办公室工作实务培训课件
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办公室工作培训PPT课件
办公室工作综述 Office work
六、公文的基本格式
公文的格式是指公文文面外形的项目、标记及其在文面上的组成。
为保证公文版面的庄重大方，规定版心尺寸与页边：版心尺寸为 156mm×225mm，公文天头（上白边）为37㎜±1㎜（上行文、下 行文相同），公文订脚（下白边，含页码）为35mm±1mm,公文订 口（左白边）为28㎜±1㎜，公文裁口（右白边）为26mm±1mm。
4、格式要素 公文格式各要素划分为三个部分
版头
主体
版记
如下图
办公室工作综述 Office work
版 头
主 体
版 记
办公室工作综述 Office work
5、版头要素 示意图 份号
密级和 保密期限
紧急程度
000001 机密
特急
发文机关标志 35mm
×××××文件
发文字号
×××〔2014〕7号
★
发人：×××
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
办公室培训课件
传统座机和移动电话的使用，以及如何正确设置和使用。
通讯设备
如对讲机、广播系统、会议系统等，提高办公室内的通讯效率。
文件管理与办公自动化软件
文件管理软件
如Office套件中的Word、Excel和PowerPoint，以及云存储服务如Google Drive和OneDrive等。
办公自动化软件
如Microsoft Office套件中的Outlook、Access和Publisher等，提高工作效率和 组织能力。
言简意赅
通话时，应使用简洁明了的语 言，避免使用专业术语或行业 缩写。
保持礼貌
通话过程中，应保持礼貌态度 ，尊重对方感受。
确认信息
通话结束后，应确认对方所讲 的信息是否准确无误。
会议礼仪
准时参加
按照会议通知的时间和地点参加会议。
注意言行
在会议期间，应保持安静，不随意打断他人 发言。
做好准备
提前了解会议议程和相关资料，做好发言准 备。
运动健身
适当参加体育锻炼，增强身体素质和免疫力。
保健知识
了解常见职业病和健康问题，掌握相应的保健知识，预防和减轻职 业病的发生。
05
办公室安全与防范
防火安全
火灾的危害
火灾的起因
阐述火灾对人身安全、财产安全和环境安 全的危害。
分析电气、明火、化学反应等火灾起因。
通讯设备
如对讲机、广播系统、会议系统等，提高办公室内的通讯效率。
文件管理与办公自动化软件
文件管理软件
如Office套件中的Word、Excel和PowerPoint，以及云存储服务如Google Drive和OneDrive等。
办公自动化软件
如Microsoft Office套件中的Outlook、Access和Publisher等，提高工作效率和 组织能力。
言简意赅
通话时，应使用简洁明了的语 言，避免使用专业术语或行业 缩写。
保持礼貌
通话过程中，应保持礼貌态度 ，尊重对方感受。
确认信息
通话结束后，应确认对方所讲 的信息是否准确无误。
会议礼仪
准时参加
按照会议通知的时间和地点参加会议。
注意言行
在会议期间，应保持安静，不随意打断他人 发言。
做好准备
提前了解会议议程和相关资料，做好发言准 备。
运动健身
适当参加体育锻炼，增强身体素质和免疫力。
保健知识
了解常见职业病和健康问题，掌握相应的保健知识，预防和减轻职 业病的发生。
05
办公室安全与防范
防火安全
火灾的危害
火灾的起因
阐述火灾对人身安全、财产安全和环境安 全的危害。
分析电气、明火、化学反应等火灾起因。
办公室管理培训_PPT课件
办公室行政管理
管理名言
天下难事，必做于易 天下大事，必做于细
----老子
行为规范 着装规定 电话及邮件管理
总则
办公用品管理 资讯管理 会议室管理
办公室管理须知之： 行为规范
1.1 注重办公室的整洁、安静，保 持良好的工作环境与秩序；
1.2 不得在办公室大声喧哗，两个 或两个以上员工需讨论问题时，须 到会议室进行讨论，以免影响其他 员工的工作
1.1.2
部分文具领用需以旧换新，如各种笔类；
1.1.3
员工在调动或离职时，须交还计算器、磁盘盒、 笔架、直尺、订书机、胶纸座等耐用物品；
1.1.4
如有遗失，需承担遗失物购置价格的50%后方可 办理调动或离职手续；
1.1.5
采用固定时间领用办公用品
1.1.6
各部门领用办公耗材时，需预领适量备用，避免 由于耗材的不足而影响正常运作。
更换着装后方可上班（所需时间计员工缺勤）
办公室管理须知之： 电话及邮件管理
电话及邮件管理
1.1
打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降
低音量
1.2
若无特殊理由，上班时间内尽量避免拔打私
人电话，禁止长时间拔打私人电话。不得使 用公司电话拨
打私人电话；
1.3 电；
暂时离座时，同组或邻座同事请主动接听办公电话来
