行政执法档案管理工作中存在的问题及对策

档案工作
Archives work
2023/8（下）总第417期
随着社会主义市场经济的不断发展，法制建设日益完善，国家和地方对依法管理和监督各级政府和社会组织依法办事能力及水平的要求越来越高。

当前各级政府特别是政府部门在加强依法管理方面，不断增强法律意识和自身建设，但对如何做好日常工作还缺乏一定经验。

一、行政执法档案管理工作具体现状
目前，我国许多行政执法单位对于档案管理工作的不重视以及不科学管理导致档案管理工作的效率和质量严重降低，其具体表现如下：
笔者所在单位属于2019年机构改革过程中撤销后整合组建的执法单位，在2020年涉改单位档案移交过程中笔者发现，涉改单位移交的执法案卷大部分案卷存在文书制作水平和案卷归档质量不高等问题。

比如2017年的《给活牛注水案》中，作为证据的现场照片没有拍摄情况说明、拍摄人、拍摄地点、当事人、执法人员签名。

2018年的《未取得农药经营许可证经营农药案》中行政处罚立案审批表主要负责人只签署姓名，未签署审批意见和日期。

2019年的《运输动物未附有检疫证明案》中，《询问笔录》有遗漏，被询问人进行补充的，更正部分没有被询问人签名、盖章或者按指纹等方式予以确认，《送达回证》当事人拒签后，由执法人员代签的现象。

2016年的《经营假农药案》中《询问笔录》空白处未注明“以下空白”，没有“记录属实”等相关表述。

同时收集、调取的当事人身份证、营业执照、经营许可证件等证据材料复印件没有注明是否与原件、原物一致，缺少出证日期、证据出处，没有当事人、执法人员签名或者盖章。

在结案归档过程中，移交的案卷普遍存在归档顺序没有按照制作文书的自然时间顺序规定进行排列、没有按照行政处罚案卷装订规范要求装订等现象。

此外，移交案卷还存在没有按照一般程序和简易程序填写保管期限问题，“一般程序”为重要的，应该永久保存，“简易程序”为一般的，应该为30年，案卷统一填写为30年，不符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

2020年4月，执法大队挂牌成立后，有些执法人员从原
单位划转至农业综合执法大队，在人事档案接收过程中也发
现诸多问题。

比如有的执法人员年度考核表、职称评审表、调资表不全，有些执法人员表彰材料散失，还有的执法人员档案有涂抹修改现象。

有的执法人员档案里存在干部人事档案审核后补充的材料，原单位档案管理人员对于补充材料的历史性、真实性、规范性、准确性调查核实不够，出现“无从查证”现象，给新单位形成难以解决的“遗留问题”。

二、行政执法档案管理工作中存在的问题
（一）思想认识不足。

对加强和改进新形势下政府
工作的重要性认识不足，部分领导干部法制观念淡薄，对依法行政的重要性、必要性等理论学习不够。

行政执法档案是指在行政机关执行法律、法规、规章的过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料，是行政机关在履行法定职责时形成并保留在办案机关和有关部门（机构）及个人业务档案中的有关文字材料和其他历史资料。

《中华人民共和国档案法》规定：“各级人民政府应当将档案工作纳入本级人大及其常委会监督范围，保证档案行政管理部门依法履行职责”。

其中，第六条规定：“各级人民政府负责本行政区域档案工作的主管机关和同级政府法制机构依照法律和有关规定对依法应当归档的文件材料进行收集、整理、归档”。

各级政府法制机构负责管理本行政区域内依法形成并保存在案卷中的档案，并对依法应归档而未归档或未按要求建立案卷管理制度或者案卷材料中存在缺件、少页等严重失实情况而拒不整改，造成重大损失和严重后果，且拒不承担相应法律责任的行为进行查处和追究。

（二）制度建设不健全。

行政执法档案是行政机关
对行政执法行为的记载，是对执法活动的记录，主要包括行政处罚、行政许可、日常监督检查等各项执法活动。

《中华人民共和国档案法》中明确要求，“各级政府应当建立健全依法管理和监督各项档案资料的工作制度”。

然而当前有些地方还未建立健全相应的档案管理体系，致
行政执法档案管理工作中存在的问题及对策
文/西安市临潼区农业综合执法大队
任欢欢
【摘要】本文以《中华人民共和国档案法》为依据，从思想认识、制度建设等方面分析了当前开展行政执法档案管理工作中存在问题，并结合实际工作经验，提出相应对策和建议。

