新编大学计算机基础教程(第三版) 教学课件作者 贾宗福 齐景嘉 周 屹 陆璐 赵杰_ 第4章
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第4章
办公信息处理概述
1
本章节目录
• 4.1 办公信息系统概述
• 4.2 办公信息系统的组成
• 4.3 通用办公应用软件
2
4.1
办公信息系统概述
• 办公信息处理是运用计算机技术、通信技 术和自动化技术等来实现办公自动化的方 法和手段。办公信息系统为办公信息处理 提供了一个良好的平台，对规范业务流程、 实时信息资源共享、提高现代化办公效率 和质量具有重要意义。
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4.3.1 WPS Office
WPS（Word Processing System）Office作 为一款国产办公自动化软件，符合中国人 处理文字的习惯，是一套功能强大的综合 办公系统。 • 1．WPS Office的发展 • 2．WPS Office的安装
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4.3.1 WPS Office
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4.1.1
办公信息系统基本含义
多样化的办公信息系统的共同处 • 强调利用先进的、综合的科学技术和现代 化的办公设备。 • 强调办公人员和办公设备构成的人机信息 系统。 • 强调办公自动化的目的是提高办公效率、 改进办公质量。
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4.1.2
办公Βιβλιοθήκη Baidu息系统的层次
• 办公信息系统一般可分为事务处理型、信 息管理型和决策支持型三个层次，根据三 个功能层次形成了对应的系统。 1．事务处理型 3．决策支持型 2．信息管理型
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4.1.3
办公信息系统的模式
• 目前，办公活动有个人办公和群体办公两种模式。 与之对应，办公信息系统技术可以分为个人办公信 息系统技术和群体办公信息系统技术两部分。 1．个人办公信息系统 特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨行业和跨地域 的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系 统。 2．群体办公信息系统 个人办公信息系统主要指支持个人办公的计算机应用 技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报 表处理以及图像处理技术等内容。
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4.1.5
• • • •
实现办公信息系统的意义
1．实现办公活动的高效率、高质量 2．实现信息处理的大容量、智能化 3．实现办公过程的低成本、重环保 4．实现办公的便捷、即时
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4.2
办公信息系统的组成
• 为更好的发挥办公信息系统的作用，借助 先进的科学技术和设备及手段，统筹安排 办公信息系统的各个要素，进一步提高办 公效率和质量，从而适应信息量不断增大、 办公事务日趋繁杂的需求。
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4.3
通用办公应用软件
• 通用办公应用软件在办公中起了相当重要 的作用，办公信息系统离不开办公软件， 即所说的“信息处理软件”。通用办公软 件主要包括文字处理、电子表格处理、商 务图表、演示文稿等。为了方便用户维护 大量的数据，办公软件包还提供了小型的 数据库管理系统，如Microsoft Office的 Access。目前，最新的通用办公软件有中 国金山公司的WPS、美国微软公司的Office。
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4.1.1
办公信息系统基本含义
• 1936年在美国首次提出办公自动化（Office Automation， OA）的概念。20世纪70年代，美国麻省理工学院的 M．C．Zisman教授为办公自动化下了一个较为完整的定 义。办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学 及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞 大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的 一项综合技术。1985年，全国第一次办公自动化规划会议 上的学者再次对办公自动化的含义进行了阐述。办公自动 化是利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务 活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人 员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，目的是尽可 能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量， 辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。
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4.1.4
办公信息系统的特点
一般来说，办公信息系统具备以下特点： • 以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为支柱， 是综合多种学科和技术的新学科； • 实现融合人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统 ，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程 的设计者、指挥者和成果的享用者。设备是重要条件，但 人始终是决定因素； • 具有文字、数据、语音、图形、图像等信息的一体化处理 功能。它包括信息采集、加工、传递、保存等基本环节， 能将基于不同技术的办公设备（如计算机、传真机、电话 机、打印机等）组合在一个系统中，使之具有综合信息处 理的能力； • 以改善办公环境和条件、提高办公效率和质量为目的，是 人们产生更高价值信息的一个辅助手段，能优质高效地处 理办公信息和事务。
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4.2.1
• • • •
办公信息系统构成要素
1．办公人员 2．办公信息 4．办公设备 3．办公制度与规程
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4.2.2
• • • • • • • • • • • • • •
办公信息系统功能
1．事务处理型办公信息系统主要功能 （1）文字处理（2）个人日程安排（3）个人文件库处理 （4）行文办理（5）邮件处理 （6）文档资料处理 （7）快速印刷（8）编辑排版 （9）电子报表 （10）其他数据处理 2．信息管理型办公信息系统主要功能 （1）对基础数据进行严格的管理 （2） 确定信息处理过程的标准 （3）高效低耗地完成日常事务处理业务 （4） 充分利用已有的资源 3．决策支持型办公信息系统主要功能 （1）主要担负辅助决策的任务 （2）方法库（模型库）、知识库和专家系统 （3）为决策者提供模型、案例或决策方法
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4.2.3
现代办公设备简介
• 实现办公信息系统要求具备现代化办公设备，现 代办公设备类型主要包括信息复制设备、信息处 理设备、信息传输设备、信息存储设备以及其他 办公辅助设备。其中，信息复制设备包括复印机 、速印机、轻印刷系统等；信息处理设备包括计 算机、移动终端、文字处理机、打印机、图形图 像处理系统等；信息传输设备包括电话机、传真 机以及计算机通信网络等；信息存储设备包括磁 盘存储系统、光盘存储系统、微缩胶片系统和摄 录像设备等；其他办公辅助设备主要是为了保证 上述设备正常工作，包括稳压电源、不间断电源 （UPS）、碎纸机和空气调节器等。
