纸质文件管理规范(AR301)

一、文件的定义：

为适应使用资讯系统后所有文件的规范管理，特将文件划分为电

子文件和纸质文件。所谓纸质文件是指本企业各级公司、人员在对内外信息传递与沟通过程中所使用书面文字形式表达的各种文书、函件等。本文中所指的文件管理均为纸质文件的管理

二、文件管理的范围：

文件管理的范围包括绿色家园集团内各级公司在经营管理活动中，一切外部传入的政策性文件、报告、通知、决定、合同、协议，以及一切内部的传真、决定、记要、通知、备忘录、请示、批复、报告及其各类专业图纸、资料、合同、财务帐册、现场记录、营销协议、合同、以文字形式进行业务活动过程运作记录；有关企业登记、批准证书、合资合同、章程、验资证明等与企业建立、发展有关的一切文字性材料等。

三、文件管理的原则：

按业务类别健全发文稿和收文管理规范，划分对外文件和内部文

件两个主线，建立文件的拟稿、会稿、核稿、签发、编号、传送、接收、分类、分级、传阅、处理、复函、建档、保管的完整程序。以“准确、及时、有序、安全、规范”为基础，严格执行集团内部对各类文件“保密级”、“处理时效级”的规定。

四、文件管理的责任分工：

1、企业的每一个员工都有文件管理的责任和义务，各级公司、

部门的最高行政首长负责管理本单位内文件管理工作，具体运作的直

接责任人是各级公司的行政主管或者部门中的秘书(文员、资料员)，以及按分工负责保管文件的员工。

2、工程部的各类档案文件和工程资料档案，由工程部高级经理

负责管理，具体运作的直接责任者为工程部秘书或者工程部高级经理指定的专人，在项目工程全部竣工验收并完成结算后，全部档案移

交给地区行政工作员工；地区总经理负责管理本职范围内的各项文件，具体运作的直接责任人为地区总经理秘书；集团总部的行政负责人

和各部门总监负责管理本职范围内的各项文件，具体运作的直接责

任人为各相关的秘书或者指定人员。

五、文件保密原则：

企业的各类文件均属内部机密档案，任何人不许截留、泄露和私

自外带，违者视情节予以警告、经济处罚、除名直至追究法律责任。

六、文件载体及文件处理设备的管理要点：

1、各类文稿纸、信封、传真用纸的管理要点：

1.1 文件载体首先表现为文稿纸、传真用纸、复印纸、信封、信函等。各级公司正式发文用的各类文件载体，要求按沿海企业 VI 手

册的标准格式进行制作。

1.2 各项目公司需印制信封、信函、文稿纸等时，应执行企业的

VI 手册规定。文稿纸印制时普通应在纸的左边留出 1.5 厘米的空边，以便归档时装订。

1.3 各级公司的传真件稿头式样，须按VI 手册中的标准格式制。

2、文件设备的管理要点：

2.1 文件设备主要有电脑、打印机、传真机、复印机。对这些设

备必须规范化管理。各级公司行政工作员工必须对这些设备制定操作

规范，作为企业内部管理制度之一并报集团人力总监备案。

2.2 电脑是书写文件的主要工具，每台电脑均应指定专人管理，

并装上密码，严防文件的泄密。

2.3 打印机、传真机和复印机必须由专人管理，管理责任人应注

意该等设备的维护保养，及时排除故障，确保设备的正常执行。

3、传真件的管理要点：

为加强保密工作，每一个公司只能指定一人收发传真件，收发件责任人应建立收文、发文记录本对每一份收(发)传真件进行登记，记录发(收)文单位(姓名)、内容简要、收(发)时间、收(发)

结果。

4、电脑打印件的管理要点：

对用于处理公司财务资料、营销资料的电脑，必须做到专职专机。非专机人员未经批准不允许使用。同时，对涉及公司机密的文件应进

行加密处理；打印件一经形成，其草稿和修改稿要求即将销毁，不得将打印稿件随意放置在与该文件无关之人员的位置上，计算机设备保

管使用者应注意存贮资料，以防计算机病毒或者设备的突发故障造成

文

件、档案资料的损失。

5、复印件的管理要点：

文件的复印应由专人负责，并按需要整理好复印件转发相关人员。复印的废件、余件必须即将销毁，不得随意留放在复印机周围或者其他与复印件无关之人员手中。

6、邮件的管理要点：

各级公司应指定专人负责邮件的收发，接收、分发、传递要有登记管理。未经许可任何人不得私自接收和截留公司邮件。

七、文件的分类、分级管理：

1、文件的分类管理：

1.1公司的文件按其流向可分两大类：一类为外部文件，另一类为内部文件。外部文件是指来自沿海绿色家园集团以外的企业，社会机构与团体所发来的文件和由沿海绿色家园集团各级公司向沿海绿色家园集团以外的企业、社会机构所发的文件，包括公司向政府各类报批件及政府的批准、登记文件；内部文件是指在沿海绿色家园集团内流通的文件。

1.2 公司的文件按其业务性质，可分为以下几类文件：

1.2.1 综合类文件：是指有关公司综合性的，或者包含二个以上职能管理口及二个以上业务部门内容交叉的文件(代码为M)；

1.2.2 行政类文件(代码为 A)；

沿海集团作业规则以行政板块名称纸质文件管理规范编号AR301

编制/修改审核审批

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1.2.3 财务类文件(代码为 F)；

1.2.4 物业管理类文件(代码为 R)；

1.2.5 经营(商场、酒店)类文件(代码为 O)；

1.2.6 工程类文件(代码为 E)；

1.2.7 人事类文件(代码为 P)；

1.2.8 租售类文件(代码为S)；

1.2.9 投资类文件(代码为 I) ;

1.2.10 资讯类文件(代码为 T)。

1.2.11 设计类文件(代码为 D)

1.2.12 成本类文件(代码为 C)

2、文件的分级管理：

2.1 文件的保密级：

公司的文件密级分为四个等级，即普通级、秘密级、机密级、绝密级，分别用 1－4 个* (星点)表示。

2.1.1 普通级文件：又称一星级和符号*表示，指普通的信息沟通和往来的不直接涉及公司秘密的文件；

2.1.2 秘密级文件：又称二星级文件，用符号**表示，指涉及公司秘密，仅限于本部门及相关部门与人员掌握的文件，公司内部各种财务文件、人事档案、营销报告、社会关系网等等，均属秘密级或者以上级文件；

2.1.3 机密级文件：又称三星级用符号***表示，指涉及公司秘密，仅限于相关人员掌握的文件，公司的各类财务报表、人事级别、工资、投资策划报告等等，均属机密级文件；

2.1.4 绝密级文件：又称四星级文件，用符号****表示，指涉及公司最高机密，仅限于高级职员及相关人员掌握的文件，公司的资金状况、现金流量、利润状况、有关投资策略、分配原则、客户名单、股东构成等等均属绝密级文件。

2.2 文件的时效级：

文件的时效级按轻重缓急分别为普通件、急件、加急件。在文件