公文知识系列之二十七：“签发人”的规范使用

公文知识系列之二十七：

“签发人”的规范使用

签发人是指上行文，也就是报送上级机关的公文中，发文机关的负责人姓名。

公司《公文行文规则》明确规定：

“上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。

”“签发人”只用于上报公文时使用，是为了方便上级单位和领导及时联系工作、沟通情况所使用的一种特有版面要求。

一、签发人的使用规则签发人就是签发文件的人，签发人一般为单位的正职、公司法定代表人或者主要领导授权人。

如果只有一个发文机关，则由该单位负责人签署；如果是联合行文，则每个单位的负责人都应签署姓名。

上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线相距4毫米。

二、“签发人”使用的注意事项

1、平行文、下行文不得使用“签发人”标识在实际工作中，只有上行文（请示、报告）可以采用“上行文格式”，在眉首部分出现“签发人”标识区域，并标注“签发人”姓名，下行文（通知、通告），平行文（函），一律不得使用签发人标识。

2、“签发人”不得随意指定签发人一般为单位的正职、公司法定代表人或者主要领导授权人，其他未经授权的各级领导都不应作为“签发人”。

三、正确区分“签发”环节和“签发人”

1、“签发”是公文处理过程中的一个必备环节，是决定文稿最后定稿与批准发出的标志。

无论是哪一级别的公文，发出前都必须通过履行“签发”程序。

“签发”要求发文机关领导人亲笔签署自己的姓名、注明签发时间，通常还要求注明领导的签发意见，它是单位制发文件的重要依据。

这一环节是在公文的发文稿纸上进行的。

2、“签发”是单位领导人行使职权的一种典型行为，是单位领导人参与和掌握公文处理的具体行动，也是领导人行使职权，代表领导机关或部门对文稿负责的具体表现。

“签发”是公文生效的标志性要素，公文一经领导人“签发”，就意味着该公文已经产生法定效力。

3、标注“签发人”是上行文文面格式的必备要素之一，只有上行文要求标注“签发人”姓名。

“签发人”标识区域内的领导人姓名不是领导人的亲笔签名，也不是签名章，而是在印制文件时通过打印方式出现在文件上的，有明确的字体和字号要求。

4、上行文必须标注“签发人”姓名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，强化公文质量；同时让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责，为直接联系工作、迅速有效地询问和答复有关问题提供方便。