文件与记录控制程序
文件控制程序范本
文件控制程序范本
一、目的
本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围
本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责
1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序
1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序
摘要：
文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软
件程序。它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。本文将介绍文件与记录控制程序的
基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言
文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。随着信息
的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理
和控制文件和记录。文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保
护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决
策支持。
2. 基本概念
文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。一个文件可以包含一
个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理
文件和记录的层次结构。目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根
据用户的权限限制对文件和记录的访问。访问控制可以确保只有经
过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许
多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。版本控制可以跟踪文
件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。这有助于用户了解
文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能
文件和记录管理程序
数据加密和哈希函数
数据加密
采用加密技术对文件和记录进行加密，确保信息在传输和存储过程中的保密性 。
哈希函数
使用哈希函数对文件和记录进行哈希处理，确保数据的完整性和真实性。
定期审计和验证
定期审计
定期对文件和记录的管理程序进行审 计，检查程序是否得到有效执行，及 时发现和纠正问题。
文件备份策略
根据文件的性质和重要性，选择适当的备份频率 、方式和存储位置，确保数据安全。
备份数据恢复
建立备份数据恢复流程，以便在数据丢失或损坏 时能够迅速恢复。
04
文件和记录的保密性和完整性
访问控制和权限管理
访问控制
限制对文件和记录的访问，只允 许授权人员访问，防止未经授权 的访问和泄露。
权限管理
促进组织内部和外部 的信息交流
文件和记录管理的重要性
提高组织的工作效率 保障组织的合法权益
有助于组织的知识积累和创新发展
02
文件和记录管理程Biblioteka Baidu概述
文件的分类
01
02
03
按重要性划分
重要文件、一般文件、临 时文件
按内容划分
行政文件、技术文件、人 事文件、财务文件等
按保密程度划分
机密文件、秘密文件、普 通文件
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序
1 目的
确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。
2 适用范围
适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。
3 术语定义
3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。
3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、
产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。
4 职责
4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的
编制；
4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；
4.3 各主管领导负责文件的审批。
5 工作程序
5.1 文件和资料的分类与保存
5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用
的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。
文件和记录的的编号
5.2.1 文件编号
ACEWAY- XX- XX XX
顺序号
职能类别代号
文件类型代号
公司名称代号
示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。
职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。
质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。
5.2.2 记录表样的编号
AWAY. QF- XX- XX
顺序号
职能类别代号
表格代号
公司名称代号
示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。
文件控制程序
1、目的
对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围
适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。
3、职责
3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。
3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。
3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。
3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。
4、程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。
4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；
4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。
4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：
4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；
4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序
一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：
1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确
