公司人员档案管理表格

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篇一：公司档案管理规定及表格
目的：
为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。

适用范围：
管理公司各中心、下属各成员酒店
规章制度：
公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、归档范围
公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户
信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知等具有参考价值的文件资料。

二、归档管理
1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人
事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。

3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。

公司会议文件由行政中心负责收集。

三、归档要求
1、归档的文件资料应按自然形成。

归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。

3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正
件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面，应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写），字迹要工整、清晰。

5、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，均须依据公司统一要求按标准规范进行分类，档案须设有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录，方便查询。

四、档案借阅
1、公司档案仅限于公司内部人员借阅，公司总经理、分公司总经理、行政中心主任借阅档案可直接通过档案管理者办理借阅手续；因工作需要，公司其他人员借阅须经主管领导批准，借阅人员均需填写《档案借阅登记单》备档，公司级特殊档案借阅需经公司总经理审批后借阅并在档案室
内阅览；部门级档案由部门负责人审批借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周。

对借出档案，档案管理者要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案部门负责人或公司总经理处理。

3、借阅人必须严格保密，不准泄露档案资料内容，如发现遗失须及时汇报，追究责任。

4、不准拆卷及任意抽、
换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经上级领导批准。

5、档案管理人、借阅人均须爱护档案，保持整洁，不准在档案资料中写字、划线或作记号等。

6、借阅资料人不准转借他人，必须专人专用。

7、借阅完毕须按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理者另行办理续借手续。

五、保存年限
公司档案分为永久和定期保存两种。

定期按文件资料的保存价值分为10年；5年以下。

1、定期保存：
10年期保存：预算、决算书类；项目计划资料；其他经核定须保存10年的文书。

5年以下期保存：期满或解除之合约或核定保存5年以下的文件资料。

2、永久保存：
公司章程、合同文本、董事会及股东会议记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核定须永久保存的文书等。

六、档案保密
1、档案管理部门是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。

2、档案室或档案橱未经档案管理者允许严禁入内或使用。

3、档案管理者应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树
立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为使用者提供档案资料。

七、档案销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案管理者编制纸质和
电子的档案销毁备忘录。

2、对过期或无使用价值的档案资料，档案管理者须提出书面申请销毁，部门级档案由部门负责人审批销毁；公司级档案由公司行政中心负责人审批销毁；公司特殊档案须由公司总经理审批销毁并不得少于三人以
上监销人员在场（监销人须由负责人指定专人监督销毁并签字确认）。

3、档案销毁目录和批准手续文件须存档备查。

4、公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。

5、经批准销毁的公司档案，档案管理者须认真核对，
将档案销毁审批备忘录与销毁档案名录做好登记归档，登记表永久保存。

八、档案移交
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)并及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

1、需要进行移交的档案，需由档案管理者编制《档案
移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因等。

2、移交前，按照清册清点。

移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各执一份并永久保管。

本档案管理规定解释权归公司行政中心，并自颁布之日起执行。

附:《档案借阅登记表》、《档案移交登记表》
档案借阅登记表
编号：
制表人：
篇二：人事档案管理制度及相关表格
内部平急
logo上海中技桩业股份有限公司文件
xxxx【人】字（20xx）第23号签发人：xxx
关于xxxx人事档案管理的通知
各公司：
为规范xxxx人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：
一、电子档案管理
1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入eas人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理（一）收集
档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类
人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料
①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；
员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；
（2）其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期
间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类
累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；
更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。

（3）离职档案资料
离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

三、档案组卷、存放规定
1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不
足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。

档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。

档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

五、管理原则
1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；
2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。

员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；。