第二章 收集

二○○六年一月十一日 附件：电费收缴流程 主题词： 主题词：学生公寓 用电管理暂行 中国传媒大学南广学院秘书处 2006年1月11日印发
【讨论】 ××商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职务就遇 上了接收归档文件的工作。公司办公室的文书管理员小陆将 处理完的文件交给了小程， 让他进行鉴定、整理，说以往公 司的立卷归档工作就是这么做的。 请问小陆的做法对吗？小程应该如何解决自己面临的 新问题？
向档案室移交 档案
档案室检查、 清点案卷
移交双方签定
南广学院教务部档案移交清册 南广学院教务部档案移交清册 教务部
文件 数量 保管 期限
序号
案 卷
题
名
年度
移交原因
备注
1
2
送交人（签名）
接收人（签名） 监交人（签名） 交接日期：年 月 日
【案例】
文件是远大生存发展的第一条件 ------远大公司的文件管理
主题词： 主题词：教师公寓 办法 中国传媒大学南广学院院长办公室 2006年12月26日印发
中国传媒大学南广学院学院文件 南广总字[2006] 3号 关于学生公寓用电管理的暂行规定 各系、各部门： 为保障用电安全，节约用电，现根据我校学生公寓的实际情况制定以下用电管 理规定： 1、学生公寓用电量根据江苏省物价局、财政厅及教育厅《高等学校社会化学生 公寓收费管理暂行办法》的有关规定，每生每年为80KWh,即每月每生8 KWh，并 在每月10日输入各用电账户。超出部分学校按江宁区民用电费标准0.52元/ KWh收 取。 2、 客厅容量：计算现客厅内电器容量为300W，电流值限为2A。 ……. 7、 本暂行规定于2006年2月27日起
第二章
档案的收集
一、文件归档 是指各单位办理完毕的具有保存价值 的文件，经文书部门或承办部门整理 后，定期向档案室或档案人员移交的 过程。（这里的文件主要是指纸质主 文件）
【思考】文件与档案的关系？
办理完毕（教材129页）、具备查考利 用价值、经过归档的文件才能转化为档案。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿； 文件是档案的基础，档案是文件的精华； 文件是档案的因素，档案是文件的组合。
６、档案管理工作包括八个步骤，分别为收集、 整理、鉴定、保管、（）、（）、（）和统计。
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• 档案统计制度 一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业心和责任感 科学地进行档案统计。 二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观性、准确性 和科学性。 三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况要定期做好 统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，总结经验，发现问题， 提出措施，改进工作。 四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合分析，了解 利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使用价值和发挥的作用。 五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。 六、按时完成其它档案调查统计工作。 • 档案利用制度 一、检索工具齐全，检索效果较好。 二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。 三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料， 各种资料编写规范、使用价值高。 四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印， 须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。 五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准 拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。 六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况， 要及时报告领导，追究责任。
文件按其特点分为4种颜色：红代表管理文件，蓝 代表生产类文件，橙代表营销类文件，绿代表公益及 其他类文件。 文件的主要推行模式是表格，在公司768份文件中， 应用表格达到669个，每份表格下注有填表方法、传递 方式、批准程序、执行要求等，并且尽可能设计可选 项供填表人选择，几乎涵盖了工作的每一项活动。 除了从秘书处索取外，远大在生产、生活场所中设 有数十个表格箱，员工可信手取到，譬如出差的时候， 表格上几十项目录，该带什么、该做什么、该汇报什 么，一一注明。而文字性的通用告示，甚至可从随处 可见的“工位告示牌”“环境告示牌”等看板上读到。
例一：某大型建筑工程公司的档案工作制度 档案工作制度 立卷归档制度 一、凡是反映本单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料均 应立卷归档。 二、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月底 前归档。 三、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移交。 四、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程负 责人交综合档案室。 五、声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。 六、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时、手续完备。 档案保管制度 一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。 二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、防盗、防 高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。 三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。 四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。 五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。 六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。 七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。
