时间管理高效人士必备技能

时间的划分
时间可以花费在不同的事情上，因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。

1．工作或学习时间
时间用在工作，或用在学习上，称为工作或者学习时间，它是为了谋生以及充实生活。

学习是谋生前的准备，或者是工作时的进修，也是为了充实生活。

工作并不是你生命的全部，活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。

学习的重要性与日俱增，每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。

2．休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。

人生就像马拉松比赛一样，你别一开始就猛冲，浪费甚至透支了你的体力，要懂得放松，要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯，才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。

3．家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港，只有家人与你没有所谓的利害关系。

你要跟家人真心地相处，不要到了需要时你时才回家，你才懂得去珍惜亲情。

4．个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的，是完全属于个人独自享受的时间。

个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。

每个人不论是求学还是工作，甚至在家中，都有一种不允许被侵犯的个人时间，利用这些时间人们可以充实自己。

5．思考时间
思考时间就是思考未来的时间。

思考时间可着重用在计划自己未来的发展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正确，是不是值得等。

思考如何再改进，如何再调整，如何让自己变得更好，而不必特别为了什么目的思考，可以天马行空地去想象，可以胡思乱想，如果发现了一些好的想法，或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。

时间的运用
时间运用分为几类时间：大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。

1．大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。

其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。

2．首要时间
有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。

3．零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。

零碎时间称为时间的存储器。

4．固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。

5．安静时间
读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。

6．弹性时间
每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。

可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。

弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。

7．交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。

所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。

时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形的价值。

无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。

你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。

有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。

例
其实：
●时间对每个人都是平等的；
●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。

【自检】
你的时间价值是多少，你计算过吗请根据下表来计算一下你的时间价值：
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。

一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。

备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。

如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。

这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。

这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。

另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。

备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。

但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。

忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。

第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。

特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。

这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。

通过制定的目标和规划完成的事情达成率比
较高。

缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。

第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。

这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。

因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。

它主要是为了提高工作和生活效率。

第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。

它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。

第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。

因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。

第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。

这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。

怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。

这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。

所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。

【总结】
本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的，时间管理理论的历史演进，对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。

时间是每一个人生命的一部分，时间对所有的人都是平等的，关键是如何规划，如何进行有效的时间管理，要从内心深处找到你生命的价值。

【心得体会】
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完成人生的四大需求
健康的定义
世界卫生组织1948年对健康的定义：一个人的健康是精神的、物质的、心理的以及社会文化的平衡，包括心理健康、精神健康、物质健康、社会文化的健康。

生理、心理、社会文化以及精神达到了一种完善，而且是一种非常安适的状态，这叫做健康。

图3-3 健康的图解
人生的需求
1．人生的四种需求
心理的需求，物质的需求，精神的需求，还有一种社会文化的需求，是人生的四种需求。

这四种需求产生一种互补的作用，带给人们的是内在的和谐、满足与快乐。

图3-4 人生的四种需求示意图
在学习时间管理的过程中，首先要建立一个全方位的概念，就是你的心理层面、社会文化层面、精神层面一定要健康，同样物质层面也是能够满足的。

只有这种健康满足了，才能够提升到和谐、快乐，所以要学习从工作中去寻找工作的意义。

例如，为什么要做销售工作，销售工作是除了那种物质的满足外，还有什么你可能学到的是人际关系的拓展，学到了怎么样去跟别人沟通，同时也学到了怎么样去表达自己，如何去安排时间等等。

也就是说，要从工作中去找到它的意义。

从人际关系中，使自己能够成熟或者成长；在人与人之间相处的过程中，学会接纳别人，学会尊重别人。

【自检】
描述一下你的工作，从工作中你获得哪些收获是否满足了你的物质需求、精神需求、社会文化需求以及心理需求
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2．宁静的心灵
人生的四种需求，是相互依存的。

