
在文件里呢，数据就按照顺序依次排列着。
让我想想这个结构的特征，它很简单直接，就像火车的车厢连着车厢。
比如说一个简单的文本文件，里面的文字按照从开头到结尾的顺序储存，我们读取的时候也是从第一个字符读到最后一个字符。
不过它也有不太方便的地方呢，如果中间某个地方要插入新的数据，就比较麻烦了，就好比在一列很长的队伍中间突然要插入一个人，得让后面的人都往后退一点，操作起来就有不少工作量呢。
然后是链式结构。
这个有点像我们上学的时候传小纸条，每一个纸条上写着一部分内容，然后又告诉下一个纸条在哪。
在文件里呢，每个数据块就像是小纸条，它除了自己存储的内容，还有个指针指向下一个数据块的位置。
我当时理解这个的时候还犯迷糊了呢，我以为是像链条一样全都扣在一起，但实际上是靠指针连接的。
这种结构在插入或者删除数据的时候就方便多了，只要改变指针的指向就行，不用像顺序结构那样挪动很多数据。
比如说图像文件有时候采用这种结构，可以方便地添加或者删除图像的某个部分的信息。
还有索引结构。
这就好比图书馆里的图书索引一样，在文件里有一个单独的索引表。
我刚开始不确定这个索引表到底怎么工作的呢，后来仔细观察后发现，索引表里面有数据的具体位置信息。
对于大型文件来说这个结构就很有用了，就好像我们在找图书馆里的一本书，如果没有索引，就得在一排排书架里慢慢找。
但是有了索引表，我们直接就能知道书在哪。
像数据库文件很多就采用这种结构，方便快速查找数据。
树形结构也很常见。
这可以想象成家族的族谱，有根节点，然后分支出去其他的节点。
文件里的数据结构就像族谱一样层次分明。
我发现对于那种分级很清晰的文件内容，这种结构就太合适了。
就比如说文件夹里套文件夹这样的结构，文件管理系统就是个很好的树形结构的例子。
每个文件夹大概就像树的一个节点，而文件呢就像是叶子或者更小的分支。
规范文件的8个层级
规范文件的8个层级
第一层呢，就像是地基，是“基本规定”。
这是整个文件的大框架基础，就好比房子的地基得稳，它规定了一些最基本的原则、范围之类的东西，让大家知道这个文件大概管啥事儿。
第二层，“术语和定义”。
这就像是大家交流的密码本，把文件里用到的那些特别的词儿都解释清楚了，省得大家因为理解不同而产生混乱，就像大家都得说同一种“语言”才能好好玩游戏一样。
第三层，“总体要求”。
这就像是一个大的行动指南，告诉你整个事情大致要往哪个方向走，有什么宏观的目标之类的，就像你要去旅行，先知道个大致的方向是去海边还是山里。
第四层，“具体要求”。
这一层可就详细多啦，就像旅行计划里每天具体要去哪个景点、坐什么车一样。
把各个方面的具体怎么做都规定得明明白白的。
第五层，“流程规范”。
这就像是一个流程图，一步一步地告诉你先干啥后干啥，就像做饭时先洗菜再切菜然后下锅炒的步骤一样，不能乱套。
第六层，“质量控制”。
这就像是个监工，盯着整个事情的质量，这里规定了怎么判断做得好不好，质量合格的标准是啥，就像你做蛋糕得知道什么样的蛋糕才算烤得成功。
第七层，“风险管理”。
这是给大家提个醒，有哪些风险可能会冒出来，就像出门得知道可能会下雨要带伞一样，然后还会说遇到这些风险该怎么应对。
第八层，“附则”。
这就像是个补充说明的小尾巴，一些杂七杂八的东西都放在这儿，比如文件什么时候开始生效啊，有没有特殊情况的说明之类的。
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