提前预定会议室，以便人事部合理安排，确 保会议准时进行。
管理名言
天下难事，必做于易 天下大事，必做于细
----老子
行为规范 着装规定 电话及邮件管理
总则
办公用品管理 资讯管理 会议室管理
办公室管理须知之： 行为规范
1.1 注重办公室的整洁、安静，保 持良好的工作环境与秩序；
1.2 不得在办公室大声喧哗，两个 或两个以上员工需讨论问题时，须 到会议室进行讨论，以免影响其他 员工的工作
1.1.2
部分文具领用需以旧换新，如各种笔类；
1.1.3
员工在调动或离职时，须交还计算器、磁盘盒、 笔架、直尺、订书机、胶纸座等耐用物品；
1.1.4
如有遗失，需承担遗失物购置价格的50%后方可 办理调动或离职手续；
1.1.5
采用固定时间领用办公用品
1.1.6
各部门领用办公耗材时，需预领适量备用，避免 由于耗材的不足而影响正常运作。
更换着装后方可上班（所需时间计员工缺勤）
办公室管理须知之： 电话及邮件管理
电话及邮件管理
1.1
打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降
低音量
1.2
若无特殊理由，上班时间内尽量避免拔打私
人电话，禁止长时间拔打私人电话。不得使 用公司电话拨
打私人电话；
1.3 电；
暂时离座时，同组或邻座同事请主动接听办公电话来
提前预定会议室，以便人事部合理安排，确 保会议准时进行。
办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
7
2）问候礼仪
初次见到来宾应说：“您好！见到您很高兴！”如以前认识，相 别甚久，见面则说：“您好吗？很久未见了。”
来访者到达时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：”您有什么事需要我 帮忙吗？您是初次来这里吗？路上辛苦了。”
平时遇到来宾，应问好，一般说：“你好！” 宾客离开时应说：“再会！明日再见！”、“不久再见！”，或者说：“祝您一 路顺风等。 如知客人身体不好，应关心地说：“请多保重。” 当气候变化的时候应告诫客人“请多加一些衣服，当心感冒。” 如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如：“祝您生日快乐！”等。 客人即将离去时，应主动对客人说：“请对我们的工作提出宝贵意见。”
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
9
4）名片递接礼仪
名片不仅是一个通信地址的联络，它体现着一个人的身份，表现着一个人的个性 ，是人格化的体现。递接名片的注意事项如下：
2
一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下， 办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事 务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文 员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体 的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也 有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质 （工作态度、思想品德、工作能力等）。
2）问候礼仪
初次见到来宾应说：“您好！见到您很高兴！”如以前认识，相 别甚久，见面则说：“您好吗？很久未见了。”
来访者到达时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：”您有什么事需要我 帮忙吗？您是初次来这里吗？路上辛苦了。”
平时遇到来宾，应问好，一般说：“你好！” 宾客离开时应说：“再会！明日再见！”、“不久再见！”，或者说：“祝您一 路顺风等。 如知客人身体不好，应关心地说：“请多保重。” 当气候变化的时候应告诫客人“请多加一些衣服，当心感冒。” 如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如：“祝您生日快乐！”等。 客人即将离去时，应主动对客人说：“请对我们的工作提出宝贵意见。”
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
9
4）名片递接礼仪
名片不仅是一个通信地址的联络，它体现着一个人的身份，表现着一个人的个性 ，是人格化的体现。递接名片的注意事项如下：
2