把物质的需求、精神的需求、心理的需求、社会文化的需求，四个重叠，找到最重叠的那部分，就是心灵。

图3-5 人生的四种需求重叠图
追求成功之道里有宁静的心灵，健康与获利，爱的关系，财富的自由，自我肯定，自我实现，自我目标设定等等。

很多人都认为，追求成功最重要的是宁静的心灵，四种需求重叠的部分其内在的力量就是一种心灵的平静。

这种平静，好像是轴心点，以此扩散到四大需求，又好像化学实验一样，既能够融合大家，又能够分散出去，产生一种由内而外的燃烧。

这就是生命过程中对自己生命的那种热忱。

这些积极的自我对话，以及冒险的精神。

所以点燃内在心灵的能量的引线，是要发挥一技之长的精神需求。

怎样热爱我的生命，怎样展现在我热爱的工作之中，也就是一种个人的需求贡献的力量——我热爱我的生命，我就会对我的生命负责，我热爱我的工作，我就会为我的工作目标去奋斗，而这时，金钱、健康、学识、感情等等都已经成了你的资源，让你更有能力去满足别人的需求。

社会人际关系里强调的是服务精神，假如你是一名领导，你对工作、对生命是热忱的，对自己是负责的，同时在企业中，你把生命、时间奉献给这个团队，这种付出既是一种热忱，又是一种服务，而这种服务就是去满足别人的需求。

你自身的需求获得了满足以后，就能够去奉献给别人。

因为你热爱你的工作、你的生命，你知道对自己的责任感，以及对团队的奉献，对人际关系的服务，生活的品质自然会提升与改变。

自然法则
着名心理学家马斯洛认为生理的需求、安全的需求、自尊的需求、社会的需求一直到自我实现的需求，构成了人的需求体系。

他把自我实现视为最高层次的人生经验。

但是在晚年的时候他做了一个修正，认为人生最高层次的经验不是自我实现，而是自我的超越。

也就是生活的目标是超越自我。

第四代的时间管理，强调的是自然原则。

原则不包括做事的原则，工作的原则，或者说对什么采取信念的原则。

同样原则不等于价值，原则不等于惯例，原则也不等于宗教，原则仅是一种播种收割定律，叫做农场法则。

原则
1．原则不等于价值
以价值观为基础的观念是传统时间管理最空幻的地方，它只是纯有价值观，就是知道时间管理是实现它的价值，只知道描绘人生的蓝图，而没有目标，缺乏的是一种真正的方向，所以原则不等于价值。

而第四代时间管理的一个非常重要的观念是客观的，不受个人价值观影响。

要有高品质的生活，需将客观上的最重要的事变成主观上最重要的事。

高品质的生活不是一个人能够独立完成的，唯有真诚地与他人合作才能够丰富创造你的生活。

2．原则不等于惯例
现代生活瞬息万变，你更容易抱着那种旧有的惯例、制度，希望它预测出万中不变的一面，但是新的挑战渐渐地会抹煞掉旧的方法和功效，由此导致了旧有惯例、制度的失灵。

掌握原则不仅要更有效地解决问题，更重要的是，你所做的每一件事情，都要能够适应未来的生活情景。

3．原则不等于宗教
原则不等于宗教，而是一种追求生命高品质，导求真理的途径和规则，通过这些原则你才能够成长。

这些观念提升了，你才能够持续地追求永恒的发展。

自然法则——农场法则
在农业上有一种播种收割定律，耕作的时序以及收割多寡，都受自然法则影响。

但在谈到社会以及企业文化时，你却自以为可以顽固延续自己的传统法则，借此欺骗自己，并希望最后获得胜利。

但这是行不通的。

你今天真正应该做的，是为未来做准备，而不是临时抱佛脚。

况且那是没有效的，所以平时就要付出努力。

无论是国家或者是个人，常常不知道自己的均衡点，这是因为很多人，不知道人与社会之间、与群体之间那种相互依存、相互依赖的关系，而正是这种相互依存、相互依赖的关系能从你自己的心灵深处，满足你心理的需求，物质的需求，精神的需求，以及社会文化的需求。

只有把四个需求结合起来，把内心里那种热忱释放出来，才能够找到你真正的自己。

时间管理的心理建设与优先矩阵
【本讲要点】
心理建设
时间管理优先矩阵
心理建设
心理建设的重要性社
会文化的需求如人际关系，是以某些原则为基础的，其中最重要的就是人与人之间的互相信赖。