保文件的准确性和合规性。流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进
行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文
件的丢失、损坏或未经授权的访问。存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使
用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组
织的需要进行规定。一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无
效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用
情况和变更记录。这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重
要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，
提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效
实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
文件记录控制程序
文件记录控制程序
引言概述：
文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：
一、定义和特点
1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：
1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用
2.1文件分类和标记
2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储
2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
文件和记录控制程序
1 目的
对质量管理体系有效运行所需要的文件和记录进行控制和管理，以保证质量管理体系运行中的各场所使用有效版本的文件，并为质量管理体系有效运行提供证据和信息。
2 适用范围
本程序适用于与质量管理体系有关的文件和记录的控制。包括外部提供的文件（标准、法律法规等）和资料。文件和记录的形式可以是文字、图表、拷贝或其他电子媒体。
3. 职责
3.1管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。
3.2办公室为文件和记录控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件的发放、管理与控制及质量记录的编号和管理控制。
3.3其它各有关部门负责与本部门有关记录的编制、正确使用、收集、归档、保管和处理。
4工作程序
4.1 文件和记录的分类与编号
4.1.1 质量管理体系文件分为以下几类：
a)质量手册
b)程序文件；
c)第三层次文件。
4.1.2本公司记录分为两类：
a)质量管理体系运行所需记录，如培训记录、内审记录等；
b)生产过程控制检验记录，如生产过程记录、设备检修记录、产品检验
记录等。
4.1. 3文件和记录的编号方式：
4.1.3.1《质量手册》的编号：
4.1.3.2程序文件的编号：
4.1.3.3 第三层次文件的编号
a)管理制度(办法)编号：
b)技术文件编号：
c)外来文件的编号沿用原编号。
4.1.4文件分受控和非受控两类。
“受控”一般是指受到更改的控制，当“受控”文件在发生更改时，能全部追溯到使用人。
“非受控”文件只进行签发，不通知更改。
4.2文件和记录的编制
4.2.1《质量手册》和程序文件由管理者代表组织编写人员编制。
4.2.2生技部负责编写技术文件如有关产品标准、工艺文件、作业指导书或操作规程、检验文件等文件。
文件与记录控制程序
文件修订履历
1 目的
1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程
进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，
从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2 适用范围
2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、
资料等。及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理
3 定义
3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。
3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、
外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。
3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4 4．职责和权限
4.1 《质量手册》
4.1.1 由管理者代表制订。
4.1.2 总经理负责审核、批准。
4.2 程序文件
4.2.1 由各部门主管制订。
4.2.2 管理者代表审核。
4.2.3 总经理负责批准。
4.3 作业指导书
4.3.1 由各部门主管制订。
4.3.2 由管理者代表审核、批准。
4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。
4.4 质量记录
文件与资料控制程序
1.0 目的
确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。
2.0 合用范围
与质量相关的所有内外部文件。
3.0 相关文件
无
4.0 定义
内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。
外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。
QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。
CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。
WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。
QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。
DCR:文件更改申请。
5.0 职责
5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；
5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；
5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；
5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；
5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；
5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；
5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；