【案例导入】 ××旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书 立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一 些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集 不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认 为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二， 一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公 司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立 卷的情况。
【启发】远大的这种管理模式或许符合泰勒的管 理理论，把企业整体的每一个活动都细分到每 一个员工的每一个动作上，对每一个个体的细 节动作程序化和标准化，它会降低管理成本， 减少在信息传播和命令执行过程中的损耗和误 差，而提高效率，对于远大这种强调系统稳定 性的工业企业来说，好处是显而易见的。
【小小练习】 1、档案是各类单位或个人在社会活动中直接形 成的（ ）的各种形式的（ ）。 ２、（ ）是档案的本质属性。 ３、在档案管理的实践中，档案工作者将档案 划分为文书档案、（ ）和专门档案。人事 档案属于其中的（ ）。 ４、档案的基本作用包括（ ）和参考价值。 ５、档案对于形成单位的作用称为（ ）； 对于社会的作用被称为（ ）。
× × 医 药 总 公 司 （全 部 档 案） 办 公 室 （类 档 案） 人 事 部 （类 档 案） 公 关 部 （类 档 案） 研 发 部 （类 档 案） 生 产 部 （类 档 案） 销 售 部 （类 档 案） 财 务 部 （类 档 案） 后 勤 部 （类 档 案）
单位各部门 收集、鉴定、 整理文件
二、档案的收集范围及保管期限 （一）收集范围（教材15页---21页） 具体情况具体分析（收集范围，保管期限） （二）收集方式 科学管理，控制源头，紧扣工作，加强追踪 -----档案工作制度（例一） -档案类目表（教材52页） -----管理表格（教材27页，例二） -----回收存放（教材54页）
远大大概有400多种表格，每一项工作都 可以随手找到相应的表格来填写。从执行前、 执行中到执行后，表格里都有各种规范指导你 去做。同时在表格的末尾，还有指导你如何填 写表格的说明。每一个远大员工的一切工作都 必须围绕文件的编制、执行和修改来进行。 “员工有了表格就知道事事要按程序做， 有程序就知道有制度，而公司管理者则从整体 考虑将制度分解到工作程序，并以表格的形式 固定下来。”
远大制度的具体表现形式是文件，“文件是远大 生存发展的第一条件”，这一句话在远大的宣传材料 里被放在了醒目的位置。这些制度细致地把企业活动 中的不变因素都以文件的形式程序化了。 远大文件体系从整体上包括质量管理体系、环境 管理文件体系和管理文件体系。按照文件的性质，将 文件又分为4个部分：纲领（政策性、目标性文件，是 指导企业思想和工作的总纲，是指必须做和不能做的 事）、纲领及流程（某些纲领文件可附带简洁的流程， 为使纲领直观、内容全面）、流程（实现纲领的措施 和步骤，完成工作、达成目标的方法）、常识（员工 应知应会的基本知识和做人素养，包括与员工思想意 识和专业技能相关的大量外来资料的原件、摘录和编 辑等）。
档案保密制度 一、档案员要有高度的政治责任感，严格执行保密法，增强保密意识， 做好保密工作。 二、保守党和国家的秘密，严格执行保密规定“十不准”。 三、档案库房、柜架要牢固安全，门窗坚固，并配有安全保险装置。 四、任何人和部门不准出卖档案和内部资料，不得丢失文件或档案， 非归档的文件要集中上交有关部门。 五、凡利用涉及保密的档案，应按规定的范围使用，并严格履行查阅 登记手续。 六、凡违犯保密规定者视其情节轻重给予党纪政纪处分直至法律制裁。 档案管理人员岗位责任制 一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和 国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》，遵守国家保密制度，确 保档案完整与安全，严格执行档案管理的各项制度。 二、严格履行综合档案室职责，熟悉档案业务工作，忠于职守，扎实 做好档案管理工作。 三、集中统一管理各种门类和载体的档案。 四、对本单位内部各部门归档工作进行监督和指导。 五、对本系统和直属单位档案工作进行监督、检查和指导。
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奥运档案“抢收” 市档案局保存6万余件———
【发表时间：2008-9-8
本报讯 记者日前获悉，按照市档案局奥运会残奥会赛时赛 后档案工作要求，赛事结束后一个月内，各场馆档案人员要全 部完成赛时阶段及赛后总结阶段产生的各种文件材料的归档工 作。 为实现北京奥运会在历届举办城市中留存最完整、最 齐全、最系统的奥运档案的目标，北京市档案系统遴选47名档 案骨干力量派驻到24个竞赛场馆和13个非竞赛场馆。 考虑到赛时档案收集、移交工作的繁重性，市档案局专门 制定奥运会、残奥会赛时接收预案；就奥运期间档案查阅服务 也专门制定应急机制，保证奥运会残奥会举办期间，实行24小 时无假日全天候查档服务。 据悉，鉴于奥运会开闭幕式运营中心形成档案的特殊重要 价值，北京市档案局专门派出3人档案工作组，大量珍贵档案得 以统一管理。 目前，开闭幕式运营中心档案组共计收集纸质、电子、照 片、胶片、实物等不同载体档案6万余卷/件/张，包括创意设计 方案、图纸手稿档案等。