这种互相信赖，源自于宽容，或者负责、体贴、归属感等等，甚至可以说是无私的爱。

在心理需求方面，很多人追求一种临时抱佛脚的幻觉，而不按部就班地让自己逐渐地成长。

多数人有一种幻觉，以为人生的意义是一种以自我为中心的，追求的是自信、自我发展、自我修养，重点都是我要什么，我要做什么，而千百年来的哲学告诉人们，实现最大自我满足感来自于帮助别人。

美国一位着名的激励大师金克拉曾经说过：
●你的成就建筑在你能够服务别人的基础上。

●如果你能够协助别人实现梦想，你才能够让你自己美梦成真。

所以，生命的意义就是为了奉献。

帮助别人，很多时间管理重视的都是头痛医头、脚痛医脚的方法，只能达到临时抱佛脚的效果，而内心深处的需求，却没有达到真正的满足。

美满的人生是建立在一种成功的结果之上的，付出了多少才会有结果，不是棉花糖式短暂的满足，或者是短暂的成功。

要把时间管理好，首先要做的就是自己的心理建设。

如果心理建设不能管理好，却去谈时间管理，是毫无意义的。

怎样进行心理建设
1．学会自觉
◆自觉是治疗的开始。

自己首先要觉醒，也就是将自己抽身出来，检查自己的思想，自己的动机，自己的过去，还有自己的先天条件，自己的行为、习惯。

同时看清楚自己的社会倾向以及心理发展的轨迹，进而拉长这种刺激与汇映的时差。

2．透过良知倾听心灵内在的声音
倾听自己内心深处的声音：这一辈子到底要的是什么，希望过的是一种什么样的生活。

3．独立的意志
你在掌握你的生命，你必须要有一种独立的意志力。

心理建设的策略
1．进行心理建设的原因
世界在不断变化和更新，每天都有新的事物，新的领导者，新的发明，新的教育方法，新的市场，新的书籍，新的文学，新的电视节目，新的电影等等，每一天都在更新。

你要跟得上这个时代，关键在于自己。

因为人生就是你怎么样来看待你自己的，人生就注定于你对未来做决定的那一刻。

◆环境不会改变，改变之道就是你自己能不能改变你自己。

◆不是环境在创造人，而是人在创造环境。

2．进行心理建设的策略
(1)如何追求持久改变
环境不会改变，改变之道就是自己能否改变自己。

人有追求快乐的选择与决定。

那么怎样追求这种持久的改变呢
◆提高你的期待，目标要高，目光要远；
◆抛开心理方面那些消极的因素，要有一种积极的、乐观的、热忱的信念；
◆从现在开始，改变你的策略，即改变你做事情的方法。

(2)如何改变策略
进行心理建设，改变策略，需要在情绪方面、健康方面、人际关系方面、钱财方面、时间方面改变策略。

①情绪方面。

要学会改变情绪，因为新的事物、新的发展，会影响你的情绪。

②健康方面。

你能否做一个控制情绪的人，你的未来会不会很好，来自你的身体健康，因此你要改变的是怎样去关注你的身体健康。

③人际关系方面。

未来的发展有一个群体协作的趋势，所以你要学会怎样去跟别人相处，要寻求一种策略。

④钱财方面。

在这个社会里，要活得更好，需要工作，工作要得到报酬，而报酬得到的是钱财，所以如何理财，也很重要。

⑤时间方面。

以上4方面的完成只靠一样东西，就是时间。

锻炼身体需时间，投资人际关系需时间，理财也需时间。

所以时间的运用、掌握的方向是至关重要的。

心理建设的过程
1．过程
进行心理建设的过程，首先是目标，当目标确定以后，必须去行动，然后进一步端正态度。

这就是成功的3A
2
《大趋势》的作者约翰·艾兹彼特，曾经说过这么一句话：
“我们正站在一个新的起点，两千年(即2000年)，这重要的一年，象征着未来，是人们为之奋斗的里程碑，变化的速度加快，知道的事情增多，因而我们不得不重省自身，再悟自己的价值观和传统习惯，而这一切，都是个人所为，个人试图改变这个社会之前，首先要改变自己。