一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下， 办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事 务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文 员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体 的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也 有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质 （工作态度、思想品德、工作能力等）。
办公室业务培训ppt课件
✓ 为领导服务 ✓ 为上级、同级、下级机关服务 ✓ 为妇女群众服务
服务是办公室工作的宗旨，服务质量 就是衡量办公室工作的准则。
办公室的任何工作，都是服务工作。
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10
办公室的作用体现在三个方面：
➢参谋助手
➢综合协调
➢督促检查
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11
参谋助手作用
参谋助手作用体现在办公室工作的方方 面面，助手作用是办公室的最基本的作用，而 参谋作用是办公室工作的一种重要作用，是比 较高的一项要求。
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30
三、做好办公室工作
处理好四方面关系： 4 有为与有位的关系
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31
三、做好办公室工作
做到三个加强：
基础建设－配备现代化的办公设施 制度建设－推进办公室工作规范化 队伍建设－学习、团结、敬业、
奉献、争先
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32
三、做好办公室工作
树立五字目标:
工作原则 求“严” 工作运行 求“细” 工作开展 求“深” 工作作风 求“实” 工作效率 求“快”
67
结束
谢谢大家！
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68
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56
写作信息的总体要求是：
➢ 主题突出 ➢ 表达准确 ➢ 材料充分 ➢ 语言简洁
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57
写作信息的总体要求是：
服务是办公室工作的宗旨，服务质量 就是衡量办公室工作的准则。
办公室的任何工作，都是服务工作。
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10
办公室的作用体现在三个方面：
➢参谋助手
➢综合协调
➢督促检查
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11
参谋助手作用
参谋助手作用体现在办公室工作的方方 面面，助手作用是办公室的最基本的作用，而 参谋作用是办公室工作的一种重要作用，是比 较高的一项要求。
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30
三、做好办公室工作
处理好四方面关系： 4 有为与有位的关系
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31
三、做好办公室工作
做到三个加强：
基础建设－配备现代化的办公设施 制度建设－推进办公室工作规范化 队伍建设－学习、团结、敬业、
奉献、争先
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32
三、做好办公室工作
树立五字目标:
工作原则 求“严” 工作运行 求“细” 工作开展 求“深” 工作作风 求“实” 工作效率 求“快”
67
结束
谢谢大家！
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56
写作信息的总体要求是：
➢ 主题突出 ➢ 表达准确 ➢ 材料充分 ➢ 语言简洁
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57
写作信息的总体要求是：
办公室日常工作培训ppt课件
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的 开始环节，是真正的衔接点。
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（六）妥善安排上司的约会
❖ 约会安排的原则 ❖ 安排约会需要注意的细节
