文件与记录控制程序

EHB：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等。
5.4四阶文件：各类表格记录类资料，表格后缀为表。
QR指公司质量管理体系中之所有质量记录表格；
ER指公司环境管理体系中之所有环境记录表格；
HR指公司职业健康安全管理体系中之所有职业健康安全记录表格；
QEHR指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；
改版次及日期
改 订 理 由
承 认
确 认
作 成
次数
年月日
改订履历
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第1页
1.0目的：
为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或混用及分发的适用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。
2.0适用围:
本程序适用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理（包括环境管理体系和RoHS管理）、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。
6.2受控文件、表格的编码规:
6.2.1受控文件表格资料按以下规定编号：
XX—XX—XXX—XXX（ X / X ）
↓↓↓↓↓ ↓
公司代码 文件类别码 部门代码 流水号 版本号 修订次数
6.2.2公司代码：
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第3页
6.2.3文件类别码和审批权限：
EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；
QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程序文件。
X
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第2页
5.3三阶文件：职能管理规程细则，文件后缀为“规定”、“规”、“手顺”、“标准”、“流程”等。
QB：指公司质量管理体系中的所有管理规定、规、手顺、标准、流程等；
3.3.2各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0相关文件
5.0名词定义：
5.1零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
QER指公司质量/环境管理体系中之共用记录表格；
QHR指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；
EHR指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格。
5.5表格：就是记录的格式，在记录之前设计的一些表格以方便填写。
5.6记录：表格填写之后就形成记录，是特殊类型的文件，包括质量体系、环境体系、RoHS管理体系、职业健康安全管理体系等方面的记录。
5.2二阶文件：即职能规程,文件后缀为“程序”。分为品质管理、环境管理、部监察、职业健康安全等方面的程序。
QP：指公司质量管理体系中之程序文件；
EP：指公司环境管理体系中之程序文件；
HP：指公司职业健康安全管理体系中之程序文件；
QEHP：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；
QEP：指公司质量/环境管理体系中之共用程序文件；
文件类别
文件类别代码
名称后缀
制订/作成
审核/确认
批准/承认
一阶文件
QM/EM/HM
xxx手册
体系管理部门
管理责任者
总经理
二阶文件
QP、EP、HP、QEHP、QEP、EHP、QHP
xxx程序
各职能部门
管理责任者
总经理
三阶文件
QB、EB、HB、QEHB、QEB、QHB、EHB
xxx规定
各技术或职能部门
课长级
经理级
xxx手顺
xxx标准
xxx流程
各技术或职能部门
课长级
经理级
四阶文件
QR、ER、HR、QEHR、QER、QHR、EHR
xxx表
各技术或职能部门
课长级
经理级
◆当该权限不在时，审批权限由其上级管理者代行。
◆当有特殊要求时，审批权限按新的要求执行。
6.2.4部门代码分为：
制造部
（A10）
综合管理部
（B11）
EB：指公司环境管理体系中的所有规定、规、手顺、标准、流程等；
HB：指公司职业健康安全管理体系中的所有规定、规、手顺、标准、流程等；
QEHB：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；
QEB：指公司质量/环境管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；
QHB：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；
XXXX
文件名称:文件与记录控制程序
版本
版
修订
次
文件编号
页数
9页
生效日期
持有部门代码
承认/日期:
确认/日期:
制定/日期:
XXXX
文件编号：
版 本
版
文件与记录控制程序
修 订
次
生效日期
改版次及日期
改 订 理 由
承 认
确 认
作 成
次数
年月日
改订履历
XXXX
文件编号：
版 本
版
文件与记录控制程序
修 订
次
生效日期
5.7技术资料：外来图纸、本厂图纸、部品纳入仕样书、材料纳入仕样书、部品表、作业标准书、部品承认书、设备仕样、治具、信赖性试验结果。
6.0作业程序：
6.1文件、表格的分类管理
6.1.1文件按管理方式划分为：受控、非受控和报废文件。
6.1.2记录、表格按文件的特殊形式进行控制。
6.1.3体系管理部门应设立一位专职或兼职的文控人员负责全公司文件、记录的控制；各部门应指定一位专职或兼职的文控人员负责本部门的文件记录控制。
3.0权责：
3.1一、二阶文件的制(修)订、零阶、三阶文件、记录的发行由体系管理部门负责，图纸及技术资料的发行由技术管理部门负责。
3.2三阶文件的制(修)订及各表格的制（修）订，由各责任部门负责。
3.3文件及记录的保管
3.3.1质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程序文件、三阶文件、表格的正本文件由体系管理部门管制，技术资料的正本文件由技术管理部门管制。
生产技术部
(A20)
品质保证部
（C30）
6.2.5文件、表格的版本号:
文件、表格的次数以大写字母表示，第一版发行为A版；第二版发行为B版；依次类推。
6.2.6修订次数：
若文件只作小部分修订（小于文件全部容的50%），可用修订次数进行识别，以阿拉伯数字表示。始发时为1次，第一次修订为1次，依此类推,但最多不得超过11次。当对大部分文件容进行修订时（大于文件全部容的50%），应需改版发行，相应修订次数应回归为0次。
6.2.7对于外来文件、表格，如果直接使用原版本，可以用原有的文件编号进行登记管理，也可以根据公司的文件、表格编码规增加新的编号；如果对原版文件、表格进行翻译或修订后才使用，则必须根据公司的文件、表格编码规增加新编号。增加新编号后，原来的文件、表格编号同时必须保留，以便追溯。