合同及信息管理方案

合同及信息管理方案

一、合同管理方案

（一）合同管理目标

通过以合同为依据进行有效管理，确保工程费用支付审核严格按合同履行，为实现工程质量、进度、投资控制等目标提供有力保障，提高本项目建设管理整体水平。

（二）合同管理的重点

为使工程能够顺利开展、实施和完成，合同管理是工程项目监理的重要内容之一。合同管理的要点是对工程施工合同的签订、履行、变更和解除等进行筹划和控制的过程，其主要内容有：根据项目特点和要求确定施工承发包模式和合同结构、选择合同文本、确定合同计价和支付方法、合同履约过程的管理与控制、合同索赔和反索赔等。

（三）合同管理的具体工作内容

1、策划项目合同的体系及合同接口的划分；

2、协助建立工程合同订立程序和合同管理制度；

3、组织项目合同谈判洽商工作；

4、策划、编制深化设计与制造、施工等合同文件；

5、监督和跟踪合同的履行情况，随时向建设单位提交合同履行情况意见；

6、工程变更及合同争议的鉴定与索赔；

7、合同履行相关文件的资料管理。

（四）合同管理要求

1、分清合同中每一项内容，明确各方面的责、权、利，正确处理三方的关系。

2、用书面指示或文件代替口头指示。

3、考虑问题要灵活，管理工作要做到其它工作前面，如需某类资料应提前发出索取信函。

4、工程进行中细节的文件资料包括：信件、会议纪录、建设单位的规定、指示、总监理工程师的决定、施工单位的请示、报告、工程师的指令记录、信函及各种报表资料等。一旦发生争执，工程师以此资料和记录作为调节问题的依据。

5、对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确解释。

（五）合同管理的流程

合同管理流程：

（六）合同管理措施与方法

设计施工合同是管理工作的重要依据之一，因此，对设计施工合同的管理将贯穿管理工作的始终。其主要措施为：

1、协助建设单位签好设计施工合同及相应的协议文件。

2、对总包和分包施工合同及建设单位直接分包合同及时向有关单位索取合同副本，并编号归档。

3、对在施工过程中的建设单位和施工单位协商的有关补充协议及时进行编号归档管理。

4、对签订的施工合同项目监理机构组织各工程师认真阅读熟悉，明了施工合同的有关条款。以便了解掌握合同内容，进行合同的跟踪管理。

5、坚持在三控过程中及时查阅相关设计施工合同或协议，按照合同管理工程，包括合同各方面执行情况检查，向有关单位及时准确反映合同信息。

6、本工程合同执行情况每月在建设管理月报中反映。

（七）索赔与反索赔

为了维护建设单位的利益，保证建设单位与各方签订的合同顺利进行，避免索赔事项的发生，应努力做好以下几件工作：

（1）协助建设单位审查建设单位与各方签订的合同条款有无含混字句及分工不明，责任界限不清的地方，索赔条款是否明确，为做好索赔预控创造条件。

（2）协助建设单位，要求有关各方严格按合同办事，以达到控制质量、控制进度、控制投资的目的。

（3）在工程实施过程中，严格控制工程设计变更，尽量减少不必要的工程洽商，特别要控制有可能发生经济索赔的工程洽商。

（4）对于有可能发生经济索赔的变更和洽商，事先要报告建设单位，在征得建设单位同意的前提下，再签认有关变更或洽商。

（5）在建设单位要求下，于本工程（或分部工程）完成以后，就工程决（结）算，向建设单位提供意见。

（6）做好预防性反索赔工作，其中包括签订有利于建设单位方的合同，及时提醒建设单位认真履行合同，防止发生违约而引发索赔，当发现建设单位违约，配合建设单位及时补救，减少损失。当出现索赔情况时候，根据具体情况提出反索赔。

（八）合同管理制度

合同管理既是工程管理的重要内容,又是必不可少的控制手段。因此，需要加强对合同的管理工作。依照《合同法》和其他相关经济法规，针对本项目制定合同管理制度规定如下：

1、由专人负责各项合同的签订、执行和管理。

2、合同签订必须报主管领导批准。经领导同意签字、盖公章后方可生效。

3、在合同签订过程中，条文清楚完整，明确双方的责任、权利和义务。明确违约责任。本着平等互利，风险共担的原则双方恪守合同。避免违约行为，尽最大可能消除不利影响实现合同预期目标。

4、合同工程师每月对施工合同的执行情况检查分析一次，并同时送到建设单位、施工单位。检查结果在管理月报应予以反应。

5、在施工阶段强化合同措施,协调约束各方行为,是搞好管理工作的基本途径。因此应完善合同咨询、定期检查和协商制度,以实现工程的建设目标。

6、当发生合同争议,工程师应本着有利于施工的正常进行,不损害工程质量,维护双方合法利益的原则,实事求是,公正合理地协商调解。

7、管理好服务委托合同:每月总监理工程师主持月度工作总结时,应检查分析管理委托合同的履行情况,督促每个专业工程师按照合同、管理大纲、管理规划及实施细则的要求。认真做好本职工作,遵守行业准则和职业道德,达到全面履行合同的目标。

8、对于合同执行中发生的问题和有争议的重大事项,总监理工程师应及时向建设单位反映,由建设单位主管领导出面进一步与合同双方协商,以求得争议及时解决。

9、合同工程师应保守机密。做好合同归档和借阅工作，建立合同执行情况。根据实际情况，编写《合同执行情况》汇报。

10、认真做好合同文本的保管工作。合同档案应防潮、防蛀、防火、防盗。合同档案需专业人员保管，避免破损。

二、信息和档案管理方案

（一）信息和档案管理目标

信息和档案管理目标：形成良好的合同管理和信息和档案管理机制。定期将各种检测原始记录、表格、技术档案资料等的复印件报建设单位，使建设单位全面掌握工程建设实施情况。同时做好所有合同、信息和工程文档的分类管理和存档工作。按本项目的层次、性质、内容、类型科学有序地管理。

（二）信息和档案管理的重点和主要工作内容

项目信息主要是指：项目招投标、勘察设计、施工调查、技术交底、施工生产管理、竣工交付使用、维修等项目生命期或某个阶段中与项目监理有关的内容。如，法律法规、规章制度、项目组织实施、合同、质量、安全、费用、进度、风险、建设单位、采购等信息，而信息和档案管理的过程包括对以上项目信息的信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。

1、及时向建设单位提交反映项目动态和管理工作情况的项目文档；

2、建立全面、准确反映项目各阶段工程状况的图表、文档，收集、管理项目