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例） 办公人员日常工作的三大特征 办公室的布置原则 邮件收发与传阅注意事项 强化档案管理 妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（六）妥善安排上司的约会
❖ 约会安排的原则 ❖ 安排约会需要注意的细节
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例） 办公人员日常工作的三大特征 办公室的布置原则 邮件收发与传阅注意事项 强化档案管理 妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
办公室日常事务处理培训课件(PPT 45张)
第一节
办公室电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌 二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码 (二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
汉代中央政府赐给日本的倭奴国王金印
土尔扈特银印
清朝乾隆四十年（1775年）清颁发给土尔扈特部的官印。印为 方形，边宽10.6厘米，厚3.1厘米；印背上有小型的虎纽，纽高6. 5厘
米。印的边款镌有汉文“乾隆肆拾年玖月，礼部造”，印文系满文和蒙
文合璧。七枚银印的印文，译成汉文为：“忠诚的旧土尔扈特部英勇 之王”。这是清政府颁发给土尔扈特渥巴锡的官印。
本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。 一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。. 1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。 （1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
办公室行政管理制度培训ppt课件
25
培训提纲
1、办公室管理制度
2、考勤及假期管理制度
3、车辆管理制度
26
考勤及假期规定
考勤管理
假期管理
27
考勤管理制度
员工因外出办事、出差或记忘打卡，应按下列程序办理 有关手续，相关单据交至人资单位处： A：外出办事：请事先填写《员工外出申请单》，由部 门负责人、行政人事经理签字后交由前台备案；在外出办 事之前若不按上述时间交单，按迟到或早退处理。办事人 员返回公司后，在申请单后填写返回时间，并签字确认。 B：出差：请在出差前填写《出差申请单》由部门负责 人或主管领导签批后执行； C：忘记打卡： “忘记打卡”，在第2天上午之前，填 写《未打卡情况说明单》，由部门负责人签批，每发生一 次按迟到一次算；
11
付款申请单
需要预付的款项填写付款申请单，等收到发票后填写费用报销审批单。
12
费用报销单或请款单
所有发票正面朝上贴在报销单左上角的后面，严禁使用订书机订
所属部门 实际用途
日期 小写金额
大写金额
小写金额
领导 审批
姓名
13
办公室管理制度
会议制度 培训制度 财务报销
办公用品管理
职业素养
14
10
发票管理
1、发票必须是正规机打发票，不得使用手写发票。 2、发票不得涂改，挖补 3、所开具发票一定要有公司公章。 4、发票抬头必须是公司全称，不能写“个人”或“公司”， 不能漏字，错字或多字。 5、如无发开具发票的则必须在报销单后附上原始收据，并 自行贴上等于或大于收据金额的发票。 6、正规机打的定额发票可以使用（如地铁票，停车费等）。 7、对开具不准确、不完整的发票，财务人员有权退回，要 求重新补齐。
培训提纲
1、办公室管理制度
2、考勤及假期管理制度
3、车辆管理制度
26
考勤及假期规定
考勤管理
假期管理
27
考勤管理制度
员工因外出办事、出差或记忘打卡，应按下列程序办理 有关手续，相关单据交至人资单位处： A：外出办事：请事先填写《员工外出申请单》，由部 门负责人、行政人事经理签字后交由前台备案；在外出办 事之前若不按上述时间交单，按迟到或早退处理。办事人 员返回公司后，在申请单后填写返回时间，并签字确认。 B：出差：请在出差前填写《出差申请单》由部门负责 人或主管领导签批后执行； C：忘记打卡： “忘记打卡”，在第2天上午之前，填 写《未打卡情况说明单》，由部门负责人签批，每发生一 次按迟到一次算；
11
付款申请单
需要预付的款项填写付款申请单，等收到发票后填写费用报销审批单。
12
费用报销单或请款单
所有发票正面朝上贴在报销单左上角的后面，严禁使用订书机订
所属部门 实际用途
日期 小写金额
大写金额
小写金额
领导 审批
姓名
13
办公室管理制度
会议制度 培训制度 财务报销
办公用品管理
职业素养
14
10
发票管理
