会议文件管理制度范文

会议文件管理制度范文

一、目的和依据

为了规范会议文件的管理，保证会议文件的完整性和可查性，提高会议工作的效率和质量，特制定本制度。

本制度依据「中华人民共和国政府会议条例」和「中共中央办公厅关于加强和改进中央重大决策部署和党内法规备案工作的通知」等相关法律法规。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有会议文件的管理工作。

三、会议文件的分类

会议文件分为以下几类：

1. 会议召集与决定文件：包括会议通知、决议、决定等。

2. 会议议程与纪要文件：包括会议议程、会议纪要等。

3. 会议材料文件：包括会议资料、报告材料、会议手册等。

4. 会议辅助文件：包括演示文稿、音频、视频等。

四、会议文件的制定和审批

1. 会议通知、会议议程由主办单位提出，经相关部门负责人审核批准后，由秘书处进行发文。

2. 会议决议、决定由会议主持人提出，经与会人员讨论通过，由秘书处进行公文办理和备案。

3. 会议纪要由会议记录人进行记录，经会议主持人和与会人员审阅后，由秘书处进行公文办理和备案。

4. 会议材料、报告材料由相应的部门或个人负责准备和审批。

五、会议文件的编号和归档

1. 会议文件由秘书处进行编号，并在文件上盖章。

2. 文件编号包括年份、会议类型、文号等内容，如____-01-001、____-03-002等。

3. 会议文件应按照归档要求归档，确保文件的安全和完整。

六、会议文件的保管和查阅

1. 会议文件由秘书处进行保管，确保文件的安全和防止丢失。

2. 会议文件的查阅应符合相关法律法规和公司内部规定，如保密文件的查阅需经相关部门批准和授权。

3. 会议文件的查阅应提前申请，秘书处应在规定时间内予以答复。

七、会议文件的销毁

1. 会议文件的保管期限为五年，超过保管期限的文件应予以销毁。

2. 会议文件的销毁应由秘书处进行，销毁前应组织相关人员进行审核，确保文件的合规销毁。

3. 会议文件的销毁应按照相关规定进行，如保密文件的销毁需经相关部门批准和监督。

八、违纪违规处理

对于未按照本制度要求进行会议文件管理的人员，将依据公司内部相关规定进行处理。

九、附则

本制度自颁布之日起施行，如有需要修订的地方，需经公司领导批准后方可生效。

以上即为会议文件管理制度范文，供参考。实际制定时，需根据公司的实际情况进行具体细化和适应性调整，以便更好地服务于公司的会议工作管理。