现金采购管理制度

现金采购管理制度

为理顺现金采购流程，加强采购资金管理，提高采购资金效益，防范采购资金风险，特制定本制度。

一、适用范围

1、本制度只适用于除水果、蔬菜及活鲜产品以外的现金采购业务。

水果、蔬菜及活鲜产品的现金自采规定将另行制定。

2、满足以下条件之一可按本制度的规定进行现金采购。

⑴、与供应商有长期合作关系，但供应商只同意采用现款结算方式。

⑵、为补充经营品种，不确定供应商的现金采购。

⑶、供应商断货，且商品畅销、有顾客急需，临时性现款采购补充库存。

⑷、超低价商品促销。

二、采购计划与报批

1、采购部制订采购计划经采购部负责人审核后报总经理审批。

2、采购部根据批准后的计划组织商品采购，拟定《采购目录》经采购部负责人审核。

《采购目录》应包含商品名称、计量单位、最低单价、预算金额及合计等信息。

3、采购部制定采购线路，填制《采购费用申请表》经采购部负责人审核。

《费用申请表》应包含采购人数、采购工具名称及数量、采购所需时间及费用预算等信息。

4、采购部将采购部负责人签字同意后的《采购目录》和《采购费用申请表》送财务部进行审核后交总经理同意报董事长审批。

三、资金申请与跟单

1、采购部将经批准的《采购目录》和《采购费用申请表》交财务部申请采购资金借款。

2、采购部根据情况指定一名跟单员报财务部备案，由跟单员写出借支凭证经财务负责人批准后转账支付到其银行卡内。

指定的跟单员原则上应报董事长同意，可以是财务或采购人员，也可以是公司其他员工，其产生的费用包含在采购费用预算内。

跟单员负责保管采购资金，现场监督采购货物信息，收取采购发票（附货物清单）和供应商信息、支付货款和采购费用以及办理报账平账手续等。

供应商信息应包含供应商名称、地址、联系人和联系电话等信息。

四、货物验收与平账

1、采购货物到公司后，仓库或门店收货人按正常的收货流程办理收货业务和签字手续。

2、跟单员收取手续齐全的《入库单》与采购货物和费用发票等单据一起交采购部负责人签字后送财务部审核。

采购货物和费用发票必须由采购人员和跟单员签字确认。

3、财务部审核后填写支付单交总经理提出意见，在最近的费用报账日经董事长批准后按多退少补原则报销平账。