工程部存档管理制度

工程部存档管理制度

编制：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿审核：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿批准：＿＿＿＿＿＿日期＿＿＿＿＿＿

目录

1 主题内容和适用范围 (3)

2 职责 (3)

3 归档范围 (3)

4 归档要求 (3)

5 借阅使用 (4)

6 附加说明 (5)

修改记录

工程部存档管理制度

1 主题内容和适用范围

本制度规范了工程部存档管理的工作程序和要求，使部门文档存放安全合理、使用明确便利、便于追溯，能够更好地为部门及公司的各项工作服务。

本制度适用于XX公司工程部。

2 职责

2.1公司管理层负责审批本制度并监督执行。

2.2工程部是存档管理的执行部门，全面负责部门内档案管理。

2.2.1 部门经理：负责审核本制度，监督并管理本制度的执行情况。

2.2.2部门助理（兼档案保管员）：负责本部门文档资料整理归档工作。

2.2.3 项目经理：负责所管项目文件按要求及时到助理处存档。

2.2.4 技术支持工程师：负责售前支持文件按要求及时到助理处存档。

3 归档范围

3.1项目执行档案：设备清单、出厂测试报告、发货申请单、开箱验收报告、开通/竣工验收报告、培训记录、设备交接凭证、竣工图纸、软件（开通使用版本）、竣工资料，以及项目执行过程中往来函件、申请报告等。

3.2售前支持档案：技术方案、概预算报价、技术标书等。

4 归档要求

4.1 文档存放要有专门的档案室，档案保管员负责保管房间门钥匙。

4.2 纸质文件：要求内容正确齐全、无丢页漏页。文件优先级：原件>复印件。使用柜子/架子存放。

4.3 电子文件：要求内容正确、文件齐全、未感染病毒，软件需有版本号和修改日期。使用一台专门的服务器、双硬盘阵列存储，并于每月底将本月存储的文件刻录成光盘永久存储。

4.4 文件标识：文件标识应保证唯一性和连续性，至少应包括文件名称、文件编号、版本号、形成时间几部分，项目文件还应包括项目号。文件标识分为纸质案卷封页与电子文件夹两种，要易于查找，具有可追溯性。

4.5 档案移交：

4.5.1项目执行档案：在项目开通/竣工验收后，一个月内由项目经理负责整理齐全并办理移交。项目经理需对移交文件的版本真实性负责。项目开通后，验收不能及时进行的，应及时先将软件、图纸等存档。

4.5.2售前支持档案：在售前支持工作最终完成后，一周内由相应售前支持工程师负责整理齐全并办理移交。售前支持工程师需对移交文件的版本真实性负责。

4.5.3 移交档案时，应填写移交清单，交接双方核对无误后在清单上签字。项目执行档案/售前支持档案移交全部办理完成后，清单交由部门经理批准后，该项目结束。

5 借阅使用

5.1 借阅手续

借阅本部门档案需经本部门领导批准，并填写《文件借阅记录》借阅，归还档案时，助理检查清点，在《文件借阅记录》上注销。

5.2 借阅时限

经同意借出的档案，每次最长时间为十天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由工程部助理负责催收，并要求其限期归还。

5.3 文件复印

借阅人员未经批准，不得复印、抄写档案资料。如需复印已经存档文件，需经过部门经理批准。助理在《文件借阅记录》的备注栏登记，方可复印、抄写档案资料。

5.4 使用注意

5.4.1 工程部所有员工必须严守机密，严格遵守保密制度，维护工程部档案的安全，未经允许，不得随意翻阅档案。

5.4.2 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经本部门主管同意批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

5.4.3 如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

6 附加说明

为了有效、规范部门存档管理，特制订本制度。

本制度由工程部提出并起草。

本制度起草人：

本制度审核人：

本制度批准人：

本制度由工程部负责解释。

本制度于2016年 7月首次发布。

附件1：《移交清单》

附件2：《文件借阅记录》

移交清单

移交部门：移交人：审核人: 移交时间：接收人：审批人：

文件借阅记录