光盘档案管理办法

光盘档案管理办法
光盘档案是指国家机关、社会组织和个人，在社会活动中直接形成的、以光盘为载体的具有保存价值的历史记录。

现将光盘档案的收集、整理、保管规定如下：
一、收集
（一）收集范围和保管期限
1、本机关工作规划、总结等永久
2、本机关对全区发展有较大影响的专题宣传资料永久
3、反映本机关概貌和重大活动的永久
4、反映重点工程项目建设全过程的永久
5、党和国家领导人，省、市主要领导人，著名人物检查、视察本机关工作时形成的永久
6、用于刻录数码照片的（按盘内数码照片的保管期限确定)
7、反映本机关工作亮点的 30年
8、其他具有保存价值的 10年
（二）收集要求
对需要归档的光盘，机关部门应指定专人及时对应归档的光盘，按照《江苏省电子文件归档与管理办法》第十六条、第二十条做好检查、鉴定工作，保证应归档光盘的真实性、完整性和有效性。

二、整理
（一）光盘档案的整理应遵循有利于保持光盘档案内容的有机联系, 有利于保管和提供利用。

（二）光盘档案参照国家关于纸质文件材料的保管期限，分永久、30年、10年三种保管期限，依据本机关制定的光盘档案保管期限表划分，密级参照国家关于纸质文件材料的密级有关规定执行。

（三）光盘档案按“保管期限——年度”分类，同一保管期限、同一
年度中按光盘刻录日期先后排列编大流水号，档号用14位阿伯数字表示：
全宗号（4位）、保管期限代码（3位）、年度（4位）、盘号（3位）。

保管
期限代码分别用“001”、“004“、“005”表示“永久”、“30年”、“10年”，
年度为光盘制作日期。

依其盘号顺序，固定在光盘档案册的芯页上，光盘
的印刷面朝上。

（四）填写光盘说明标签（见下图）。

项目有全宗号、光盘号、光盘名
称、播放时间、张数、形成时间、保管期限、套别等。

全宗号：区档案馆给立档单位编制的代号。

编制的年度流水号。

光盘名称：一般包括地区（单位）、时间、问
题等要素。

播放时间：以“分”为单位。

张数：用阿拉伯数字填写光盘内刻录数码照
片的张数。

形成时间：指光盘内容的起始和终止年月，
用阿拉伯数字表示。

保管期限：填写“永久”、“30年”或“10年”。

套别：填写“封存”、“利用”或“异地保存”。

一组联系密切的光盘按播放顺序排列，并应在光盘说明标签“光盘名
称”后填写组联符号，用“①”、“②”、“③”……表示，同一组光盘的组
联符号相同。

三、编目和排架
（一）填写光盘册册脊标签(见下图)。

册脊标签的项目有全宗号、保
期限内，光盘档案册从“1”开始的顺序编号。

）
（二）编制光盘档案基本目录（见附件）。

项目有档号、
光盘名称、播放时间或张数、制作日期、制作人、参见号、
备注。

制作日期：指光盘刻录日期，用8位阿拉伯数字表示，
如：“20060112”。

制作人：指刻录光盘人的姓名，
参见号：指与本光盘档案内容有密切联系的其他载体档
案的档号。

如：文书档案“01012006000100000007”，即全宗
号是101，年度是2006，保管期限代号是1，机构（问题）代号是0000，
件号是7。

（三）光盘档案的排架按本单位档案分类方法执行。

四、保管
（一）光盘档案只有在使用时，才能将其从光盘档案册中取出，使用
后应及时放回。

如果光盘有污渍，可用擦拭照相机镜头的棉纸从光盘中心
向边缘轻轻擦拭。

（二）各立档单位应建立光盘档案定期检查制度，每满4年进行一次
抽样机读检验，抽样率不得低于10%。

发现问题,及时解决,必要时应进行
转存,原载体同时保留时间不得少于4年，保证光盘档案信息无限制保存。

（三）光盘档案应当作防写处理；避免擦、划、触摸记录层；竖立存
放，避免挤压。

光盘档案的存放环境要远离强磁场，并与有害气体、强紫外线隔离，
环境温度应控制在17℃—20℃，相对湿度应控制在35%—45%。

附件：
光盘档案基本目录。