”
这就是一种心理建设的过程，其实这句话，早在1905年，一位非常有名的哲学家威廉·詹姆斯就说过：“我们这一代最伟大的革命就是发现，一个人可以由改变调整内在的心态来改变外在的环境。

”
所有的结果是行动造成的，所有的行动是思考造成的，所有的思考是来自于你一念之间。

因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的。

它这里包括哪些东西呢
◆欲望。

你要把事情做好，时间管理好，欲望是不是很强烈
◆决定。

决定做或时间管理的目标是什么要把时间管理做好，你的目标价值，人生的方向很重要。

◆行动。

时间管理是一种技巧，也是一种观念，跟行为有一定差距，必须不断地去练习，才能养成一种良好的习惯。

◆决心。

时间管理也是一种决心。

你下决心持续地学习，直到运用自如。

如果你把时间管理好，就能够达到自我的理想，建立自我的形象，进一步提升自我价值。

每个人应该把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断学习。

如果每天你能够让自己节省两个小时，一个星期就能够节省10个小时，一年就能节省500个小时，这种生产力就能提升到至少25%以上。

所有有成就的人，或是有成就的企业，总会把时间用在高深产业的地方，源自于他们知道时间大于金钱，时间就是他们生活追寻的一种方向。

成就感
让自己更快乐，引发内心的动机，关键就是追求成就感。

要成就一件事情，一定要以目标为导向，才能够把事情做好。

要把握现在，专注今天，每一分、每一秒都要好好把握。

假如你是一名销售员，这个月要做到多少业绩，那是你的目标。

为实现这个目标，你必须去拜访多少位顾客。

所以你的工作就是，把时间安排在产品知识和顾客的访问上，必须把每一分钟，每一秒钟利用好。

作为一名领导人物，有两个关键：
◆工作表现。

有能力去完成工作，而非只强调其努力是否够。

◆重视结果。

在目标导向上，还要重视结果，凡事以结果定出成绩。

所以作为领导人，或者渴求有所成就的人，首先为自己把时间管理好，在时间管理上，怎样去做到更好的服务，让更多的人感到满足，让大家都感到快乐，你就有办法去赚到更多的钱。

这就如美国的激励大师金克拉所说一句话：“如果你想实现梦想，你必须学习帮助别人实现梦想，你才能够让自己美梦成真”。

在时间管理的过程中，要从内心散发出诚恳、热忱，充满着快乐、喜悦，从人与人之间了解协作的重要性出发，满足别人。

这些做到了，你就能得到财富，当然你的自我价值也会提高。

运用时间时应注意的层面
运用时间时应注意的层面主要有：
1：确定我们行动的目标
2：确定时间管理的目标
3：善用时间管理的技巧
成为优秀领导人物的关键在于以下两点：
1：工作表现
2：重视结果
所以，一个职业经理人，需要做的是：把你的时间管理好，你怎么能更好的去服务，让更多的人感到满足，能让大家都感到快乐，这样你就有办法去赚取更多的财富。

美国激励大师金克拉曾说过：“如果你想实现梦想，你必须学习帮别人实现梦想，你才能够让自己美梦成真！”
时间管理优先矩阵
新一代的时间管理理论，把时间按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。

如下所示：
紧迫性是指必须立即处理的事情，不能拖延。

重要性与目标是息息相关的。

有利于实现目标的事物都称为重要，越有利于实现核心目标，就越重要。

有些事情紧迫又重要，如有限期压力的计划；可能有些事情是紧迫但不重要，如有不速之客，或者某些电话；有些事重要，但是不紧迫，如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康等。

当然有很多事情不重要，又不紧迫，如琐碎的杂事，无聊的谈话等。

如图4-2所示。

不同类的事情要如何去安排，时间如何加以调整，加以运用，这些事情让你去做一个什么样的人，有四种可以参考。

压力人（A），认为每样事情都很重要，很紧迫。

应该做的是有条有理、有条不紊地去完成你的工作，你应该学习投资你的时间，去做一个从容不迫的人(B)。

你千万不要去做那种很紧急，但不重要的，那种叫做没有用的人(C)，你总在应付一些杂事，做不重要又不紧迫的事的人称之为懒人。