1、发票必须是正规机打发票，不得使用手写发票。 2、发票不得涂改，挖补 3、所开具发票一定要有公司公章。 4、发票抬头必须是公司全称，不能写“个人”或“公司”， 不能漏字，错字或多字。 5、如无发开具发票的则必须在报销单后附上原始收据，并 自行贴上等于或大于收据金额的发票。 6、正规机打的定额发票可以使用（如地铁票，停车费等）。 7、对开具不准确、不完整的发票，财务人员有权退回，要 求重新补齐。
办公室工作务实培训课件ppt(69张)
协商 会签 核稿 校对 登记编号
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
公文处理方法和程序
❖ 三大环节： ❖ 1、发文处理： 拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发 ❖ 2、收文处理： 签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督
会议价值＝
人力成本
会议成本 物料成本
机会成本
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
工作
具体内容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
行政事务工 作
上司交办的 其他工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、 食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室人员培训课程-学员版2.0ppt课件
– 参谋 – 助手 – 服务
可编辑ppt
44
素质
广博 综合性
能力 知识 技能
态度 理智
修养
修为、涵养 自我约束
灵巧、熟练 复合性
可编辑ppt
理性 明智
详细内5 容
秘书的基本能力
• 应具备合理的知识结构
– 横向——知识的广博性
– 纵向——专业的深入性
• 应具备优良的智能结构
– 要具有较强的反映能力
仪表礼仪
商务着装之男士西装（职业装）
衬衫和西装的搭配
• 长袖衬衫（夏天时可着短袖制服）
• 多备几件（至少是两件白的，1件与西装同色系）
• 注意领子和袖口
• 西装、领带、衬衫的搭配：由深入浅或由浅入深
• 注意色彩
• 注意领形（方领适合正式西装，扣领、立领适合休闲西装， 翼领适合打蝴蝶结、穿燕尾服）
• 穿长袖衬衫可以打领带，但只在室内；穿短袖最好不要打 领带
自报公司名称及科室名称 确认对方姓名及单位
寒暄问候
商谈有关事项、确认注意事项 礼貌地道别，轻轻放好话筒
2．拨打电话的程序
按重要程度整理谈话内容并记录 确认对方工作单位、姓名及电话 自报公司名称及本人姓名
寒暄问候 商谈有关事项、确认注意事项 礼貌地道别，轻轻放好话筒
可编辑ppt
35
电话礼仪 3、转达电话的技巧
可编辑ppt
44
素质
广博 综合性
能力 知识 技能
态度 理智
修养
修为、涵养 自我约束
灵巧、熟练 复合性
可编辑ppt
理性 明智
详细内5 容
秘书的基本能力
• 应具备合理的知识结构
– 横向——知识的广博性
– 纵向——专业的深入性
• 应具备优良的智能结构
– 要具有较强的反映能力
仪表礼仪
商务着装之男士西装（职业装）
衬衫和西装的搭配
• 长袖衬衫（夏天时可着短袖制服）
• 多备几件（至少是两件白的，1件与西装同色系）
• 注意领子和袖口
• 西装、领带、衬衫的搭配：由深入浅或由浅入深
• 注意色彩
• 注意领形（方领适合正式西装，扣领、立领适合休闲西装， 翼领适合打蝴蝶结、穿燕尾服）
• 穿长袖衬衫可以打领带，但只在室内；穿短袖最好不要打 领带
自报公司名称及科室名称 确认对方姓名及单位
寒暄问候
商谈有关事项、确认注意事项 礼貌地道别，轻轻放好话筒
2．拨打电话的程序
按重要程度整理谈话内容并记录 确认对方工作单位、姓名及电话 自报公司名称及本人姓名
寒暄问候 商谈有关事项、确认注意事项 礼貌地道别，轻轻放好话筒
可编辑ppt
35
电话礼仪 3、转达电话的技巧
办公室事务管理培训教材PPT(共 33张)
1、办公环境二的、涵办义：公环境管理
办公环境,或称为办公室环境。从广义上说，它是 指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义 上说，办公环境是指—定的组织机构的秘书部门工 作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境主要是指工作氛围和办公环境。
自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空 气环境、健康与安全环境。
（3）实用
首先是办公室布局应该力求方便,争取时效,如相同或相 关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要的 穿插和迂迥,便利工作的密切联系和同步进行
其次,为了改善办公室的单调环境,可以适当地放置—些 工艺品或花草因为办公室往往就是组织的一个"窗口".