【关键词】档案管理；依法行政；法律责任
页
第132
使许多单位没有相应的组织机构、明确的职能职责和工作任务，没有形成一套完整、系统、规范的档案工作管理制度。

如有的单位未建立健全执法文书归档制度；有的单位未明确执法文书归档的范围，致使执法归档不完整、不及时甚至出现重复现象；有的单位未建立完善的执法文书归档制度。

在日常工作中，这些行政执法单位往往存在忽视档案资料的收集和整理、未能做到及时收集保存、没有建立完善统一存放、借阅登记手续不全等问题。

同时行政机关档案部门对各单位产生的文件材料没有形成系统完整的目录索引体系，造成了行政执法案卷管理中查找资料困难。

首先，由于行政执法档案管理工作涉及面广，涉及到各政府机关、部门及人员，要实现信息共享难度大。

如有的单位虽然配备了计算机网络等现代化办公设备，但因使用的时间久了或保管不善等原因造成服务器损坏，或者因为网络出现故障或系统不稳定等原因导致数据丢失等问题。

其次，档案资料缺乏。

由于行政执法档案工作的特殊性，必须有专门的机构和人员负责整理、归档、保管等各环节工作。

如部分执法部门因为经费问题不能及时配备专门的办公设备；有些单位虽然配备了专门的档案室却无专人负责管理；部分单位存在归档后不再管理的现象，等等。

（三）行政执法档案管理人员素质不高。

行政执法档案是行政执法人员在进行行政活动中形成的具有法律效力、具有保存价值、便于查阅的文件材料，是行政执法人员依法履行职权的重要载体，是行政执法机关履行职责的有效记录。

当前，在我国大多数政府管理部门中，都不同程度地存在着行政执法人员素质参差不齐，工作人员综合业务能力不强，专业知识水平较低等问题。

同时，由于一些新成立的政府机构对法律法规宣传不到位和法制意识薄弱等因素影响，在处理违法行为时不能做到有法必依、执法必严、违法必究。

在执法档案管理中存在着工作制度不健全、监督机制不完善等问题。

当前，大部分乡镇政府和社区居委会为了提升自身管理能力、规范基层社会秩序和加强党的执政能力建设，均设有综合管理办公室或社区居委会。

但是该办公室或社区居委会主要负责社会事务方面工作的执行指导和监督检查，对于开展好依法管理和档案管理工作缺乏经验与方法。

随着依法治国基本方略的不断推进和依法执政理念的进一步深化，乡镇政府和社区居委会在处理社会事务、规范经济秩序以及维护群众合法权益方面担负着重要职责。

（四）行政执法档案收集和归档不及时。

这一问题主要体现在：（1）执法部门内部对执法档案的收集重视不够。

个别行政执法部门认为不需要专门建立行政执法档案，没有将档案管理工作列入议事日程，使其处于被动应
付状态。

（2）部分部门对执法档案没有给予足够重视。

有
的部门平时对本部门的行政执法档案不够重视，在平时的
工作中也未将其纳入议事日程，致使本系统内的相关资
料长期得不到有效收集。

（3）存在“重实体、轻程序”的问题。

部分部门在实际工作中不注重归档环节的完善
工作，而在行政执法档案实体归档时，忽视了对相关文
书的收集、整理、装订等工作。

（4）个别单位缺乏对本
单位执法档案管理工作给予足够重视，对执法队伍建设
投入不够，使得单位执法档案资料无法及时归档补全。

三、行政执法档案管理工作的优化策略
（一）完善档案管理制度，为档案管理工作提供
有力保障。

行政执法档案管理是一项综合性的工作，需
要多部门配合。

在开展行政执法档案管理工作时，必须要
加强领导，完善制度，为其提供强有力的保障。

首先要加
大对档案管理员的培训力度。

在开展该项工作时，不仅需
要相关人员熟悉相关文件的归档要求，还要对其进行严格
的业务培训和指导。

其次要健全制度建设。

为了确保档案
管理工作的顺利开展，应制定一系列行政执法档案管理员
规章制度。

再次要制定相关措施和考核办法。

在开展行政
执法档案管理工作时，必须严格执行相关规定，以提高文
书档案材料归档质量，确保档案资料的完整性和准确性；此外应建立健全定期检查考核制度，对各部门报送的文件
材料及时进行整理存档；另外还应建立一套行之有效、切
实可行的奖惩机制来规范文书档案管理人员工作行为。

最
后要加强对案卷材料归档资料的检查力度和整改力度。

为提高案卷归档质量和效率提供了有力保障。

另外还要
定期组织召开会议，共同研究解决在案卷管理中存在的
问题和困难；同时还要建立相关反馈机制和考评机制等，以此来督促各部门、各单位做好案卷归档工作。

为了确
保各项管理制度落实到位，各单位应定期对各项制度落
实情况进行自查检查，并将自查检查结果向领导汇报并
在内部公布以便监督评价；同时要建立档案工作责任制、
责任追究制和责任追究制度等；最后还要建立健全相关
考核办法、奖惩办法等配套完善措施。

对那些对案卷整
理不认真或不按规定进行归档管理的执法单位要给予通
报批评；对那些不按规定归档、利用案卷进行违规违法
活动的相关责任人要追究其责任；对那些不能坚持正常
管理工作或未完成档案整理归档任务的执法单位要给予
通报批评；对造成严重后果或影响较大、后果严重影响
较大和长期得不到解决等情况则要追究其法律责任。

