管理作业标准及流程

档案管理作业标准及流程

1 目的

为加强公司档案管理工作，促进档案工作更好地为公司经营和各项工作服务、明确公司应归档的范围，使公司的档案收集更完整、准确，并全面、及时、准确、有效地为公司各项业务提供服务，制定本作业标准及流程。

2 适用范围

本作业标准及流程适用于公司各中心、成都地区子（分）公司的归档资料的收集、移交及档案利用的相关工作。

3 术语和定义

3.1 档案收集是指按照一定的原则和方法，将公司经营活动中形成的各种具有保存价值的档案材料集中到公司行政管理单位实行集中统一管理的一项业务工作。

3.2 档案提供利用工作,亦称“档案利用服务”、“档案提供利用”，是公司行政管理单位通过一定的方式与方法直接提供档案，为利用者提供服务的一项业务工作。

3.3 成都地区子（分）公司是指成都区域范围内、且档案工作由公司总部进行集中管理的各子（分）公司，以下简称“子（分）公司”。

4 职责

4.1 公司行政管理单位职责

4.1.1 公司行政管理单位是各中心、各子（分）公司档案的归口管理部门，负责制定档案管理的业务标准，并全面指导、监督、检查各中心、各子（分）公司的档案管理工作。

4.1.2 公司行政管理单位定期向各中心、各子（分）公司催收应归档的文件材料，以保证档案的及时性和完整性。

4.1.3 公司行政管理单位按照相关规定为公司业务工作提供档案的查、借阅及复印工作。

4.2 各中心、各子（分）公司职责

4.2.1 各中心、各子（分）公司均应指定专门人员负责做好本单位文件、材料的形成、积累工作，并将具有长期、永久保存价值的资料按规定向公司行政管理单位移交。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

4.2.2 各中心、各子（分）公司根据公司有关规定，确定归档文件材料的密级。对绝密类档案单独入柜保管，严防失、泄密事件的发生。

4.2.3 各子（分）公司行政管理单位按照相关规定为公司业务工作提供档案的查、

借阅及复印工作。

4.3 财务档案、人事档案、审计档案属于专门档案，不在本作业流程所规范的范围内，应分别由所在职能部门进行妥善保管。

5 工作程序

5.1 归档文件材料的组成

5.1.1 反映公司基本建设、经营管理、科学研究等活动而形成的具有保存价值的文件材料。

5.1.2 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；

5.1.3 公司执行、办理的其他外来文件材料；

5.1.4 上述归档文件材料包括纸质、照片、实物以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。

5.2 归档文件的要求

5.2.1 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司各项活动的真实内容；

5.2.2 归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复写纸、热敏纸复写，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批；

5.2.3 归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好；

5.2.4 归档的文件材料应为原件，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章。因故无原件的可归档具有凭证作用、法律效用的其他文件材料。

5.2.5 计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归档修改后的最后定稿。

5.2.6 归档的文件材料及各种表格，纸张应符合公文格式和档案整编要求。

5.2.7 归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

5.2.8 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。

5.3文件材料的收集和移交

5.3.1 工程项目的档案收集、移交，应符合《交付甲方工程竣工资料管理规范》，并做到工程施工进度与竣工资料形成积累同步，工程竣工验收交接与竣工资料交接同步进行。工程管理部门负责竣工资料的初验、移交工作，公司行政管理单位可协助做好竣工资料的检查指导工作。停建、缓建的项目，责任单位都应收集、整理资料，并自行保管以备查考，不得遗失和销毁。

5.3.2 经办部门在取得重要证照后，应及时到公司行政管理单位进行归档，并于10个工作日内办理完毕归档手续。重要证件字号、权号等内容发生变更时，经办部门应及时通知公司行政管理单位进行相应变更，并于5个工作日内完成变更申报手续。

5.3.3 一项工作由几个部门共同参与办理时，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责收集归档。

5.3.4 公司外派学习、考察、调研、参会等公务活动的人员，必须将重要的文件资料向公司行政管理单位办理移交手续。

5.3.5 文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可向公司行政管理单位移交两份。

5.3.6 各类资料应以纸质形式进行移交归档；移交的资料有电子文档的，责任单位应同时将纸质和电子文档一并向公司行政管理单位移交。

5.3.7 各中心、子（分）公司向公司行政管理单位移交时，应编制“移交清单”（或由接收方在文件发放签收簿上签字确认），交接双方在认真核对、检查归档文件数量、质量合格后，方可在移交清单上履行签字手续，双方各存一份备查。

5.4 各中心、子（分）公司交档范围及交档时间

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5.5.1 查阅：公司员工因工作需求可凭工作牌在公司行政管理单位查阅档案。

5.5.2 复印：因工作需要需复印档案时，应填写《借用、复印档案资料及证照申请单》，经需求者所在单位分管领导、分管档案管理的部门领导同意后方可复印。

5.5.3 借用：员工若借用公司重要证件（含重要证件的复印）、档案原件时，须填写《借用、复印档案资料及证照申请单》，经需求者所在单位第一负责人、分管档案管理的部门负责人、行政管理单位第一负责人审批同意后方可借用（复印）。借用档案的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。

5.5.4 借用期限：档案的借用期限一般不超过15天（重要证件的借用者，应在相关工作办理完毕后及时归还）。若因工作需要需延长借用时间的，须明确归还时间，到期仍需使用的必须办理续借手续。公司行政管理单位应严格按借用期限及时催还，归还档案及证件时当面检查、清点并注销。

5.5.5 各单位对长期借用的证件，应有专人负责管理，并建立专门台帐，定期与公司行政管理单位进行核对，以确保重要证件完好无损。各使用单位之间严禁相互转借证件，须持该证件原件一同到公司行政管理单位办理借用变更手续。公司行政管理单位应加强对证件外借后的跟踪控制，对有明确借用期限的证件，应到期及时催还；对长期借用的证件，应每季度与使用单位进行逐一核对。

5.5.6 外单位人员查阅、复印本单位档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经其单位领导和分管公司行政管理单位的部门负责人、中心负责人、公司级领导批准后方可查阅、复印。未经领导许可，严禁非集团员工查、借阅及复印公司档案。

5.6 档案的鉴定与销毁

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