TS现代秘书学考试

秘书机构：狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导者和领导中枢（班子）服务的办事机构，如办公厅（室)中的秘书、文书、机要等业务部门。

广义的秘书机构，是指凡具有参谋咨询、沟通协调、协助管理、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。

除狭义的秘书机构中包括的办公厅（室)中的秘书、文书、机要等业务部门外，还包括调研、信息、协调、督促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。

文书处理：狭义的文书处理，通常称文书办理（或称公文办理），主要包括两个方面：一是收文处理（办理）；二是发文处理（办理），不包括公文撰拟和文书立卷归档的内容。

行文方向：指以公文发出的机关单位为基点，就发文机关、单位与收文机关、单位的职级关系所认定的公文运行去向。

一般说来，公文运行方向有四种情况。

（考试四选一）上行文：上行文是公文向发文机关、单位的上级组织（包括直接隶属的上级组织、间接隶属的上级组织及上级业务主管部门）运行，如请示、报告等，通常采用逐级行文，有必要时也可采用多级、越级行文。

下行文：下行文是公文向发文机关、单位的下级组织（包括直接管辖的下级组织、间接领导的下级组织和业务上有指导关系的下级组织）运行，如命令、指示、批复等。

根据发文的目的，可以采取逐级、多级行文和直达基层和群众的方式，甚至可在报刊上公布。

平行文：平行文是公文向发文机关、单位的同级组织（包括隶属于同一组织系统的同级组织和无隶属关系的同级组织）运行。

这些同级机关、单位之间商洽工作往往用函联系。

此外，还经常采用合同、协议书之类的准公文。

联合行文：联合行文就是几个机关、单位共同一起行文。

它既有上行文，又有下行文，就是几个机关、单位联合对下行文或几个机关、单位联合对上行文。

联合行文必须在协商一致的基础上进行，当联合行文的各机关、单位意见不一致时，不得各自向下行文，而应继续协商，在达成协议后再共同行文。

如情况特殊非单独行文不可时，应注明不一致意见。

联合向下行文的机关、单位，一般说来应该是同级机关单位。

应尽量减少党、政联合行文，非如此不可时，则应经党、政机关领导人会签批准。

行文撰拟：指的是党、政、军、群机关和企事业单位的秘书，为贯彻党和国家的路线、方针、政策和有关法律、法规，传达领导指示，上呈下达，沟通信息，交流情况，协调关系，维护正常工作秩序，保障各项指挥、监督、管理、调控工作有计划、有组织、有成效的进行的一种创造性的认识和书写活动。

简言之，就是秘书在其本职范围内所从事的各种通用公文和准公文的起草。

调查研究：指的是人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。

“调查”和“研究”二者虽有不同内涵，但在实际工作中，二者往往是同时进行的，相互渗透，彼此贯通，边调查边研究。

信访：狭义的来看，它是人民群众来信来访的简称，特指公民、法人或者其它组织采取书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级党政领导机关、社会团体、企业事业单位反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有机关、单位、部门处理的活动。

督查工作：就狭义而言，是指秘书和秘书部门就党和政府的路线、方针、政策、法律、法规的贯彻落实情况、各项重大工作部署的执行情况以及各级领导同志批示、交办事项的办理情况进行监督检查、督促办理落实的过程。

公共关系：公共关系是社会组织及其成员，为实现特定的目的，通过一定的传播媒体，加强与公众的双向信息沟通，协调好与各方面的关系，塑造组织的美好形象，使组织与公众相互了解、相互适应和相互支持的一种持久的策略行动。

秘书工作的作用？a枢纽作用。

秘书部门是领导的综合办事机构，它协助领导处理全面工作，处于这个网络的中心位置，起着承上启下、沟通左右的枢纽作用。

b参谋、助手作用。

参谋、助手作用是秘书工作的基本职能---参与政务的集中体现。

c耳目作用。

所谓耳目作用，是一个形象的说法，说的是秘书和秘书部门通过调查研究和阅读材料，掌握了大量信息，经过综合、整理后及时地向领导汇报，使领导做到心中有数，有如领导的“眼睛”和“耳朵”。

d协调作用。

协调是秘书工作的一项基本职能，它有利于领导工作的正常进行，有利于提高机关单位工作的效能。

e门面作用。

秘书部门素有“关口”和“窗口”之称。

所谓关口，是指在一个机关里、单位里，秘书部门都要把好文字关、用印关、保密关等。

所谓窗口，是指上下沟通、内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈工作等，大都由秘书部门出面。

秘书与同事的关系1加强与同事的交往。

2经常关心、帮助同事。

3正确对待同事的优点和成绩。

4妥善地处理矛盾。

秘书工作的特点？1政治性。

秘书工作是为领导中枢和领导者服务的，是领导的左右手，处于机关、单位的要害部位，参知要务，掌管机密，联系上下，协调内外，在协助领导贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法规等方面负有重要责任，这就决定了秘书工作具有很强的政治性。

2综合性。

秘书是领导的左右手。

秘书部门是机关、单位的综合性服务部门，其工作涉及到机关、单位工作的方方面面，具有工作内容的全面性、活动范围的宽广性以及主体角色的多重性，从而决定了秘书工作有着鲜明的综合性特点。

3辅助性。

辅助性是与主导性相对而言的。

从管理系统来看，领导始终处于主导地位，属于管理决策中心；秘书和秘书部门则处于从属地位，其活动都是为了给领导中枢和领导者的工作创造各种方便条件，都是为了保证领导中枢和领导者顺利地进行工作。

4被动性。

秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的。

秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要进行的。

5事务性。

秘书工作的事务性，主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事物性工作的处理上，工作内容非常具体。