（4）安全
保证组织的物品安全是涉外秘书的重要职责之一,也是 优化办公环境不可忽略的一个原则.布置办公室时要留 意附近的环境和办公室存放财物的安全
三、办公室结构和布局需要考虑的因素
(1)职工的人数。人数多，需要的空间就大，费用也要增加。 (2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些 城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。 (3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。 (4)组织经营的性质或内容。 (5)便于部门间的工作联系，以确保科学有效地实施工作流程， 减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部 门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
办公室人员培训讲座PPT课件
9
三现・三即主义 三现主义＝现场、现实、现物 三即主义＝即时、即处、即应
（当时、当场、立即改善）
10
推进改革的方法
改革并非易事，但谁都能做。
【推进改革的方法】 第１ 分析现状。 第２ 收集、整理相关信息，找出改善的潜力。 第３ 做出具有独创性的改革方案。
（通常不少于3个方案） 第４ 客观地进行评价，确定执行方案。 第５ 制定具体的执行计划予以实施。
写清楚提案的内容 必须明确提示出“何时、何地、何人、因何而将什 么、怎么样”这5W1H以及效果等决策者进行判断的 依据。
客观而非主观地陈述 因此，必须经过以数据为依据的研讨、在比较多个 方案后得出结论。 通常至少要比较3个方案。
不要模仿他人而要重视独创性 为此，平时多收集、分析信息很重要，但拥有希望 去做什么的梦想和意志也同样重要。
特别重要的是概念设计，一定要注意不要直接由 详细设计开始！
日常的非例行业务也是一种项目，最好也按照此步骤推进。
21
项目成功的秘诀
短期内进行，尽早完成。 明确终点。
（到哪儿为止）
集中最适合到达终点的人。 妥善安排步骤。
（步骤的好坏决定着8成的成败）
困难会很多。
（顺利的时候少）
事务局要制订日程和计划框架。
3
本讲座的计划
课时
讲座内容
第1讲
何谓专业人士？
三现・三即主义 三现主义＝现场、现实、现物 三即主义＝即时、即处、即应
（当时、当场、立即改善）
10
推进改革的方法
改革并非易事，但谁都能做。
【推进改革的方法】 第１ 分析现状。 第２ 收集、整理相关信息，找出改善的潜力。 第３ 做出具有独创性的改革方案。
（通常不少于3个方案） 第４ 客观地进行评价，确定执行方案。 第５ 制定具体的执行计划予以实施。
写清楚提案的内容 必须明确提示出“何时、何地、何人、因何而将什 么、怎么样”这5W1H以及效果等决策者进行判断的 依据。
客观而非主观地陈述 因此，必须经过以数据为依据的研讨、在比较多个 方案后得出结论。 通常至少要比较3个方案。
不要模仿他人而要重视独创性 为此，平时多收集、分析信息很重要，但拥有希望 去做什么的梦想和意志也同样重要。
特别重要的是概念设计，一定要注意不要直接由 详细设计开始！
日常的非例行业务也是一种项目，最好也按照此步骤推进。
21
项目成功的秘诀
短期内进行，尽早完成。 明确终点。
（到哪儿为止）
集中最适合到达终点的人。 妥善安排步骤。
（步骤的好坏决定着8成的成败）
困难会很多。
（顺利的时候少）
事务局要制订日程和计划框架。
3
本讲座的计划
课时
讲座内容
第1讲
何谓专业人士？
办公室日常工作培训ppt课件
办公室日常工作培训
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例） 办公人员日常工作的三大特征 办公室的布置原则 邮件收发与传阅注意事项 强化档案管理 妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通 工作语言“文明”沟通
wenku.baidu.com
（一）办公人员的日常工作
（以行政人员为例）
办公室管理
照明、室内装饰、空气（温度，湿度，换气） 、消耗品、办公自动化设备、安全、保密等
❖ 多样性与系统性的统一 ❖ 辅助性与主动性的统一 ❖ 原则性与灵活性的统一
（三）办公室的布置原则
❖ 整齐清洁、采光良好； ❖ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ❖ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； ❖ 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区
域内，便于电源接线、管理和保养； ❖ 办公室的桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内
（五）强化档案管理
❖ 强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交
融在一起。 ❖ 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归 档细节”，参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 ❖ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的 开始环节，是真正的衔接点。
办公室日常工作技巧
办公人员的日常工作（以行政人员为例） 办公人员日常工作的三大特征 办公室的布置原则 邮件收发与传阅注意事项 强化档案管理 妥善安排上司的约会
拉进关系的谈话技巧
工作语言“规范”沟通 工作语言“文明”沟通
wenku.baidu.com
（一）办公人员的日常工作
（以行政人员为例）
办公室管理
照明、室内装饰、空气（温度，湿度，换气） 、消耗品、办公自动化设备、安全、保密等
❖ 多样性与系统性的统一 ❖ 辅助性与主动性的统一 ❖ 原则性与灵活性的统一
（三）办公室的布置原则
❖ 整齐清洁、采光良好； ❖ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ❖ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观； ❖ 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区
域内，便于电源接线、管理和保养； ❖ 办公室的桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内
（五）强化档案管理
❖ 强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交
融在一起。 ❖ 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归 档细节”，参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 ❖ 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的 开始环节，是真正的衔接点。