办公信息处理概述
1
本章节目录
• 4.1 办公信息系统概述
• 4.2 办公信息系统的组成
• 4.3 通用办公应用软件
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4.1
办公信息系统概述
• 办公信息处理是运用计算机技术、通信技 术和自动化技术等来实现办公自动化的方 法和手段。办公信息系统为办公信息处理 提供了一个良好的平台，对规范业务流程、 实时信息资源共享、提高现代化办公效率 和质量具有重要意义。
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4.3.1 WPS Office
WPS（Word Processing System）Office作 为一款国产办公自动化软件，符合中国人 处理文字的习惯，是一套功能强大的综合 办公系统。 • 1．WPS Office的发展 • 2．WPS Office的安装
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4.3.1 WPS Office
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4.1.1
办公信息系统基本含义
多样化的办公信息系统的共同处 • 强调利用先进的、综合的科学技术和现代 化的办公设备。 • 强调办公人员和办公设备构成的人机信息 系统。 • 强调办公自动化的目的是提高办公效率、 改进办公质量。
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4.1.2
办公Βιβλιοθήκη Baidu息系统的层次
• 办公信息系统一般可分为事务处理型、信 息管理型和决策支持型三个层次，根据三 个功能层次形成了对应的系统。 1．事务处理型 3．决策支持型 2．信息管理型
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4.1.3
办公信息系统的模式
• 目前，办公活动有个人办公和群体办公两种模式。 与之对应，办公信息系统技术可以分为个人办公信 息系统技术和群体办公信息系统技术两部分。 1．个人办公信息系统 特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨行业和跨地域 的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系 统。 2．群体办公信息系统 个人办公信息系统主要指支持个人办公的计算机应用 技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报 表处理以及图像处理技术等内容。
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4.1.5
• • • •
实现办公信息系统的意义
1．实现办公活动的高效率、高质量 2．实现信息处理的大容量、智能化 3．实现办公过程的低成本、重环保 4．实现办公的便捷、即时
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4.2
办公信息系统的组成
• 为更好的发挥办公信息系统的作用，借助 先进的科学技术和设备及手段，统筹安排 办公信息系统的各个要素，进一步提高办 公效率和质量，从而适应信息量不断增大、 办公事务日趋繁杂的需求。
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4.3
通用办公应用软件
• 通用办公应用软件在办公中起了相当重要 的作用，办公信息系统离不开办公软件， 即所说的“信息处理软件”。通用办公软 件主要包括文字处理、电子表格处理、商 务图表、演示文稿等。为了方便用户维护 大量的数据，办公软件包还提供了小型的 数据库管理系统，如Microsoft Office的 Access。目前，最新的通用办公软件有中 国金山公司的WPS、美国微软公司的Office。
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4.1.1
办公信息系统基本含义
• 1936年在美国首次提出办公自动化（Office Automation， OA）的概念。20世纪70年代，美国麻省理工学院的 M．C．Zisman教授为办公自动化下了一个较为完整的定 义。办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学 及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞 大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的 一项综合技术。1985年，全国第一次办公自动化规划会议 上的学者再次对办公自动化的含义进行了阐述。办公自动 化是利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务 活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人 员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，目的是尽可 能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量， 辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。
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4.1.4
办公信息系统的特点
一般来说，办公信息系统具备以下特点： • 以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为支柱， 是综合多种学科和技术的新学科； • 实现融合人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统 ，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程 的设计者、指挥者和成果的享用者。设备是重要条件，但 人始终是决定因素； • 具有文字、数据、语音、图形、图像等信息的一体化处理 功能。它包括信息采集、加工、传递、保存等基本环节， 能将基于不同技术的办公设备（如计算机、传真机、电话 机、打印机等）组合在一个系统中，使之具有综合信息处 理的能力； • 以改善办公环境和条件、提高办公效率和质量为目的，是 人们产生更高价值信息的一个辅助手段，能优质高效地处 理办公信息和事务。
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4.2.1
• • • •
办公信息系统构成要素
1．办公人员 2．办公信息 4．办公设备 3．办公制度与规程
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4.2.2
• • • • • • • • • • • • • •
办公信息系统功能
1．事务处理型办公信息系统主要功能 （1）文字处理（2）个人日程安排（3）个人文件库处理 （4）行文办理（5）邮件处理 （6）文档资料处理 （7）快速印刷（8）编辑排版 （9）电子报表 （10）其他数据处理 2．信息管理型办公信息系统主要功能 （1）对基础数据进行严格的管理 （2） 确定信息处理过程的标准 （3）高效低耗地完成日常事务处理业务 （4） 充分利用已有的资源 3．决策支持型办公信息系统主要功能 （1）主要担负辅助决策的任务 （2）方法库（模型库）、知识库和专家系统 （3）为决策者提供模型、案例或决策方法
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4.2.3
现代办公设备简介
• 实现办公信息系统要求具备现代化办公设备，现 代办公设备类型主要包括信息复制设备、信息处 理设备、信息传输设备、信息存储设备以及其他 办公辅助设备。其中，信息复制设备包括复印机 、速印机、轻印刷系统等；信息处理设备包括计 算机、移动终端、文字处理机、打印机、图形图 像处理系统等；信息传输设备包括电话机、传真 机以及计算机通信网络等；信息存储设备包括磁 盘存储系统、光盘存储系统、微缩胶片系统和摄 录像设备等；其他办公辅助设备主要是为了保证 上述设备正常工作，包括稳压电源、不间断电源 （UPS）、碎纸机和空气调节器等。