（二）强化培训，提升素质，为档案管理工作奠
页
第133
2023/8（下）总第417期
档案工作
Archives work
2023/8（下）总第417期
定坚实基础。

档案管理工作人员是文书档案的管理者，同时也是文书档案信息收集、整理、保管和开发利用的直接实施者。

因此，提高执法水平和工作能力，使之能够适应新形势下的要求就显得尤为重要。

要通过定期举办各种类型培训活动，强化业务培训。

对于新进的执法
人员，要定期进行法律法规知识学习和业务能力的培训，提升其法律知识水平。

对于已有执法资格的人员要定期进行理论水平提升培训，及时更新知识内容。

不断加强业务学习，提高档案管理工作水平。

随着我国法治建设步伐不断加快，人们对公共服务的要求也在不断提高。

尤其是针对文书和档案材料方面的需求更为突出。

这就要求行政执法人员提高自身综合素质及业务能力，加强相关法律法规的学习，提高文书和档案管理水平。

（三）规范档案整理程序，保证执法案卷归档质量。

执法案卷的归档工作是档案管理中最为重要的一环，也是对政府工作人员综合素质的考验。

1.明确归档范围。

根据国家《中华人民共和国档案法》和《实施办法》规定，执法案卷包括立案案卷和结案案卷两部分。

因此，执法案卷中必须要有立案案卷和结案案卷两部分，而且要有完整的材料构成。

2.规范收集整理程序。

所有的卷宗资料都是由不同单位、不同岗位所形成的综合记录，具有一定的代表性，因此要进行分类收集后集中统一整理归档，并建立专门档案室进行管理。

3.强化执法案件归档环节中文书材料收集及整理工作。

在档案材料搜集后要及时向档案员移交案件材料，并做好登记，形成相应的书面登记手续；整理完毕后交由档案员负责保管，待档案管理员验收后方可进入下一环节。

4.明确行政执法文书资料归档人员的职责。

档案管理员应做到严格遵守国家和地方对档案管理工作所制定和颁布实施的一系列法规制度、标准规范文件等规定并严格按照要求执行。

如执法案卷归档人员要按归档范围整理归档，填写执法案件归档登记表；执法文书资料一般应装订成册，以便于保管；《行政处罚决定书》《责令改正通知书》《听证笔录》和《送达回执》等案卷必须做到及时整理归档；对已经结案的案件必须要做到在结案报告中记载案卷内资
料形成情况和归档时间等内容；行政处罚文书、行政强
制措施执行文书一般应在立案后立即制作好纸质卷宗和电子卷宗等相关档案材料并送档案室保管等。

（四）建立科学的档案利用制度和有效的评价体
系。

通过科学的档案利用制度，加大对档案利用人员的
考核力度。

首先，要制定科学的考核制度。

通过定期组织档案管理工作人员学习先进经验，不断提高自身业务素质和综合水平。

其次，定期进行岗位培训，增强他们的档案管理意识。

最后，根据档案管理人员实际情况进行科学、合理、有效的考核评价体系和制度。

通过建立一套科学高效的档案利用制度，实现档案管理规范化与制度化；通过建立一套行之有效的评价体系对工作人员进行考评考核。

通过两种方式结合起来，加强行政执法
工作的综合效能，为依法行政提供有力保障。

四、结语
行政执法档案管理工作是一项基础性、全局性、综合性的工作，对行政执法水平和行政效率具有直接影响。

目前，大部分的行政执法档案管理工作存在着“重实体，轻程序”“重收集、轻整理”“重保管、轻利用”和“重档案管理，轻案卷管理”等问题，致使大量的档案资料散失严重和档案利用率低。

因此，要采取切实有效措施，提高行政执法档案的归档意识和归档质量。

【参考文献】
[1]左春玲.加强行政执法档案管理工作的若干思考[J].办公室业务,2020(15):93-94.
[2]闫宝霞.行政执法档案管理与应用研究[J].黑龙江档案,2020(3):43-44.
[3]张扬.行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].今日财富,2019(12):126.
[4]苏同磊.行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务,2018(4):104.
[5]左晓敏.浅议行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016(1):35.
要有符合获奖要求的实质成果，并严格按照奖项申报书撰写的八个关键点和评奖单位的要求进行撰写，申报成功的概率才会大大提升。

上述奖项申报书撰写方法是笔者经过多年的理论研究和实战应用总结出来的，实际运用效果很好，已成功获得多个省部级科技进步奖、协会奖等。

奖项申报贯穿于各个行业、各个领域，涉及全社会所有单位和个人，希望此研
究成果对相关单位和个人在奖项申报书撰写中有所借鉴。

【参考文献】
[1]刘湖平，曾绍军.ACM 奖项特点解析[J].电脑知识与技术，2011，7（30）:7536-7537.
[2]葛晓滨.博元教学法探索与研究[J].合肥学院学报（自然科学版），2010，20（3）：89-93.
（上接第131页）
页
第134。