2024版办公室工作实务培训课件PPT3
互动。
时间管理与工作效率提升
制定工作计划
合理安排工作时间，制定详细的 工作计划，确保任务按时完成。
2024/1/30
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性进 行排序，优先处理重要且紧急的 任务。
避免拖延症
克服拖延习惯，尽早开始工作并 持续跟进进度。
提高专注力
减少干扰因素，保持专注力，提 高工作效率和质量。
2024/1/30
积极主动沟通
主动向上级汇报工作进展， 反映问题和困难，提出建 设性意见和建议。
保持礼貌和尊重
与上级沟通时保持礼貌， 尊重上级的权威和决策， 避免过于强调个人观点。
19
与同事相处原则和方法
相互尊重和理解
尊重同事的工作和成果， 理解彼此的难处和差异， 避免过度竞争和冲突。
2024/1/30
办公室工作实务培训课件PPT3
2024/1/30
1
目录
2024/1/30
• 办公室基本礼仪与职业素养 • 办公室日常事务处理 • 办公自动化软件应用技巧 • 办公室人际关系处理策略 • 办公室安全与健康知识普及 • 总结回顾与展望未来发展趋势
2
01 办公室基本礼仪与职业素 养
2024/1/30
3
01
02
03
04
分享学习过程中的感悟 和收获
2024/1/30
时间管理与工作效率提升
制定工作计划
合理安排工作时间，制定详细的 工作计划，确保任务按时完成。
2024/1/30
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性进 行排序，优先处理重要且紧急的 任务。
避免拖延症
克服拖延习惯，尽早开始工作并 持续跟进进度。
提高专注力
减少干扰因素，保持专注力，提 高工作效率和质量。
2024/1/30
积极主动沟通
主动向上级汇报工作进展， 反映问题和困难，提出建 设性意见和建议。
保持礼貌和尊重
与上级沟通时保持礼貌， 尊重上级的权威和决策， 避免过于强调个人观点。
19
与同事相处原则和方法
相互尊重和理解
尊重同事的工作和成果， 理解彼此的难处和差异， 避免过度竞争和冲突。
2024/1/30
办公室工作实务培训课件PPT3
2024/1/30
1
目录
2024/1/30
• 办公室基本礼仪与职业素养 • 办公室日常事务处理 • 办公自动化软件应用技巧 • 办公室人际关系处理策略 • 办公室安全与健康知识普及 • 总结回顾与展望未来发展趋势
2
01 办公室基本礼仪与职业素 养
2024/1/30
3
01
02
03
04
分享学习过程中的感悟 和收获
2024/1/30
办公室工作培训课件
办公室工作培训课件
办公室工作培训课件
办公室是现代工作环境中不可或缺的一部分。无论是大型企业还是小型创业公司，办公室都是员工们共同努力、协作和创造的地方。为了提高办公室工作效率和员工素质，办公室工作培训课件成为了必不可少的工具。
首先，办公室工作培训课件应该包含基本的办公室礼仪。在办公室中，礼貌、尊重和合作精神是必不可少的。员工们应该学会如何与同事、上级和客户进行有效的沟通和互动。课件可以包括如何正确地打招呼、如何处理电话和电子邮件、如何处理冲突和解决问题等内容。通过这样的培训，员工们将能够建立良好的人际关系，提高工作效率。
其次，办公室工作培训课件还应该包含关于时间管理和工作组织的内容。在现代社会，时间是宝贵的资源。员工们需要学会如何合理安排工作时间，有效地处理任务和项目。课件可以包括如何制定优先级、如何制定工作计划、如何避免拖延等内容。通过这样的培训，员工们将能够更好地管理自己的时间，提高工作效率和生产力。
此外，办公室工作培训课件还可以包含与技术和工具相关的内容。在现代办公室中，计算机、软件和其他工具已经成为了不可或缺的一部分。员工们需要学会如何正确地使用这些工具，提高工作效率。课件可以包括如何使用常用办公软件、如何利用互联网进行信息搜索和共享、如何保护数据安全等内容。通过这样的培训，员工们将能够更好地利用技术和工具，提高工作效率和质量。最后，办公室工作培训课件还可以包含与团队合作和领导能力相关的内容。在办公室中，团队合作和领导能力是非常重要的。员工们需要学会如何与团队成
员合作，如何有效地参与团队项目和活动，如何发挥自己的领导潜力。课件可以包括如何建立团队合作精神、如何有效地进行团队沟通和协作、如何发展领导能力等内容。通过这样的培训，员工们将能够更好地与团队合作，提高工作效率和团队绩效。
办公室工作培训课件
印发〈***在***会议上的讲话〉的通知》，应该把书名号中的单引号删除。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
介词不当
07
“关于”和“对”。如《关于对**修改意见的函》，应该把“对”删除。
两个“关于”。如《***局关于转发***市政府办公厅关于***专项行动的通知》， 要删除其中一个“关于”，可改为《***局转发***市政府办公厅关于***专项行 动的通知》。
1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。
有版头的，为避免公文标题累赘，可以不标明发文机关。
随意省略事由。 如《***局通知》，容易引起歧义和误解。
七、常见错情及处理
相关主题
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双
频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回
答说：“只要开通国际漫游就能用”。肖总却说：“怎么
我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说，我去问问。
李强立
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安排上司的 差旅事务
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情景案例
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在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助理李强 至今记忆犹新，教训深刻。
区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周
的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问
李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。
李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上
没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次
交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏
首先要做好 差旅计划！
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项目任务
Leabharlann Baidu
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宏利公司的经理助理李强在安排上司 的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅 行，秘书应该要做好哪些准备工作？
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情景案例
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还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好
的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很
好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强
一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个
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任务分析
宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机，表面上 看是宏利公司肖总缺乏时间观念误事，其实，主要责任还 在于经理助理李强。约见时间是7月9日下午，预订7月8日 晚的飞机票是正确的，但当肖总表示7月8日晚上有应酬， 出发时间要改变时，作为秘书就要多长个心眼了，要充分 考虑肖总的决定是否适宜，一是7月9日上午8：00虽然有 一次飞往A城的飞机，但飞机能否按时起飞就是一个未知 数，如果晚点起飞肯定会要影响下午的约见，二是即使飞 机能按时起飞，但起飞时间较早，肖总如果前一晚应酬过 晚，早晨未必能早起赶得上飞机，同样会影响下午的约见， 因此，李强应向上司说明自己的想法，由肖总自己决定出 发的时间，如果肖总仍坚持乘坐7月9日上午的飞机，李强 也应及时提醒上司注意时间不要误机，履行作为一个秘书 应尽的职责。
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办公室工作实务
会说 会写 会做事 会做人
•
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办公室日常事务
学习目标
知识点
了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点
掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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任务分析
上司外出公务旅行,特别是出国公务旅行,秘书要为上 司考虑的事情就更多，李强自认为只要安排好上司的具体 行程即可，却不知作为秘书，上司差旅中事无巨细凡是要 考虑到的事务都要考虑到，如对方国家的特殊国情、节假 日、气候、小费行情等一切能想到的都要想到，提前准备 好出差必带的东西如名片、礼节性拜访赠品等都要准备好， 李强在安排上司的国外差旅事务时因准备不足处处显得被 动，以至于在上司的咨询中尴尬万分！长此下去，只怕在 上司的心中其印象要大打折扣了。在秘书的准备工作，常 识的具备也是必须的，如普通双频手机在国外不能用等就 应该要知道，要把这个情况及时告之上司，我们常说秘书 是“杂家”，也包括了一些常识秘书必须要熟识，这是秘 书的职业特点所决定的。
那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目 安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预 订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8 号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9 日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚， 而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午 又只有那一次航班，于是，肖总只能立即买飞往相邻城市 B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到， 金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚 意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。
上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什 么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想 在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。
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差旅计划和旅行表
领导公务差旅,秘书 应协助领导作好相 关准备工作。这也 是办公室时间管理 的重要范畴。
情景案例
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刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能 在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一 系列要办的手续……李强头都大了，只能一一记录，准备 帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻 问他：“可以直接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻 眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！ 最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发 现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市 比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是 Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻 他真的想杀了自己，怎么就这样笨!果然，最后肖总的手 机功能非常强大，早就是3频。