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文件与记录管理程序
文件与记录管理程序
在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性
1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序
1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序
一、概述
文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的
文件与记录控制程序的目的是：
1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适合范围
文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：
1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程
文件与记录控制程序的流程如下：
1. 文件和记录的创建：
a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：
a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：
a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
文件控制程序(含记录)
引言概述：
正文内容：
一、文件访问控制
1. 身份验证：文件控制程序可以使用各种身份验证方法，如用户名和密码、数字签名等，以确保只有授权的用户可以访问文件。
2. 访问权限管理：文件控制程序允许管理员指定用户对文件的访问权限，包括读、写和执行权限。这样可以有效控制文件的访问范围，确保不被未经授权的人员访问。
二、文件备份与恢复
1. 备份策略：文件控制程序可以制定备份策略，包括备份频率、备份媒介以及备份存储位置等。这些策略可根据不同文件的重要性和敏感性来制定，确保文件在遭受损坏或丢失时能够及时恢复。
2. 数据恢复：文件控制程序提供了恢复文件的功能，可以从备份中将文件恢复到原始状态。此外，它还可以实时监测文件的变动，以便在发生问题时快速恢复文件。
三、文件版本管理
1. 版本控制：文件控制程序可以跟踪文件的不同版本，保留文件的历史记录。这对于多人协作时的文件修改非常有用，可以避免对文件的同时修改造成冲突。
2. 版本比较和合并：文件控制程序可以比较不同版本之间的差异，并将其合并到最新版本中。这样可以方便用户查看文件的变化，并防止文件更新时的数据丢失。
四、文件变更控制
1. 变更请求：文件控制程序允许用户提交文件的变更请求，包括修改、删除和新增。这些请求必须经过审批后才能执行，以确保文件的变更是经过授权和合理的。
2. 变更追踪：文件控制程序可以追踪文件的变更，并记录下每次变更的详细信息，包括变更的时间、内容以及执行人等。这有助于跟踪文件的变更历史和责任追究。
五、文件追踪与审计
1. 文件追踪：文件控制程序可以追踪文件的使用情况，包括访问时间、访问者等信息。这对于监控文件的使用情况和发现潜在的安全问题非常有用。
文件及记录控制程序
修 订 日 期
修 订 记 录
修 订 内 容 页 次
版 本
受控文件章
制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司
文件及记录控制程序
文件编号 文件版本 生效日期 页 码
QP-01 A/0 2022-6-6 1/10
页码2/10
一：目的
对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。
二：范围
本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义
3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：
a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控
文件章”的印章。
3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，
文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。
四：职责
4.1 文控
公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。
文件和记录控制程序-带流程图
1 目的
对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司各部门能得到和使用最新版本的文件和资料，保证受控文件的有效性，防止作废文件的非预期使用。
2 范围
适用于本公司所选定的与质量管理体系要求有关的所有文件和资料的控制，包括质量手册、程序文件、三级文件、表单等。
3 定义
4 职责
4.1总经理：负责公司质量手册、程序文件及人事行政管理类三层文件的批准。
4.2 各职能部门：负责职责范围内三级文件的编制、审批、接收、归档、使用；负责本部门质量记录格式的编制、修订；负责职责范围内外来文件的收集、评审；负责收集、整理本部门的质量记录。
4.3 质量部：负责质量手册、程序文件的编制及审核，负责组织程序文件评审。
4.4人事行政部：负责质量记录的保存；负责除财务类相关文件记录外的所有
公司运行文件记录的管理（存档、受控、上传、发放、回收、销毁等）；负责文件管理平台的日常维护、监管。
4.5 各部门负责人：负责本部门编制的质量记录格式和三层文件的审批。
5 过程乌龟图
6 过程流程图及内容
7相关文件
7.1《质量体系文件编制指导书》
7.2《资料管理规定》
8记录
9过程指标
9.1文件下发及回收及时率=更新文件数/下发（回收）数*100%
文件控制程序及记录控制程序
文件控制程序及记录控制程序
1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个
文件分配一个唯一的名称。这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。
2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储
介质上，并管理这些文件的物理结构。它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。
3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问
和共享文件。它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控
制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。
4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保
护文件的机密性和完整性。例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一
些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。
5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失
或损坏。它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。
记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。
它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。
