办公室工作实务培训课件
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办公室工作培训PPT课件
为上级分忧， 为同事解难， 为全员服务。
政务、后勤、 宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四 办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真 学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导 致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）
办公室工作实务培训课程
2
行业领域的业务 知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
业人才的重要标志
公室秘书整体素质的提高
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的知识素养
相关知识
行业知识
专业知识
大一学生每天下午到校内各办公室见习
会说 会写 会做事 会做人
办公室秘书的职业道德
职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行 为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书相 对于其他职业而言，职业道德尤其重要，因为秘 书这个职业最接近领导核心层，知密多，知密早， 知密深。如果一旦道德沦丧，将会给单位带来无 法估量的损失；另外，由于秘书工作的事务性、 从属性、服务性等特点，也决定了办公室秘书必 须具备较高的职业道德素养。
会说 会写 会做事 会做人
项目任务
如果你是文秘专业学生，你打算怎样培养自 己的职业素养以适应现代化企业管理对秘书人才 的要求 ？
会说 会写 会做事 会做人
任务分析
随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以 惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺 少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世 贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕 我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘 书工作必须适应新的形势，秘书人员也必须努力 提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服 务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的 素质。
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
办公室日常工作培训ppt课件
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（七）安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼 不适当地方性称呼
称兄道弟 不适当的简称
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（二）工作语言“文明”沟通
《办公室工作实务》PPT课件
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精选课件ppt
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实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
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2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
《办公室实务管理》PPT课件
实训设备：办公桌椅、计算机及网络设施、 机、打印机、 机等。
工程2 办公室环境美化
三、工程任务与实施步骤
〔一〕任务情境 〔二〕工作任务 〔三〕任务分析 〔四〕工程训练方式
〔五〕任务实施步骤
1.说明办公室常见的空气污染及病症，陈述摆放绿色 植物的必要性
2.选择及摆放绿色植物
【操作流程】
了解室内常 见绿色植物
发现 隐患
隐患 原因
隐 害 患 及 可 后 能 果 危发现人 处理人 措施
表1-2
设备故障表
时间
地点
设备名 称、型号
使用部门 及人员
故障 症状
故障 原因
处理 人
措施
工程1 办公室环境管理
四、实训结果测评
〔一〕实训结果 〔二〕实训测评
工程1 办公室环境管理
五、工程总结
行政助理或秘书，需要明确其办公环境的维护范 围和管理职责，布置办公环境，识别办公环境常见 的平安隐患，能够实施平安检查来保护办公环境的 平安有序。
熟悉常见绿植欣 赏特点及成效
选定绿植， 购置或租赁
绿植 摆放
〔五〕任务实施步骤
3.说明悬挂字画的本卷须知 一是字画选择应与整体风格一致。 二是字画色调应与室内装修风格、陈设相一致。 三是所挂字画的数量不宜多。 四是要挂在适当的位置和高度。 五是注意采光。特别是绘画，每幅画都有明暗之 分，绘画的光源通常采取左上方。
工程2 办公室环境美化
四、实训结果测评
〔一〕实训结果 〔二〕实训测评
表1-4
办公环境管理实训项目评价表
评价项目
评价关键点
根据实训情况对评价 关键点评出优良中差
了解办公室室内空气污染
办公室常见 类别
工程2 办公室环境美化
三、工程任务与实施步骤
〔一〕任务情境 〔二〕工作任务 〔三〕任务分析 〔四〕工程训练方式
〔五〕任务实施步骤
1.说明办公室常见的空气污染及病症，陈述摆放绿色 植物的必要性
2.选择及摆放绿色植物
【操作流程】
了解室内常 见绿色植物
发现 隐患
隐患 原因
隐 害 患 及 可 后 能 果 危发现人 处理人 措施
表1-2
设备故障表
时间
地点
设备名 称、型号
使用部门 及人员
故障 症状
故障 原因
处理 人
措施
工程1 办公室环境管理
四、实训结果测评
〔一〕实训结果 〔二〕实训测评
工程1 办公室环境管理
五、工程总结
行政助理或秘书，需要明确其办公环境的维护范 围和管理职责，布置办公环境，识别办公环境常见 的平安隐患，能够实施平安检查来保护办公环境的 平安有序。
熟悉常见绿植欣 赏特点及成效
选定绿植， 购置或租赁
绿植 摆放
〔五〕任务实施步骤
3.说明悬挂字画的本卷须知 一是字画选择应与整体风格一致。 二是字画色调应与室内装修风格、陈设相一致。 三是所挂字画的数量不宜多。 四是要挂在适当的位置和高度。 五是注意采光。特别是绘画，每幅画都有明暗之 分，绘画的光源通常采取左上方。
工程2 办公室环境美化
四、实训结果测评
〔一〕实训结果 〔二〕实训测评
表1-4
办公环境管理实训项目评价表
评价项目
评价关键点
根据实训情况对评价 关键点评出优良中差
了解办公室室内空气污染
办公室常见 类别
《办公室工作培训》PPT课件
用电率。
六、热电公司生产经营、项目建设齐头并 ——严控各项支出，降低成本费用。
进，业绩骄人
四、加强供电管理，实现园区供用电平衡
七、强化全面预算管理，提升财务管理水
五、加快推进PVC项目供热机组工程建设，保质 保量按时投运
第二部分、中山年会提出的总体要求和经验总结 第三部分：2011年的奋斗目标和工作要点 一、始终将安全工作作为头等大事来抓，确保全
年安全生产无事故 二、 明确目标，落实任务，确保完成2011年度各
项任务目标
----减少产品库存，保证资金回笼。 ----努力扩大客户，积极拓展市场。 ----积极抢调电煤，确保电厂用煤。
（六）签定仪式的位次： 双方主签面门坐， 客居右来主居左， 其他分别站两边。
（七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧
右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐
精品文档
（八）基本规则： 面门为上，居中为上，前排位上，以右为
上，以远为上。
精品文档
鄂尔多斯羊绒集团二届二次职代会工作报告
----新建煤矿逐步成熟，正规化建设与生产并重。
----老企业继续做贡献，稳产高产创效益。
----续建项目顺利完工，新建项目投产见效。
四、强化内部管理，夯实发展基础。
----不断创新、完善制度建设，强化执行力度。
----探索煤矿管理新模式，一体化管理见成效。
----规范财务管理，提高会计核算和财务管理水 平。
---积极推进库存消化，有效减轻库存压力。
（三）巩固和完善生产系统市场化运作模式，加
---进一步完善管理机制，有效推动管理升级。 ---发挥企业文化力量，构建和谐氛围。
强库存消化。 （四）加大技术研发与推广力度，促进产业技术 全面升级。
六、热电公司生产经营、项目建设齐头并 ——严控各项支出，降低成本费用。
进，业绩骄人
四、加强供电管理，实现园区供用电平衡
七、强化全面预算管理，提升财务管理水
五、加快推进PVC项目供热机组工程建设，保质 保量按时投运
第二部分、中山年会提出的总体要求和经验总结 第三部分：2011年的奋斗目标和工作要点 一、始终将安全工作作为头等大事来抓，确保全
年安全生产无事故 二、 明确目标，落实任务，确保完成2011年度各
项任务目标
----减少产品库存，保证资金回笼。 ----努力扩大客户，积极拓展市场。 ----积极抢调电煤，确保电厂用煤。
（六）签定仪式的位次： 双方主签面门坐， 客居右来主居左， 其他分别站两边。
（七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧
右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐
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（八）基本规则： 面门为上，居中为上，前排位上，以右为
上，以远为上。
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鄂尔多斯羊绒集团二届二次职代会工作报告
----新建煤矿逐步成熟，正规化建设与生产并重。
----老企业继续做贡献，稳产高产创效益。
----续建项目顺利完工，新建项目投产见效。
四、强化内部管理，夯实发展基础。
----不断创新、完善制度建设，强化执行力度。
----探索煤矿管理新模式，一体化管理见成效。
----规范财务管理，提高会计核算和财务管理水 平。
---积极推进库存消化，有效减轻库存压力。
（三）巩固和完善生产系统市场化运作模式，加
---进一步完善管理机制，有效推动管理升级。 ---发挥企业文化力量，构建和谐氛围。
强库存消化。 （四）加大技术研发与推广力度，促进产业技术 全面升级。
办公室培训课件实用课件
制定计划
为每天、每周和每月制定计划，明 确目标和时间节点，并根据实际情 况进行调整。
避免拖延症
及时完成任务，不拖延，不找借口 ，以免浪费时间。
学会说“不”
学会拒绝不必要的会议、任务和工 作，以保证自己的时间得到有效利 用。
工作中的时间管理方法
团队合作
时间管理培训
通过团队协作和沟通，合理分配任务和时间 节点，提高工作效率。
详细描述
文档处理是办公室工作中不可缺少的一部分，包括文档的编 辑、排版、审校等，是每位员工必备的技能。掌握文档处理 技能，能够大大提高工作效率和文档质量。
表格制作
总结词
熟练掌握各类表格的制作方法，提高表格制作的专业水平。
详细描述
表格制作是办公室工作中常见的一项任务，包括数据的整理、排版、计算等 。熟练掌握表格制作技能，能够快速完成各类表格的制作，提高工作效率和 数据处理的准确性。
2023
办公室培训课件实用课件
目 录
• 办公室基础知识 • 实用办公技能 • 办公礼仪与沟通技巧 • 高效时间管理 • 团队协作与合作精神 • 安全与健康
01
办公室基础知识
办公室的概念和作用
概念
办公室是企事业单位在管理、行政、后勤等方面进行综合性 、系统性、专业性活动的场所，是单位顺利开展各项工作的 基础和保障。
常见的职业病
列举一些常见的职业病，如颈椎病、鼠标手、职业倦怠等。
预防பைடு நூலகம்施
针对上述职业病，制定相应的预防措施，如改善办公姿势， 适时活动身体，合理安排工作时间，定期进行体检等。
健康生活方式与保健方法
健康生活方式
介绍一些健康的生活方式，如规律作息、均衡饮食、适量运动、保持良好的 心态等。
办公室工作实务2--3
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情景案例
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周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地 开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很 多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意 见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄 送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等 印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣 传单等文字材料。
❖ 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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第三节 办公室的邮件处理工作
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处理邮件的注意事项
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1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；
2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特 快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识， 如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤 回邮件等。
3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各 种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时 请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐 一阅读处理。
会2说00w7w年会w.t长写hem沙eg民a会ll政er做y职.c事o业m 技术会学做院人ISAS竞赛选题
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区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周
的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问
李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。
李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上
没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次
交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏
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项目任务
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宏利公司的经理助理李强在安排上司 的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅 行，秘书应该要做好哪些准备工作？
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情景案例
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刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能 在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一 系列要办的手续……李强头都大了，只能一一记录，准备 帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻 问他：“可以直接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻 眼了，赶紧又说：“我去问问”。当时李强真是尴尬万分！ 最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发 现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市 比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是 Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻 他真的想杀了自己，怎么就这样笨!果然，最后肖总的手 机功能非常强大，早就是3频。
首先要做好 差旅计划！
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办公室工作实务
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办公室日常事务
学习目标
知识点
了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点
掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双
频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回
答说：“只要开通国际漫游就能用”。肖总却说：“怎么
我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说，我去问问。
李强立
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那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目 安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预 订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8 号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9 日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚， 而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午 又只有那一次航班，于是，肖总只能立即买飞往相邻城市 B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到， 金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚 意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。
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任务分析Biblioteka 上司外出公务旅行,特别是出国公务旅行,秘书要为上 司考虑的事情就更多，李强自认为只要安排好上司的具体 行程即可，却不知作为秘书，上司差旅中事无巨细凡是要 考虑到的事务都要考虑到，如对方国家的特殊国情、节假 日、气候、小费行情等一切能想到的都要想到，提前准备 好出差必带的东西如名片、礼节性拜访赠品等都要准备好， 李强在安排上司的国外差旅事务时因准备不足处处显得被 动，以至于在上司的咨询中尴尬万分！长此下去，只怕在 上司的心中其印象要大打折扣了。在秘书的准备工作，常 识的具备也是必须的，如普通双频手机在国外不能用等就 应该要知道，要把这个情况及时告之上司，我们常说秘书 是“杂家”，也包括了一些常识秘书必须要熟识，这是秘 书的职业特点所决定的。
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安排上司的 差旅事务
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情景案例
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在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助理李强 至今记忆犹新，教训深刻。
上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论作什 么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想 在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。
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差旅计划和旅行表
领导公务差旅,秘书 应协助领导作好相 关准备工作。这也 是办公室时间管理 的重要范畴。
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任务分析
宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机，表面上 看是宏利公司肖总缺乏时间观念误事，其实，主要责任还 在于经理助理李强。约见时间是7月9日下午，预订7月8日 晚的飞机票是正确的，但当肖总表示7月8日晚上有应酬， 出发时间要改变时，作为秘书就要多长个心眼了，要充分 考虑肖总的决定是否适宜，一是7月9日上午8：00虽然有 一次飞往A城的飞机，但飞机能否按时起飞就是一个未知 数，如果晚点起飞肯定会要影响下午的约见，二是即使飞 机能按时起飞，但起飞时间较早，肖总如果前一晚应酬过 晚，早晨未必能早起赶得上飞机，同样会影响下午的约见， 因此，李强应向上司说明自己的想法，由肖总自己决定出 发的时间，如果肖总仍坚持乘坐7月9日上午的飞机，李强 也应及时提醒上司注意时间不要误机，履行作为一个秘书 应尽的职责。
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情景案例
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还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好
的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很
好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强
一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个