6机密性。

秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，是领导的耳目、参谋和助手，经常参与研究各种机密问题，又负责各种机密文件的起草和保管，因而秘书工作具有高度的机密性。

秘书为领导班子服务应遵循的原则？a遵守领导班子组织法规的原则。

b遵守职权划分、单向请示的原则。

领导班子成员的分工，在其职权范围内有着相应的职权。

秘书应按照领导成员分工的职权划分接受任务和请示，凡领导成员职权范围内的工作，秘书只应向他单向请示，并按其指示意见执行。

c恪守对所有领导成员“一视同仁”的原则。

即秘书在处理和协调与领导班子成员关系时，心里要有一杆平衡称，也要“一视同仁”。

d坚持有利于领导班子成员团结的原则。

秘书一定要坚持领导班子团结的原则，以事业为重，从工作出发，尽可能的维护领导班子的团结和威信，切不可乱说、乱传。

秘书如何有效搞好协调工作？秘书协调的程序，大致可分为受托、审理、核查、协商、处理五个环节。

秘书要做好协调工作，应该把握好以下几点a以准确、充足的信息做好协调的基础，信息是协调的基础，一定程度上，协调的过程就是信息沟通的过程。

b要一切从大局出发，需要协调的问题大多是，局部利益和全局利益、眼前利益和长远利益，应统筹兼顾，以大局为重。

c要坚持实事求是，这是辩证唯物主义的思想路线，也是协调工作的指导方针。

d坚持平等协商的原则，秘书和秘书部门协调的性质和特点，要求必须坚持平等协商原则。

e要从维护团结出发，正确的对待矛盾，认识到大家在根本出发点是一致的。

f要分级进行协调，按照管理科学的能级原理，哪一级的矛盾，应该由哪一级负责协调。

秘书工作的基本原则？a准确原则。

准确是对秘书工作质量的要求又是提高工作效率的基础。

b迅速原则。

迅速，是对秘书工作办事效率的要求。

各种工作都有时效性的要求，而秘书工作因其性质、任务、特点所决定，对时效性的要求就更为严格。

c求实原则。

实事求是，这是一切工作必须遵循的基本准则，秘书工作是对领导决策提供依据的，尤其应该坚持求实原则。

d保密原则。

安全、保密，这是秘书工作的重要原则，也是对秘书的基本要求。

公文撰拟的特点？1有特定读者对象的明确的实用目的。

公文撰拟是为了处理公务、解决实际问题而执笔的，一般都有特定的读者对象。

2有法定的作者和法定的权威性。

公文撰拟到最后形成正式公文，都有法定作者，即能依法以自己的名义行使权力和承担义务的组织。

3有相对稳定、约定俗称的规范格式。

公文撰拟，不管是通用公文和专用公文，还是各种准公文，都在长期的实际运用过程中形成了约定俗成的规范格式，秘书撰拟文稿时，应该认真遵守，违反了就难以发挥其社会功用。

4撰拟过程的集体性。

公文是代表某一机关、单位的意志的一种书面表达形式。

5内容表述上的简明性。

公文要充分发挥它的现实效能，推动各项工作有序有效地进行，这就不仅要求它所表述的内容应实事求是，符合客观事物的本来面貌，具有不容置疑的真实性，而且要求所表述的内容应做到简洁明快、平易质朴、明白畅晓、通俗易懂，以平实为基本特色。

信访工作的原则？1调查研究、实事求是的原则。

事实是处理一切问题包括人民群众来信来访的依据；2按政策、法律办事的原则。

受理人民群众来信来访，不仅要以事实为依据，还必须以政策、法律为准绳，这是秘书和专职信访人员必须时刻牢记的一条基本原则；3全心全意为人民服务的原则。

信访工作是直接为人民服务的工作，是党密切联系群众的纽带；4分级负责、归口管理的原则4.1信访条例第四条规定：信访工作应当在各级人民政府领导下，坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则。

4.2所谓分级负责，指中央、省、地、县、乡等各级的信访问题，该哪一级管理的问题就由哪一级负责处理，凡属自己应该办和能够办的事，就不要往下转，或把矛盾上交。

要明确分工，避免群众上京告状或动辄走访领导机关的风气。

4.3所谓归口管理，指对于信访者提出的各种问题，要依靠各个业务部门和具体工作单位，结合各自的业务分工认真的加以处理，不得拖延推诿。

5加强思想教育、维护社会法制的原则；6件件有着落，案案有结果的原则。

秘书与领导者应当是一种什么关系1在政治地位上，他们是平等的。

2在工作上，是指挥和服从的关系。

3在角色定位上，领导者是“主角”，秘书是“配角”。

4在思想认识上，秘书与领导者在真理面前是完全平等的，都要服从真理，而绝不可服从权势。

5在日常生活上，秘书与领导者是互相关心的友爱关系。

秘书如何有效地辅佐领导决策？a要增强参谋意识。

作为秘书和秘书部门，应自觉树立明确的参谋意识，为领导决策献计献策。

b要参“谋”不要参“断”。

在领导决策过程中，秘书和秘书部门始终处于辅佐的位置，既要参谋，又不能妄为“越位”。

c要善于领会领导意图。

秘书和秘书部门在辅佐领导决策的过程中，要善于领会领导意图，并在辅助领导决策的全过程中准确地体现出来。

d要精于谋略。

秘书和秘书部门辅佐领导决策，尽管千头万绪，千变万化，但归结一点是“谋略”二字。

谋略指的是计谋和方略，实际上就是解决问题、处理矛盾的途径和方法。