记录控制程序通常具有以下主要功能：
1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。
2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。
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xxx手顺
xxx标准
xxx流程
各技术或职能部门
课长级
经理级
四阶文件
QR、ER、HR、QEHR、QER、QHR、EHR
xxx表
各技术或职能部门
课长级
经理级
◆当该权限不在时，审批权限由其上级管理者代行。
◆当有特殊要求时，审批权限按新的要求执行。
6.2.4部门代码分为：
制造部
（A10）
综合管理部
（B11）
XXXX
文件名称:文件与记录控制程序
版本
版
修订
次
文件编号
页数
9页
生效日期
持有部门代码
承认/日期:
确认/日期:
制定/日期:
XXXX
文件编号：
版 本
版
文件与记录控制程序
修 订
次
生效日期
改版次及日期
改 订 理 由
承 认
确 认
作 成
次数
年月日
改订履历
XXXX
文件编号：
版 本
版
文件与记录控制程序
修 订
次
生效日期
EHB：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等。
5.4四阶文件：各类表格记录类资料，表格后缀为表。
QR指公司质量管理体系中之所有质量记录表格；
ER指公司环境管理体系中之所有环境记录表格；
HR指公司职业健康安全管理体系中之所有职业健康安全记录表格；
QEHR指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；
生产技术部
(A20)
品质保证部
（C30）
6.2.5文件、表格的版本号:
文件、表格的次数以大写字母表示，第一版发行为A版；第二版发行为B版；依次类推。
6.2.6修订次数：
若文件只作小部分修订（小于文件全部容的50%），可用修订次数进行识别，以阿拉伯数字表示。始发时为1次，第一次修订为1次，依此类推,但最多不得超过11次。当对大部分文件容进行修订时（大于文件全部容的50%），应需改版发行，相应修订次数应回归为0次。
6.2受控文件、表格的编码规:
6.2.1受控文件表格资料按以下规定编号：
XX—XX—XXX—XXX（ X / X ）
↓↓↓↓↓ ↓
公司代码 文件类别码 部门代码 流水号 版本号 修订次数
6.2.2公司代码：
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第3页
6.2.3文件类别码和审批权限：
5.7技术资料：外来图纸、本厂图纸、部品纳入仕样书、材料纳入仕样书、部品表、作业标准书、部品承认书、设备仕样、治具、信赖性试验结果。
6.0作业程序：
6.1文件、表格的分类管理
6.1.1文件按管理方式划分为：受控、非受控和报废文件。
6.1.2记录、表格按文件的特殊形式进行控制。
6.1.3体系管理部门应设立一位专职或兼职的文控人员负责全公司文件、记录的控制；各部门应指定一位专职或兼职的文控人员负责本部门的文件记录控制。
改版次及日期
改 订 理 由
承 认
确 认
作 成
次数
年月日
改订履历
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第1页
1.0目的：
为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或混用及分发的适用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。
2.0适用围:
本程序适用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理（包括环境管理体系和RoHS管理）、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。
文件类别
文件类别代码
名称后缀
制订/作成
审核/确认
批准/承认
一阶文件
QM/EM/HM
xxx手册
体系管理部门
管理责任者
总经理
二阶文件
QP、EP、HP、QEHP、QEP、EHP、QHP
xxx程序
各职能部门
管理责任者
总经理
三阶文件
QB、EB、HB、QEHB、QEB、QHB、EHB
xxx规定
各技术或职能部门
课长级
6.2.7对于外来文件、表格，如果直接使用原版本，可以用原有的文件编号进行登记管理，也可以根据公司的文件、表格编码规增加新的编号；如果对原版文件、表格进行翻译或修订后才使用，则必须根据公司的文件、表格编码规增加新编号。增加新编号后，原来的文件、表格编号同时必须保留，以便追溯。
5.2二阶文件：即职能规程,文件后缀为“程序”。分为品质管理、环境管理、部监察、职业健康安全等方面的程序。
QP：指公司质量管理体系中之程序文件；
EP：指公司环境管理体系中之程序文件；
HP：指公司职业健康安全管理体系中之程序文件；
QEHP：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；
QEP：指公司质量/环境管理Байду номын сангаас系中之共用程序文件；
3.3.2各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0相关文件
5.0名词定义：
5.1零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
3.0权责：
3.1一、二阶文件的制(修)订、零阶、三阶文件、记录的发行由体系管理部门负责，图纸及技术资料的发行由技术管理部门负责。
3.2三阶文件的制(修)订及各表格的制（修）订，由各责任部门负责。
3.3文件及记录的保管
3.3.1质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程序文件、三阶文件、表格的正本文件由体系管理部门管制，技术资料的正本文件由技术管理部门管制。
EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；
QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程序文件。
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第2页
5.3三阶文件：职能管理规程细则，文件后缀为“规定”、“规”、“手顺”、“标准”、“流程”等。
QB：指公司质量管理体系中的所有管理规定、规、手顺、标准、流程等；
QER指公司质量/环境管理体系中之共用记录表格；
QHR指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；
EHR指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格。
5.5表格：就是记录的格式，在记录之前设计的一些表格以方便填写。
5.6记录：表格填写之后就形成记录，是特殊类型的文件，包括质量体系、环境体系、RoHS管理体系、职业健康安全管理体系等方面的记录。
EB：指公司环境管理体系中的所有规定、规、手顺、标准、流程等；
HB：指公司职业健康安全管理体系中的所有规定、规、手顺、标准、流程等；
QEHB：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；
QEB：指公司质量/环境管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；
QHB：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用规定、规、手顺、标准、流程等；