工程档案分类编号要求规范

工程档案分类编号规范

为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。

一、档案编号的原则

档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。

二、档案编号的方法

档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下：

XX — XX — XX — XX — XX

一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号

分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号

1、一级类目

一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。

2、二级类目

二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。

3、三级类目

三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。

A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。

B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。

C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。

D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。

综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。

各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。

4、四级类目

四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分

部工程代码表》。

5、顺序代号

对于某一类资料，会根据时间节点形成多份不同的资料，多出现在施工资料、监理资料中，对此类资料，应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。顺序代码采用三位数编写。例如：001，002.

三、说明

1、该编号方法作为工程档案分类编号的一般方法，具有普遍适用性，但是，对于不包含以上所有类目的文件进行编号时应灵活运用。例如：产证文件并不涉及分部工程或某一单体，则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目，其它类目省略。设计文件中不涉及分部工程的，对于此类目的编写也同样省略。其它类文件的编号以此类推。

2、此编号方法为通用方法，但并非完善，并不能实现设计、采购、成控等部门的一些详细文件的完整编号。要求各部门在应用此方法编号的基础上，对各自部门的详细文件自行编号，并形成下一级类目。

四、根据以上文件编号规范，举例说明;

附表1 资料清单及编号表

类别归档文件资料名称

资料

编号

提供单位

保存单位和保管期限

建设

单位

施工

单位

设计

单位

监理

单位

城建档案

馆

建设单位文件资料(A类文件资料)

A1 立项文件发改部门批准的立项文件 A1-1 建设单位永久√项目建议书A1-2 建设单位永久√立项会议纪要A1-3 组织单位永久√项目建议书的批复文件A1-4 主管部门永久√可行性研究报告及附件A1-5 咨询单位永久√项目评估研究资料A1-6 建设单位永久短期√可行性研究报告的批复文件A1-7 发改部门永久√初步设计审批文件A1-8 发改部门长期长期√专家对项目的有关建议文件A1-9 建设单位永久长期√年度计划审批文件或年度计划

备案材料

A1-10 建设单位永久短期√

A2 建设规划用地文件建设项目选址意见书A2-1 建设单位永久√规划线测图(航测图) A2-2 规划部门永久永久√建设项目用地定位通知书A2-3 规划部门永久永久√建设用地规划许可证及附图A2-4 规划部门永久√建设用地预审A2-5 国土部门永久

征(占)用地的批准文件和使用

国有土地的批准意见

A2-6 地方政府永久√建设用地批准书A2-7 国土部门永久√土地使用证A2-8 国土部门永久√拆迁安置方案及有关协议A2-9 有关部门长期√

A3 勘察设计文件工程地质(水文)勘察报告A3-1 勘察单位永久长期永久长期√验线合格文件A3-2 规划部门永久长期长期√设计方案(报批图) A3-3 规划部门永久长期√审定设计方案(报批图)的审查

意见

A3-4 有关部门长期长期√初步设计图及说明A3-5 设计单位长期长期

施工图设计及说明A3-6 设计单位长期长期短期

设计计算书A3-7 设计单位长期长期

消防设计审核意见A3-8 消防部门永久√施工图审查合格证书A3-9 审查机构永久长期短期√

A4 招投标、合同文件勘察招标文件及中标通知书A4-1 建设、勘察单位长期长期

设计招投标文件及中标通知书A4-2 建设、设计单位长期长期

监理招投标文件及中标通知书A4-3 建设、监理单位长期长期

施工招投标及中标通知书A4-4 建设、施工单位长期长期短期

设备、材料招投标文件A4-5 建设单位、供应商

勘察合同A4-6 建设、勘察单位长期长期√设计合同A4-7 建设、设计单位长期长期√监理合同A4-8 建设、监理单位长期长期√施工合同A4-9 建设、施工单位长期长期短期√材料、设备采购合同A4-10 建设单位、供应商长期

A5 工程开工文件建设工程竣工档案责任书A5-1 城建档案馆长期√年度施工任务批准文件A5-2 建设、施工单位长期长期

工程质量监督手续A5-3 质监部门长期短期短期√建设工程规划许可证、附件及

附图

A3-4 规划部门永久短期长期短期√建设工程施工许可证A5-5 建管部门永久短期√

A6 商务文件工程设计概算A6-1 建设单位短期长期

施工图预算A6-2 建设单位短期短期短期工程结、决算A6-3 合同双方短期长期长期

A7 工程竣工验收及备案文件建设工程竣工档案预验收意见A7-1 城建档案馆永久√规划、消防、环保等部门出具

的认可文件

或准许使用文件

A7-2 主管部门永久长期长期长期√房屋建筑工程质量保修书A7-3 建设、施工单位永久长期

单位工程竣工验收备案表A7-4 建设单位永久长期长期长期√单位工程竣工验收报告A7-5 建设单位永久长期长期长期√